Warszawa, 25.02.2014r. Dotyczy: zapytania ofertowego na realizację usługi Zapewnienie sal szkoleniowych oraz usługi cateringowej dla uczestników i uczestniczek szkoleń na terenie całej Polski w ramach projektu Ekoinnowacje to się opłaca 1. Postanowienia ogólne W związku z realizacją projektu pn. Ekoinnowacje to się opłaca w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, na podstawie wniosku o dofinansowanie projektu nr POKL.02.01.01-00- 376/13 zaakceptowanego przez Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, Zamawiający: Ove Arup & Partners International Limited (OAPIL) z siedzibą przy 13 Fitzroy Street W1T 4BQ Londyn, Wielka Brytania, działająca w formie oddziału pod nazwą Ove Arup & Partners International Limited Sp. z o.o. Odział w Polsce z adresem ul. Królewska 16, 00-103 Warszawa zaprasza do przedstawienia oferty na usługę: Zapewnienie sal szkoleniowych oraz usługi cateringowej dla uczestników i uczestniczek szkoleń na terenie całej Polski w ramach projektu Ekoinnowacje to się opłaca. 1/7
Kontekst W obecnym czasie ekoinwestycje przyczyniają się do rozwoju ekonomicznego Polski. W związku z tym, konieczne są komplementarne inwestycje w kapitał ludzki obejmujące wiedzę z zakresu ekoinnowacji m.in: zrównoważonej architektury, energooszczędności, ekologicznych materiałów budowlanych, wdrażania rozwiązań zrównoważonego rozwoju, systemów certyfikacji ekologicznej budynków. Głównym problemem przedsiębiorstw działających w branży budowlanej i projektowej jest niedobór wykwalifikowanych pracowników w dziedzinie zrównoważonego rozwoju w budownictwie. Znaczący jest również brak środków finansowych na kształcenie pracowników branży budowlanej i projektowej, a także trudności w dostosowaniu oferty MMŚP do rosnących wymagań rynku. By podnieść konkurencyjności i wiarygodności przedsiębiorstw, w zmieniających się warunkach gospodarczych, przedsiębiorstwa muszą dokonać szeregu zmian organizacyjnych i zwiększyć swą efektywność poprzez zapewnienie wysoko wykwalifikowanej kadry. Dlatego też w odpowiedzi na pojawiające się problemy i trudności został przygotowany program, którego głównym celem jest podniesienie konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez zwiększenie kwalifikacji zawodowych związanych z ekoinnowacjami 68 kobiet i 457 mężczyzn przedsiębiorców i pracowników z 370 mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z branży budowlanej i projektowej z terenu całej Polski poprzez udział w szkoleniach i doradztwie bezpośrednim związanym bezpośrednio z tematyką szkoleń. 2. Opis przedmiotu zamówienia 2.1 Przedmiot zamówienia Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55520000-1 Usługa dostarczania posiłków Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 2/7
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie: a) sal szkoleniowych na 175 dni szkoleniowych (zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia), b) usługi cateringowej dla uczestników/uczestniczek szkoleń (dwudaniowy obiad oraz dwie przerwy kawowe). 2.2 Zestawienie ilościowe szkoleń oraz uczestników/uczestniczek a) W projekcie weźmie udział 525 przedsiębiorców i pracowników 68 kobiet i 457 mężczyzn, z 370 mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z branży budowlanej (PKD Sekcja F Budownictwo) i projektowej (PKD 71.11.Z i 71.12.Z) z terenu całej Polski. b) W projekcie przewidziano łącznie 175 dni szkoleniowych. c) Łącznie zostanie zrealizowanych 2 625 osobodni szkoleniowych. d) System uczęszczania uczestników/uczestniczek na zajęcia będzie następujący: każda grupa szkoleniowa będzie liczyła średnio 15 osób; każdy uczestnik/uczestniczka weźmie udział w cyklu szkoleniowym liczącym 5 dni szkoleniowych (40 h lekcyjnych; jedna godzina lekcyjna to 45 min); częstotliwość szkoleń w ramach 1 grupy szkoleniowej wyniesie średnio 1 spotkanie w tygodniu, w godz. 8.00-16.00; szkolenia odbywać się będą na terenie całej Polski w miejscowościach i terminach, wskazanych przez Zamawiającego, najpóźniej na 15 dni przed terminem szkolenia. e) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom/uczestniczkom szkoleń dwóch przerw kawowych po 15 minut każda oraz jednej przerwy obiadowej w wymiarze 45 minut. Ramowy harmonogram jednego dnia szkolenia stanowi załącznik nr 5 do niniejszego postępowania. 2.3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2.3.1 Wymagania dotyczące sal szkoleniowych Sale szkoleniowe muszą: a) posiadać określony metraż na jedną osobę (min. 2 m² na osobę), gwarantując tym samym optymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupach średnio 15-osobowych + trener; b) gwarantować odpowiednie zaplecze do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe; c) być wyposażone w stół i krzesła dla średnio 15 osób + trenera; d) umożliwiać ułożenie krzeseł w kształcie litery U ; 3/7
e) posiadać flipchart wraz z kompletem mazaków, projektor multimedialny oraz ekran do projektora; f) zapewniać odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej; g) być ogrzewane w okresie zimowym oraz klimatyzowane w okresie letnim; h) być zlokalizowane na terenie całej Polski, do których dojechać można publicznymi środkami transportu. W budynku musi znajdować się pomieszczenie (sala), w której uczestnicy/uczestniczki mogą spożyć serwowany, ciepły posiłek (zagwarantowane miejsca siedzące dla 15 osób wraz ze stolikiem). Wskazane przez Wykonawcę sale szkoleniowe będą każdorazowo akceptowane przez Zamawiającego. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego sali szkoleniowej zaproponowanej przez Wykonawcę, która nie spełnia w/w wymogów, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie do przedstawienia Zamawiającemu innej sali szkoleniowej. 2.3.2 Wymagania dotyczące zapewnienia usługi cateringowej dla uczestników szkoleń Każdego dnia szkolenia zostaną zapewnione: a) dwie przerwy kawowe, na których uczestnikowi/uczestniczce przysługuje świeżo parzona gorąca kawa i herbata, dodatki do kawy i herbaty (cukier, mleko, cytryna) woda mineralna gazowana i niegazowana oraz 3 rodzaje ciastek, serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie), b) dwudaniowy obiad (do wyboru: danie mięsne lub wegetariańskie), soki, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, przygotowanie i sprzątanie). Dodatkowo informujemy, iż wybrany Oferent zobowiązany będzie do umożliwienia Ove Arup & Partners International Sp. z o.o. Oddział w Polsce oraz Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i innym instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usług w ramach projektu, w tym dokumentów finansowych. 3. Termin realizacji zamówienia Umowa zostanie zawarta z Oferentem, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, pod warunkiem podpisania przez Ove Arup & Partners International Limited (OAPIL) z siedzibą przy 13 Fitzroy Street W1T 4BQ Londyn, Wielka Brytania, działającego w formie oddziału pod nazwą Ove Arup & Partners International Limited Sp. z o.o. Odział w Polsce umowy o dofinansowanie z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości. Umowa zostanie zawarta na czas określony do dnia 30.06.2015r. 4/7
Przewidywany termin podpisania umowy - marzec 2014r. Szczegółowe terminy, miejscowości oraz harmonogramy poszczególnych szkoleń zostaną przedstawione Wykonawcy najpóźniej na 15 dni przed terminem rozpoczęcia każdego szkolenia. 4. Warunki udziału w postępowaniu 4.1 Warunki dopuszczające O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: a) posiadają niezbędna wiedzę i doświadczenie tj.: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali należycie co najmniej: jedną usługę polegającą na zapewnieniu cateringu na szkolenia; jedną usługę polegającą na zapewnieniu sal szkoleniowych; łączna wartość usług wyniosła co najmniej 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) brutto; a) złożą ofertę obejmującą całość zamówienia; b) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w tym prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym zamówieniem; c) dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: a. Dysponują koordynatorem / managerem, który posiada co najmniej 5-letnie doświadczenie w zakresie dostarczania usług cateringowych i obsługi szkoleń/ konferencji, a w szczególności zarządzał usługami o wartości co najmniej 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) brutto. d) posiadają dobrą kondycję finansową - posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę nie mniejszą niż 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych). e) nie posiadają powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Oferenta wyżej wskazanych warunków udziału w postępowaniu według formuły spełnia/ nie spełnia na podstawie analizy złożonych przez Oferenta poszczególnych oświadczeń i dokumentów, o których mowa w pkt 4.2 niniejszego zapytania ofertowego. Z treści załączonych do oferty oświadczeń i dokumentów mających 5/7
na celu potwierdzenie spełniania przez Oferenta warunków, ma jednoznacznie wynikać, iż Oferent spełnia ww. warunki. 4.2 Wykaz dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu W celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w ust. 4.1 Oferent ma obowiązek złożyć następujące dokumenty: a) Formularz ofertowy wraz z kalkulacją cen wynajmu sal na szkolenia oraz wyceną usługi cateringowej (Załącznik nr 1), b) Wykaz usług (Załącznik nr 2), c) Życiorys zawodowy (Załącznik nr 3), d) Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych między Oferentem i Zamawiającym (Załącznik nr 4), e) Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, w których Oferent posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Oferenta, wystawioną nie wcześniej niż trzy miesiące przed upływem terminu składania ofert, f) Aktualny odpis/wydruk z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 5. Sposób, miejsce oraz termin składania ofert 5.1 Składanie ofert Oferta powinna być przekazana: a) pocztą elektroniczną w formie skanu zawierającego podpis Oferenta na adres: ireneusz.kolodziej@arup.com lub b) faxem na nr 22 455 45 55 lub c) drogą pocztową lub osobiście w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ul. Królewskiej 16, V piętro. Oferty należy składać w nieprzejrzystej i szczelnie zamkniętej kopercie lub innym opakowaniu. Należy zastosować jedną kopertę lub opakowanie. Na kopercie lub opakowaniu należy umieścić adres (oznakowanie) według poniższego wzoru: 6/7
Zamawiający: Ove Arup & Partners International Limited Sp. z o.o. Oddział w Polsce ul. Królewska 16 00-103 Warszawa Zapewnienie sal szkoleniowych oraz usługi cateringowej dla uczestników i uczestniczek szkoleń na terenie całej Polski w ramach projektu Ekoinnowacje to się opłaca Nie otwierać przed dniem 13.03.2014r., godz.17:00. 5.2 Miejsce i termin składania ofert Oferty należy składać do dnia 13.03.2014r., do godziny 17:00. W przypadku, gdy Oferent złoży ofertę korzystając z usług pocztowych lub osobiście, za termin złożenia oferty Zamawiający uznawać będzie datę i godzinę wpłynięcia oferty do siedziby Zamawiającego. 5.3 Oferta złożona po terminie Oferty złożone po terminie będą zwrócone składającym bez otwierania. 6. Ocena ofert 6.1 Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które zostaną złożone w terminie określonym powyżej oraz będą przygotowane zgodnie z zapisami niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna obejmować całość zamówienia. Oferty częściowe oraz wariantowe nie będą rozpatrywane. Zamawiający dokona punktowej oceny ofert według kryteriów: cena zapewnienia sal szkoleniowych max 50 pkt, cena zapewnienia usługi cateringowej max 50 pkt, 6.2 Cena za zapewnienie sali szkoleniowej na 1 dzień (zgodnie z opisem w punkcie 2.3.1 niniejszego zapytania ofertowego). 7/7
Punkty za kryterium cena zapewnienia sal szkoleniowych zostaną obliczone wg następującego wzoru: C min C¹ = ------------ x 50 punktów C x gdzie: C¹ = liczba punktów oferty ocenianej za kryterium cena zapewnienia sal szkoleniowych ; C min = cena najniższa wynikająca ze złożonych ofert; C x = cena badanej oferty. 6.3 Cena zapewnienia usługi cateringowej za 1 osobodzień szkoleniowy (zgodnie z opisem w punkcie 2.3.2 niniejszego zapytania ofertowego). Punkty za kryterium cena za usługę cateringową zostaną obliczone wg następującego wzoru: gdzie: C min C² = ------------ x 50 punktów C x C² = liczba punktów oferty ocenianej za kryterium cena zapewnienia usługi cateringowej ; C min = najniższa wynikająca ze złożonych ofert; C x = cena badanej oferty. 6.4 Maksymalna ilość punktów, jakie może otrzymać oferta to 100 pkt. W ramach kryterium cena zostaną przyznane punkty w skali od 1 do 100 (max. 50 pkt. za sale szkoleniowe, max. 50 pkt za usługę cateringową). Oferent, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma po 50 pkt za każdą usługę, natomiast pozostali Oferenci odpowiednio mniej punktów wg powyższych wzorów. Wszystkie ceny jednostkowe i wartości należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo w kwocie brutto (tj. z uwzględnieniem ewentualnego należnego podatku VAT) i skalkulowana na poszczególne usługi. 7. Postanowienia końcowe Zamawiający zawrze Umowę z Oferentem, który spełni następujące warunki: a) przedstawi ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów (suma punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach oceny oferty), spośród wszystkich złożonych ofert, 8/7
b) zaoferuje cenę zapewnienia sal szkoleniowych oraz usługi cateringowej nieprzekraczającą kwoty przeznaczonej przez Zamawiającego na realizację zamówienia, c) przedstawi cenę zapewnienia sal szkoleniowych oraz usługi cateringowej zawierającą wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego wykonania usługi. W przypadku Oferenta, który w postępowaniu ofertowym złożył najkorzystaniejszą ofertę, ale przekroczy ona wysokość kwoty, która została przeznaczona na realizację zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny oferty oraz warunków umowy. 8. Załącznik Załącznik nr 1 Formularz ofertowy wraz z kalkulacją cen Załącznik nr 2 Wykaz usług Załącznik nr 3 Życiorys zawodowy Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych między Oferentem i Zamawiającym Załącznik nr 5 Ramowy harmonogram jednego dnia szkolenia Informacje szczegółowe można uzyskać pod numerem telefonu (22) 455 46 35. Osoba upoważniona do kontaktów: Ireneusz Kołodziej. 9/7