BP.0114.42.2014 Katowice, dnia 19 listopada 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE (na podstawie pkt. 2.2.7. zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadzonych 01.10.2014 r. oraz wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadzonych 02.04.2014 roku) Śląski Związek Gmin i Powiatów : Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatów, urzędach gmin i starostwach powiatowych ul. Kościuszki 43/5, NIP: 634-10-87-850 zaprasza do złożenia propozycji cenowej na zadanie pod nazwą: Świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najmu powierzchni szkoleniowej na potrzeby organizacji konferencji podsumowującej realizację projektu Kod CPV 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najem sal szkoleniowo-konferencyjnych w dniach 12-13.01.2015 r. wg następującej specyfikacji: 1. Usługi świadczone będą w związku z organizacją konferencji podsumowującej realizację projektu pn. Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Konferencja będzie składała się z dwóch części: a. 12 stycznia 2015 r. warsztat podsumowujący projekt dla ok. 80 osób, b. 13 stycznia 2015 r. spotkanie konferencyjne: Pierwsza część powitanie dla ok. 140 osób Druga część warsztaty w dwóch salach równolegle dla 70 osób każda 1
Przez konferencję Zamawiający rozumie dwudniowe spotkanie obejmujące zarówno dzień warsztatowy jak i stricte konferencyjny. 3. Wstępny program konferencji: I dzień 12.01.2015 /warsztat/ Godz. 10:30 11:00 Godz. 11:00 12:30 Godz. 12:30 12:45 Godz. 12:45 14:00 Godz. 14:00 15:30 Godz. 15:30 17:00 Godz. 17:00 17:15 Godz. 17:15 18:00 Godz. 18:30 22:00 II dzień 13.01.2015 /konferencja/ Godz. 8:00 9:00 Godz. 9:00 10:30 Powitalny serwis kawowy Obiad Kolacja Śniadanie dla grupy uczestników warsztatu (ok. 80 os.) Spotkanie Godz. 10.30 11.00 Powitalny serwis kawowy (ok. 140 os.) Godz. 11:00 12:15 Konferencja - I cześć - rozpoczęcie Godz. 12:15 12:30 Godz. 12:30 13:30 Konferencja Panel 1 (sala 1) / Panel 2 (sala 2) Godz. 13:30 13:45 Godz. 13:45 14:45 Konferencja Panel 3 (sala 1) / Panel 4 (sala 2) Godz. 15:00 Lunch 4. Sala konferencyjna Najem sali szkoleniowo-konferencyjnej: a) 12 stycznia 2015 r. - od godz. 9:00 19:00 b) 13 stycznia 2015 r. od godz. 9:00 16:00 Sala konferencyjna musi: a) w dniu: o 12 stycznia 2015 r. pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagana sala ze światłem dziennym, o powierzchni min. 130 m 2 ) co najmniej 90 osób [ustawienie krzeseł w układzie teatralnym], o 13 stycznia 2015 r. : część I spotkania rozpoczęcie sala musi pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagana sala ze światłem dziennym, o powierzchni min. 170 m 2 ) co najmniej 140 osób [ustawienie krzeseł w układzie teatralnym], cześć II spotkania panele - pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagane sale ze światłem dziennym, o powierzchni min. 130 m 2 ) co najmniej 70 osób [ustawienie krzeseł w układzie teatralnym], 2
Stałe elementy całodziennego serwisu kawowego ŚLĄSKI ZWIĄZEK Sala, w której nastąpi otwarcie konferencji, może być jednocześnie jedną z sal panelowych. b) posiadać odpowiednie oświetlenie dodatkowe (umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie), c) umożliwiać łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdko + przedłużacz), d) być wyposażona w: o w dniu 12.01.2015 r,: krzesła w układzie teatralnym dla 80 osób, flip-chart + pisaki, ekran, stolik dla prowadzącego wraz z krzesłem, projektor, nagłośnienie, stolik recepcyjny ustawiony na godzinę przed rozpoczęciem spotkania, o w dniu 13.01.2015 r. krzesła w układzie teatralnym dla 140 osób w sali na pierwszą część konferencji rozpoczęcie (uwaga! sala ta może być zarazem salą panelową), krzesła w układzie teatralnym dla 70 osób w każdej z sal panelowych, flip-chart + pisaki, ekran, projektor, nagłośnienie (3-4 mikrofony przenośne), stolik recepcyjny ustawiony na godzinę przed rozpoczęciem spotkania, 4 fotele dla moderatora i prowadzących zaleca się by sala posiadała jedną płaszczyznę bez podwyższeń, e) umożliwiać dostęp do Internetu (WiFi), f) układ sali nie może zawierać kolumn, które utrudniałyby ustawienie krzeseł bądź też zlokalizowane byłyby w sposób zakłócający kontakt wzrokowy prowadzących z uczestnikami konferencji. 5. Przerwy kawowe 5.1. W trakcie pierwszego oraz drugiego dnia konferencji, w pobliżu sali konferencyjnej, powinien być dostępny całodzienny poczęstunek kawowy (forma przerwy o charakterze ciągłym), bez ograniczeń ilościowych, w skład którego musi wchodzić co najmniej: a) kawa zaparzana na bieżąco z ekspresu (kawa czarna, kawa biała, cappuccino) nie dopuszcza się ofert nieobejmujących opcji korzystania z automatu ekspres do samoobsługi przez uczestników konferencji, b) herbata w co najmniej 5 smakach: czarna, zielona, owocowa w 3 rodzajach (wrzątek może być dostępny z termosów), c) woda niegazowana i gazowana w butelkach, d) sok pomarańczowy oraz porzeczkowy (w dzbankach), e) cukier, świeża cytryna, mleko do kawy, f) zestaw mini wypieków: mini pączki, mini eklerki 3
dodatkowe elementy całodziennego serwisu kawowego: I dzień 12.01.2015 Godz.10:30 Godz. 12:30 mix kanapek bankietowych (3 szt./os.), w tym: 1 wegetariańska sałatka ze świeżych owoców II dzień 13.01.2015 Godz. 10:00 Godz. 12:15 Godz. 13:30 mix kanapek bankietowych (3 szt./os.), w tym: 1 wegetariańska sałatka ze świeżych owoców, paszteciki nadziewane na słono (2 rodzaje nadzienia np: szpinak i pieczarki) mini muffinki 5.2. W dniu 13.01.2015r. serwis kawowy powinien być zlokalizowany w jednym miejscu, pomiędzy dwoma salami panelowymi. 6. Śniadanie (13.01.2015) powinno być zorganizowane w formie bufetu / szwedzkiego stołu. 7. Obiad (12.01.2015) Zamawiający oczekuje 3 propozycji zestawów obiadowych mięsnych oraz wegetariańskich, z których wybierze po jednym właściwym. Zestaw obiadowy powinien składać się z: a) zupy, b) głównego dania, c) deseru, d) napojów do obiadu. Przybliżona liczba wegetarian to 3-4 osoby. 8. Kolacja (12.01.2015) Kolacja powinna być zorganizowana w osobnym, odizolowanym pomieszczeniu lub wydzielonej części restauracji. Zalecane, aby organizator zapewnił rozwiązania sprzyjające wzajemnej integracji uczestników. Zamawiający oczekuje 3 propozycji kolacji, z których wybierze jedną właściwą. W przypadku dania głównego serwowanego, Wykonawca powinien przedstawić także opcje wegetariańskie. Menu kolacyjne powinno składać się z: a) przystawki (bezmięsnej), b) dania głównego serwowanego, c) zimnej płyty na stołach zawierającej min. zestaw wędlin, serów, świeżych warzyw, 2 rodzaje sałatek, masło, pieczywo, d) napojów (woda, sok, herbata). 4
9. Lunch (13.01.2015) Zamawiający oczekuje propozycji lunchu bufetowego, składającego się co najmniej z: a) 4 rodzajów przekąsek, b) 4 ciepłych dań głównych, c) 3 rodzajów sałatek, d) pieczywa, e) napojów, Lunch powinien być skomponowany z elementów mięsnych i bezmięsnych, tak by oferta wpisywała się także w oczekiwania wegetarian. Podczas lunchu, wykonawca zapewni odpowiednią ilość stolików typu bocian lub inne rozwiązanie umożliwiające spożycie posiłku. (mile widziane także miejsca siedzące). 10. Usługa noclegowa (12/13.01.2015) Usługa noclegowa będzie realizowana w pokojach jednoosobowych (ok. 30) oraz dwuosobowych (ok. 25). Każdy z pokoi musi posiadać co najmniej: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą, okno z możliwością otwarcia, telewizor. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z dodatkowego noclegu wraz ze śniadaniem, w dniu poprzedzającym konferencję (tj. 11.01.2015 ok. 10 osób). UWAGA! W dniu 12.01.2015 r. doba hotelowa musi zaczynać się od godz. 10:00. Zalecane jest, by w dniu 13.01.2015 r. doba hotelowa kończyła się o godzinie 16:00. 11. Status hotelu Ośrodek musi posiadać status hotelu minimum trzygwiazdkowego (nie są dopuszczane oferty składane przez centra konferencyjne czy pensjonaty). Zamawiający nie dopuszcza składania ofert przez hotele będące w tym czasie w trakcie remontu. Hotel musi być zlokalizowany na terenie miasta Warszawy, w odległości nie większej niż 1,5 km od Dworca PKP Warszawa Centralna. Hotel musi zapewnić 10 bezpłatnych miejsc parkingowych. Propozycja cenowa powinna zawierać następujące dokumenty: 1) ofertę cenową (w PLN) na formularzu ofertowym stanowiącym zał. nr 1 do zapytania 2) oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym zał. nr 2 do zapytania 3) zdjęcie proponowanej sali konferencyjnej lub namiary do zlokalizowania jej na stronie www Wykonawcy, 4) wykaz dodatkowych usług zawartych w cenie (np.: basen, sauna itp.); 5) w przypadku pośredników, skan listów referencyjnych poświadczających organizację co najmniej 3 konferencji z udziałem min. 100 osób. 5
Oferty nie spełniające warunku kompletności nie będą rozpatrywane w procesie oceny ofert. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dotyczących wykonania poszczególnych punktów zamówienia wg zapytania. Oferta musi być kompletna i obejmować wszystkie części zamówienia. Konferencja wraz z wszystkimi usługami powiązanymi musi być zorganizowana w jednym obiekcie budowlanym. Forma płatności: a) zaliczka tytułem rezerwacji (do 40% kwoty całościowej zamówienia) - przelew do 21 dni od otrzymania faktury proforma / faktury zaliczkowej, b) płatność końcowa za zrealizowaną w całości usługę przelew do 21 od otrzymania faktury za całość usługi, c) płatność końcowa nastąpi na podstawie protokołu odbioru wykonania usługi. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej: Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres mpapis@silesia.org.pl do dnia 11.12.2014 r. do godz. 14.00. Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i nie obliguje Zamawiającego do skorzystania z przedstawionej propozycji. Zastrzeżenia Zamawiającego: 1. Zamówienie będzie realizowane na podstawie umowy wzór umowy w załączniku nr 3. 2. Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia w miejscu spotkania począwszy od dnia 12.01.2015 r. do zakończenia spotkania (przy wejściu do hotelu i na sali konferencyjnej) informacji o współfinansowaniu ze środków unijnych wraz z logotypami. Informacja taka zostanie przygotowana przez Zamawiającego. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w zamówieniu polegających na zwiększeniu zamówienia, w związku ze zwiększeniem liczby uczestników, lub zmniejszeniu, w związku z wycofaniem się części uczestników. O ostatecznych zamawianych ilościach Zamawiający powiadomi Wykonawcę na 3 dni robocze przed rozpoczęciem konferencji. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmian w programie godzinowym konferencji, o których poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed organizowanym spotkaniem. 5. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za problemy związane z działalnością serwera itp., czego skutkiem może być brak wpływu oferty na skrzynkę mailową Zamawiającego. Celem 6
otrzymania informacji o poprawnym przesłaniu oferty w formie elektronicznej, oferent winien skontaktować się telefonicznie z Zamawiającym. 6. W przypadku pośredników składających ofertę, Zamawiający wymaga, by przedstawiciel pośrednika był obecny w miejscu organizacji konferencji przez cały czas jej trwania. 7. W postępowaniu udział mogą wziąć oferenci, niepowiązani osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. Powiązania, o których mowa polegają w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Kryterium oceny ofert: 1. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o kryterium CENA z wagą 100% (10 pkt.) Wzór obliczenia: cena najniższa / cena badanej oferty x 10 pkt. Za najlepszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. 2. W toku oceny ofert Zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie i oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, niezwłocznie zawiadamiając Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego: Monika Papis, Specjalista ds. komunikacji szkoleń i zamówień, tel. 608501095 lub 32 77 60 160, e-mail: mpapis@silesia.org.pl. Z poważaniem Mariusz Śpiewok Kierownik projektu 7