ZARZĄDZENIE NR 31.2013.K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 25 września 2013 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Obsługi Urzędu. Na podstawie art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 595 - tekst jednolity z późn. zm. 1 ) oraz zarządzenia nr 3.2013.K Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY BIURA OBSŁUGI URZĘDU Rozdział 1 Przepisy ogólne 1.1. Siedziba Biura Obsługi Urzędu (biura) znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej 22. 2. Dane teleadresowe sekretariatu biura: 1) telefon: 068 45 64 414; 2) faks: 068 45 64 466; 3) e-mail: obsługa@um.zielona-gora.pl. 2.1. Zarządzenie używa określeń: urząd, miasto, prezydent, sekretarz w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny urzędu 2 ; 2) regulaminie należy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny biura; 3) kierowniku należy przez to rozumieć kierownika biura; 4) pracownikach należy przez to rozumieć pracowników biura. Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna biura 3. W skład biura wchodzą: 1) kierownik; 2) wieloosobowe stanowisko ds. administracyjno biurowych (OU-I); 3) wieloosobowe stanowisko ds. porządkowych urzędu (OU-II). 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 645. 2 Zarządzenie zmienione zarządzeniem nr 389/07 z dn. 11 kwietnia 2007 r.
Rozdział 3 Zadania biura 4. Biuro jako komórka organizacyjna urzędu realizuje zadania własne Miasta. 5. Do zadań wieloosobowego stanowiska ds. administracyjno biurowych (OU-I) należy w szczególności: 1) zbieranie informacji z zakresu działania biura do projektu budżetu; 2) przygotowywanie projektu i planu finansowego biura oraz wniosków w zakresie jego zmian, w tym w podsystemie PLBUD; 3) czuwanie nad aktualnością planu finansowego biura; 4) przygotowywanie informacji z zakresu zaangażowania wydatków biura; 5) przygotowywanie danych do innych sprawozdań dotyczących wydatków biura; 6) prowadzenie spraw związanych z budżetem miasta, a w szczególności: a) planowanie środków finansowych do budżetu miasta, b) sporządzanie sprawozdań miesięcznych, kwartalnych oraz rocznych z wykonania budżetu, c) nanoszenie korekt i zmian w planach; 7) opisywanie i dekretowanie dokumentów finansowych; 8) przygotowywanie projektów zarządzeń prezydenta w zakresie zadań realizowanych przez biuro. 9) administrowanie budynkami urzędu, a w szczególności: a) przygotowywanie umów i wniosków o świadczenie usług w zakresie dostawy gazu, ciepła, wody i odprowadzania ścieków, b) składanie wniosków do dostawców mediów w zakresie zwiększania i zmniejszania mocy zamówionej, wykonania nowych przyłączy, c) składanie deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi dla budynków administrowanych, d) sporządzanie umów i zleceń na bieżące utrzymanie sprawności technicznej w budynkach urzędu, e) nadzór nad utrzymywaniem czystości w budynkach urzędu, f) prowadzenie spraw związanych z weryfikacją danych dotyczących ubezpieczenia budynków urzędu oraz samochodów służbowych; g) prowadzenie spraw związanych z najmem lokali w budynkach urzędu, a w szczególności: - przygotowywanie projektów umów najmu i aneksów, - comiesięczne wystawianie faktur VAT z tytułu czynszu i innych opłat, - prowadzenie rejestru sprzedaży VAT, - sporządzanie miesięcznych deklaracji VAT-7, - płacenie podatku od nieruchomości za podmioty gospodarcze wynajmujące powierzchnię użytkową w budynkach urzędu; 2
h) wykonywanie sprawozdań finansowych nośników energii i infrastruktury ciepłowniczej (G02b Główny Urząd Statystyczny); i) aktualizowanie szyldów, tablic urzędowych i informacyjnych na wszystkich budynkach urzędu, j) dbanie o estetykę, dekorację i oflagowanie budynków urzędu; 10) prowadzenie spraw związanych z remontami bieżącymi w budynkach urzędu, a w szczególności: a) przygotowywanie zleceń i umów na prace remontowe, b) prowadzenie rozliczeń finansowych faktur częściowych, końcowych i zabezpieczeń należnego wykonania umów; 11) prowadzenie spraw dot. ochrony obiektów i mienia urzędu; 12) przygotowywanie książek obiektów do aktualizacji; 13) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników w materiały biurowe, środki czystości wyposażenie oraz inne artykuły niezbędne do prawidłowego funkcjonowania urzędu; 14) prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi biura, a w szczególności: a) zbieranie informacji z zakresu działania biura do planu zamówień publicznych i zamówień, b) przygotowywanie projektu i planu zamówień publicznych i zamówień oraz wniosków w zakresie jego zmian, c) czuwanie nad aktualnością planu zamówień publicznych i zamówień, d) przygotowywanie dokumentacji przetargowej tj.: - oszacowanie przedmiotu zamówienia, - przygotowanie wniosku o uruchomienie procedury udzielenia zamówienia publicznego, - przygotowanie szczegółowego wniosku o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego, - przygotowanie projektu umowy i umowy, - udzielanie odpowiedzi na zapytania dostawców, wykonawców; 15) prowadzenie spraw związanych z zakupem artykułów spożywczych na potrzeby urzędu; 16) prowadzenie spraw związanych z prenumeratą dzienników i czasopism; 17) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem i rozdziałem druków na potrzeby urzędu; 18) prowadzenie spraw związanych ze zlecaniem wykonywania pieczęci i stempli, a w szczególności: a) zlecanie wykonania pieczęci wg wcześniej opracowanego wzoru, b) prowadzenie rejestru odcisków pieczęci, c) rozliczanie faktur za wykonanie pieczęci, d) likwidacja pieczęci nieaktualnych, zwróconych przez komórki organizacyjne; 19) prowadzenie spraw związanych z zaopatrywaniem pracowników urzędu w bilety komunikacji miejskiej; 20) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników w odzież i obuwie robocze, odzież ochronną oraz ubiór reprezentacyjny, zgodnie z regulaminem pracy urzędu, a w szczególności: 3
a) zakup odzieży i obuwia lub wypłata ekwiwalentu za zakup odzieży i obuwia, b) wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, c) rejestrowanie zakupionej odzieży i obuwia w karcie indywidualnego wyposażenia pracownika; 21) zaopatrywanie apteczek pierwszej pomocy w leki i artykuły medyczne; 22) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem majątkiem urzędu, a w szczególności: a) sporządzanie spisów inwentarzowych dla pomieszczeń we wszystkich budynkach urzędu na podstawie kart zmiany miejsca użytkowania, b) prowadzenie ewidencji ilościowo wartościowej majątku urzędu, c) prowadzenie rejestru kart zmiany miejsca użytkowania, d) rejestrowanie majątku powierzonego pracownikowi do indywidualnego użytkowania w karcie indywidualnego wyposażenia, e) prowadzenie rejestru kart indywidualnego wyposażenia pracowników urzędu z wyłączeniem sprzętu komputerowego; 23) prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem przez pracowników służbowych telefonów komórkowych na podstawie odrębnego zarządzenia prezydenta; 24) prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością materialną pracowników urzędu w zakresie telefonów komórkowych, 25) prowadzenie szkoleń wewnętrznych pracowników urzędu w zakresie użytkowania i gospodarowania majątkiem urzędu; 26) wykonywanie identyfikatorów osobowych dla wszystkich pracowników urzędu; 27) prowadzenie spraw związanych z funduszem socjalnym urzędu, a w szczególności: a) przyjmowanie i przedkładanie Zakładowej Komisji Socjalnej wniosków o: - dofinansowanie różnych form wypoczynku pracowników urzędu, - dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników urzędu, - udzielenie zapomóg finansowych i losowych, - udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe, - przyznanie świadczeń socjalnych, - przyznawanie paczek dzieciom pracowników; b) realizowanie postanowień Zakładowej Komisji Socjalnej zaakceptowanych przez prezydenta, a w szczególności: - sporządzanie umów o pożyczki na cele mieszkaniowe, - sporządzanie dyspozycji finansowych i rozliczeń kwot wydatkowanych z Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, c) prowadzenie ewidencji przyznawanych pracownikom świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 28) prowadzenie spraw związanych z czasem pracy portierów; 29) prowadzenie spraw związanych z telefonizacją budynków urzędu, a w szczególności zgłaszanie firmie telekomunikacyjnej obsługującej urząd: a) nieprawidłowości, awarii lub usterek w działaniu sieci telefonicznej urzędu, 4
b) usterek aparatów i centrali telefonicznej, c) nadawanie pracownikom urzędu indywidualnych kodów dostępu do telefonów stacjonarnych w biurowcu przy ul. Podgórnej 22; 30) gospodarowanie samochodami służbowymi urzędu, zwanymi dalej samochodami, a w szczególności: a) aktualizacja danych do potrzebnych do ubezpieczenia samochodów; b) utrzymywanie samochodów w należytym stanie technicznym, c) zlecanie okresowych przeglądów technicznych samochodów, d) zlecanie specjalistycznych napraw, e) rozliczanie zużycia paliwa samochodów; 31) składanie informacji do Urzędu Marszałkowskiego o zakresie korzystania ze środowiska przez urząd - emisji spalin samochodów; 32) prowadzenie spraw związanych z magazynem urzędu, w tym wydawanie i rozliczanie wydanych materiałów na podstawie odrębnego zarządzenia prezydenta; 33) prowadzenie ewidencji zużytych materiałów eksploatacyjnych; 34) prowadzenie archiwum zakładowego urzędu, a w szczególności: a) przyjmowanie akt do archiwum od jednostek organizacyjnych urzędu na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej, b) przyjmowanie do archiwum dokumentów dotyczących przeprowadzonych wyborów powszechnych do Sejmu, Senatu, rady, Parlamentu Europejskiego, na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz prezydenta, jak również dokumentów dotyczących referendów lokalnych i konsultacji z mieszkańcami, c) wypożyczanie akt do wglądu, d) przekazywanie właściwych materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, e) brakowanie akt, f) prawidłowe zabezpieczenie akt w archiwum, g) nadzór nad archiwami jednostek organizacyjnych urzędu; 35) sporządzanie umów zleceń i o dzieło z osobami fizycznymi wykonującymi pracę na rzecz urzędu; 36) zarządzanie miejscami parkingowymi przy budynku urzędu na ul. Podgórnej 22 na podstawie odrębnego zarządzenia prezydenta; 37) obsługa techniczna sesji rady oraz imprez okolicznościowych odbywających się w budynku ratusza. 6. Do zadań wieloosobowego stanowiska ds. porządkowych urzędu (OU-II) należy w szczególności: 1) dozorowanie budynków urzędu przy ul. Podgórnej 22, ul. Zachodnia 63 A, ul. Długa 13, ul. Artura Grottgera 7; 2) wydawanie i przyjmowanie od pracowników urzędu kluczy od pomieszczeń w budynku urzędu przy ul. Podgórnej 22, ul. Zachodnia 63 A, ul. Długa 13, ul. Artura Grottgera 7; 5
3) obsługa telewizji przemysłowej w budynku przy ul. Podgórnej 22; 4) wydawanie i przyjmowanie kluczy od pomieszczeń w budynkach urzędu osobom posiadającym pisemne upoważnienie do przebywania w budynku urzędu; 5) obsługa centrali telefonicznej urzędu poprzez prawidłowe i szybkie łączenie interesantów oraz nadawanie komunikatów przez sieć telefoniczną; 6) wykonywanie drobnych napraw w budynkach urzędu m. in. w zakresie: a) instalacji elektrycznej i sanitarnej, b) drobnych prac malarsko-budowlanych, c) stolarki, d) dorabiania i dopasowywania kluczy oraz wymiany klamek, e) żaluzji i rolet; 7) utrzymanie czystości i porządku w warsztacie urzędu; 8) wymiana flag na masztach przed budynkami urzędu przy ul. Podgórnej 22 i ul. Stary Rynek 1 i oddawanie ich do pralni, 9) opróżnianie pojemników na śmieci znajdujących się przed budynkiem urzędu przy ul. Podgórnej 22; 10) prowadzenie rejestru z zakresu wykonywanych napraw i zużycia materiałów technicznych: 11) prowadzenie ewidencji wydawanych butli z wodą do dystrybutorów; 12) sprzątnie pomieszczeń biurowych i ciągów komunikacyjnych w budynkach urzędu. Rozdział 4 Zasady zarządzania biurem 7.1. Pracą biura kieruje kierownik. 2. Kierownik realizując zadania biura: 1) przygotowuje dokumentację niezbędną do przeprowadzenia procedury przetargowej; 2) prowadzi sprawy remontów bieżących i kapitalnych, a w szczególności: a) nadzorowanie prac budowlanych, b) sporządzanie protokołów odbiorów częściowych i końcowych robót; 3) administruje budynkami urzędu; 4) sprawuje nadzór nad realizacją planów dochodów i wydatków budżetowych biura; 5) kierownik podpisuje korespondencję z zakresu działania biura z wyłączeniem pism zastrzeżonych do podpisu sekretarza wynikających m.in. z odrębnych pełnomocnictw, w tym do zaciągania zobowiązań finansowych z zakresu działania biura; 6) kierownik przygotowuje założenia do projektu planu zamówień publicznych i zamówień oraz koordynuje proces legislacyjny w tym zakresie. 8. Kierownik realizuje zadania kierownika komórki organizacyjnej wynikające z odrębnych przepisów, w szczególności: 6
1) dokonuje podziału zadań do wykonania pomiędzy pracowników; 2) ustala indywidualne zakresy odpowiedzialności i uprawnień pracowników; 3) powierza pracownikom zadania niewynikające z indywidualnych zakresów odpowiedzialności i uprawnień; 4) zatwierdza kryteria i sporządza okresową ocenę kwalifikacyjną pracowników; 5) udziela zgody i podpisuje wnioski urlopowe pracownikom ze wskazaniem zastępstw; 6) nadzoruje wypełnianie obowiązków służbowych przez podległych pracowników; 7) przygotowuje odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych w zakresie działalności biura; 8) współpracuje z przedstawicielami instytucji kontrolnych w ramach zewnętrznego postępowania kontrolnego, z zastrzeżeniem postanowień regulaminu organizacyjnego w tym zakresie; 9) współpracuje z komórką organizacyjną właściwą do spraw kontroli wewnętrznej i audytu; 9. Kierownik analizuje najnowsze wymagania prawne w zakresie działania biura, identyfikuje zakres koniecznych zmian oraz wdraża lub nadzoruje wdrażanie nowych lub zmienionych wymagań prawnych: 1) analizuje nowe i zmienione przepisy prawne w zakresie działania biura, otrzymane z sekretariatu pocztą elektroniczną i identyfikuje zakres koniecznych zmian; 2) przekazuje podległym pracownikom informacje o najnowszych wymaganiach prawnych; 3) organizuje odprawy z podległymi pracownikami, jeżeli nowy przepis prawny wymaga wprowadzenia zmian; 4) przeprowadza, w miarę potrzeb, wewnętrzne merytoryczne szkolenia podległych pracowników; 5) wdraża lub nadzoruje wdrażanie najnowszych wymagań prawnych; 6) nadzoruje przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych i procedur przez podległych pracowników; 7) monitoruje wdrażanie nowych przepisów prawnych przez pracowników; 8) analizuje protokoły kontroli i zalecenia pokontrolne, przekazuje je do zapoznania i realizacji pracownikom oraz nadzoruje ich wdrożenie. 10. W czasie nieobecności kierownika jego zadania wykonuje pracownik wskazany pisemnie przez kierownika za zgodą sekretarza. 11. Kierownik przygotowuje wnioski do sekretarza z propozycjami awansowania, nagradzania oraz karania pracowników biura. 12. Kierownik podejmuje działania dla zapewnienia realizacji zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 13. Elementy realizacji standardów kontroli zarządczej I poziomu w zakresie środowiska wewnętrznego, mechanizmów kontroli, informacji i komunikacji są zawarte w szczególności w: 1) regulaminie; 7
2) zakresach odpowiedzialności i uprawnień pracowników; 3) zarządzeniach i instrukcjach z zatwierdzonymi formularzami, regulujących nadzór, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz ochronę zasobów: a) polityce rachunkowości, b) instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Rozdział 5 Zasady zarządzania dokumentacją w biurze 14.1. Korespondencja wpływająca do kancelarii ogólnej urzędu odbierana jest przez pracownika biura raz dziennie. 2. Korespondencja wpływająca do kancelarii ogólnej, jak i bezpośrednio do siedziby biura, przedkładana jest kierownikowi, celem dekretacji. 3. Korespondencja nie rejestrowana dotychczas w podsystemie RISS podlega rejestracji w tym podsystemie przez pracownika odbierającego i przekazywana jest na stanowiska pracy, zgodnie z dekretacją. 4. Ustala się, że znak spraw realizowanych w biurze zawiera symbol biura, numer z wykazu rzeczowego akt, numer kolejnej sprawy wynikający ze spisu spraw oraz określenie roku w którym sprawę wszczęto. 5. Ustala się, że przekazywanie projektów pism do akceptacji kierownika następuje w postaci papierowej. 6. Dokumentacją nietworzącą akt sprawy w biurze są prowadzone rejestry, programy, zbiory i ewidencje: 1) rejestr VAT, 2) rejestr odbiorów pieczątek i pieczęci, 3) rejestr osób składających wnioski o dofinansowanie wypoczynku urlopowego. 7. Wysyłka korespondencji za pomocą e-mail realizowana jest samodzielnie przez pracowników ją przygotowujących. 8. Potwierdzenia odbioru pism dołączane do akt sprawy pracownik pobiera z kancelarii ogólnej. 9. Dokumentacja zakończonych spraw przekazywana jest do archiwum zakładowego przez wskazanego pracownika. Rozdział 6 Nadzór nad wymaganiami prawnymi 15.1. Wykazy aktów prawnych prowadzi w formie elektronicznej kierownik wg wzoru określonego w dokumentacji systemu zarządzania jakością. 2. Aktualizacja i zatwierdzanie wykazów prawnych następuje zgodnie z procedurą systemu zarządzania jakością. 3. Informacje o zmianach wymagań prawnych w zakresie zadań realizowanych przez biuro 8
kierownik przesyła e-mailem na poszczególne stanowiska pracy. Rozdział 7 Inne zasady funkcjonowania biura 16.1. Biuro prowadzi ewidencję ilościową zakupu i rozchodu artykułów nie przyjmowanych, zgodnie z odrębnymi przepisami, na magazyn, a w szczególności: 1) materiałów technicznych dla konserwatorów do bieżących napraw; 2) wody butelkowanej; 3) środków czystości. 2. Ewidencja określona w ust. 1 jest prowadzona w formie rejestrów na zasadach wynikających z odrębnych przepisów. Rozdział 8 Przepisy końcowe 17. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikowi. 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 3 Zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 473/07 z dnia 18 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Obsługi Urzędu, które wygasło 31 marca 2013 r. na podstawie 11 ust. 1 zarządzenia nr 3.2013.K z dnia 1 marca 2013 r. 9