ZAPYTANIE OFERTOWE na organizację spotkań z przedstawicielami organizacji pozarządowych w ramach projektu Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych Nr postępowania: 14/2014/TP, data: 22.12.2014 r. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. 10, 02-366 Warszawa 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych jako podmiot realizujący w partnerstwie z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Polską Organizacją Pracodawców Osób Niepełnosprawnych oraz KARE, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON projekty systemowe, projekt pn. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ogłasza nabór ofert na realizację usługi polegającej na organizacji dwóch spotkań z przedstawicielami organizacji pozarządowych w ramach ww. projektu. 3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55511000-5 Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY a) Wynajem sali szkoleniowej w ośrodku szkoleniowym / hotelu w pobliżu Centrum Gdańska na 1 spotkanie z przedstawicielami org. pozarządowych w terminie: 17 lutego 2015 r. dla 60 osób. b) Wynajem sali szkoleniowej w ośrodku szkoleniowym / hotelu w pobliżu Centrum Rzeszowa na 1 spotkanie z przedstawicielami org. pozarządowych w terminie: 24 lutego 2015 r. dla 60 osób. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej: - budynek, sala oraz toalety dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, - sprawna klimatyzacja, okna z możliwością ich zasłaniania, - wyposażenie sali: nagłośnienie, rzutnik multimedialny, ekran, flipchart z wyposażeniem (papier, pisaki), - dostęp do Internetu, dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie laptopa, przedłużacz - swobodne miejsca siedzące przy ustawieniu krzeseł w układzie teatralnym. 1
c) Zapewnienie wyżywienia oraz przerw kawowych dla uczestników spotkań z przedstawicielami organizacji pozarządowych. - serwis kawowy bez ograniczeń w trakcie trwania spotkań (kawa, herbata, cukier, mleko, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki minimum dwa rodzaje, ciasta domowe, owoce); - obiad (zupa, drugie danie, deser, napoje) z możliwością wyboru posiłków mięsnych i wegetariańskich. d) Zapewnienie 2 bezpłatnych miejsc parkingowych dla osób niepełnosprawnych, jak najbliżej wejścia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników i terminów spotkań w uzgodnieniu z Wykonawcą. W związku z tym, Zamawiający zapłaci za faktycznie zamówione usługi. Wykonawca odpowiadał będzie za obsługę, rozstawienie oraz bieżącą wymianę naczyń i sprzątanie oraz dbał będzie o estetykę miejsca podania cateringu. 5. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO Podanie ostatecznej liczby osób uczestniczących w spotkaniu w terminie nie późniejszym niż 5 dni przed planowanym terminem spotkania. 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania usługi: a) 17.02.2015 r. (cały dzień), b) 24.02.2015 r. (cały dzień) 2. Miejsce wykonania zamówienia: a) Gdańsk, b) Rzeszów. 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który dysponuje ośrodkiem szkoleniowym / hotelem: a) dostosowanym do potrzeb osób niepełnosprawnych (dostosowany budynek, sala szkoleniowa, toalety, restauracja oraz parking), b) usytuowanym w odległości max 10 km. od Centrum Gdańska, licząc od Dw. Głównego (najkrótsza trasa dojazdu, a nie w linii prostej) c) i/ lub usytuowanym w odległości max 10 km. od Centrum Rzeszowa, licząc od Dw. Głównego (najkrótsza trasa dojazdu, a nie w linii prostej) d) oraz dysponuje niezbędnym zapleczem technicznym i potencjałem osobowym gwarantującym rzetelne wykonanie zamówienia. Niespełnienie wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 2
8. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 9. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Ofertę należy sporządzić w formie papierowej, w języku polskim. Kompletna oferta musi zawierać: 1) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, e-mail); 2) adres ośrodka szkoleniowego / hotelu w Gdańsku i/lub Rzeszowie; 3) proponowaną cenę (netto i brutto) za wykonanie zamówienia w Gdańsku i/lub Rzeszowie (osobno dla każdej lokalizacji); 4) kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 5) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania; 6) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na wybrane lokalizacje. 11. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Joanna Wojtyńska, Dyrektor Biura PFON, e-mail: joanna.wojtynska@pfon.org 12. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę (skan) należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@pfon.org w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12 stycznia 2015 r. do godz. 10:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty. W temacie wiadomości należy wpisać Spotkania z NGO - oferta". 3
13. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1. cena za realizację zamówienia w Gdańsku/Rzeszowie max 70 pkt; 2. odległość od Centrum Gdańska/Rzeszowa, licząc od Dw. Głównego (najkrótsza trasa dojazdu, a nie w linii prostej) max 30 pkt. 14. SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt. dla każdej z lokalizacji. 1. Punktacja dla kryterium cena za realizację zamówienia - ocena na podstawie ceny wskazanej przez Wykonawcę w ofercie. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 70. Oferta z najniższą ceną otrzyma 70 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: C = (C min / Co x ) x 70 pkt gdzie: C liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium ceny C min najniższa cena brutto spośród złożonych ofert Co x cena oferty ocenianej 2. Punktacja dla kryterium odległość od Centrum Gdańska/Rzeszowa - ocena na podstawie Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz adresu wskazanego przez Wykonawcę w ofercie. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 30. Oferta z najmniejszą odległością otrzyma 30 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: O = (O min / Oo x ) x 30 pkt gdzie: O liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium odległości O min najmniejsza odległość w złożonych ofertach Oo x odległość w ofercie ocenianej Suma punktów oferty zostanie obliczona według wzoru: S x = C + O gdzie: S x suma punktów oferty 4
C punkty za kryterium cena za realizację zamówienia O punkty za kryterium odległość od Centrum Gdańska/Rzeszowa Suma punktów oferty zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród nich wybierze ofertę z niższą ceną. Zamawiający dopuszcza możliwość wyboru dwóch Wykonawców do realizacji zamówienia (jednego dla każdej lokalizacji). 15. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. 16. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 12.02.2015 r. 17. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. 18. FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych. 19. UWAGI KOŃCOWE a) Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. b) Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Polskiego Forum Osób Niepełnosprawnych do zawarcia umowy. PFON może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. 5
20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych 22.12.2014 r. (data i podpis) 6