R A P O R T. Kontrola została przeprowadzona na podstawie postanowienia nr 3/KSzW/2010 Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z dnia 30 marca 2010 r.

Transkrypt

1 Departament Kontroli i Nadzoru MNiSW-DKN-WKR /JJ/10 Warszawa, dnia września 2010 r. R A P O R T z kontroli WyŜszej Szkoły Finansów i Zarządzania w Warszawie w zakresie zgodności działania organów uczelni z przepisami prawa, statutem oraz z treścią uzyskanego pozwolenia na działalność, a takŝe prawidłowości wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów w latach r. Kontrola została przeprowadzona na podstawie postanowienia nr 3/KSzW/2010 Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z dnia 30 marca 2010 r. 1. Celem kontroli było sprawdzenie zgodności działań organów uczelni z przepisami prawa, statutem uczelni oraz treścią udzielonego pozwolenia na działalność, a takŝe prawidłowości wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów w latach Kontrolę przeprowadzili: mgr Janusz Jagliński radca Ministra w MNiSW, dr Andrzej Korytko ekspert merytoryczny, mgr Danuta Roszkowska ekspert finansowy. 3. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Prof. dr hab. Maria Sierpińska - Rektor, Krzysztof Godlewski - Dyrektor Finansowy i ZałoŜyciel Uczelni, Katarzyna Krępel-Świerkuła - Główny Księgowy, Aleksandra Midera - Zastępca Dyrektora Biura Spraw Studenckich, Sylwia Jabłońska-Kempny - Pełnomocnik rektora, Monika Grójec - Specjalista ds. Prawnych, Anna Madaj - Kierownik dziekanatu, Małgorzata Kruk - Kierownik dziekanatu, Anna Gronau - Specjalista ds. Kadr i Płac, 1

2 4. Załącznikiem do raportu jest: protokół ekspert finansowego, protokół eksperta merytorycznego, opinia Departamentu Finansowania Szkół WyŜszych do protokołu z kontroli, opinia Departamentu Finansowania Szkół WyŜszych do Regulaminu pomocy materialnej, uwagi i wyjaśnienia uczelni do protokołów z kontroli, stanowisko eksperta finansowego. 5. Ustalenia kontroli: a. w zakresie zgodności działań organów uczelni z przepisami prawa i statutem oraz treścią udzielonego pozwolenia na działalność stwierdzono: Prowadzenie albumu studenta bez zachowania chronologii zapisów, Przyjmowanie studentów na drugi stopień studiów bez dyplomu ukończenia studiów pierwszego stopnia, Brak pieczęci imiennych na wydawanych decyzjach, Brak aktualnej wizy oraz dokumentów poświadczających posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego u studentów cudzoziemców, Określanie wysokości opłat i terminów płatności wnoszonych przez studentów niezgodnie z postanowieniami statutu uczelni, Prowadzenie wykładów w blokach trwających pięć godzin, a więc dłuŝej niŝby to wynikało z zaleceń Państwowej Komisji Akredytacyjnej. b. w zakresie prawidłowości wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów, finansowanego z budŝetu państwa w latach : dotacja na pomoc materialna dla studentów wynosiła: w 2008 r ,3 tys. zł., w 2009 r ,3 tys. zł., Ewidencja Funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów jest niedostosowana do zapisów art.103 ust.1 ustawy - Prawo szkolnictwie wyŝszym, poniewaŝ z funduszu nie wyłącza się środków finansowych przyznanych i wypłaconych na stypendia ministra, o których mowa w art.173 ust.1 pkt.4 i 5, Nie została wyodrębniona ewidencja analityczna wypłat wszystkich przyznawanych i wypłacanych tytułów stypendiów tj. stypendium na wyŝywienie, stypendium specjalne dla osób niepełnosprawnych i stypendium 2

3 mieszkaniowe - wypłaty z tych tytułów stypendiów ujęto w kwocie stypendium socjalnego jako dodatki do stypendium socjalnego, W sprawozdaniach F-01s za rok 2008 i 2009 nie zostały wykazane wypłaty stypendiów dla osób niepełnosprawnych, stypendia na wyŝywienie, stypendia mieszkaniowe pomimo ich przyznania i wypłacenia studentom, Uczelnia nie prowadziła odrębnego rachunku bankowego na potrzeby obsługi środków pochodzących z dotacji z budŝetu państwa. Fundusz pomocy materialnej w kontrolowanym okresie nie został powiększony o odsetki z tytułu pozostawania w dyspozycji na rachunku bieŝącym Uczelni środków finansowych przekazanych z budŝetu państwa na pomoc materialną dla studentów, Uczelnia wykorzystywała środki finansowe funduszu pomocy materialnej dla studentów na inny cel niŝ były przekazywane, w kwocie od ponad 50 tys. zł w lipcu 2008 r. do ponad 900 tys..zł. w październiku 2008 r. i ponad 800 tys. zł w październiku 2009 r., Brak prowadzenia w Uczelni ewidencji księgowej rozrachunków ze studentami z tytułu przyznanych i wypłacanych stypendiów i zapomóg oraz braku ewidencji wypłat stypendiów z wyodrębnionego rachunku bankowego uniemoŝliwił kontrolę poprawności wypłaconych świadczeń z kwotą przyznanych stypendiów na dany okres dla poszczególnych studentów, Zapisy księgowe pomniejszające stan funduszu pomocy materialnej dla studentów dokonywane były w księgach rachunkowych w oparciu o dokumenty nie spełniające cech dokumentów finansowych poddanych kontroli finansowej, Kwoty i tytuły wypłacanych stypendiów w poszczególnych miesiącach 2008 i 2009 r. pomniejszające fundusz pomocy materialnej dla studentów nie były zgodne z widniejącymi na wykazie miesięcznymi kwotami przyznanych stypendiów. 6. Departament Finansowania Szkół WyŜszych zgłosił uwagi dotyczące prawidłowości zapisów Regulaminu przyznawania pomocy materialnej studentom WyŜszej Szkoły Finansów i Zarządzania w Warszawie. 7. W zgłoszonych uwagach i zastrzeŝeniach uczelnia wskazała, Ŝe: a. w zakresie zgodności działań organów uczelni z przepisami prawa i statutem oraz uzyskanymi uprawnieniami: zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach, cudzoziemiec wjeŝdŝający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej powinien 3

4 posiadać m.in. dokument potwierdzający posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego i uczelnia uznała za wystarczającą weryfikację ww. dokumentu dokonywaną przez funkcjonariusza StraŜy Granicznej, udział Senatu uczelni w określaniu wysokości i terminu opłat za studia ma jedynie zapewnić transparentność działania władz uczelni w zakresie podejmowania decyzji finansowych. Zgodnie z postanowieniami Statutu uczelni dyrektor finansowy określał zasady pobierania i wysokości opłat za naukę, Uczelnia dołoŝy starań, aby jednorazowe zajęcia nie były prowadzone w blokach dłuŝszych niŝ trzy godziny, Uczelnia dołoŝy starań, aby wyeliminować przypadki przyjmowania na studia drugiego stopnia bez ukończonych studiów pierwszego stopnia. b. w zakresie prawidłowości wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów, finansowanego z budŝetu państwa w latach : ewidencja analityczna rozrachunków ze studentami z tytułu przyznanych i wypłaconych stypendiów i zapomóg jest w uczelni prowadzona, uczelnia podejmie kroki w celu dostosowania ewidencji Funduszu pomocy materialnej do wymogów art. 103 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym, stypendia dla osób niepełnosprawnych, stypendia na wyŝywienie, stypendia mieszkaniowe nie zostały wykazane w sprawozdaniach F-01 w wymaganych pozycjach, gdyŝ były w uczelni księgowane jako jedna kategoria - stypendia socjalne i pod tą kategorią zostały wykazane w formularzu sprawozdania F-01, uczelnia środki przekazywane na cele stypendialne przechowywała na nieoprocentowanym rachunku bieŝącym i z tego tytułu nie uzyskiwała Ŝadnych dodatkowych korzyści. Od 23 czerwca 2010 r. uczelnia uruchomiła odrębny rachunek bankowy, który będzie słuŝył do ewidencjonowania środków przekazanych uczelni z tytułu pomocy materialnej dla studentów, uczelnia skonsultuje zapisy Regulaminu pomocy materialnej dla studentów z Departamentem Finansowania Szkół WyŜszych, 8. Ekspert finansowy odnosząc się do stanowiska uczelni wskazał, Ŝe: Zasady ewidencji księgowej w księgach rachunkowych powinny być ujęte i opisane w polityce rachunkowości przyjętej przez uczelnię. Z uwagi na fakt, iŝ w polityce rachunkowości przyjętej w uczelni funkcjonujący do rozliczeń stypendiów poszczególnych studentów program nie został ujęty jako część ksiąg rachunkowych oraz nie zostały wskazane zasady powiązania zapisów tego 4

5 odrębnego programu z kontami w prowadzonych księgach rachunkowych uzasadnione jest stwierdzenie o braku prowadzonej ewidencji księgowej rozrachunków ze studentami z tytułu przyznawanych i wypłaconych lub zaliczonych w poczet opłaty za studia stypendiów, Uczelnia powinna wyjaśnić, który z bieŝących rachunków bankowych słuŝył do obsługi środków pochodzących z wypłat dotacji na pomoc materialną dla studentów. 9. W wyniku kontroli wnioskuję o wystosowanie w trybie art. 37 ust. 1 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyŝszym, pisma pokontrolnego do WyŜszej Szkoły Finansów i Zarządzania w Warszawie z uwagami dotyczącymi konieczności: Prowadzenia albumu studenta przy zachowaniu chronologii zapisów, Zaniechania praktyki przyjmowania na studia drugiego stopnia, przed ukończeniem studiów pierwszego stopnia poświadczonych dyplomem. Dokonania przeglądu dokumentacji studenckiej w celu sprawdzenia skali powyŝszego zjawiska i poinformowania o wynikach dokonanej analizy, WzmoŜenia nadzoru nad dokumentacją studencką, Przyjmowania na studia cudzoziemców posiadających dokumenty wymagane rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie podejmowania i odbywania przez cudzoziemców studiów i szkoleń oraz ich uczestniczenia w badaniach naukowych i pracach rozwojowych, Podjęcia działań, w szczególności skreślenia z listy studentów osób, które nie spełniają warunków podjęcia studiów określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z 12 października 2006 r. w sprawie podejmowania i odbywania przez cudzoziemców studiów i szkoleń oraz ich uczestniczenia w badaniach naukowych i pracach rozwojowych, Prowadzenia wykładów w blokach nie dłuŝszych niŝ wynika z zaleceń Państwowej Komisji Akredytacyjnej, Skorygowania sprawozdania F - 01 za lata 2008 i 2009 w pozycjach wykazujących wypłacanie stypendium na wyŝywienie, stypendium mieszkaniowego, stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych, Wykorzystywania dotacji na pomoc materialną dla studentów jedynie na cele przewidziane w ustawie Prawo o szkolnictwie wyŝszym, 5

6 Dostosowania ewidencji Funduszu pomocy materialnej dla studentów do zapisów art. 103 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym, Dokonywania zapisów księgowych w oparciu o dokumenty spełniające cechy dokumentów finansowych poddanych kontroli finansowej, Wyjaśnienia, który z rachunków bieŝących słuŝył do obsługi środków przekazanych uczelni z tytułu pomocy materialnej dla studentów, Skonsultowania z Departamentem Finansowania Szkół WyŜszych Regulaminu pomocy materialnej dla studentów, Poinformowania Departamentu Kontroli i Nadzoru oraz Departamentu Nadzoru i Organizacji Szkolnictwa WyŜszego o realizacji powyŝszych wniosków do dnia 15 października 2010 r. Raport sporządził/zweryfikował.. (data, podpis) Dyrektor DKN AKCEPTUJĘ Sekretarz/Podsekretarz Stanu w MNiSW ZATWIERDZAM AKCEPTUJĘ. Sekretarz/Podsekretarz Stanu w MNiSW Minister Nauki i Szkolnictwa WyŜszego 6