WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 DKN.ZK JF Warszawa, maja 2013 r. Szanowna Pani Małgorzata Krasowska Dyrektor Fundacji Polsko Amerykańska Komisja Fulbrighta Warszawa, ul. K. I. Gałczyńskiego 4 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.), art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie współpracy w ramach Polsko-Amerykańskiej Komisji Fulbrighta, sporządzonej w Waszyngtonie dnia 10 marca 2008 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr 26, poz. 158) przeprowadzona została kontrola w zakresie działalności Fundacji Polsko Amerykańskiej Komisji Fulbrighta oraz prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej z budżetu państwa pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją z budżetu państwa w 2011 r. Kontrola została przeprowadzona w terminie: od dnia 29 sierpnia 2012 r. do dnia 22 lutego 2013 r. przez Joannę Falkowską głównego specjalistę w Zespole Kontroli Resortowej w Departamencie Organizacji Szkolnictwa Wyższego, Kontroli i Nadzoru (uprzednio naczelnika Wydziału Kontroli Resortowej) w MNiSW przy udziale eksperta finansowego.

2 Działając na podstawie art. 46 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne zawierające ustalenia i oceny skontrolowanej działalności. 1. Fundacja Polsko Amerykańska Komisja Fulbrighta działa na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 1991 r. Nr 46, poz. 203 z późn. zm.), ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz z późn. zm.), umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie współpracy w ramach Polsko - Amerykańskiej Komisji Fulbrighta sporządzonej w Waszyngtonie dnia 10 marca 2008 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr 26, poz. 158) oraz postanowień statutu. Fundacja posiada osobowość prawną. 2. W toku kontroli dokonano sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej w Fundacji na podstawie Postanowienia nr 2/KSzW/2011 z 15 lutego 2011 r. Stwierdzono zrealizowanie zalecenia dotyczącego prowadzenia dokumentacji w języku polskim: dokumentacja w zakresie prawa pracy prowadzona jest w języku polskim, umowy stypendialne od roku akademickiego 2012/2013 zawierane są w języku angielskim i polskim. Pozostałe zalecenia na dzień wykonywania czynności kontrolnych w siedzibie Fundacji były w trakcie realizacji: pisemne procedury dotyczące przyznawania świadczeń stypendialnych w formie regulaminu oraz statut były w trakcie opracowania. 3. Dyrektor Wykonawczy Fundacji otrzymał stosowne pełnomocnictwa w zakresie zawierania umów oraz dokonywania jednostronnych czynności prawnych z zakresu spraw majątkowych Fundacji w dniu 1 czerwca 2011 r. 4. Na podstawie umowy nr 5/DPN/2011 zawartej w dniu 16 marca 2011 r. pomiędzy Ministrem Nauki i Szkolnictwa Wyższego a Fundacją Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta została przyznana dotacja na 2011 r. w wysokości ,00 zł. Dotacja została przyznana na realizację zadania publicznego polegającego na wspieraniu obywateli RP oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki wyjeżdżających do uczelni lub jednostek naukowych drugiej Strony w ramach Programu Fulbrighta w terminie od dnia 16 marca 2011 r. do dnia 31 grudnia 2011 r. Przyznane środki finansowe zostały przekazane jednorazowo na rachunek bankowy Fundacji w dniu 28 marca 2011 r., zgodnie z 2 ust. 2 umowy Nr 5/DPN/

3 Szczegółową kalkulację realizacji zadania określał załącznik nr 1 do umowy nr 5/DPN/2011. W dniu 19 grudnia 2011 r. zawarto Aneks Nr 1 zmieniający Załącznik nr 1 do umowy. Podstawą przyznawania świadczeń stypendialnych przez Polsko- Amerykańską Komisję Fulbrighta był w 2011 r. regulamin zatwierdzony przez członków Rady Fundacji w dniu 28 listopada 2005 r., drogą elektroniczną. Wypłaty świadczeń stypendialnych odbywały się terminowo i zgodnie z zapisami umów ze stypendystami. Zgodnie z 5 umowy Nr 5/DPN/2011 prowadzona była wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. Ewidencja księgowa pozwoliła na identyfikację przychodów oraz kosztów z uwzględnieniem źródeł ich finansowania. W związku ze zmianą zapisu Statutu Fundacji w dniu 15 września 2010 r. dokonano zmiany w polityce rachunkowości polegającej na określeniu roku obrotowego zgodnego z rokiem kalendarzowym. Sprawozdanie merytoryczne i finansowe z realizacji zadania zostało przekazane do MNiSW w dniu 13 stycznia 2012 r., w terminie 14 dni określonym w 9 ust. 1 umowy Nr 5/DPN/2011. Sprawozdanie zostało skorygowane i przekazane do MNiSW po korekcie w dniu 20 marca 2012 r. Dane liczbowe przedstawione w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego w 2011 r. są zgodne z ewidencją księgową. Kwota dotacji została wydatkowana w pełnej wysokości, na cele określone w umowie. Aneksy do umowy zawartej pomiędzy Fundacją i firmą Fly Away Travel Sp. z o.o. w dniu 31 marca 1999 r., zawarte w latach: 2004, 2006 i 2009 zostały podpisane jednoosobowo przez Dyrektora Wykonawczego Fundacji, co było niezgodne z zasadami reprezentacji określonymi w KRS i w 14 statutu zatwierdzonego na posiedzeniu Rady Polsko-Amerykańskiej Komisji Fulbrighta dnia 14 czerwca 2005 r. Zgodnie z działem 2 wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego Fundacji oraz 14 statutu w sprawach majątkowych oświadczenie woli w imieniu Fundacji miał prawo składać członek Zarządu łącznie ze Skarbnikiem lub członek Zarządu z Zastępcą Skarbnika. W pozostałych sprawach oświadczenia woli w imieniu Fundacji miał prawo składać każdy członek samodzielnie. Spełniony został warunek określony w art. 7 ust. 4 umowy między Rządem Rzeczypospolitej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie współpracy 3

4 w ramach Polsko-Amerykańskiej Komisji Fulbrighta : kwota dotacji Strony polskiej wyniosła 44,05%, kwota dotacji Strony amerykańskiej wyniosła 55,95% - tj. kwota dotacji Strony polskiej nie przekroczyła wysokości dotacji Strony amerykańskiej. Ekspert stwierdził, że przy zakupie biletów lotniczych dla stypendystów oraz przy wyborze podmiotu do realizacji zadania polegającego na zorganizowaniu programu orientacyjno przygotowawczego, o wartości powyżej euro, nie zastosowano ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. Skutkiem powyższych działań jest naruszenie art. 3 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). W toku prowadzenia czynności kontrolnych Fundacja przekazała Opinię w sprawie obowiązku stosowania przez Fundację ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) i ewentualnego jej naruszenia. Z pkt. V Opinii wynika, że w obecnym stanie prawnym nie istnieją podstawy prawne obowiązku stosowania przepisów o zamówieniach publicznych przez Fundację Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta. W związku z rozbieżnością stanowisk: eksperta powołanego do kontroli oraz Fundacji dotyczących stosowania art. 3 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego pozyskało opinię Departamentu Prawnego Urzędu Zamówień Publicznych w przedmiotowej sprawie (pismo sygn. UZP/DP/O-OST/38764/1274/13, KW-1175/13 z dnia 13 lutego 2013 r.). Z punktu II opinii Urzędu Zamówień Publicznych wynika, że Fundacja spełnia przesłanki podmiotowe określone w art. 3 ust. 1 pkt. 3: jest osobą prawną, utworzoną w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym niemającą charakteru przemysłowego ani handlowego - wspiera obywateli Rzeczypospolitej Polskiej oraz Stanów Zjednoczonych w zakresie studiów, badań naukowych, szkoleń oraz innych przedsięwzięć z dziedziny nauki, szkolnictwa wyższego, oświaty. Jednocześnie należy zauważyć, że nie został spełniony żaden z warunków określonych w art. 3 ust. 1 pkt. 3 litery: a-d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych: 1) ze sprawozdania z działalności Fundacji za 2011 r. opublikowanego w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego Departamentu Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wynika, że w 2011 r. 4

5 przychody Fundacji ogółem wyniosły zł, w tym ze źródeł publicznych zł ; ponadto, według opinii Departamentu Prawnego Urzędu Zamówień Publicznych uzyskanie przez Fundację dotacji celowej w wysokości zł na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na mocy umowy nr 5/DPN/2011 z dnia 16 marca 2011 r. nie stanowi finansowania działalności Fundacji (pkt. III opinii Urzędu Zamówień Publicznych). W związku z powyższym nie została spełniona przesłanka z art. 3 ust. 1 pkt. 3 lit. a) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych dotycząca finansowania działalności Fundacji przez podmioty publiczne w ponad 50%. 2) Fundacja nie jest podmiotem do którego stosuje się przepisy prawa handlowego nie emituje akcji i nie wydaje świadectw udziałowych, nie zachodzą przesłanki z art. 3 ust.1 pkt. 3 lit. c) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych; 3) nadzór administracyjny nad Fundacją sprawowany przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego nie może zostać zakwalifikowany jako nadzór nad organem zarządzającym o którym mowa w art. 3 ust.1 pkt. 3 lit. c) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (pkt. IV opinii Urzędu zamówień Publicznych); 4) zgodnie z 10 statutu Fundacji w skład organu nadzorczego Fundacji Rady Fundacji wchodzi 10 osób powoływanych w równej liczbie przez szefa misji dyplomatycznej Stanów Zjednoczonych Ameryki w Rzeczypospolitej Polskiej i ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego nie zachodzą przesłanki z art. 3 ust.1 pkt. 3 lit. d) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych czyli prawa do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub założycielskiego (pkt. V opinii Urzędu Zamówień Publicznych). Fundacja nie może być uznana za instytucję prawa publicznego określoną w art. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. W związku z powyższym nie doszło do naruszenia przepisów art. 3 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień na zakup biletów lotniczych oraz organizację programu orientacyjno-przygotowawczego. W zakresie realizacji umowy nr 5/DPN/2011 z dnia 16 marca 2011 r. przestrzegane były przepisy: ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 5

6 (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). Działalność Fundacji Polsko - Amerykańska Komisja Fulbrighta w kontrolowanym zakresie ocenia się jako pozytywną z uchybieniami, uwzględniając kryteria kontroli: legalność, gospodarność, rzetelność i celowość, ze względu na podpisanie aneksów do umowy zawartej z firmą Fly Away Travel Sp. z o. o. niezgodne z zasadami reprezentacji określonymi w Krajowym Rejestrze Sądowym i w obowiązującym statucie. Analogiczne uchybienie zidentyfikowano w wyniku kontroli przeprowadzonej na podstawie Postanowienia nr 2/KSzW/2011 z 15 lutego 2011 r. Zalecam podpisywanie umów i aneksów do umów zgodnie z zasadami reprezentacji ustalonymi w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz w uregulowaniach wewnętrznych Fundacji Polsko - Amerykańska Komisja Fulbrighta. Wystąpienie pokontrolne zostało zatwierdzone przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w dniu 17 maja 2013 roku. 6

7 7