ZAPYTANIE OFERTOWE nr F/01/POIG 8.2/2014 w związku z realizacją projektu Budowa systemu do elektronicznej walidacji faktur przez BPC - Online Sp. z o.o. W ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zapraszamy Państwa do udziału w konkursie ofert Rafał Forysiak Poznań, lipiec 2014 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 1
I. Informacje ogólne 1. Nazwa i adres Zamawiającego BPC Online Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Rubież 10 o 61-612 Poznań 2. Tryb udzielenia zapytania Niniejsze zapytanie nie jest składane w trybie Ustawy o Zamówieniach Publicznych. Firma, zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie na projekt pn. Budowa systemu do elektronicznej walidacji faktur, stosując zasadę konkurencyjności, przedstawia niniejsze zapytania ofertowe. 3. Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia Zapytania do Zamawiającego, należy kierować drogą elektroniczną na adres mail: bpc-online@outlook.com, wpisując w tytule Zapytanie Ofertowe Walidacja Faktur wraz z numerem. Zamawiający udzieli odpowiedzi niezwłocznie po otrzymaniu zapytania, jednak nie później niż w ciągu dwóch dni roboczych. II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest budowa systemu, obejmującego w szczególności n/w procesy biznesowe: 1. Proces zarządzania zamówieniem, w tym proces zarządzania funkcjonalnościami systemu - dzięki utworzeniu przedmiotowego systemu użytkownik będzie mógł skorzystać z modułu zamówienia, który to w sposób automatyczny pozwoli na skorzystanie z funkcjonalności tworzonego systemu B2B. Wdrożony system B2B, wprowadzi narzędzia optymalizacji czasu przetwarzania dokumentów w postaci faktur oraz eliminacji szeregu pomyłek, które zachodzą obecnie dość często w związku z ręczną obsługą procesu weryfikacji poprawności dokumentów księgowych. 2. Proces automatycznego rozliczania - z uwagi na wykorzystanie modułu umożliwiającego automatyzację procesu naliczania należności względem ilości przetwarzanych danych, stanowiącego integralną część tworzonego w formule S-a-a-S systemu B2B, pozwoli na przeprowadzenie rozliczenia z użytkownikiem w sposób automatyczny, z wykorzystaniem tzw. e-faktury. Dzięki zintegrowaniu poszczególnych elementów systemu w kompleksowy system przetwarzania faktur, w tym dokładne określenie statusu poszczególnych dokumentów oraz ich volumen, powstanie możliwość automatycznego rozliczenia oferowanej usługi. Tym samym możliwa jest pełna automatyzacja procesu kalkulacji należności za przetworzone dane, a co za tym idzie - wygenerowanie faktury za usługi podpisanej elektronicznie i dostarczonej kontrahentowi, z pominięciem tradycyjnej formy papierowej. Proces powyższy oferuje również możliwość automatycznego ofertowania, tj. Klient rejestruje się w systemie i przechodzi do kalkulatora zapytań ofertowych, następnie wybiera opcje, które go interesują, np. 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 2
Moduł importu faktur Moduł OCR Moduł repozytorium Wprowadza szacowaną liczbę przetwarzanych faktur Rezygnuje z systemu archiwizacji Rezygnuje z systemu workflow Na podstawie wprowadzonych danych system kalkuluje opłatę miesięczna i wysyła klientowi ofertę w formie elektronicznej. Klient może przyjąć ofertę lub - po określonym czasie - przy braku akceptacji, oferta zostaje automatycznie anulowana. 3. Proces systemowej walidacji/przetwarzania dokumentów system B2B wprowadzi możliwość monitorowania obiegu dokumentów księgowych w firmie użytkownika. Jednocześnie, w ramach niniejszego systemu, zastosowany będzie m.in. podsystem OCR pozwalający na ekstrakcję tekstu i liczb z obrazów graficznych. 4. Proces Archiwizacji dokumentów - W obecnej chwili archiwizacja, obieg dokumentów oraz przepływ informacji księgowej między poszczególnymi działami oraz w kontaktach z kontrahentami jest ograniczony przez brak integracji systemowej i narzędzi, pełnej ewidencji informacji o wartościach poszczególnych faktur, co naraża Partnera na liczne błędy, czasochłonność dotarcia do konkretnej informacji księgowej oraz brak dostępu do zbiorczych danych o należnościach i podejmowania na ich podstawie działań handlowych, związanych z pozyskiwaniem nowych Klientów firmy. Archiwizacja umożliwi szybki dostęp do zakończonych działań, przez co będzie można wykorzystywać wypracowane know-how w sposób szybki, ponadto archiwizacja zapewni przejrzystość zapisu wykonanych zleceń. 5. Proces odtwarzania predefiniowanych zachowań systemu umożliwi on zarządzanie procesami włączonymi do platformy B2B, np. poprzez analizę predefiniowanych lub opracowanych na specjalne zamówienie instrukcji przetwarzania analizowanych dokumentów. Powyższa funkcjonalność dostarczy tym samym danych niezbędnych do optymalizacji procesów stanowiących słabe ogniwo w strukturze firmy. Moduł pozwoli na profesjonalne zarządzanie dokumentami księgowym, w tym dostarczy znacznie szybciej niż w chwili obecnej, informacji o konieczności podjęcia działań niezbędnych do skorygowania błędnych dokumentów. Dzięki takim narzędziom, informujących o konieczności zareagowania na pojawiające się błędy, zoptymalizowane zostaną procesy operacyjne przedsiębiorstwa, a tym samym wzmocniony zostanie jego potencjał. Wprowadzenie mechanizmów weryfikacji dokumentów księgowych pod względem formalnym i merytorycznym oraz mechanizmów wczesnego ostrzegania o pojawianiu się problemów z akceptacją dokumentu księgowego wraz z ewentualnymi sugestiami co do dalszych kroków postępowania. W ramach realizacji systemu B2B, Zamawiający wymaga wykonania poniższych usług. 2.1. Zakup usługi eksperckiej Tworzenie szkieletu systemu Usługa polegać będzie na analizie informatycznej, dziedzinowej oraz procesowej, w tym reinżynierii procesów biznesowych. Wymagane jest przeprowadzenie szczegółowej analizy pod kątem wszelkich skrajnych sytuacji mogących wystąpić w czasie działania systemu oraz podstawowych i prawidłowych ścieżek przebiegów procesów. 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 3
2.2. Zakup licencji umożliwiających stworzenie systemu przechowującego i archiwizującego dokumenty Usługa dotyczy zakupu, instalacji i konfiguracji oprogramowania, służącego jako repozytorium dokumentów i będzie stanowić centralny element tworzonego systemu, gdzie przechowywane będą - tymczasowo lub docelowo - wszystkie przetwarzane dokumenty. 2.3. Instalacja i konfiguracja systemu przechowującego i archiwizującego dokumenty W ramach tej usługi, zakłada się wykonanie konfiguracji systemu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Etap konfiguracji systemu ma na celu odzwierciedlenie procesów określonych podczas analizy informatycznej, dziedzinowej oraz procesowej, przy pomocy standardowych funkcjonalności systemu. W etapie tym szczególny uwagę należy zwrócić na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych, mogą być prowadzone równolegle. Na tym etapie, Zamawiający wymaga wykonania modyfikacji systemu B2B oraz raportów tak, aby dostosować system B2B do pracy w specyficznym środowisku biznesowym Zamawiającego. Każda przygotowana implementacja, podlegać będzie wewnętrznej weryfikacji przez Dostawcę systemu B2B oraz zewnętrznej weryfikacji przez Zamawiającego w celu sprawdzenia jej poprawności, zgodności z założeniami oraz wydajności rozwiązania. 2.4. Dostosowanie systemu do użytku w modelu Software as a Service (SaaS) W ramach tej usługi zakłada się wykonanie konfiguracji systemu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Dostosowanie ma na celu przygotowanie systemu B2B do pracy w chmurze i świadczenie usług komputerowej analizy różnym użytkownikom, w ramach jednego systemu. Dostosowanie jest niezbędne dla zapewnienia poprawnego przetwarzania danych, jak również odizolowania wrażliwych danych biznesowych różnych Partnerów Zamawiającego. W ramach tego etapu przewiduje się: - konfigurację - wprowadzenie izolacji danych poszczególnych Partnerów Zamawiającego - wprowadzenie skalowalności danych dla sukcesywnie dodawanych Partnerów Zamawiającego - zapewnienie interfejsu do zdalnej administracji. 2.5. Tworzenie modułu: interfejs wymiana/przesyłanie faktur Moduł ma umożliwić pełną obsługę procesu przesyłania dokumentów księgowych, niezbędnych do walidacji przez system. Planowany system będzie automatycznie przesyłał generowany przez Użytkownika dokument, przy użyciu odpowiednich narzędzi (funkcjonalność niezbędna, ze względu na specyfikę automatyzowanych procesów, tj. dużą 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 4
ilość walidowanych dokumentów). Na tym etapie wymagana jest instalacja interfejsów zasilających system B2B, z wykorzystaniem algorytmu rozpoznawania typu przesyłanych plików, który następnie będzie uruchamiał kolejne kroki związane z rozpoznawaniem dokumentów, tj. OCR (ang. optical character recognition) lub repozytorium. 2.6. Tworzenie zabezpieczenia interfejsu algorytmem szyfrowania danych Ze względu na fakt, iż system znajdujący się i działający w chmurze obliczeniowej, będzie wymagał przesyłania zarówno danych wejściowych od użytkowników wysyłających pliki, jak również danych wyjściowych, niezbędne będzie odpowiednie zabezpieczenie i poświadczenie przesyłanych danych, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa i poprawności wyników świadczonej usługi. 2.7. Zakup licencji umożliwiających stworzenie systemu klasy OCR (ang. optical character recognition) rozpoznającego treści dokumentów Na tym etapie Zamawiający przewiduje zakup licencji w celu uruchomienia funkcjonalności systemu, dotyczącej rozpoznania tekstu w zeskanowanym dokumencie. 2.8. Instalacja i konfiguracja systemu OCR (ang. optical character recognition) Etap mający na celu instalację oraz konfigurację. System należy tak skonfigurować tak, aby nauczyć go rozpoznawać bloki/obszary na skanowanych dokumentach różnego typu, np. obszar z danymi sprzedającego i kupującego opatrzone odpowiednimi etykietami, lista sprzedawanych pozycji elementów faktury wraz z rozliczeniem ceny, wartości, ilości, podatku, etc. System OCR musi być nauczony wyszukiwać takie obszary, a algorytm rozpoznający znaki, musi dopasowywać swoje działanie w poszczególnych obszarach, oczekując pewnych treści w danym miejscu. 2.9. Opracowanie systemu wsparcia i pomocy dla użytkowników (help desk) Zamawiający wymaga opracowania procedury wsparcia użytkowników systemu na etapie produkcyjnego działania systemu, tj. co robić w przypadku awarii, stworzenia systemu pomocy, bazy wiedzy, FAQ itp. 2.10. Zakup licencji umożliwiających stworzenie systemu automatyzującego przepływy procesów biznesowych (tzw. workflow). Na tym etapie Zamawiający przewiduje zakup licencji w celu uruchomienia funkcjonalności systemu, dotyczącej efektywnego obiegu dokumentów finansowych związanych z bieżącą działalnością organizacji. 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 5
2.11. Instalacja i konfiguracja systemu automatyzującego przepływy procesów biznesowych na serwerze Usługa ma umożliwić uruchomienie i stabilizację podsystemu, zasilenie baz danych, przygotowanie podsystemu do startu oraz uruchomienie rozwiązania. 2.12. Integracja systemów wdrożonych w poprzednich etapach Integracja ma na celu osiągnięcie pełni automatyzacji przetwarzania dokumentów. Wymagane jest zatem połączenie systemów w całość tak, aby oferowały spójny, jednolity i niezawodny system automatyzujący procesy wprowadzania, odczytywania, walidowania, weryfikowania i zatwierdzania faktur, w ramach projektowanej usługi elektronicznego obiegu dokumentów oferowanej w formule B2B. 2.13. Integracja z dostępnymi systemami księgowymi i ERP Zamawiający wymaga stworzenia mechanizmu integracji danych z wachlarzem, powszechnie dostępnych, systemów księgowych i ERP, który pozwoli zautomatyzować procesy eksportu danych przetworzonych przez system do systemu księgowo- - rozliczeniowego po stronie Partnera Zamawiającego. 2.14. Testowanie systemu i aktualizacja wynikająca z poprawek Usługa obejmuje przeprowadzenie całościowych testów wdrażanego systemu pod kątem prawidłowości jego pracy. Weryfikacji ma podlegać zarówno konfiguracja funkcjonalności standardowej systemu, jak i wykonane dodatkowe implementacje, przy czym: weryfikacja konfiguracji systemu B2B ma polegać na sprawdzeniu ustawień bazy zgodnie z przygotowanymi scenariuszami testowymi w odniesieniu do procesów, konfiguracji struktury firmy i dokumentów, rejestracji kluczowych procesów biznesowych Zamawiającego oraz informacji historycznych. Zamawiający wymaga powielenia testów dla operatorów z różnym zakresem uprawnień w systemie. W przypadku negatywnego wyniku testów, wymaga się wprowadzenia odpowiednich korekt w konfiguracji systemu B2B. Zamawiający wymaga zapewnienia aktualizacji systemu wraz z podaniem przez Oferenta okresu wykonania usługi na rzecz Zamawiającego. Zamawiający zastrzega jednak, że okres świadczenia usługi nie może być krótszy niż 1 rok. Moduł ma realizować procesy związane z obsługą zamówień zgodnie ze standardami systemów jakości, oferując wysoki poziom transparentności wycen przedstawianych do rozliczeń oraz niemal całkowicie wyeliminować papierowy obieg dokumentów w procesie kalkulowania należności za wykonywaną usługę. Jego implementacja ma umożliwić: dostęp do danych dotyczących rozliczeń i kalkulatorów ofertowych - niezależnie od pory dnia 2.15. Moduł automatyzujący sprzedaż i rozliczanie 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 6
czy dnia tygodnia oraz znacząco przyspieszyć przepływ i dostęp informacji dla Partnerów Zamawiającego. Moduł ma umożliwić uruchomienie funkcjonalności automatycznego generowania faktur dla Partnerów Zamawiającego, według parametrów umowy dwustronnej i zarejestrowanych w systemie usług dodatkowych. 2.16. Podpis elektroniczny Ma umożliwić wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów w procesie automatycznego rozliczania, które nastąpi dzięki pełnej automatyzacji procesu kalkulacji należności za przetworzone przez Zamawiającego dane, a co za tym idzie - wygenerowanie faktury za usługi podpisanej elektronicznie i dostarczonej Partnerowi Zamawiającego, z pominięciem tradycyjnej formy papierowej. 2.17. Testowanie systemu i Aktualizacje wynikające z poprawek W celu wyeliminowania błędów czy też nieprawidłowości, zgłoszonych bezpośrednio przez użytkowników systemu (Partnerów Zamawiającego), Zamawiający wymaga zapewnienia aktualizacji systemu wraz z podaniem przez Oferenta okresu wykonania usługi na rzecz Zamawiającego. Zamawiający zastrzega jednak, że okres wykonania usługi nie może być krótszy niż 1 rok. 2.18. Szkolenie pracowników związanych z obsługą systemu B2B Zamawiający wymaga przeprowadzenia szkolenia dla użytkowników po stronie Zamawiającego w zakresie poszczególnych modułów systemu B2B oraz przygotowanie materiałów w formie pisemnej, które wspierać będą codzienną pracę z systemem. Zamawiający przewiduje przeprowadzenie 2-u dniowego szkolenia. III. Składanie ofert częściowych Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. IV. Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. V. Termin wykonania zamówienia Szczegółowe terminy realizacji dla poszczególnych usług, przedstawiono w poniższej Tabeli. Zamawiający podzielił terminy wykonania usług na etapy wg niżej zamieszczonej Tabeli. 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 7
Lp. ETAP TERMIN WYKONANIA RODZAJ USŁUGI 1 I od daty podpisania umowy na wykonanie usług do 30.09.2014r. Usługa ekspercka - tworzenie szkieletu systemu 2 II 01.10.2014-31.12.2014r. Zakup licencji umożliwiających stworzenie systemu przechowującego i archiwizującego dokumenty 3 II 01.10.2014-31.12.2014r. Instalacja i konfiguracja systemu przechowującego i archiwizującego dokumenty 4 II 01.10.2014-31.12.2014r. Dostosowanie systemu do użytku w modelu SaaS 5 II 01.10.2014-31.12.2014r. Tworzenie Modułu: interfejs wymiana/przesyłanie faktur 6 II 01.10.2014-31.12.2014r. Tworzenie zabezpieczenia interfejsu algorytmem szyfrowania danych 7 III 01.01.2015-31.03.2015r. Zakup licencji umożliwiających stworzenie systemu klasy OCR rozpoznającego treści dokumentów 8 III 01.01.2015-31.03.2015r. Instalacja i konfiguracja systemu OCR 9 III 01.01.2015-31.03.2015r. Opracowanie systemu wsparcia i pomocy dla użytkowników (Help desk) 10 IV 01.04.2015-30.06.2015r. Zakup licencji umożliwiających stworzenie systemu automatyzującego przepływy procesów biznesowych (tzw. workflow) 11 IV 01.04.2015-30.06.2015r. Instalacja i konfiguracja systemu automatyzującego przepływy procesów biznesowych na serwerze 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 8
12 V 01.07.2015 30.09.2015r. Integracja systemów w wdrożonych w poprzednich etapach 13 V 01.07.2015 30.09.2015r. Integracja z dostępnymi systemami księgowymi i ERP 14 V 01.07.2015 30.09.2015r. Testowanie systemu i aktualizacja wynikająca z poprawek 15 VI 01.10.2015 31.12.2015r. Moduł automatyzujący sprzedaż i rozliczanie 16 VI 01.10.2015 31.12.2015r. Podpis elektroniczny 17 VI 01.10.2015 31.12.2015r. Testowanie systemu i aktualizacja wynikająca z poprawek 18 VI 01.10.2015-31.12.2015r. Szkolenie pracowników związanych z obsługą systemu B2B VI. Warunki postępowania ofertowego 1. Kryteria wyboru dostawcy Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, wzięte zostaną pod uwagę następujące kryteria: a) Cena - 50 % b) Okres gwarancji i wsparcia technicznego 35 % c) Doświadczenie w zakresie systemów B2B - 15 % Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, iż w ciągu ostatnich dwóch lat (jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wykonał co najmniej dwie usługi zbliżone w zakresie do usługi opisanej w niniejszym zapytaniu ofertowym. W celu wykazania doświadczenia, należy dołączyć do oferty listy referencyjne, wskazujące na spełnienie warunku. Maksymalna łączna ocena: 100 % Sposób liczenia punktów: - kryterium cena : Zamawiający uzna cenę najniższą, jako najkorzystniejszą; - kryterium okres gwarancji i wsparcia technicznego : Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę z najdłuższym okresem gwarancji oraz wsparcia technicznego; 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 9
- kryterium doświadczenie w zakresie B2B : Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę spełniającą wymagania zawarte w par. VI ust. 1 pkt c. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu), Oferenci zostaną powiadomieni poprzez umieszczenie wyników na stronie internetowej Zamawiającego http://bpc-online.pl/. Uwaga! Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem przez Oferenta zgody na wykorzystanie danych na potrzeby realizacji zapytania ofertowego. 2. Oczekiwania wobec przedstawianych ofert Oferta powinna zawierać: Nazwę, adres, dane osoby do kontaktu ze strony Oferenta, Zakres oferty, Kosztorys dostawy (kwota netto, kwota brutto) wraz z podaniem warunków gwarancji oraz wsparcia technicznego Aktualny dokument rejestrowy zawierający dane zgodne ze stanem faktycznym. Podmioty zagraniczne mogą składać dokumenty równoważne. Zamawiający dopuszcza możliwość załączenia wydruku z elektronicznej bazy danych krs lub ceidg. Oświadczenie wykonawcy, iż spełnia następujące warunki: o posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie konieczne do wykonania Zamówienia, Zamawiający w trakcie postępowania ofertowego, może zwrócić się do Oferenta z prośbą o udokumentowanie posiadanych wiedzy oraz doświadczenia. o znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. Termin ważności ofert; Termin realizacji zamówienia 1) Dostawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2) Oferta musi być napisana czytelnie, w języku polskim (wskazane jest wypełnienie oferty na wzorze udostępnionym przez Zamawiającego na stronie internetowej). 3) Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji wykonawcy określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej firmy dostawcy. 4) Każda strona oferty powinna być zaparafowana. 5) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. Formularz/wzór oferty wraz z kosztorysem dostawy oraz oświadczeniami, do wypełnienia przez Oferenta, można pobrać ze strony internetowej Zamawiającego (załączniki 2.1. 2.4.): http://bpc-online.pl/. 3. Przygotowanie, ważność i termin składania ofert 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 10
Wszystkie ceny należy podawać jako wartości netto. Ceny powinny być wyrażone w złotych polskich. Przedłożona oferta powinna być ważna przez okres 14 dni od daty zamknięcia terminu składania ofert. Po wygaśnięciu oferty, Zamawiający może zwrócić się do Oferenta o przedłużenie ważności oferty o kolejne 14 dni. Odpowiedzi na zapytanie ofertowe można składać: - w formie elektronicznej na adres: bpc-online@outlook.com (skany dokumentów z podpisem i pieczęcią wg wymagań wyszczególnionych w pkt VI ust. 2 niniejszego zapytania) 4. Termin składania ofert: do 8 sierpnia 2014r., do godz. 15:00. 5. Warunki płatności Zamawiający dokona płatności za wykonaną usługę na konto Dostawcy, w ciągu 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. 6. Pozostałe informacje Wybór dostawców nastąpi w oparciu o najbardziej korzystne ekonomicznie oferty (zgodnie z kryteriami wymienionymi w punkcie VI ust. 1), z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Zapytanie ofertowe, zostało zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego: http://bpc-online.pl/. 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 11