Konferencja informacyjno-promocyjna współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik Nr 1 do SIWZ I. ZAMAWIAJĄCY: W imieniu Zamawiającego, odpowiedzialnym za realizację zadań wynikających z niniejszego opisu przedmiotu zamówienia jest Pani Jolanta Skolimowska Zastępca Dyrektora Departamentu Pielęgniarek i PołoŜnych Ministerstwa Zdrowia. Kontakt: Ministerstwo Zdrowia Departament Pielęgniarek i PołoŜnych ul. Długa 38/40, 00 238 Warszawa Osoba upowaŝniona do spraw kontaktów z Wykonawcą: Bartosz Baran tel. (22) 53-00-232, b.baran@mz.gov.pl, Fax: (22) 831 21 77 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i kompleksowa obsługa 16 jednodniowych regionalnych konferencji informacyjno-promocyjnych poświęconych przedstawieniu problemów związanych ze starzeniem się społeczeństwa, poinformowaniu oraz zachęceniu kadr medycznych do uczestnictwa w szkoleniach w ramach projektu systemowego pn. Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zwanego dalej Projektem. PoniŜszy opis dotyczy pojedynczej konferencji. Miejsca konferencji: Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Katowice, Kielce, Kraków, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Płock, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Wrocław, Zielona Góra. Terminy konferencji: Jeden dzień roboczy dla kaŝdej konferencji. Zamówienie realizowane w okresie: od 1 listopada 2012 r. do 30 kwietnia 2013 r. z zachowaniem co najmniej 3-dniowego odstępu czasowego pomiędzy pojedynczymi konferencjami. Wykonawca przedstawi w ofercie terminy dla kaŝdej z konferencji z zastrzeŝeniem, iŝ pierwszych 8 konferencji: w Białymstoku, Bydgoszczy, Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie, Łodzi i Poznaniu musi odbyć się do dnia 15 grudnia 2012 r. Uczestnicy konferencji: (maksymalnie 100 osób) Uczestnikami konferencji będą przedstawiciele władz regionalnych (wojewoda, marszałek) i lokalnych (starostwa, gminy) będących organami załoŝycielskimi dla podmiotów leczniczych, przedstawiciele oddziału wojewódzkiego
Narodowego Funduszu Zdrowia, przedstawiciele Centrum Medycznego Kształcenia Podyplomowego, przedstawiciele kierowniczej kadry zarządzającej placówkami podstawowej opieki zdrowotnej, podmiotów leczniczych prowadzących działalność w zakresie opieki długoterminowej, przedstawiciele kadr medycznych (lekarzy podstawowej opieki zdrowotnej, pielęgniarek podstawowej opieki zdrowotnej, fizjoterapeutów, opiekunów medycznych i terapeutów środowiskowych) oraz inne osoby zaproszone przez Zamawiającego lub zainteresowane tematyką (w związku z otwartym charakterem konferencji). Łączna liczba uczestników nie przekroczy 100 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników kaŝdej z konferencji o maksymalnie 20% (tj. 20 osób). W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji w terminie nie później niŝ na 7 dni przed dniem konferencji, uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie. Od uczestników konferencji Wykonawca nie moŝe Ŝądać Ŝadnych dodatkowych opłat związanych z udziałem w Konferencji. Zamówienie obejmuje (dla kaŝdej z 16 konferencji): 1. zapewnienie sali konferencyjnej i sali na konferencję prasową wraz z odpowiednim sprzętem technicznym, 2. zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali jadalnej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług, 3. zapewnienie przez Wykonawcę wystąpień eksperta specjalisty w dziedzinie geriatrii, 4. zapewnienie przez Wykonawcę wystąpień eksperta trenera w zakresie projektu badawczego PolSenior, 5. zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla kaŝdego Uczestnika konferencji materiałów informacyjno promocyjnych (tzw. pakietu konferencyjnego), 6. zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji, 7. zapewnienie przez Wykonawcę osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji, Ad. 1. Zapewnienie sali konferencyjnej i sali na konferencję prasową wraz z odpowiednim sprzętem technicznym. Sala konferencyjna, sala na konferencję prasową oraz wyŝywienie musi być w jednym budynku. Lokalizacja - w odległości do 4 km licząc trasę od głównych Dworców PKP w wyŝej wymienionych miastach do budynków konferencji, z moŝliwością dotarcia uczestników do budynku konferencji tylko jednym środkiem komunikacji miejskiej. Sala konferencyjna w dniu konferencji w godz. 9.00 18.30 dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 100 osób: Wykonawca zapewni następujące wyposaŝenie sali konferencyjnej: na podwyŝszeniu: stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi), z dekoracją kwiatową, miejsca siedzące dla 6 osób - w ustawieniu umoŝliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, na stole - woda mineralna, 2
miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby pozostałych uczestników, w ustawieniu teatralnym klimatyzacja, mównica, rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, laptop, flipchart z kompletem markerów, nagłośnienie 3 multifony bezprzewodowe ustawione na stole prezydialnym, 2 mikrofony bezprzewodowe, sprzęt do nagrania audio przebiegu konferencji na płytach CD. Wykonawca nagra i przekaŝe Zamawiającemu nagranie na płytach CD (2 kopie nagrania) - po zakończeniu spotkania, moŝliwość zaciemnienia sali, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, dostęp do internetu bezprzewodowego, zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie konferencji, zapewnienie miejsca na rozłoŝenie banerów, stojaków i materiałów promocyjnych, szatnia (poza salą konferencyjną). Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce wraz z wyposaŝeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla czterech osób) w celu zorganizowania recepcji konferencji, umoŝliwiającej podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników konferencji. Wykonawca zapewni 2 osoby do obsługi recepcji, które będą prowadzić rejestrację uczestników konferencji oraz wydawać materiały konferencyjne i identyfikatory. Zamawiający przekaŝe Wykonawcy aktualną listę uczestników zarejestrowanych na konferencję. Sala na konferencję prasową w dniu konferencji: miejsca siedzące dla dziennikarzy (ok. 5 osób), stół prezydialny dla 4 osób, nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe. Inne: zapewnienie obsługi technicznej podczas konferencji oraz co najmniej godzinę przed konferencją. Wykonawca zobowiązuje się do oznakowania w sposób widoczny w/w sal oraz innych pomieszczeń wewnątrz budynku, w którym odbywa się konferencja, zgodnie z wytycznymi obowiązującymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (co najmniej tytuł konferencji wraz z informacją o współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z zestawem obowiązujących logotypów). Ad. 2 Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali jadalnej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług. Całodniowa przerwa kawowa składająca się z: kawy, herbaty, co najmniej 3 rodzaje, mleka do kawy w dzbankach, cytryny, 3
cukru, wody mineralnej: niegazowanej i gazowanej, soków owocowych, co najmniej 3 rodzaje, ciasteczek, co najmniej 3 rodzaje. Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i musi być uzupełniany na bieŝąco. Lunch w formie bufetu, podany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja, składający się z: przystawki (minimum 3 rodzaje), zupy (minimum 2 do wyboru), ciepłego dania (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), sałatek (minimum 2 rodzaje), surówek (minimum 2 rodzaje), deseru (minimum 3 rodzaje, wyroby cukiernicze), napojów zimnych (woda mineralna, soki: jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy), napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa, gorąca woda, herbata minimum 3 rodzaje w torebkach, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier). Ramowy program konferencji Zamawiający przekaŝe Wykonawcy do 7 dni od dnia podpisania umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Menu lunchu w dniu konferencji do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niŝ na 14 dni przed dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeŝeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŝeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu lunchu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń od Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji Menu, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niŝ na 7 dni przed dniem konferencji. Wykonawca zapewni równieŝ przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną, dekorację oraz sprzątanie. Ad. 3. zapewnienie przez Wykonawcę wystąpienia eksperta specjalisty z zakresu problematyki geriatrii Wykonawca zapewni w dniu konferencji, trwające min. 20 minut, wystąpienie eksperta w zakresie geriatrii nt. zjawiska starzenia się społeczeństwa oraz potrzeby sprawowania kompleksowej, interdyscyplinarnej opieki nad osobami starszymi na poziomie podstawowej opieki zdrowotnej. Wymagania dotyczące eksperta: osoba posiadająca tytuł zawodowy lekarza oraz stopień naukowy min. stopień doktora nauk medycznych, osoba będąca jednym z autorów programów kształcenia w zakresie opieki geriatrycznej, opracowanych oraz stanowiących podstawę realizacji szkoleń w ramach projektu systemowego Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej (ww. programy dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Zdrowia pod następującym linkiem: http://www.mz.gov.pl/wwwmz/index?mr=m7&ms=&ml=pl&mi=94&mx=0&mt=&my=94&ma=030 480 ) 4
Wykonawca wskaŝe w ofercie imię i nazwisko trenera spełniającego w/w wymagania w odniesieniu do kaŝdej z 16 konferencji. W uzasadnionych przypadkach niezaleŝnych od Zamawiającego i Wykonawcy, Zamawiający w terminie najpóźniej do 5 dni przed konferencją dopuszcza zmianę trenera wskazanego w ofercie na innego wskazanego przez Wykonawcę, spełniającego w/w wymagania, po uzyskaniu uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezpośredniego kontaktu ze wskazanym przez Wykonawcę w ofercie trenerem, w celu ostatecznego uzgodnienia treści wystąpienia. Ad. 4. zapewnienie przez Wykonawcę wystąpienia eksperta trenera w zakresie wyników projektu badawczego PolSenior Wykonawca zapewni w dniu konferencji, trwające min. 20 minut wystąpienie eksperta, który przedstawi wyniki projektu badawczego PolSenior pt. Aspekty medyczne, psychologiczne, socjologiczne i ekonomiczne starzenia się ludzi w Polsce. Wymagania dotyczące eksperta: osoba posiadająca stopień naukowy min. stopień doktora nauk medycznych, osoba uczestnicząca w min. jednym projekcie badawczym Polsenior Wykonawca wskaŝe w ofercie imię i nazwisko trenera spełniającego w/w wymagania w odniesieniu do kaŝdej z 16 konferencji. W uzasadnionych przypadkach niezaleŝnych od Zamawiającego i Wykonawcy, Zamawiający w terminie najpóźniej do 5 dni przed konferencją dopuszcza zmianę trenera wskazanego w ofercie na innego wskazanego przez Wykonawcę, spełniającego w/w wymagania, po uzyskaniu uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezpośredniego kontaktu ze wskazanym przez Wykonawcę w ofercie trenerem, w celu ostatecznego uzgodnienia treści wystąpienia. Ad. 5. Zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla kaŝdego Uczestnika konferencji materiałów informacyjno promocyjnych (pakietu konferencyjnego), maksymalnie 100 dla kaŝdej z 16 konferencji W skład jednego pakietu konferencyjnego przekazywanego kaŝdemu uczestnikowi konferencji będzie wchodzić: - Torba konferencyjna 1 sztuka, - Notatnik konferencyjny z długopisem 1 komplet, - Identyfikator ze smyczą 1 sztuka, - Pendrive 1 sztuka, - Pakiet merytoryczny (agenda konferencji oraz prezentacje) 1 egzemplarz. Torba konferencyjna 100 szt. Materiał: juta, len, Kolor: naturalny, Nadruk: termotransfer, 5
Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd torby. Wykonawca umieści na torbie w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: Wzór znaków zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej w terminie 5 dni od zawarcia umowy. Notatnik konferencyjny z długopisem (obydwa elementy tworzą komplet) 100 szt. Notatnik: Wymiary: 14cm x 18cm x 1cm (+-1) cm, Materiał: makulatura, Bindowanie: spiralne, na dłuŝszym boku, Kartki: papier offsetowy w kratkę lub linię, gramatura 80g (+-5) g/m² (min. 50 kartek), Okładka: karton, Rodzaj nadruku na okładce: tampondruk, Długopis: Wymiary: długość 15 cm (+-1) cm, Materiał: makulatura, pozostałe elementy z biodegradowalnego tworzywa, wkład cienko piszący w kolorze niebieskim, mechanizm przyciskany, Rodzaj nadruku: tampondruk, Mocowanie długopisu do notatnika: gumka Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd notatnika wraz z długopisem. Wykonawca umieści na okładce tytułowej notatnika w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: 6
- logotyp Ministerstwa Zdrowia, - logotyp Centrum Medycznego Kształcenia Podyplomowego, - hasło programu operacyjnego Kapitał Ludzki człowiek - najlepsza inwestycja, - tekst: Projekt systemowy pn. Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wykonawca umieści na okładce końcowej notatnika w sposób trwały, w wersji kolorowej: - napisy (dane teleadresowe i e-mailowe): Beneficjent systemowy: Ministerstwo Zdrowia Departament Pielęgniarek i PołoŜnych ul. Miodowa 15 00-952 Warszawa tel. + 48 22 53 00 207 faks + 48 22 831 21 77 www.mz.gov.pl Partner projektu: Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego ul. Marymoncka 99/103 01-813 Warszawa tel. + 48 22 56 93 700 www.cmkp.edu.pl oraz adres strony internetowej projektu (dokładny adres Zamawiający poda w ciągu 7 dni od zawarcia umowy) - napis Materiał informacyjny współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Egzemplarz bezpłatny. Wykonawca umieści na długopisie w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - adres strony internetowej projektu, (dokładny adres Zamawiający poda w ciągu 7 dni od zawarcia umowy) Pendrive 8 GB 100 sztuk Parametry techniczne: prędkość odczytu do 9 mb/s; prędkość zapisu do 6 mb/s; USB 2.0 kompatybilne z USB 1.1 oraz z Win98/NT/ME/2000/XP/Vista/Win7, Rodzaj nadruku: tampondruk. 7
Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd pendriva. Wykonawca umieści na urządzeniu w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: Identyfikator ze smyczą 100 sztuk Wykonawca umieści na identyfikatorze, w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - tekst: Konferencja informacyjno-promocyjna organizowana w ramach projektu pn. Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej - tekst: Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu - tekst: nazwa właściwego miasta, w którym będzie odbywać się konferencja, data konferencji. Identyfikator powinien zostać umieszczony na smyczy. Specyfikacja smyczy: Długość smyczy: 80 cm (+- 10) cm, Szerokość smyczy: 1 cm (+- 3) mm, Wykonawca umieści na smyczy w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - tekst: Projekt systemowy Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej. Pakiet merytoryczny (agenda konferencji oraz prezentacje) Zamawiający przekaŝe Wykonawcy w formie elektronicznej agendę konferencji wraz z prezentacjami z wykładów w terminie na 5 dni przez konferencją. Wykonawca zobowiązuje się do wydrukowania pakietu merytorycznego w kolorze, połączenia go w sposób trwały, uniemoŝliwiający samoistną dekompletację i dołączenia go do pozostałych materiałów informacyjno-promocyjnych oraz zapisania wersji elektronicznej prezentacji z wykładów na Pendrive stanowiącym część pakietu konferencyjnego. Wszelkie znaki i napisy muszą być zastosowane zgodnie z obowiązującymi dokumentami: 1. Planem komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 dokument dostępny pod adresem: 8
http://www.efs.gov.pl/dokumenty/lists/dokumenty%20programowe/attachments/128/plankomunikacji_gr udzien_2011_ost.pdf 2. Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 4 lutego 2009 r. dokument dostępny pod adresem: http://www.efs.gov.pl/dokumenty/lists/dokumenty%20programowe/attachments/129/wytyczne_04_02.pd f 3. Księgi identyfikacji wizualnej 2007/2008 załącznika do Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 dokument dostępny pod adresem: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/zpfe/strony/dokumenty.aspx Wykonawca zobowiązuje się przedstawić Zamawiającemu w formie elektronicznej do akceptacji wzory poszczególnych materiałów informacyjno-promocyjnych wchodzących w skład pakietu konferencyjnego w terminie do 7 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji dostarczonych przez Wykonawcę wzorów ww. materiałów, w terminie do 5 dni od dnia ich otrzymania lub zobowiązuje się do wniesienia w tym terminie zastrzeŝeń, które zostaną przekazane Wykonawcy w formie elektronicznej. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŝeń jest zobowiązany do usunięcia zgłoszonych przez Zamawiającego nieprawidłowości, w terminie do 5 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń do wykonanych wzorów materiałów. Akceptacja przez Zamawiającego ww. wzorów materiałów nastąpi w formie elektronicznej lub pisemnej. Ad. 6. Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji Wykonawca musi zapewnić 15 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji na parkingu połoŝonym nie dalej niŝ 100 m od miejsca konferencji. Ad 7. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę do bieŝących kontaktów z przedstawicielami Zamawiającego, a takŝe do stałej konsultacji w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi w trakcie trwania konferencji. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Uwaga: Uczestnicy konferencji we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu. 9