Zarządzenie nr 22/2018

Transkrypt

1 ACK DN /18 Zarządzenie nr 22/2018 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 28 grudnia 2018 roku w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości projektu pn. PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4. Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn. zm.) zarządzam co następuje: 1 Wprowadzam do stosowania w Akademickim Centrum Komputerowym Cyfronet AGH Zasady (politykę) rachunkowości projektu pn. PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4., stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2 Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4. obowiązują od 1 stycznia 2019 r. 3 Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4. są uzupełnieniem Zasad (polityki) rachunkowości ACK Cyfronet AGH wprowadzonych Zarządzeniem nr 10/2010 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 5 lipca 2010 r. z późniejszymi zmianami. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor ACK Cyfronet AGH ( ) prof. dr hab. inż. Kazimierz Wiatr

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 22/2018 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4. W związku z rozpoczęciem od r. realizacji projektu pn. PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4. akronim PAUart, wprowadza się następujące zasady prowadzenia i rozliczania finansowego projektu oraz zasady księgowania operacji związanych z projektem (polityka rachunkowości). 1. Informacje ogólne ACK Cyfronet AGH jako partner projektu, którego Beneficjentem jest Polska Akademia Umiejętności, realizuje projekt pn. PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4. współfinansowany w ramach Działania 2.1 E administracja i otwarte zasoby, Poddziałania Cyfrowe zasoby regionalne Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata , nr projektu RPMP /17. Instytucją Zarządzającą RPO WM jest Zarząd Województwa Małopolskiego. Podstawą realizacji projektu są: Przepisy prawa krajowego i wspólnotowego oraz zasady polityk wspólnotowych Dokumenty programowe Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego Umowa o dofinansowanie projektu Wniosek o dofinansowanie wraz ze studium wykonalności Za realizację merytoryczną i finansową projektu (w tym osiągnięcie założonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników produktu i rezultatu) odpowiedzialny jest Kierownik Projektu. Nadzór nad realizacją projektu sprawuje Dyrektor ACK Cyfronet AGH. Za obsługę administracyjną i prowadzenie sprawozdawczości finansowej i merytorycznej projektu (w tym przygotowywanie wniosków o płatność, opis dokumentów księgowych oraz archiwizację dokumentacji) odpowiada Dział Obsługi Projektów. Za księgowość 1

3 projektu odpowiada Dział Ekonomiczno Finansowy. Za sprawy kadrowe oraz związane z zamówieniami publicznymi odpowiada Dział Administracyjny. Wszystkie dokumenty muszą być opisane zgodnie z zasadami promocji projektu wynikającymi z umowy o dofinansowanie i dokumentów programowych. W szczególności jest to wykorzystanie w trakcie realizacji projektu papieru firmowego projektu, nalepek itp. z logo Programu, emblematem Unii Europejskiej, odniesieniem słownym do Unii Europejskiej i funduszu strukturalnego, z którego następuje współfinansowanie oraz hasłem określonym przez Instytucję Zarządzającą. Dział Obsługi Projektów jest zobowiązany do określenia na każdym dokumencie księgowym podziału wydatku na koszty objęte dofinansowaniem i ponoszone w ramach wkładu własnego. 2. Tryb uruchamiania decyzji finansowych Dział Obsługi Projektów prowadzi wszelkie sprawy dotyczące danego projektu i przechowuje dokumentację z tym związaną. Każdy wydatek w projekcie uruchamiany jest na wniosek Kierownika Projektu po potwierdzeniu przez Dział Obsługi Projektów zgodności z harmonogramem rzeczowo finansowym. Po potwierdzeniu zabezpieczenia finansowego przez Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno Finansowych wydatek jest zatwierdzany przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 3. Sprawozdawczość projektu Obowiązki w zakresie sprawozdawczości określa umowa o dofinansowanie. Zgodnie z nią ACK Cyfronet AGH jest zobowiązany do przedkładania (za pośrednictwem Beneficjenta) do Instytucji Zarządzającej wniosków o płatność refundacyjną i końcową. Całość prac związanych ze sprawozdawczością koordynuje Dział Obsługi Projektów. Wnioski o płatność przygotowywane są zgodnie z zaleceniami Instytucji Zarządzającej oraz wymogami Beneficjenta. Wszystkie wydatki przedstawiane do wniosku o płatność potwierdzane są skanami dokumentów oryginalnych (listy płac, potwierdzenia przelewów, faktury, umowy itp.), które są umieszczane w elektronicznym systemie obsługi projektów SL2014 przez upoważnionych do tego pracowników ACK Cyfronet AGH. Wszystkie dokumenty w projekcie składane do Instytucji Zarządzającej są zatwierdzane i podpisywane przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH i Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno Finansowych na podstawie szczególnego upoważnienia Rektora AGH. 4. Ewidencja księgowa projektu Ewidencja księgowa projektu stanowi część całej ewidencji księgowej ACK Cyfronet AGH i podlega zasadom ogólnym opisanym w polityce (zasadach) rachunkowości ACK Cyfronet AGH z uszczegółowieniem opisanym w niniejszym dokumencie. Zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa wspólnotowego oraz umowie na 2

4 dofinansowanie ACK Cyfronet AGH wyodrębnia wszelkie operacje i zdarzenia gospodarcze stanowiące podstawę do ustalenia wszystkich poniesionych wydatków w projekcie. A) W budżecie projektu PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4. zostały przewidziane wydatki na modernizację i rozbudowę bazy danych i platformy pełniącej funkcje katalogu on line i edukacyjną koszty wynagrodzeń oraz koszty pośrednie. Wydatki są dofinansowane w 85% z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 15% to wkład własny ACK Cyfronet AGH. Wkład własny jest ewidencjonowany na koncie analityka:k.rodzajoweanalityka kwalifikowalności. Koszty pośrednie są naliczane w odrębnym dokumencie przez Dział Obsługi Projektów w wysokości 5% ryczałtu od poniesionych i planowanych do wykazania we wniosku o płatność kosztów bezpośrednich stanowiących zgodnie z umową o dofinansowanie projektu podstawę do naliczenia ryczałtu. Dokument ten stanowi podstawę do zaksięgowania kosztów pośrednich do projektu. ACK Cyfronet AGH realizuje zadanie nr 3.2. Dla projektu jest założony wyodrębniony rachunek bankowy refundacyjny. B) Analityka oparta jest o klasy kont i skorowidze przyjęte w ogólnych zasadach rachunkowości jednostki. Na potrzeby projektu PAUart (z uwagi na specyfikę rozliczeń) zostały ustalone następujące numery analityczne: w ramach skorowidza Źródła finansowania3: 321 PAUart w ramach skorowidza Zadania: 171 zad. 3.2 dofinansowanie 172 zad. 3.2 wkład własny Do celów ewidencjonowania operacji projektu pn. PAUart. Katalog zbiorów artystycznych i naukowych Polskiej Akademii Umiejętności. Badanie, digitalizacja, opracowanie naukowe oraz udostępnienie dziedzictwa kulturowego. Etap 4. przeznaczone są następujące konta syntetyczne wraz z analityką: Rachunek bankowy PAUart refundacja 3

5 Konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych i operacji pieniężnych na wyodrębnionym refundacyjnym rachunku bankowym projektu. Z rachunku refundacyjnego dokonywane są wszystkie płatności w projekcie. Rachunek służy ewidencji otrzymywanych refundacji od Beneficjenta. 231 (1.poziom analityki w oparciu o klasy kont: rodzaje wynagrodzeń; 2. poziom analityki skorowidz: źródło finansowania3) > rozliczenie wynagrodzeń 232 (poziomy analityki w oparciu o klasy kont: składniki listy płac; ostatni poziom analityki: skorowidz: źródło finansowania3) > Rozrachunki z tyt. wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i innych tytułów > Rozrachunki z tytułu projektów dotacje i dofinansowania projekt PAUart Na koncie tym ewidencjonuje się należną od Instytucji Zarządzającej refundację kosztów ujętych we wnioskach zatwierdzonych niezrefundowanych jak i niezatwierdzonych na dzień bilansowy w ostatnim roku kalendarzowym trwania projektu analityka:k.rodzajowe analityka kwalifikowalności > Koszty bezpośrednie projektu PAUart zad. 3.2 dofinansowane z EFRR Na koncie tym księgowane są koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio realizujących prace w projekcie oraz koszty pośrednie dofinansowane z EFRR Przykłady kont: > koszty bezpośrednie projekt PAUart zad 3.2 dofinansowanie koszty wynagrodzeń osobowych kwalifikowalne > koszty bezpośrednie projekt PAUart zad 3.2 dofinansowanie koszty pośrednie kwalifikowalne analityka:k.rodzajowe analityka kwalifikowalności > Koszty bezpośrednie projektu PAUart zad. 3.2 wkład własny Na koncie tym księgowane są koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio realizujących prace w projekcie oraz koszty pośrednie w ramach wkładu własnego Przykłady kont: > koszty bezpośrednie projekt PAUart zad 3.2 wkład własny koszty wynagrodzeń osobowych kwalifikowalne > koszty bezpośrednie projekt PAUart zad 3.2 wkład własny koszty pośrednie kwalifikowalne analityka:zadanie koszty rodzajowe analityka kwalifikowalności > Produkcja niezakończona projekt PAUart Na konto to przenoszone są na koniec roku bilansowego koszty z konta nie zatwierdzone przez Instytucję Zarządzającą. W kolejnym roku po ich zatwierdzeniu są przenoszone na konto kosztu własnego sprzedaży analityka dotacji > Koszt własny sprzedaży projekt PAUart Na konto to przeksięgowywane są na koniec okresu bilansowego koszty zaewidencjonowane na kontach w podziale na: koszty kwalifikowalne poniesione ze środków projektu w formie refundacji (analityka dotacji: 2 środki z instytucji krajowych dotacja) 4

6 koszty kwalifikowalne poniesione ze środków własnych (analityka dotacji: 3 środki własne). Przeniesienie kosztów w podziale na źródła finansowania musi być zgodne ze złożonymi wnioskami o płatność. Przeniesienie kosztów na konto kosztu własnego sprzedaży następuje jeśli koszty zostały zatwierdzone przez Instytucję Zarządzającą. W przypadku braku zatwierdzenia wniosku o płatność do 31 stycznia roku następującego po roku bilansowym koszty są przenoszone na konto produkcji w toku. W przypadku ostatniego roku realizacji projektu, jeśli na dzień bilansowy nie zostały zatwierdzone wnioski o płatność to koszty w całości są przenoszone z konta na konto kosztu własnego sprzedaży Niezrefundowana część kosztów (zarówno z wniosków zatwierdzonych niezrefundowanych, jak i z wniosków niezatwierdzonych na dzień bilansowy) zostaje przeniesiona na konto jako należność z tytułu dofinansowania projektu > Rozliczenie dotacji projekt PAUart Na koncie tym ewidencjonowane są środki dofinansowania zaliczone jako przychody roku bilansowego rozliczane z kontem lub analityka dotacji > Międzyokresowe rozliczenia przychodów krótkoterminowe projekt PAUart Na koncie tym ewidencjonowane są otrzymane środki finansowe na realizację projektu (refundacje). Podlegają one rozliczeniu z kontem na koniec każdego roku bilansowego w wysokości zgodnej z kontem do wysokości środków otrzymanych. 5