ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę szkoleniową. Zamówienie obejmuje przygotowanie, przeprowadzenie i obsługę szkolenia zamkniętego pn. Arkusz kalkulacyjny Ms Office 2010 dla pracowników Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8 ustawy. 1. Przedmiot zamówienia. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa szkolenia zamkniętego pn. Arkusz kalkulacyjny Ms Office 2010 dla pracowników Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. 2. Termin i miejsce szkolenia. Termin realizacji szkoleń planowany jest w III-IV kwartale 2015 r., a szczegółowo zostanie uzgodniony z Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty. Miejsce szkolenia: sala szkoleniowa w Warszawie, zagwarantowana przez Wykonawcę. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej: - dotarcie do miejsca szkolenia środkami komunikacji publicznej nie może trwać dłużej niż 20 min (zgodnie z rozkładem www.ztm.waw.pl w godz. 7:00-9:00 oraz 16:00-18:00), biorąc pod uwagę fakt, iż punktem odniesienia jest Dworzec Centralny w Warszawie lub przystanek/stacja Centrum. Dojazd do miejsca szkolenia musi być możliwy jednym środkiem komunikacji publicznej bez przesiadek (autobus/tramwaj/metro) z Dworca Centralnego lub przystanku/stacji Centrum, - odpowiedni standard sali tzn. przestronne, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, - spełnia warunki bhp i ppoż, - sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego), - zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, tablicę typu flipchart, laptop, ekran, dostęp do Internetu, - zaopatrzona w osobne stanowisko komputerowe dla każdego uczestnika, wyposażone w komputer stacjonarny, monitor ekranowy, klawiaturę i myszkę komputerową lub laptop i myszkę komputerową, - sprzęt komputerowy spełniający co najmniej minimalne wymagania zalecane przez producenta oprogramowania MS Office 2010, z wystarczającą liczbą licencji na oprogramowanie wykorzystywane przy realizacji szkoleń z zakresu Ms Excel 2010 (oprogramowanie sprzętu komputerowego trenera, jak i uczestników powinno być w tej samej wersji), - zastępcza infrastruktura informatyczna dla uczestników w przypadku awarii sprzętu opisanego powyżej, która musi posiadać parametry techniczne co najmniej takie, jak sprzęt, który uległ awarii, - możliwość obserwowania czynności wykonywanych przez trenera na obrazie wyświetlanym za pomocą rzutnika, odzwierciedlającym obraz monitora trenera. Strona 1 z 7
3. Zakres, uczestnicy i metoda szkolenia. W ramach niniejszego szkolenia zorganizowanych zostanie nie więcej niż 6 dwudniowych sesji szkoleniowych (maksymalnie 6 grup każda od 10 do 15 osób) na trzech poziomach zaawansowania: podstawowy, średniozaawansowany i zaawansowany. W każdej grupie będzie nie więcej niż 15 osób. Liczba poszczególnych sesji szkoleniowych oraz liczb uczestników w ramach konkretnego poziomu zaawansowania zostanie ostatecznie ustalona po przeprowadzeniu testów sprawdzających poziom znajomości obsługi arkusza kalkulacyjnego Excel. Zamawiający zastrzega sobie prawo, że liczba uczestników może ulec zmniejszeniu do minimalnie 4 sesji (zmniejszeniu może ulec liczebność osób w grupie lub liczba sesji szkoleniowych). Każde szkolenie będzie trwało 2 dni po 6 godzin szkoleniowych dziennie nie wliczając przerw (godz. szkoleniowa = 60 min.). Szkolenia będą odbywać się wyłącznie od poniedziałku do piątku w czasie dwóch kolejno następujących po sobie dniach tygodnia (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). Szkolenia będą realizowane w godzinach nie wcześniej niż 8:15 i nie później niż 16:15, w tym co najmniej dwie przerwy kawowe po 15-minut oraz przerwa obiadowa trwająca 45 minut. Zamawiający nie dopuszcza możliwości przeprowadzenia więcej niż jednego szkolenia w tym samym terminie. Szkolenie będzie prowadzone metodą warsztatową w formie zajęć praktycznych z elementami wykładu. Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia możliwość obserwowania czynności wykonywanych przez trenera na obrazie wyświetlanym za pomocą rzutnika, odzwierciedlającym obraz monitora trenera. 4. Rekrutacja na szkolenia i uczestnicy szkolenia. Uczestnikami szkolenia będą pracownicy Ministerstwa, którzy w ramach obowiązków służbowych korzystają z arkusza kalkulacyjnego Ms Excel. W terminie określonym w umowie Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę osób zgłoszonych do udziału w szkoleniach. Na podstawie otrzymanej listy Wykonawca przeprowadzi rekrutację uczestników wśród pracowników Ministerstwa wskazanych przez Zamawiającego, a w szczególności: a) za pośrednictwem testów online składających się również z ćwiczeń praktycznych sprawdzających wiedzę, dostępnych na internetowej platformie Wykonawcy, przeprowadzi diagnozę poziomu zaawansowania wiedzy pracowników z obsługi arkusza kalkulacyjnego Ms Excel. Testy powinny zawierać zarówno pytania badające poziom zaawansowania uczestników, jak i pytania badające oczekiwania uczestników w stosunku do programu szkolenia i będą udostępnione uczestnikom na ich stanowiskach pracy w MNiSW. Wykonawca prześle uczestnikom link do platformy internetowej wraz z loginem i hasłem dostępu; b) dokona analizy przeprowadzonych testów i na tej podstawie przeprowadzi wśród wskazanych pracowników Ministerstwa rekrutację do poszczególnych grup szkoleniowych; c) utworzy grupy szkoleniowe o określonym poziomie zaawansowania (podstawowy, średniozaawansowany, zaawansowany) w ramach poszczególnych programów; d) ustali skład osobowy grup szkoleniowych, przy założeniu, że liczba uczestników w grupie nie może być mniejsza niż 10 osób i większa niż 15 osób; e) ostateczną decyzję o uruchomieniu poszczególnych grup szkoleniowych podejmuje Zamawiający najpóźniej na 5 dni przed szkoleniem, na podstawie informacji otrzymanych od Wykonawcy. 5. Cel i program szkolenia. Celem szkolenia jest doskonalenie umiejętności obsługi arkusza kalkulacyjnego MS Excel 2010 na poszczególnych poziomach zaawansowania. Strona 2 z 7
Wykonawca w ramach oferty przygotowuje wstępny projekt programu szkolenia na poszczególnych poziomach zaawansowania. Natomiast po dokonaniu analizy testów sprawdzających poziom obsługi arkusza kalkulacyjnego Excel, program dla poszczególnych poziomów zaawansowania powinien zostać rozszerzony o elementy zaproponowane przez uczestników, a także zmodyfikowany po konsultacjach z Zamawiającym. 6. Zobowiązania Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia. W ramach wynagrodzenia za świadczenie usług szkoleniowych Wykonawca zobowiązany jest do: 1) organizacji i przeprowadzenia szkolenia, w tym w szczególności: - przeprowadzenia w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy - analizy poziomu zaawansowania obsługi arkusza kalkulacyjnego Ms Excel uczestników i ich oczekiwań w stosunku do zakresu programowego poprzez testy online, dostępne na internetowej platformie Wykonawcy, w celu zakwalifikowania uczestników do właściwej grupy na odpowiednim poziomie zaawansowania, - opracowania w terminie 5 dni od dnia zakończenia przeprowadzenia testów programu dla poszczególnych poziomów zaawansowania, zakwalifikowania uczestników do właściwej grupy na odpowiednim poziomie zaawansowania i opracowania harmonogramu szkoleń dla wszystkich grup, - przeprowadzenia szkoleń w określonej formie przez trenerów spełniających wymagania Zamawiającego, - przeprowadzenia pre-testu sprawdzającego poziom wiedzy przed szkoleniem i post-testu - sprawdzającego poziom wiedzy po szkoleniu, - opracowania, powielenia i dostarczenia każdemu uczestnikowi szkolenia części multimedialnej materiałów szkoleniowych (pliki obrazujące sposób prawidłowego wykonania zadań prezentowanych na szkoleniu) na pamięci USB (pendrive), - prowadzenia listy obecności podczas każdej sesji szkoleniowej, - wydania zaświadczenia każdemu uczestnikowi, który wziął udział w szkoleniu, - przeprowadzenia badania efektywności szkolenia za pomocą ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia, - sporządzenia na podstawie wypełnionych ankiet raportu ewaluacyjnego podsumowującego postawione cele, ocenę wyników, wykaz stosowanych narzędzi oraz metod pracy, liczbę zrealizowanych godzin oraz ewentualne określenie dalszych obszarów do rozwoju. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych dokumentów, tj.: programu szkolenia, materiałów szkoleniowych, ankiet, certyfikatów i raportu ewaluacyjnego. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania drogą elektroniczną uwag i propozycji dotyczących ww. dokumentów, a Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia w miarę możliwości uwag Zamawiającego; 2) zapewnienia sali szkoleniowej w dniach szkolenia w terminach ustalonych z Zamawiającym, spełniającej wymagania określone w zapytaniu ofertowym; 3) zapewnienia wyżywienia dla uczestników szkolenia w tym: serwis kawowy ciągły w formie bufetu samoobsługowego tj. woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa czarna bez ograniczeń, herbata w saszetkach (czarna, zielona, owocowa) bez ograniczeń parzona wrzątkiem, świeże ciastka i owoce, cukier biały i brązowy, śmietanka lub mleko do kawy; lunch w formie bufetu samoobsługowego z dwóch dań w tym: zupa (2 rodzaje), drugie danie mięsne (2 rodzaje), surówki oraz napoje, Sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem miejsca na posiłki w tym samym budynku oraz umożliwiające ich spożywanie na siedząco. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania (lub wydzielone w tym celu miejsce). Strona 3 z 7
7. Warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu: 1) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej, (tj. w ramach usługi odpowiadali za następujące elementy: organizacja szkolenia, zapewnienie sali, wyżywienia oraz obsługę logistyczną szkolenia i jego uczestników); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 2) posiadają odpowiadający potrzebom organizatora szkolenia program szkolenia lub zapewniają jego opracowanie i realizację, do oferty należy załączyć program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. ćwiczenia, wykład, symulacje); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: załączonego programu i harmonogramu szkolenia oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 3) dysponują co najmniej dwoma pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, tj. do realizacji zamówienia wyznaczą trenerów, spełniający każdy łącznie następujące warunki: - posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy trenerskiej/szkoleniowej w zakresie przeprowadzenia szkoleń, - przeprowadził co najmniej 10 szkoleń Ms Excel 2010 w wymiarze 16 godz. każde dla innego odbiorcy, szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert; (Załącznik Nr 2); Wskazanie usługi nieprecyzyjnie, w sposób uniemożliwiający dokonanie weryfikacji jej/ich zakresu lub wykazanie usług niezwiązanych z przedmiotem zamówienia skutkuje odrzuceniem danej usługi z wykazu. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: CV zaproponowanych trenerów oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oraz informacji zawartych w sporządzonym przez Wykonawcę Wykazie osób (Załącznik Nr 2), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 4) zapewniają bazę materialną odpowiednią dla szkolenia, w szczególności warunki lokalowe oraz wyposażenie w pomoce dydaktyczne i sprzęt, niezbędne do realizacji programu szkolenia. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 5) zapewniają możliwość dalszego transferu uzyskanej w ramach szkoleń wiedzy i lepszego jej wykorzystania poprzez: udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane, lub zapewnienie możliwości nieograniczonego czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzania przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet). Strona 4 z 7
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). Na oświadczeniu należy wybrać 1 spośród wyżej wymienionych metod możliwości dalszego transferu uzyskanej w ramach szkoleń wiedzy. 8. Kalkulacja cenowa oferty Za przeprowadzenie szkoleń Wykonawca otrzyma wynagrodzenie liczone za każdego uczestnika, z zastrzeżeniem, że łączna liczba uczestników nie przekroczy 90 osób, natomiast minimalna liczba uczestników nie będzie niższa niż 60. Ostateczna kwota wynagrodzenia będzie zależeć od rzeczywistej liczby uczestników szkoleń. Płatność następować będzie po realizacji wszystkich sesji szkoleniowych na podstawie protokołu odbioru. W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę (netto i brutto) realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu dla poszczególnych elementów, na które składać się będą: - całkowity koszt przeprowadzenia szkolenia oraz koszt za jednego uczestnika za jedną dwudniową sesję szkoleniową, w tym: wynagrodzenie trenera, przekazania uczestnikom materiałów szkoleniowych i zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu, jak również koszt przeprowadzenia pre i post testów oraz ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia oraz sporządzenia raportu ewaluacyjnego, - koszt jednostkowy wyżywienia w przeliczeniu na 1 osobę oraz koszt całkowity wyżywienia (razem koszty lunchu oraz przerw kawowych), - koszt wynajęcia sali szkoleniowej (w tym koszty wymaganego sprzętu). Cenę oferty należy przedstawić wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną określającą maksymalne wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia (winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia). Wykonawca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej jest zobowiązany podać cenę brutto, na którą składa się: wynagrodzenie wykonawcy tzw. netto, zaliczka na podatek dochodowy, wysokość składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez ubezpieczonego (Wykonawcę) i płatnika składki (Zamawiającego) (składka na ubezpieczenie wypadkowe: 0,93 %). Usługa szkoleniowa będzie miała charakter usługi kształcenia zawodowego i będzie finansowana w całości ze środków publicznych, a zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podlega zwolnieniu od podatku od towarów i usług. 9. Ocena ofert Wstępna ocena formalna w ramach której zostanie sprawdzona kompletność oferty oraz poprawność dokumentów stanowiących składowe oferty. Ocena formalna będzie dokonywana metodą: spełnia/nie spełnia. Oferty zostaną sprawdzone pod kątem spełniania wymagań stawianych w ramach postępowania, zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1274) zgodnie z Oświadczeniem Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1) oraz Wykazem osób (Załącznik Nr 2). Oferty, które nie przejdą pomyślnie oceny formalnej, zostaną odrzucone. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: Strona 5 z 7
Lp. Kryteria oceny Waga Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt. 1. Całkowita cena brutto zamówienia Punkty za kryterium cena zostaną przyznane według wzoru: najniższa cena brutto Przyznane punkty = -------------------------------------------------- x 70 cena ocenianej oferty brutto Maksy malna liczba pkt. 70 % 70 pkt. 2. Doświadczenie trenera w zakresie liczby przeprowadzonych szkoleń Ms Excel 2010 w wymiarze 16 godz. każde, ponad minimum wymagane w warunku, o którym mowa w ppkt. 7.3. Szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert Punkty za kryterium zostaną przyznane, na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w Wykazie osób (Załącznik Nr 2),w skali punktowej od 0 do 30 pkt., w tym: 5 pkt. za przeprowadzenie przez trenera od 11 do 20 szkoleń, 10 pkt. za przeprowadzenie przez trenera od 21 do 30 szkoleń, 15 pkt. za przeprowadzenie przez trenera więcej niż 30 szkoleń. Łącznie w ramach tego kryterium Wykonawca może otrzymać 30 pkt (maksymalnie 15 pkt za każdego trenera). 30 % 30 pkt. Ocena ofert odbywa się w systemie punktowym - punkty przyznane za każde kryterium oceny zostaną zsumowane i stanowić będą ocenę końcową dla poszczególnych ofert. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. 10. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które należy złożyć w ramach oferty. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: 1) skan podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wzór stanowi Załącznik nr 1; 2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - wzór stanowi Załącznik nr 2 wraz z CV zaproponowanych trenerów; 3) program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. ćwiczenia, wykład, symulacje) oraz ich wymiar godzinowy; 4) informację o sali szkoleniowej, wyposażenie, dojazd do obiektu; 5) skan podpisanego oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego dot. wyłącznie Wykonawcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej - wzór stanowi Załącznik nr 4; 6) informację TAK/NIE czy Wykonawca zatrudnia odpowiednią liczbę niepełnosprawnych określoną w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 127, poz. 721 j.t.) celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON; 7) kalkulację cenową oferty wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. 11. Informacje dodatkowe. Niniejsze zapytanie nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy. Informacja ma na celu m.in. Oferta musi być podpisana przez wykonawcę, tj. osobę/osoby reprezentującą/reprezentujące wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Strona 6 z 7
Niniejsze zapytanie nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy. Informacja ma na celu m.in. rozpoznanie rynku szkoleniowego i uzyskanie wiedzy nt. kosztów zorganizowania i przeprowadzenia tego rodzaju szkolenia. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekroczy wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. W takim przypadku zamówienie będzie udzielone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późń. zm.). Zamawiający poinformuje każdego Wykonawcę o wyniku oceny formalnej, czy oferta spełnia/nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym oraz o wyniku postepowania. Oferty należy przesyłać drogą mailową na adres: Agata.Labeda@nauka.gov.pl w terminie do dnia 8 czerwca 2015 r. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. W ofercie należy podać nazwę Wykonawcy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne). W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Agatą Łabędą, tel. 22 50 17 855, e-mail: Agata.Labeda@nauka.gov.pl Załączniki: 1. Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, 2. Wzór wykazu osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, 3. Kalkulacja cenowa oferty, 4. Wzór oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego. Strona 7 z 7