Załącznik nr 3 do umowy Część - 9 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Obsługa odpłatnej konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego pt. Automatyka w przemyśle urządzenia i zespoły podlegające PED organizowanej w dniach 07-09 czerwca 2017 r. przez OUDT Poznań, w tym: wynajem sali konferencyjnej; zapewnienie usług noclegowych wraz z usługą parkingową; kompleksowa obsługa gastronomiczna wraz z usługami dodatkowymi; 1) Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 07-09 czerwca 2017 r. 2) Liczba uczestników 100 osób: a) Podana ilość uczestników ma charakter orientacyjny i została określona w celu skalkulowania ceny oferty przez Wykonawcę. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości uczestników. O ostatecznej liczbie uczestników wydarzenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed planowaną konferencją. 3) Wstępna agenda wydarzenia (może ulec zmianie): I dzień 07.06.2017 r. 12.00-13.00 przyjazd uczestników i zakwaterowanie 13.00 14.30 obiad w formie bufetu 15.00 18.00 konferencja cz. I - sala szkoleniowa/konferencyjna mieszcząca 100 osób 15.00 18.00 przerwa kawowa ciągła 19:00 - kolacja bufetowa rozszerzone menu II dzień - 08.06.2017 r. 08.00 09.30 śniadanie 10.00 18.00 konferencja cz. II - sala konferencyjna mieszcząca 100 osób 10.00 18.30 przerwa kawowa ciągła 13.30 14.30 obiad w formie bufetu 20.00 kolacja bufetowa III dzień 09.06.2017 r. 08.30 09.30 śniadanie 10.00 13.00 konferencja cz. III sala konferencyjna mieszcząca 100 osób 11.30 11.45 przerwa kawowa 13.00 14.00 obiad w formie bufetu 14.00 zakończenie pobytu Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin świadczenia usług gastronomicznych, o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed planowaną konferencją. 4) Lokalizacja obiektu hotelarskiego: a) Obiekt konferencyjno hotelowy (zwany dalej obiektem hotelarskim) usytuowany w województwie wielkopolskim. b) Obiekt hotelarski nie powinien znajdować się bezpośrednio przy trasie szybkiego ruchu lub w miejscu o natężonym hałasie. Urząd Dozoru Technicznego Strona 1 z 6
c) Obiekt hotelarski powinien znajdować się w cichej i atrakcyjnej okolicy, w otoczeniu zieleni/ jeziora/ stawów/ parku. 5) Standard i ogólne wymagania Zamawiającego w stosunku do zaoferowanego obiektu hotelarskiego: a) Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie hotelarskim o standardzie min czterech gwiazdek, tzn. zapewniony obiekt hotelarski musi spełniać kryteria określone dla hoteli co najmniej czterogwiazdkowych **** zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz.169 z pózn.zm.) b) Obiekt hotelarski powinien być oddany do użytku lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat przed dniem opublikowania niniejszego postępowania. c) Obiekt hotelarski nie może być w trakcie prac remontowych w czasie realizacji usług, tj. w czasie konferencji. d) Jeśli w obiekcie hotelarskim, w terminie realizacji przedmiotu zamówienia, będzie jednocześnie organizowana inna impreza/konferencja, nie może ona w jakikolwiek sposób kolidować lub wpływać na przebieg konferencji Zamawiającego, komfort uczestników, identyfikację konferencji Zamawiającego, czy w inny sposób powodować np. hałas, mieszanie się uczestników, połączenie oznaczeń, stoisk czy punktów rejestracji uczestników itp. e) Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usługi konferencyjnej i gastronomicznej oraz noclegowej w tym samym obiekcie (dopuszczalne jest kilka budynków pod tym samym adresem z dogodnym przejściem z jednego budynku do drugiego). f) Na terenie obiektu bar/restauracja do skorzystania przez uczestników konferencji we własnym zakresie (zakup napoi zimnych, gorących, alkoholowych, przekąsek). 6) Wykonawca zapewni obiekt hotelarski spełniający poniższe szczegółowe wymagania: a) Odpowiednia ilości pokoi do ułożenia grupy max 100 osób, pokoje 1 osobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania. Pokoje posiadające standard minimum **** (czterogwiazdkowy) - zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr. 22, poz. 169, z późn. zm.). Uwaga 1: 40 % pokoi hotelowych może posiadać standard minimum *** (trzygwiazdkowy) - zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr. 22, poz. 169, z późn. zm.) Uwaga 2: Zamawiający może, w uzgodnieniu z Wykonawcą, zamówić usługi noclegowe w dobie hotelowej poprzedzającej dzień rozpoczęcia konferencji, lub dobie następującej po ostatnim dniu konferencji, w miarę dostępności pokoi w obiekcie hotelarskim. Sumaryczna liczba noclegów w ramach realizowanych usług nie przekroczy 100. b) Sala konferencyjna: - swobodnie mieszcząca grupę 100 osób w ustawieniu szkolnym lub w podkowę/literę U po zewnętrznej stronie (ustawienie sali w każdym dniu do uzgodnienia z Zamawiającym); - wyposażona w nagłośnienie, mównicę, stół prezydialny dla 5 osób, rzutnik multimedialny, ekran (dobrze widoczny z każdego miejsca sali), co najmniej 2 mikrofony bezprzewodowe, tablicę (papierową lub tablicę białą sucho ścieralną), markery do tablicy; - wskazane jest, by sala miała dwa wyjścia - z przodu i z tyłu; Urząd Dozoru Technicznego Strona 2 z 6
- z dostępem do światła dziennego, możliwością zaciemnienia (WAŻNE) oraz możliwością regulacji oświetlenia sztucznego, - sala klimatyzowana z możliwością regulacji temperatury, - każdego dnia konferencji Zamawiający korzysta z tej samej sali w obiekcie, - na sali konferencyjnej obecna obsługa techniczna z obiektu hotelarskiego przez cały czas trwania obrad podczas konferencji; obsługa techniczna odpowiada między innymi za sprawne działanie sprzętu multimedialnego, oświetlenia, klimatyzacji, nagłośnienia. Uwaga: Zamawiający dokona wyboru sali konferencyjnej po podpisaniu umowy. Zamawiający potwierdzi wybór bądź zmieni salę najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem konferencji w miarę dostępności innych sal konferencyjnych w obiekcie. Sala powinna być dopasowana do liczby uczestników pojemność sali maksymalnie do 150% liczby uczestników w wybranym ustawieniu. c) Sala bankietowo/restauracyjna swobodnie mieszcząca grupę 100 osób przy stolikach bankietowych (miejsca zasiadania dla wszystkich uczestników jednocześnie), z wydzieloną strefą taneczną/rozrywkową, w tym odpowiednia infrastruktura techniczna, m.in. nagłośnienie dostosowane do wielkości sali. d) Pomieszczenie biurowo administracyjne dla opiekunów szkolenia (pracowników UDT) wyposażone w stolik, krzesło, Wi-Fi, ulokowane w pobliżu sali konferencyjnej; Zamawiający korzysta z tego samego pomieszczenia biurowo administracyjnego każdego dnia konferencji; pomieszczenie jest udostępnione Zamawiającemu najpóźniej na 4 godziny przed rozpoczęciem rejestracji uczestników lub dzień wcześniej, jeśli konferencja zaczyna się w godzinach porannych. e) Przechowalnia bagażu do czasu możliwości zakwaterowania oraz w dniu wykwaterowania. f) Parking samochodowy, umożliwiający zaparkowanie co najmniej 80 aut dla uczestników Zamawiającego korzystających z noclegu (opłata za usługę parkingową ujęta w cenie). g) Miejsce recepcji Wykonawca umożliwi Zamawiającemu rozstawienie na terenie obiektu punktu rejestracji stoiska informacyjnego UDT, w miejscu widocznym i ogólnodostępnym, w pobliżu sali konferencyjnej. h) Miejsce prezentacji ofert branżowych od 2 do 4 stolików (rozmiar szkolny) z krzesłami w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym (np. holl, przy wejściu na salę konferencyjną, przy punkcie rejestracji uczestników); lokalizacja może być zmieniana podczas trwania konferencji. i) Obiekt powinien posiadać sprawny system klimatyzacji, z regulowaną temperaturą, w części ogólnodostępnej obejmującej salę konferencyjną, salę bankietowo/restauracyjną oraz w pokojach hotelowych. j) Bezpłatny dostęp do Internetu (Wi-Fi) dla uczestników konferencji na terenie całego obiektu hotelarskiego. k) Zaplecze rekreacyjne w postaci np. basenu, sauny, strefy SPA (z wyjątkiem odpłatnych zabiegów) udostępnione wszystkim uczestnikom konferencji w cenie pobytu. 7) Kompleksowa obsługa gastronomiczna konferencji w dniach 07-09.06.2017 r.: a) Wymagania ogólne: - zastawa stołowa, w tym serwis kawowy naczynia porcelanowe lub porcelano-podobne, lub ceramiczne, zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw, napoi oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń, jednolity wzór, w kolorze białym lub innym jasnym jednolitym; Urząd Dozoru Technicznego Strona 3 z 6
- bemary do serwowania zup i dań ciepłych w formie bufetu srebrne, oznaczone nazwami dań w języku polskim, utrzymujące stale ciepło potraw; - ilość stanowisk gastronomicznych, w tym wyposażenia gastronomicznego zapewniona w liczbie odpowiedniej do jednoczesnego wyserwowania posiłku dla całej grupy uczestników, bez powodowania zastojów: powyżej 50 osób minimum po dwa punkty wydawania każdej z potraw, powyżej 80 osób minimum po trzy punkty wydawania każdej z potraw; - naczynia szklane na napoje zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju napoi oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń, jednolity wzór i rodzaj szkła; - sztućce metalowe zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw, napoi oraz sposobu serwisu, jednolity wzór, gatunek i zdobienia; - papierowe serwetki (min 2 szt./os.), w kolorze jednolitym; - stoły (bankietowe), zapewnione w odpowiedniej ilości, wystarczającej do jednoczesnego wyserwowania/ konsumpcji posiłków przez wszystkich uczestników konferencji; - podczas posiłków obsługa sali kieruje uczestników do punktów pobrań posiłków, w szczególności gdy powstaje zastój lub tworzy się kolejka. b) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską, w tym: - osoby, o kwalifikacjach wymaganych przez prawo, w szczególności spełniających wymogi określone w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U.2015.594 tekst jednolity); - wyposażenie osób w stosowną odzież zapewniającą schludny wygląd (jednolite uniformy, estetyczne, nieuszkodzone, kompletne, czyste); - ilość osób dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników. 8) Menu dla 100 osób: a) Przerwa kawowa ciągła oraz w godzinach określonych w agendzie wydarzenia, wg harmonogramu uzupełniana wg bieżących potrzeb: - jednoporcjowe wypieki, tj.: ciasto domowe, kruche ciasteczka, - owoce sezonowe, - napoje zimne, tj.: soki (minimum 3 rodzaje), - woda gazowana i niegazowana, - napoje gorące, tj.: świeżo parzona gorąca kawa i herbata, - dodatki do gorących napojów: mleko, cytryna, cukier. b) Lunch bufetowy: - przystawki: sałat mieszanych z dodatkami (co najmniej 2 rodzaje w ilości około 150g na osobę), - co najmniej dwie zupy do wyboru, - trzy dania gorące główne (dwa mięsne oraz jedno rybne z wykluczeniem ryby panga) oraz danie wegetariańskie, - dodatki skrobiowe (co najmniej dwa rodzaje do wyboru, np. ryż, ziemniaki pieczone, kluski, kasze, itp.) Urząd Dozoru Technicznego Strona 4 z 6
- dodatki warzywne (warzywa z grilla, z wody lub blanszowane, itp.), - desery (co najmniej 2 rodzaje do wyboru w ilości co najmniej 1 porcja na osobę), - napoje zimne i gorące (kawa, herbata, soki owocowe - przynajmniej 2 rodzaje) wraz z dodatkami typu mleko, cukier, cytryna. c) Kolacja bufetowa: - przystawka serwowana (I i II dzień), - trzy dania główne (mięsne i rybne, wegetariańskie do wyboru) (I i II dzień), - bufet zimny (I i II dzień), w tym: 5 rodzajów przekąsek (np. sery, tartinki, koreczki, sałatki, wybór mięs i wędlin, ryby, itp.), min. 4 sosy (np. winegret, oliwa, jogurtowy, ocet balsamiczny), wybór pieczywa, masło zwykłe i smakowe, - napoje (I i II dzień): napoje gazowane, soki owocowe (min. 2 rodzaje), woda mineralna gazowana i niegazowana, świeżo parzona kawa oraz wybór herbat, - "open bar" (I dzień 7.06) - w godz. od 19:00 do 24:00: wódka (min. 2 rodzaje), wino białe i czerwone, piwo; napoje alkoholowe serwowane do stołów w butelkach (wino, wódka) oraz podawane z dystrybutora bądź w butelkach (piwo). Obiekt zapewni możliwość zakupu do kolacji napoi alkoholowych, we własnym zakresie przez uczestników konferencji, podczas kolacji I i II dnia. Uwaga: Bufet dań gorących oraz bufet zimny uzupełniany przez 4 h w trakcie trwania kolacji. Napoje do zakończenia kolacji. Posiłki każdego dnia powinny być różnorodne i będą ustalone z Zamawiającym po wcześniejszym przesłaniu przez Wykonawcę propozycji menu do akceptacji. Wykonawca przedstawi Zmawiającemu 3 rodzaje/zestawy menu kolacji do wyboru. d) Pozostałe wymagania wszystkie podawane przez Wykonawcę posiłki muszą: - być przygotowane w dniu świadczenia usługi i zgodnie dobrymi praktykami i wymaganiami HACCP; - odpowiadać standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej tego rodzaju; - być bezwzględnie świeże; - być przygotowane ze świeżych produktów oraz mieć estetyczny wygląd; - być przygotowane na bazie produktów o najwyższej jakości; - posiłki muszą posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe. UWAGA: Wykonawca zapewnia serwis sprzątający w trakcie i po zakończeniu każdego posiłku. Wymagana jest wymiana naczyń na czyste na bieżąco (dotyczy również przerw kawowych). 9) Usługi dodatkowe w trakcie kolacji w dn. 07.06.2017 r.: a) Wykonawca udostępni dla uczestników konferencji: tory do gry w kręgle przez (4h) lub zorganizuje inną atrakcję np. warsztaty regionalne, wieczór tematyczny, pokazy barmańskie lub inną rozrywkę. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w ofercie co najmniej trzy działania uatrakcyjniające podczas kolacji I dnia, spośród których Zamawiający wybierze jedną propozycję. Proponowane działania muszą mieć odmienny charakter (opłatę za powyższą usługę należy skalkulować w kosztach usługi gastronomicznej). Za działania uatrakcyjniające Zamawiający nie uzna, zaoferowania dostępu do zaplecza rekreacyjnego hotelu, do którego dostęp jest bezpłatny na podstawie niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. b) Wykonawca zapewni oprawę muzyczną od godz. 19:00 do minimum godz. 24:00, np. odtwarzacz z nagłośnieniem. Urząd Dozoru Technicznego Strona 5 z 6
Uwaga: Zamawiający może dokonać faktycznej oceny obiektu hotelarskiego podczas wizytacji, w celu potwierdzenia spełnienia wszystkich wymogów postawionych przez Zamawiającego w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, Zamawiający może odrzucić ofertę. W celu wizytacji Zamawiający, zwróci się do Wykonawcy na piśmie o wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za oprowadzenie po pomieszczeniach obiektu hotelarskiego. Wyznaczenie osoby i godziny (w zakresie od 9:00 do 13:00), odbędzie się następnego dnia roboczego, po otrzymaniu wezwania przez Wykonawcę, a dniem wizytacji będzie kolejny dzień roboczy. Urząd Dozoru Technicznego Strona 6 z 6