Karty pracy W tym rozdziale została opisana konfiguracja modułu CRM Karty pracy oraz widoki i funkcje w nim dostępne. Ustawienia Pierwszym krokiem w rozpoczęciu pracy z modułem Karty Pracy jest definicja ustawień. Aby zdefiniować ustawienia, przejdź do Administracji i otwórz Słownik CRM. Następnie: 1. Rozwiń podwójnym kliknięciem na liście grupę Karty pracy i wybierz słownik Typ. Słownik ten służy do zdefiniowania typów kart pracy jakie będą rejestrowane w systemie. W ramach każdego typu definiuje się współpracę z Simple.ERP. Tym samym istnieje możliwość zdefiniowania współpracy z wieloma systemami Simple.ERP. Wywołaj menu podręczne w obszarze zakładek i wybierz polecenie Nowy. Wypełnij pola wymagane Identyfikator i Nazwa. Zaznaczenie parametru Pokaż spotkanie spowoduje pojawienie się w nagłówku karty parametru Podpisana przez klienta. Zaznaczenie parametru Pokaż sposób rozliczania spowoduje możliwość określenia w pozycji karty pracy sposobu jej roliczenia (Etap, Ryczałt, Indywidualnie) oraz rodzaju kosztu jaki ta pozycja stanowi (płatny, Serwisowy, Bezpłatny). Zaznaczenie parametru Pokazuj pole ilość km w pozycji karty spowoduje pojawienie się przy pozycji karty pracy pola Ilość km. 2. W kolejnym kroku należy przejść do zakładki Szablon numeru. W zakładce tej definiuje się szablon numeracji na podstawie którego będą numerowane karty pracy dodawane do systemu w ramach danego typu kart pracy. Aby dodać zmienną do pola Maska, kliknij dwukrotnie lewym klawiszem myszy wybrana zmienną na liście. UWAGA: Zmienna LICZ jest wymagana i musi zostać dodana do szablonu numeracji. 3. Przejdź do zakładki Alias SSV, w której można zdefiniować ustawienia dotyczące współpracy z Simple.ERP. Współpraca ta dotyczy generowania dokumentów sprzedaży z poziomu Kart pracy do Simple.ERP. Doc-To-Help Standard Template Karty pracy 1
W polu Obiekt zewnętrzny wybierz zarejestrowane w systemie połączenie z Simple.ERP, do którego będą generowane dokumenty sprzedaży. Opis rejestracji połączenia znajduje się w rozdziale Rejestr. W polu Typ dokumentu sprzedaży wybierz jeden z typów zdefiniowanych w Simple.ERP. W polu Stanowisko sprzedaży wybierz jedno ze stanowisk zdefiniowanych w Simple.ERP. W polu Kategoria obrotu wybierz jedną z kategorii zdefiniowanych w Simple.ERP. W polu Magazyn SSV wybierz jeden z magazynów zdefiniowanych w Simple.ERP. Pole to nie jest wymagane. Zaznaczenie parametru Przenieś numer zadania handlowego do faktury SSV spowoduje wstawienie numeru zadania powiązanego z kartą pracy do adnotacji dokumentu sprzedaży wygenerowanego na podstawie tej karty pracy. Zaznaczenie parametru Udostępnij wewnętrzny rodzaj pozycji karty spowoduje pojawienie się na liście wyboru rodzaju pozycji Wewnętrzny. Daje to możliwość umieszczenia na karcie pracy pozycji pochodzącej ze słownika wewnętrznęgo CRM, czyli nie powiązanej z Simple.ERP. Należy pamiętać, że w przypadku generowania faktury do Simple.ERP pozycja wewnętrzna nie jest umieszczana na fakturze. W przypadku tworzenia karty pracy powiązanej ze zleceniem serwisowym z pozycji wewnętrznej nie jest tworzona usługa zlecenia i wartość tej pozycji nie jest dodawana do wartości zlecenia. 4. W kolejnym kroku można przejść do zakładki Usługa dojazdu. Ustawienia te nie są wymagane i służą do usprawnienia pracy z systemem. W polu Klasa dla dojazdu można wybrać domyślna klasę zdefiniowaną w Simple.ERP, w której znajdują się usługi dojazdy. W polu Domyślna usługa dojazdu można wskazać domyślną pozycję dojazdu z Cennika w kartach pracy. Pozycję tą należy najpierw utworzyć w cenniku. Usługa ta będzie podpowiadana w momencie dodawania dojazdu do karty pracy. W polu Klasa dla usług można wskazać domyślną klasę zdefiniowaną w Simple.ERP, w której znajdują się usługi. W polu Domyślna stawka kilometrowa można wprowadzić domyślną stawkę, która będzie podpowiadana w momencie dodawania dojazdu do karty pracy. 5. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych ustawień w Typie zapisujemy je wybierając polecenie Zapisz z menu podręcznego. 6. W kolejnym kroku definiowania ustawień dla kart pracy możemy zdefiniować słownik Stan rozliczenia. Aby dodać pozycję do słownika należy wybrać z menu podręcznego polecenie Nowy i wypełnić pola wymagane. Po wybraniu polecenia Zapisz pozycja zostanie dodana do słownika.
Przegląd kart W celu otwarcia przeglądu kart pracy wybierz w Menadżerze modułów Karty pracy. Zostanie otwarte okno [Karty pracy]. W widoku Karty pracy znajdują się cztery zakładki. W zakładce Robocze znajdują się wszystkie niezatwierdzone karty pracy. Widok ten służy przede wszystkim do tworzenia i modyfikowania kart pracy. Po wykonaniu funkcji Zatwierdź pozycje, wybrane karty pracy zostaną zatwierdzone i będą dostępne do przeglądania w zakładce Zatwierdzone. W zakładce Zafakturowane znajdują się karty, które zostały już zafakturowane. Zakładka Archiwalne zawiera karty zarchiwizowane. Zatwierdzonych kart pracy i ich pozycji nie można modyfikować z wyjątkiem pól nagłówka: Wykonawca, Stan rozliczenia, Zadanie, Proces. Po wykonaniu funkcji Zafakturuj pozycję zostanie wygenerowana faktura w Simple.ERP, a dana karta pracy zostanie przeniesiona do zakładki Zafakturowane. Po wygenerowaniu faktury w pola Symbol w pozycjach karty pracy zostanie wpisany numer faktury, na której znalazły się te pozycje. Funkcja Opisz pozycje umożliwia ręczne wpisanie numeru faktury do pola Symbol oraz dodanie uwag. Funkcja Korekta pozycji umożliwia skorygowanie danych w wybranej pozycji. Funkcja Korekta dojazdu umożliwia skorygowanie danych dotyczących dojazdu. Cenniki Widok Cennik: służy do przeglądania istniejącego cennika usług, jego modyfikacji oraz tworzenia nowych pozycji cennika. Dla każdego systemu Simple.ERP powiązanego z Simple.CRM jest tworzony oddzielny cennik. Aby utworzyć nową pozycję, wywołaj menu podręczne w obszarze zakładek i wybierz polecenie Nowy. W polu Klient można określić klienta, dla którego chcemy utworzyć daną pozycję cennika. W polu Usługa SSV należy wybrać pozycję z usług zdefiniowanych w Simple.ERP. Pola Identyfikator i Nazwa zostaną wypełnione domyślne na podstawie wybranej usługi. W pole Ilość godzin należy wprowadzić liczbę godzin dla danej usługi, a w pole Stawka kwotę. Dla zapisania pozycji cennika należy wywołać menu podręczne i wybrać polecenie Zapisz. Funkcja Przygotuj cennik na podstawie służy do kopiowania pozycji cennika między klientami. Ułatwia ona tworzenie cenników dla nowych klientów na podstawie już istniejących w systemie cenników. Dodawanie kart pracy Aby utworzyć nową kartę pracy, należy otworzyć widok Robocze. Następnie: 1. W obszarze zakładek wywołaj menu podręczne i wybierz polecenie Nowy. W zakładce Dane podstawowe należy wypełnić wszystkie wymagane pola. Wartość pola Suma godzin powinna być równa sumie Doc-To-Help Standard Template Karty pracy 3
wartości pól Ilość ze wszystkich pozycji w zakładce Pozycje obiektu. W innym wypadku pojawi się czerwony komunikat Niezgodna ilość godzin nagłówka z pozycjami w obszarze zakładek. 2. W zakładce Dojazd do klienta można wprowadzić dane dotyczące dojazdu.
Jeśli parametr Dojazd fakturowany zostanie zaznaczony to pozycja dojazdu zostanie dodana do faktury w momencie jej generowania z karty pracy. W innym przypadku pozycja nie zostanie dodana do faktury. 3. Następnie przejdź do zakładki Dane dodatkowe. W pole Uwagi można wprowadzić dowolne adnotacje. Pole Wprowadzono informuje o dacie utworzenia karty pracy i jest nieedytowalne, podobnie jak pole Wprowadził, które informuje o tym kto utworzył daną kartę pracy. Jeśli dana karta pracy została wygenerowana ze zlecenia serwisowego, to w polu Zlecenie pojawi się numer tego zlecenia.. Doc-To-Help Standard Template Karty pracy 5
4. W kolejnym kroku przejdź do zakładki Pozycje obiektu. Aby dodać nową pozycję, kliknij przycisk Nowy. Wprowadź dane w wymagane pola. W polu Ilość faktury należy wpisać ilość która zostanie przeniesiona na fakturę generowaną do Simple.ERP Jeśli karta pracy została wygenerowana ze zlecenia serwisowego, to w polu Operacja pojawi się nazwa operacji, dla której została wygenerowana karta. Po zafakturowaniu karty pracy w polu Symbol pojawi się numer faktury na której znalazła się dana pozycja karty pracy. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji, wywołaj menu podręczne i wybierz polecenie Zapisz.
Rozliczanie kart pracy Widok Rozliczanie kart pracy służy do przeglądu i modyfikacji pozycji Kart pracy. Modyfikacja pozycji w tym widoku odbywa się na innej zasadzie niż jest to zwyczajowo przyjęte w systemie. Do modyfikacji dostępne są pola: Rodzaj kosztów, Procent odpłatności, Adnotacje. Modyfikacja odbywa się w siatce, czyli wartości wpisujemy bezpośrednio w pola siatki. Doc-To-Help Standard Template Karty pracy 7
Aby wyłączyć tryb modyfikacji, należy ponownie wybrać polecenie Modyfikuj. Nazwa zakładki Dane podstawowe Dojazd do klienta Wykaz wszystkich pól obiektu [Karty pracy] Nazwa pola Typ System SSV Numer karty Data karty Data faktury Klient Zewnętrzny Zleceniodawca Wykonawca Zadanie Suma godzin Proces Wartość Stan rozliczenia Podpisana przez klienta Dojazd Dojazd fakturowany Przeznaczenie W polu określa się typ w ramach którego ma zostać utworzona dana karta pracy. Typy definiowane są w Słowniku CRM. Pole jest wymagane. W polu wyświetla się informacja, z którym systemem Simple.ERP jest powiązany typ karty pracy wybrany w polu Typ. Pole nie jest edytowalne. Numer karty nadany automatycznie na podstawie szablonu numeracji w definicji typu. Pole typu data. Wartość pola wybierana jest z kalendarza. Data planowanego zafakturowania karty. Pole typu data. Wartość pola wybierana jest z kalendarza. W polu wprowadza się nazwę klienta, u którego została wykonana usługa, przez wybór z listy klientów W polu wprowadza się nazwę klienta, przez wybór z listy klientów W polu określa się osobę (pracownika) pełniącego rolę zleceniodawcą usługi W polu określa się osobę (pracownika) będącego wykonawcą usługi Pole służy do wprowadzenia nazwy zadania, z którym chcemy powiązać kartę pracy W polu wprowadza się sumę godzin na karcie pracy Pole pozwala na wprowadzenie nazwy procesu, z którym chcemy powiązać kartę pracy Wartość w polu jest wyliczana automatycznie na podstawie pozycji wprowadzonych w zakładce Pozycje W polu określa się stan rozliczenia. Pole ma charakter słownikowy. Pozycje słownika definiowane są w Słowniku CRM. Parametr informuje czy dana karta została podpisana przez klienta, na rzecz którego była realizowana dana usługa Po zaznaczeniu tego pola zostaną aktywowane pozostałe pola związane z dojazdem Jeśli parametr jest zaznaczony, to pozycja dojazdu zostanie dodana do faktury generowanej w Simple.ERP
Dane dodatkowe Pozycje/ Dane podstawowe Stawka Cena km Ilość km Wartość km Symbol Czas dojazdu Zlecenie Wprowadzono Wprowadził Uwagi Rodzaj Ilość Ilość faktury Usługa Id usługi Ilość km Stawka Razem Symbol Operacja Uwagi Sposób rozliczenia Rodzaj kosztu Adnotacje Rozliczył W polu określa się usługę dojazdu. Domyślną usługę dojazdu można ustawić w definicji Typu. W pole wstawiana jest domyślnie kwota zdefiniowana dla usługi wprowadzonej w polu Stawka W polu wpisuje się ilość kilometrów W polu wyliczana jest automatycznie wartość dojazdu. Cena km * Ilość km = Wartość km. Pole nie jest edytowalne. W pole wpisywany jest numer faktury na której znajduje się dana pozycja dojazdu. Pole wypełniane jest automatycznie w momencie generowania dokumentu faktury lub ręcznie za pomocą funkcji Opisz pozycję. W polu można wpisać czas dojazdu do klienta w godzinach Zlecenie serwisowe, z którego została wygenerowana karta pracy W polu wyświetlana jest data utworzenia karty. Pole nie jest edytowalne. Nazwa pracownika, który wprowadził kartę pracy. Pole nie jest edytowalne. W pole wpisuje się dowolne uwagi W polu określa się rodzaj usługi. Do wyboru są wartości: Zewnętrzny, Wewnętrzny, Usługa klienta. W zależności jaki rodzaj zostanie wybrany, takie wartości będą możliwe do wprowadzenia w polu Usługa. W polu wprowadza się liczbę godzin W polu wprowadza się liczbę godzin, która zostanie przeniesiona na fakturę generowaną w Simple.ERP W polu wybiera się pozycję usługi z cennika Identyfikator wybranej usługi W polu można wpisać ilość km w przypadku gdy wybrana usługa dotyczy dojazdu W pole domyślnie wstawiana jest stawka zdefiniowana dla usługi wprowadzonej w polu Usługa W polu wyliczana jest automatycznie wartość usługi. Ilość faktury * Stawka = Razem. Pole nie jest edytowalne. Pole wypełniane jest automatycznie. Wyświetlany jest w nim numer faktury związanej ze wskazaną pozycją. Nazwa operacji ze zlecenia serwisowego, z którego została wygenerowana karta pracy W polu wprowadza się dowolne uwagi Należy wybrać sposób rozliczania spośród trzech dostępnych opcji: Etap, Ryczałt lub rozliczenie Indywidualne. Grupa opcji aktywna jeżeli został wybrany Indywidualny sposób rozliczania. Wówczas należy doprecyzować czy wskazana pozycja oferty zawiera godziny płatne, serwisowe czy bezpłatne. Adnotacje dotyczące rozliczenia pozycji karty pracy Pracownik, który rozliczył daną pozycję Doc-To-Help Standard Template Karty pracy 9
Funkcje modułu Karty pracy Alfabetyczny wykaz funkcji jakie użytkownik może uruchomić podczas pracy w module Kart pracy systemu CRM. FUNKCJA Korekta dojazdu Odłącz fakturę Odtwierdź fakturę Odtwierdź pozycje Opisz pozycje Przygotuj cennik na podstawie Zafakturuj pozycje Zatwierdź pozycje DZIAŁANIE FUNKCJI Funkcja jest dostępna w zakładkach Zatwierdzone i Zafakturowane. Umożliwia modyfikację danych dotyczących dojazdu (dojazd płatny, stawka, cena km, ilość km). Funkcja dostępna jest w zakładkach Zatwierdzone i Zafakturowane. Umożliwia odłączenie od Karty pracy powiązanych z nią faktur Simple.ERP. Funkcja jest dostępna w zakładce Zafakturowane. Powoduje wystawienie faktury korygującej. Funkcja jest dostępna w zakładce Zatwierdzone. Odtwierdza wybraną kartę pracy. Odtwierdzona karta jest dostępna w zakładce Robocze. Funkcja jest dostępna w zakładce Zatwierdzone. Pozwala ręcznie wprowadzić numer faktury. Pozycja z zakładki Zatwierdzone zostanie przeniesiona do zakładki Zafakturowane ręcznie. Funkcja jest dostępna w widoku Cennik. Pozwala utworzyć nowy cennik dla jednego klienta, na podstawie cennika drugiego klienta. Funkcja jest dostępna w zakładce Zatwierdzone. Powoduje wystawienie faktury w systemie Simple.ERP na podstawie karty pracy i jej poszczególnych pozycji. Funkcja jest dostępna w zakładce Robocze. Zatwierdza daną kartę pracy. Zatwierdzonej karty nie można modyfikować.