ZZP - 114/15 ZAŁĄCZNIK NR 3 DO SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: w części 1 organizacja i obsługa 18 szkoleń w Warszawie; w części 2 organizacja i obsługa 4 szkoleń w Krakowie; w części 3 organizacja i obsługa 4 szkoleń we Wrocławiu; w części 4 organizacja i obsługa 4 szkoleń w Gorzowie Wielkopolskim. w ramach projektu systemowego pn. Poprawa jakości zarządzania w OZ poprzez wsparcie procesu tworzenia Regionalnych Map Potrzeb Zdrowotnych jako narzędzia usprawniającego procesy zarządcze w systemie OZ - szkolenia z zakresu szacowania potrzeb zdrowotnych, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. I. Szczegóły dotyczące zamówienia w części 1: organizacja 18 szkoleń w Warszawie Zamawiający przewiduje organizację 18 szkoleń, każde z nich dla 40 uczestników, co daje łączną liczbę 720 uczestników szkoleń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia łącznej liczby uczestników szkoleń maksymalnie o 20%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu szkoleń, o czym zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę w terminie nie później niż na 7 dni przed jego planowanym rozpoczęciem. Szkolenia będą przebiegały według następującego harmonogramu: I dzień 13.00 14.00 rejestracja i obiad 14.00-18.00 zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa 18.00 19.30 kolacja II dzień 8.00 9.00 śniadanie 9.00 12.45 zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe 12.45 13.45 obiad 13.45 17.15 zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe 18.00 19.00 kolacja III dzień 1
8.00 9.00 śniadanie 9.00 12.00 zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa Szkolenia w każdym tygodniu będą odbywały się w dniach poniedziałek środa i środa piątek w następujących termiach. L.p. Data 1 15 17 czerwca 2015 r. 2 17 19 czerwca 2015 r. 3 22 24 czerwca 2015 r. 4 24 26 czerwca 2015 r. 5 29 czerwca 1 lipca 2015 r. 6 1 3 lipca 2015 r. 7 6-8 lipca 2015 r. 8 8 10 lipca 2015 r. 9 13 15 lipca 2015 r. 10 21 23 września 2015 r. 11 23 25 września 2015 r. 12 28 30 września 2015 r. 13 30 września 2 października 2015 r. 14 5 7 października 2015 r. 15 7 9 października 2015 r. 16 12 14 października 2015 r. 17 14 16 października 2015 r. 18 16 18 listopada 2015 r. Lokalizacja: Hotel / centrum konferencyjno - szkoleniowe o standardzie co najmniej 3 gwiazdek, położony maksymalnie do 9 km od Dworca Centralnego w Warszawie w linii prostej. Jeżeli nie będzie możliwe dotarcie z Dworca Centralnego w Warszawie na miejsce szkolenia jednym środkiem komunikacji miejskiej lub czas podróży na miejsce szkolenia z Dworca Centralnego w Warszawie będzie przekraczał 15 minut jednym środkiem komunikacji miejskiej (wg rozkładu jazdy ZTM), Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić bezpłatny transport uczestników z Dworca Centralnego w Warszawie na miejsce szkolenia (pierwszego dnia szkolenia) i z miejsca szkolenia na Dworzec Centralny w Warszawie (ostatniego dnia szkolenia). Sala szkoleniowa, noclegi oraz wyżywienie zostaną zorganizowane w jednym budynku. Hotel/centrum konferencyjno - szkoleniowe powinien posiadać zaplecze umożliwiające spędzenie wolnego czasu po szkoleniu na koszt uczestników, po godzinach zajęć. 2
Wykonawca dopuszcza organizację szkoleń w różnych hotelach/centrach szkoleniowo konferencyjnych, o standardzie nie niższym niż w podanym opisie przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że szkolenia odbywające się w jednym tygodniu będą zlokalizowane w tym samym miejscu (obiekcie). Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników szkoleń (40 osób). 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart i minimum 4 pisakami (różne kolory), papierem do tablicy, ekranem do rzutnika multimedialnego oraz możliwością podłączenia sprzętu komputerowego (40 laptopów dla uczestników) w ustawieniu w podkowę lub w ustawieniu szkolnym. 3. Oznaczenie miejsca szkolenia, zapewnienie miejsca na organizację recepcji, czyli miejsca przeznaczonego na rejestrację uczestników przed salą szkoleniową. 4. Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. 5. Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych maksymalnie na 3 dni przed każdym szkoleniem i w trakcie jego trwania. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym. 7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed zniszczeniem i kradzieżą. 8. Zapewnienie bezpłatnego transportu uczestników. Ad. 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników szkoleń Wykonawca zapewni w trakcie każdego szkolenia nocleg dla 40 uczestników (po 2 noclegi dla każdego uczestnika) w pokojach jednoosobowych z łazienkami (lub w pokojach do pojedynczego wykorzystania z łazienkami). W pokojach dostępny będzie bezpłatny Internet bezprzewodowy. Nocleg i wyżywienie zapewnione zostaną w tym samym budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa. Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników szkolenia od godz. 13.00 w pierwszym dniu szkolenia i wykwaterowanie po godz. 11.00 ostatniego dnia szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić miejsce na pozostawienie bagaży (w obiekcie, w którym odbywa się szkolenie) dla osób wymeldowujących się ostatniego dnia szkolenia. Ad. 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z: odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart, papierem do tablicy i pisakami, ekranem do rzutnika multimedialnego, możliwością podłączenia 40 laptopów, łączem internetowym. 3
Sala szkoleniowa dostosowana będzie wielkością do liczby 40 uczestników oraz ok. 6 prowadzących. Sala dostępna będzie w dniu każdego wydarzenia na minimum 1 godzinę przed rozpoczęciem zajęć. Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali szkoleniowej: stół prezydialny na podwyższeniu lub stolik pokryty tkaniną materiałową (estetyczną, bez oznak zniszczenia, długość do podłogi) z miejscem siedzącym dla maksymalnie 6 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, miejsca siedzące dla 40 uczestników oraz stoły w ustawieniu w podkowę, lub w ustawieniu szkolnym, umożliwiającym swobodny widok na ekran i na wykładowcę. W przypadku ustawienia szkolnego zapewnione będzie swobodne przejście pomiędzy stołami, dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali oraz zapewnienia oświetlenia sztucznego, klimatyzację, ekran, flipchart z minimum 4 pisakami w kolorach: czarny, niebieski, zielony, czerwony, nagłośnienie minimum 2 mikrofony bezprzewodowe, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, wydzielone bezprzewodowe łącze internetowe, korzystające ze standardu 802.11g lub z możliwością wyboru standardu, o przepustowości minimum 25 Mbps, lub nie wydzielone o odpowiadającej wydajności, zapewniające bezproblemowe korzystanie z platformy e-learningowej przez min. 40 jednoczesnych użytkowników; możliwość bezprzewodowego podłączenia do sieci internetowej 40 komputerów na sali szkoleniowej, możliwość podłączenia do sieci elektrycznej i ustawienia na stołach 40 laptopów dla uczestników szkoleń (sala powinna być przystosowana do poboru mocy dla 40 laptop ów), zapewnienie obsługi technicznej na 1 godzinę przed i w trakcie każdego wydarzenia. Ad. 3. Recepcja Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania recepcji spotkania, umożliwiającej odbieranie od uczestników spotkania kompletu dokumentów i sprawdzanie poprawności ich wypełnienia, podpisywanie się uczestników na liście obecności, a także dystrybucję materiałów wśród uczestników. Wykonawca oznaczy to miejsce napisem Rejestracja Uczestników. Jednocześnie Wykonawca zapewni minimum 2 stoliki wraz z 4 krzesłami, służące wypełnianiu dokumentów przez uczestników, które będą musieli złożyć przed otrzymaniem materiałów szkoleniowych. 4
Ad. 4. Zapewnienie usług cateringowych i kelnerskich oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. Wykonawca zapewni śniadania drugiego i trzeciego dnia każdego szkolenia dla 40 uczestników, składające się co najmniej z: pieczywa 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzajów wędlin, 3 rodzajów sera, dżemów owocowych, jogurtów owocowych, wyboru warzyw krojonych, 2 ciepłych dań (w tym danie bezmięsne), płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka, świeżo parzonej, gorącej kawy z ekspresu i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), mleka, cukru, cytryny, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby. Wykonawca zapewni bufet kawowy dla 40 osób każdego dnia szkolenia, rozumiany jako 6 przerw kawowych na każde szkolenie (zgodnie z rozpisanym wyżej harmonogramem), zaopatrzony co najmniej w następujące produkty: minimum 4 rodzaje kruchych ciasteczek, uzupełniane przed każdą przerwą, świeżo parzoną, gorącą kawę i herbatę (min. 3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, uzupełniane przed każdą przerwą, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy), uzupełniane przed każdą przerwą, woda mineralna gazowana i niegazowana, uzupełniane przed każdą przerwą, serwis gastronomiczny (zapewnienie stołu, na którym serwowany będzie catering, wraz z dekoracją, obsługą kelnerską, zastawą ceramiczną oraz szklaną, sprzątaniem). Bufet kawowy musi znajdować się w odrębnym pomieszczeniu (przystosowanym wielkością do min 40 osób), w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej - dostępny od rozpoczęcia rejestracji uczestników i uzupełniany na bieżąco przed każdą przerwą. Wykonawca zapewni lunch pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla 40 osób (uczestników szkoleń). Lunch zostanie zorganizowany w formie bufetu, zorganizowanego w odrębnym od sali szkoleniowej pomieszczeniu, z miejscami siedzącymi dla wszystkich uczestników lub w specjalnie 5
wydzielonej części sali restauracyjnej, zarezerwowanej wyłącznie dla uczestników szkolenia. Lunch składać się będzie co najmniej z: 2 rodzajów zup do wyboru, 3 rodzajów drugich dań do wyboru, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie, 2 rodzajów surówek, 3 rodzajów przekąsek, w tym sałatka, deseru, świeżo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby, serwisu gastronomicznego (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Dodatkowo: w czasie trwania szkolenia, zgodnie z jego harmonogramem, Wykonawca zapewni na stołach uczestników oraz wykładowców szkolenia (uzupełniane na bieżąco w trakcie każdej przerwy): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w szklanych butelkach 0,33 l, szklanki wymieniane w razie potrzeby na czyste. Wykonawca zapewni kolację pierwszego i drugiego dnia każdego szkolenia dla 40 osób składającą się co najmniej z: przystawki, ciepłego dania drugiego (minimum 2 dania do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), półmiska wędlin, pieczywa białego i ciemnego, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków owocowych: jabłkowego i pomarańczowego, napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa z ekspresu, herbata w torebkach minimum 2 rodzaje, mleko do kawy, cytryna, cukier). Ponadto (w odniesieniu do wszystkich posiłków): wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych, wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań gorących podczas trwania śniadania, lunchu i kolacji, 6
napoje zimne serwowane będą w szklankach, napoje ciepłe będą serwowane w filiżankach, do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe, użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana, użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone, wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane, wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi a użyte składniki muszą być wysokiej jakości, śniadania, lunch i kolacje serwowane będą w pomieszczeniu w jednym pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkoleń lub w pomieszczeniu/ sali restauracyjnej z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkoleń z miejscami siedzącymi w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Menu do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 14 dni przed datą każdego szkolenia. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń będzie zobowiązany do ich uwzględnienia oraz ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu, w terminie do 2 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przez Zamawiającego. Ad. 5 Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych przed każdym szkoleniem. Wykonawca zapewni zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, zamykane pomieszczenie w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa, służące jako skład materiałów promocyjnych/szkoleniowych (segregatory, publikacje), na minimum 3 dni przed datą każdego szkolenia i w trakcie jego trwania. Ad. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia osoby (osób) odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi szkoleń. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Ad.7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed zniszczeniem i kradzieżą. Zamawiający będzie miał możliwość pozostawienia na sali szkoleniowej sprzętu komputerowego (minimum 40 laptopów i rzutnik multimedialny) każdego dnia szkolenia, przed jego rozpoczęciem i po jego zakończeniu. Sala, w której odbywało się będzie szkolenie będzie 7
zamykana na czas wolny od zajęć i zabezpieczona przed niepowołanym dostępem. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za sprzęt komputerowy pozostawiony przez Zamawiającego lub Uczestników w miejscu szkolenia, w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem lub zniszczeniem Ad. 8. Zapewnienie transportu na miejsce szkolenia. Jeżeli nie będzie możliwe dotarcie z Dworca Centralnego w Warszawie na miejsce szkolenia jednym środkiem komunikacji miejskiej lub czas podróży na miejsce szkolenia z Dworca Centralnego w Warszawie będzie przekraczał 15 minut jednym środkiem komunikacji miejskiej (wg rozkładu jazdy ZTM), Wykonawca w ramach przedmiotu umowy zobowiązany jest zapewnić jeden bezpłatny transport autokarowy spod Dworca Centralnego w Warszawie na miejsce szkolenia (pierwszego dnia każdego szkolenia) oraz z miejsca szkolenia pod Dworzec Centralny w Warszawie (ostatniego dnia każdego szkolenia). Szczegóły dotyczące rzeczywistej liczby osób objętych transportem zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie na 5 dni przed rozpoczęciem każdego szkolenia. Transport będzie odbywał się pojazdem dopuszczonym do przewozu osób, w liczbie odpowiadającej zgłoszonemu przez Zamawiającego zapotrzebowaniu. Godziny odjazdów zostaną dopasowane do potrzeb zgłoszonych przez Zamawiającego. II. Szczegóły dotyczące zamówienia w częściach 2-4: w części 2: 4 szkoleń w Krakowie; w części 3: 4 szkoleń we Wrocławiu; w części 4: 4 szkoleń w Gorzowie Wielkopolskim. Zamawiający przewiduje organizację 4 szkoleń w każdej części, każde z nich dla 40 uczestników i 4 osób do obsługi, co daje łączną liczbę 160 uczestników szkoleń i 16 osób do obsługi w każdej części zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia łącznej liczby osób w każdej części zamówienia maksymalnie o 20%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu szkoleń, o czym zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę w terminie nie później niż na 7 dni przed jego planowanym rozpoczęciem. Szkolenia będą przebiegały według następującego harmonogramu: I dzień 13.00 14.00 rejestracja i obiad 14.00-18.00 zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa 18.00 19.30 kolacja II dzień 8.00 9.00 śniadanie 9.00 12.45 zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe 8
12.45 13.45 obiad 13.45 17.15 zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe 18.00 19.00 kolacja III dzień 8.00 9.00 śniadanie 9.00 12.00 zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa Szkolenia w każdym tygodniu będą odbywały się w dniach poniedziałek środa i środa piątek w następujących termiach: w części 2 Kraków: L.p. Data 1 31 sierpnia 2 września 2015 r. 2 2 4 września 2015 r. 3 19 21 października 2015 r. 4 21 23 października 2015 r. w części 3 Wrocław: L.p. Data 1 7 9 września 2015 r. 2 9 11 września 2015 r. 3 26 28 października 2015 r. 4 28 30 października 2015 r. w części 4 Gorzów Wielkopolski: L.p. Data 1 14 16 września 2015 r. 2 16 18 września 2015 r. 3 2 4 listopada 2015 r. 4 4 6 listopada 2015 r. Lokalizacja: Hotel/centrum konferencyjno-szkoleniowe o standardzie co najmniej 3 gwiazdek, położony maksymalnie do 6 km w linii prostej od głównego dworca kolejowego w mieście właściwym dla 9
danej części zamówienia. Miejsce, do którego można dotrzeć jednym środkiem komunikacji miejskiej, w czasie maksymalnie do 20 minut wg rozkładu jazdy ZTM. Sala szkoleniowa, noclegi oraz wyżywienie zostaną zorganizowane w jednym budynku. Hotel/centrum konferencyjno - szkoleniowe powinien posiadać zaplecze umożliwiające spędzenie wolnego czasu po szkoleniu na koszt uczestników, po godzinach zajęć. Wykonawca dopuszcza organizację szkoleń w różnych hotelach/centrach szkoleniowokonferencyjnych, o standardzie nie niższym niż w podanym opisie przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że szkolenia odbywające się w jednym tygodniu będą zlokalizowane w tym samym miejscu (obiekcie). Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla 40 uczestników szkoleń (po 2 noclegi) i 4 osób do obsługi (po 3 noclegi). 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart i minimum 4 pisakami (różne kolory), papierem do tablicy, ekranem do rzutnika multimedialnego oraz możliwością podłączenia sprzętu komputerowego (40 laptopów dla uczestników) w ustawieniu w podkowę lub w ustawieniu szkolnym. 3. Oznaczenie miejsca szkolenia, zapewnienie miejsca na organizację recepcji, czyli miejsca przeznaczonego na rejestrację uczestników przed salą szkoleniową. 4. Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług dla 40 osób. 5. Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych maksymalnie na 3 dni przed każdym szkoleniem i w trakcie jego trwania. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym. 7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed zniszczeniem i/lub kradzieżą. Ad. 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników szkoleń i wykładowców Wykonawca zapewni w trakcie każdego szkolenia nocleg dla 40 uczestników (po 2 noclegi) i 4 osób do obsługi (po 3 noclegi) w pokojach jednoosobowych z łazienkami lub w pokojach do pojedynczego wykorzystania z łazienkami. W pokojach dostępny będzie bezpłatny Internet bezprzewodowy. Nocleg i wyżywienie zapewnione zostaną w tym samym budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa. Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania: osób do obsługi dzień przed rozpoczęciem każdego szkolenia a uczestników szkolenia od godz. 13.00 w pierwszym dniu szkolenia i wykwaterowanie uczestników po godz. 11.00 a osób do obsługi po godzinie 14.00 ostatniego dnia szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić miejsce na pozostawienie bagaży (w obiekcie, w którym odbywa się szkolenie) dla osób wymeldowujących się ostatniego dnia szkolenia. Ad. 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z: odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart, papierem do tablicy i pisakami, ekranem do rzutnika multimedialnego, 10
możliwością podłączenia 40 laptopów, łączem internetowym. Sala szkoleniowa dostosowana będzie wielkością do liczby 40 uczestników oraz ok. 4 osób prowadzących. Sala dostępna będzie w dniu każdego wydarzenia na minimum 1 godzinę przed rozpoczęciem zajęć. Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali szkoleniowej: stół prezydialny na podwyższeniu lub stolik pokryty tkaniną materiałową (estetyczną, bez oznak zniszczenia, długość do podłogi) z miejscem siedzącym dla maksymalnie 4 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, miejsca siedzące dla 40 uczestników oraz stoły w ustawieniu w podkowę, lub w ustawieniu szkolnym, umożliwiającym swobodny widok na ekran i na wykładowcę. W przypadku ustawienia szkolnego zapewnione będzie swobodne przejście pomiędzy stołami, dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali oraz zapewnienia oświetlenia sztucznego, klimatyzację, ekran, flipchart z minimum 4 pisakami w kolorach: czarny, niebieski, zielony, czerwony, nagłośnienie minimum 2 mikrofony bezprzewodowe, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, wydzielone bezprzewodowe łącze internetowe, korzystające ze standardu 802.11g lub z możliwością wyboru standardu, o przepustowości minimum 25 Mbps, lub nie wydzielone o odpowiadającej wydajności, zapewniające bezproblemowe korzystanie z platformy e-learningowej przez min. 40 jednoczesnych użytkowników; możliwość bezprzewodowego podłączenia do sieci internetowej 40 komputerów na sali szkoleniowej, możliwość podłączenia do sieci elektrycznej i ustawienia na stołach 40 laptopów dla uczestników szkoleń (sala powinny być przystosowane do poboru mocy dla 40 laptopów), zapewnienie obsługi technicznej na 1 godzinę przed i w trakcie każdego wydarzenia. Uwaga: w części 4 (szkolenia w Gorzowie Wielkopolskim) Zamawiający dopuszcza obiekty posiadające wydzielone bezprzewodowe łącze internetowe, korzystające ze standardu 802.11g lub z możliwością wyboru standardu, o przepustowości minimum 10 Mbps, lub nie wydzielone o odpowiadającej wydajności, zapewniające bezproblemowe korzystanie z platformy e-learningowej przez 40 jednoczesnych użytkowników i możliwość bezprzewodowego podłączenia do sieci internetowej 40 komputerów na sali szkoleniowej. 11
Ad. 3. Recepcja Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania recepcji spotkania, umożliwiające odbieranie od uczestników spotkania kompletu dokumentów i sprawdzanie poprawności ich wypełnienia, podpisywanie się uczestników na liście obecności, a także dystrybucję materiałów wśród uczestników. Wykonawca oznaczy to miejsce napisem Rejestracja Uczestników. Jednocześnie Wykonawca zapewni minimum 2 stoliki wraz z 4 krzesłami, służące wypełnianiu dokumentów przez uczestników, które będą musieli złożyć przed otrzymaniem materiałów szkoleniowych. Wykonawca oddeleguje jedną osobę pierwszego dnia szkolenia do rejestracji uczestników szkolenia, wydawania identyfikatorów oraz materiałów promocyjnych. Ad. 4. Zapewnienie usług cateringowych i kelnerskich oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. Wykonawca zapewni śniadania drugiego i trzeciego dnia każdego szkolenia dla 40 uczestników szkoleń składające się co najmniej z: pieczywa 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzajów wędlin, 3 rodzajów sera, dżemów owocowych, jogurtów owocowych, wyboru warzyw krojonych, 2 ciepłych dań (w tym 1 bezmięsne), płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka, świeżo parzonej, gorącej kawy z ekspresu i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), mleka, cukru, cytryny, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby. Wykonawca zapewni bufet kawowy dla 40 osób każdego dnia szkolenia, rozumiany jako 6 przerw kawowych na każde szkolenie (zgodnie z rozpisanym wyżej harmonogramem), zaopatrzony co najmniej w następujące produkty: minimum 4 rodzaje kruchych ciasteczek, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (min. 3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, uzupełniania w razie potrzeby, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy), uzupełniane w razie potrzeby, woda mineralna gazowana i niegazowana, 12
serwis gastronomiczny (zapewnienie stołu, na którym serwowany będzie catering, wraz z dekoracją, obsługą kelnerską, zastawą ceramiczną oraz szklaną, sprzątaniem). Bufet kawowy musi znajdować się w odrębnym pomieszczeniu dostosowanym wielkością do 40 osób, w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej - dostępny od rozpoczęcia rejestracji uczestników i uzupełniany na bieżąco przed każdą przerwą. Wykonawca zapewni lunch pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla 40 osób (uczestników szkoleń). Lunch zostanie zorganizowany w formie bufetu, zorganizowanego w odrębnym od sali szkoleniowej pomieszczeniu, z miejscami siedzącymi dla wszystkich uczestników lub w specjalnie wydzielonej części sali restauracyjnej, zarezerwowanej wyłącznie dla uczestników szkolenia. Lunch składać się będzie co najmniej z: 2 rodzajów zup do wyboru, 3 rodzajów drugich dań do wyboru, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie, 2 rodzajów surówek, 3 rodzajów przekąsek, w tym sałatka, deseru, świeżo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby, serwisu gastronomicznego (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Dodatkowo: w czasie trwania szkolenia, zgodnie z jego harmonogramem, Wykonawca zapewni na stołach uczestników oraz wykładowców szkolenia (uzupełniane na bieżąco w trakcie każdej przerwy): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w szklanych butelkach 0,33l, szklanki, wymieniane w razie potrzeby na czyste. Wykonawca zapewni kolację pierwszego i drugiego dnia każdego szkolenia dla 40 osób składająca się co najmniej z: przystawki, ciepłego dania drugiego (minimum 2 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), półmiska wędlin, pieczywa białego i ciemnego, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 13
soków owocowych: jabłkowego i pomarańczowego, napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa z ekspresu, herbata w torebkach minimum 2 rodzaje, mleko do kawy, cytryna, cukier). Ponadto (w odniesieniu do wszystkich posiłków): wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych, wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań gorących podczas trwania lunchu i kolacji, napoje zimne serwowane będą w szklankach, napoje gorące będą serwowane w filiżankach do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe, użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana, użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone, wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane, wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi a użyte składniki muszą być wysokiej jakości, śniadania, lunch i kolacje serwowane będą w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkoleń lub w pomieszczeniu/ sali restauracyjnej z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkoleń z miejscami siedzącymi w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Menu do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 14 dni przed datą każdego szkolenia. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń będzie zobowiązany do ich uwzględnienia i ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu, w terminie do 2 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przez Zamawiającego. Ad. 5 Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych przed każdym szkoleniem. Wykonawca zapewni zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, zamykane pomieszczenie w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa, służące jako skład materiałów promocyjnych/szkoleniowych (segregatory, publikacje), na minimum 3 dni przed datą każdego szkolenia i w trakcie jego trwania. 14
Ad. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia osoby (osób) odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi szkoleń. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Ad.7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed zniszczeniem i kradzieżą. Zamawiający będzie miał możliwość pozostawienia na sali szkoleniowej sprzętu komputerowego (minimum 40 laptopów i rzutnik multimedialny) każdego dnia szkolenia, przed jego rozpoczęciem i po jego zakończeniu. Sala, w której odbywało się będzie szkolenie będzie zamykana na czas wolny od zajęć i zabezpieczona przed niepowołanym dostępem. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za sprzęt komputerowy pozostawiony przez Zamawiającego lub Uczestników w miejscu szkolenia, w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. UWAGA: ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA SOBIE PRAWO PRZEPROWADZENIA WIZJI LOKALNEJ OBIEKTÓW BĘDĄCYCH MIEJSCEM ORGANIZACJI SZKOLEŃ W RAMACH CZĘŚCI 1-4 ZAMÓWIENIA W ZAKRESIE SPEŁNIENIA WARUNKÓW OKREŚLONYCH W NINIEJSZYM SZCZEGÓŁOWYM OPISIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, PRZED WYBOREM OFERTY. 15