w sprawie: wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Biura Związku

Transkrypt

1 ~ VV f " _i.t:.k M I E:; UZYGf\.1! j\)~dy?~p ~j3zcza ZIEL/!\T}(A'~ ul. Nowy Rynek;7) Murowana Goślina NIP Tf7-2ó , REGON Zarządzenie Nr 01/2009 Przewodniczącego Zarządu Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka" w Murowanej Goślinie z dnia 2 stycznia 2009r. w sprawie: wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Biura Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka" z siedzibą w Murowanej Goślinie Na podstawie 26 ustęp 1 i 1 a Statutu Związku, art. 33 ust. 2 Ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 roku (Dz. U. z 1990, nr 16, poz. 95) oraz art. 2 pkt. 4 Ustawy o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 roku (Dz. U. z 2008, nr 223, poz. 1458) zarządzam co następuje: 1. Z dniem 1 stycznia 2009 roku wprowadza się do stosowania Regulamin Organizacyjny Biura Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka" w brzmieniu zgodnym z załącznikiem do niniejszego Zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. PRlEWODN1CZĄCY ZARZĄDU ~~~

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 01/2009 Przewodniczącego Zarządu Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka" w Murowanej Gaślinie z dnia 2 stycznia 2009r REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO "PUSZCZA ZIELONKA" Z SIEDZIBĄ W MUROWANEJ GOŚLlNIE Rozdział 1 Postanowienia ogólne Regulamin Organizacyjny Biura Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka", zwany dalej "Regulaminem", określa zasady funkcjonowania Biura Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka", oraz organizację wewnętrzną Biura Zarząd jako organ wykonawczy Związku przy pomocy Biura, wykonuje zadania Związku, Statutem Związku, uchwałami Zgromadzenia i uchwałami Zarządu. określone ustawami, 3 1. Przewodniczący Zarządu wykonuje w imieniu Pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. 2. Przewodniczący Zgromadzenia wykonuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec Przewodniczącego Zarządu Ilekroć w Regulaminie używane jest sformułowanie: a) Związek - należy przez to rozumieć Związek Międzygminny "Puszcza Zielonka", b) Biuro - należy przez to rozumieć Biuro Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka", c) Zarząd - należy przez to rozumieć Zarząd Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka", d) Przewodniczący Zarządu - należy przez to rozumieć Przewodniczącego Zarządu Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka", e) Główny Księgowy - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka"; f) Dyrektor - należy przez to rc::umieć Dyrektora Biura Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka";, g) Pracownik I Pracownicy - należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Biurze Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka" na umowę o pracę, 1

3 Rozdział 2 Funkcjonowanie i struktura organizacyjna biura 1. Biuro Związku mieści się w Murowanej Goślinie przy ul. Nowy Rynek 8 2. Biuro Związku jest czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30-15: W wyjątkowych sytuacjach, dla realizacji niektórych zadań, godziny pracy określone w ust. 2 mogą ulec zmianie za zgodą Przewodniczącego Zarządu. 1. Funkcjonowanie Biura opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału uprawnień i obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności związanej z wykonywaniem przydzielonych zadań. 2. Pracą biura Związku kieruje Dyrektor Biura. 3. W Biurze przewidziano następujące kluczowe stanowiska: a) Dyrektor Biura b) Główny Księgowy 4. W Biurze przewidziano następujące kluczowe zespoły zadaniowe: a) Zespół do spraw finansowo - księgowych b) Zespół do spraw technicznych c) Zespół do spraw administracyjnych i organizacyjnych d) Zespół do spraw realizacji zadań z zakresu turystyki. 5. Osoby wymienione w ustępie 3 i 4 mogą być zatrudnione w Biurze Związku na podstawie umowy o pracę lub innych umów przewidzianych kodeksem cywilnym. 6. Wszelkie usługi obce, w tym informatyczne, prawne, porządkowe, mogą być realizowane przez osoby fizyczne lub prawne na podstawie odrębnych umów zawartych przez Zarząd, w których zawarty jest wzajemny zakres obowiązków i uprawnień oraz czynności. 7. Dla potrzeb przygotowania, wdrożenia i realizacji zadań - projektów - realizowanych w ramach zadań statutowych przez Związek, Przewodniczący Zarządu może powołać w ramach istniejącej struktury odrębną jednostkę zajmującą się powierzonym zadaniem. W razie konieczności Przewodniczący decyduje o utworzeniu dodatkowych stanowisk, niezbędnych dla realizacji zadań. Rozdział 3 Zakres obowiązków i odpowiedzialności pracowników Biura Związku 1. Zakres obowiązków Dyrektora biura stanowi załącznik numer 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Zakres obowiązków Głównego Księgowego stanowi załącznik numer 2 do niniejszego Regulaminu. 3 Zakresy obowiązków pozostałych stanowisk są przydzielane poszczególnym pracownikom w momencie zatrudnienia i stanowią integralną część ich akt osobowych. 1. Dyrektor Biura i Główny Księgowy są odpowiedzialni przed Przewodniczącym Zarządu za wykonywanie obowiązków powierzonym ich wydziałowi a w szczególności za:, r, -, 2

4 a) nadzór nad należytym i sumiennym wypełnianiem obowiązków służbowych przez pracowników Biura, b) zgodność z prawem przygotowaniem dokumentów, c) inicjowanie i przygotowywanie projektów niezbędnych uchwał oraz zarządzeń Przewodniczącego Zarządu, d) właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów. 2. Dyrektor Biura i Główny Księgowy wykonują swoje zadania bezpośrednio przy pomocy swoich pracowników. 3. Przy wykonywaniu zadań Dyrektor Biura i Główny Księgowy są upoważnieni do: a) współdziałania z właściwymi instytucjami i jednostkami, b) brania udziałów w posiedzeniach Zgromadzeń i Zarządów po uzgodnieniu z Przewodniczącym Zarządu. W przypadku, gdy Dyrektor Biura i Główny Księgowy nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu lub innych przyczyn zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik po uzgodnieniu z Przewodniczącym Zarządu. Pracownicy biura ponoszą odpowiedzialność za: 3 1. dokładną znajomość i stosowanie przepisów prawnych oraz wytycznych obowiązujących w powierzonych im dziedzinach, 2. przestrzeganie terminów załatwiania spraw, 3. prawidłowe przytaczanie w projektach dokumentów nazw, imion i nazwisk, powoływanie źródeł aktów prawnych, obliczeń, itp., 4. prawidłowe wykorzystanie materiałów autorskich poprzez powoływanie się na źródło ich pochodzenia, 5. należyte dbanie o prestiż Biura Związku i pracownika, 6. właściwe załatwianie interesantów i odpowiedni stosunek do nich, 7. ewidencjonowanie i przechowywanie akt, zbiorów zarządzeń, rejestrów itp. zgodnie z obowiązującymi przepisami. ROZDZIAŁ 4 Czynności kancelaryjne, zasady podpisywania pism i obieg dokumentów 1. Czynności kancelaryjne w Biurze, obieg korespondencji i zasady podpisywania pism określa obowiązująca instrukcja kancelaryjna określona w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz U Nr 112, poz. 1319). 2. Pracownicy Biura zobowiązani są do postępowania zgodnie z tą instrukcją. 1. Tam, gdzie to jest wymagane, korespondencję, oświadczenia inne dokumenty podpisuje Zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji. 2. Dyrektor Biura w ramach swoich uprawnień: a) dokonuje wstępnej aprobaty pism, b) podpisuje pisma, na które zostało udzielone pełnomocnictwo, c) podpisuje dokumenty finansowe do banku, 3

5 3. 4. zatwierdza dokumenty do e) Podpisuje zlecenia wyjazdu Główny Księgowy służbowego pracownikom podpisuje pisma w ramach swoich wstępnej dokonuje g) podpisuje pisma, na które h) podpisuje dokumenty finansowe do banku, i) zatwierdza dokumenty do wypłaty. aprobaty pism, zostało Przewodniczący Zarządu może upoważnić pozostających Przewodniczącego Związku. uprawnień: f) spraw 5. wypłaty, d) w ich kompetencji z udzielone pełnomocnictwo, pracowników do podpisywania korespondencji dotyczącej wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Przewodniczący Zarządu może jednorazowo lub na stałe upoważnić Dyrektora Biura lub Głównego do podpisywania pism z adnotacją: " z upoważnienia Przewodniczącego" w razie jego nieobecności lub udzielić stałego pełnomocnictwa do podpisywania spraw w swoim imieniu określając zakres udzielonego pełnomocn ictwa. Księgowego 3 1. Dokumenty przedstawione do podpisu Przewodniczącemu Księgowemu winny być parafowane przez pracownika Zarządu, Dyrektorowi Biura lub Głównemu pismo i prowadzącego przygotowującego sprawę 2. Kopie pism winny być przechowywane w siedzibie Związku. 4 Przewodniczący Zarządu może upoważnić Księgowego Dyrektora Biura Związku do podpisywania korespondencji. ROZDZIAŁ Archiwum 1. Przewodniczący Zarządu w ramach 5 zakładowe powierza prowadzenie archiwum pracownika. się 2. Akta sprawy przechowuje 3. W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. 4. zakładowego wyznaczonemu pracownikowi obowiązków służbowych w komórkach organizacyjnych - W celu przechowywania akt sprawy ostatecznie zespołach załatwianych załatwionych Biuro i w archiwum w ciągu zakładowym. roku kalendarzowego Związku prowadzi archiwum zakładowe. 5. Akta sprawy ostatecznie załatwionych Biuro Związku przechowuje na nośnikach informatycznych w archiwum zakładowym. 6. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw. 7. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami zespołów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego. ROZDZIAŁ nośnikach zakładowego papierowych, po upływie bądź 2 lat, 5 POSTANOWIENIA KOŃCOWE Przewodniczący Zarządu. 1. Regulamin organizacyjny Biura zatwierdza 2. Regulamin organizacyjny Biura podaje si:;; do 3. Wszelkie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Biura oraz Dyrektora Biura. wiadomości pracownikom mogą być wprowadzane na wniosek ~lzaalądu I ~J7~. Toma Łęcki Zarządu 4

6 Załącznik numer 1 Do Regulaminu Organizacyjnego Biura Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka Zakres obowiązków Dyrektora Biura Związku: I. W zakresie ogólnym: 1. Kierowanie Biurem Związku. 2. Kierowanie pracami związanym z wdrażaniem i realizacją projektu "Kanalizacja obszaru Parku II. Krajobrazowego Puszcza Zielonka i okolic" dofinansowanego z Funduszu Spójności". W zakresie ogólnym: 1. Sporządzanie sprawozdań z prac Zarządu Związku. 2. Przygotowanie projektów uchwał. 3. Zatwierdzanie merytoryczne dokumentów księgowych w zakresie bieżącej działalności Związku. 4. Przygotowanie umów o współpracy z kontrahentami w zakresie bieżącej działalności biura oraz nadzór nad ich realizacją 5. Prowadzenie działań promocyjnych Związku. 6. Prowadzenie wszelkich spraw związanych z bieżącą obsługą Projektu Funduszu Spójności - korespondencja, raporty, zestawienia. 7. Kompleksowe przygotowanie dokumentów dotyczących wniosku o dofinansowanie z Funduszu Spójności. 8. Współpraca z gminami członkowskimi w zakresie spraw bieżących oraz w sprawach związanych z Projektem Funduszu Spójności. 9. Przygotowanie i prowadzenie postępowań zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. 10. Przygotowanie umów z wykonawcami usług i robót na rzecz Projektu Funduszu Spójności. 11. Przygotowanie w zakresie merytorycznym narad koordynacyjnych związanych z realizacją Projektu Funduszu Spójności. 12. Komunikacja i współpraca z instytucjami krajowymi i zagranicznymi na rzecz projektu. 13. Wykonywanie innych zadań na polecenie lub upoważnienie Przewodniczącego Zarządu. _, f, Zi]~ Toma tęcki. OU 5

7 Załącznik numer 2 Do Regulaminu Organizacyjnego Biura Związku Międzygminnego "Puszcza Zielonka Zakres obowiązków Głównego Księgowego Związku: I. W zakresie ogólnym: 1. Udział w działaniach związanych ze statutową działalnością Związku. 2. Prowadzenie gospodarki finansowo - księgowej Związku zgodnie z obowiązującymi przepisami. II. W zakresie szczegółowym: 1. Opracowanie i realizacja budżetu Związku, 2. Sporządzanie sprawozdań finansowych oraz informacji opisowych z realizacji budżetu Związku. 3. Przygotowanie projektów uchwał budżetowych. 4. Analizowanie budżetu oraz wnioskowanie w sprawie zmian w budżecie. 5. Sprawowanie wewnętrznej kontroli finansowej i czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych. 6. Udzielenie kontrasygnaty czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań finansowych. 7. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi. 8. Obsługa pożyczek i kredytów bankowych. 9. Dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym budżetu. 10. Prowadzenie rachunkowości jednostki. 11. Sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym. 12. Naliczanie wynagrodzeń pracowników i ich pochodnych oraz składek ZUS, 13. Dokonywanie odpisów i rozliczeń związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, 14. Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Związku, 15. Wykonywanie obowiązków określonych w przepisach o rachunkowości i finansach publicznych, 16. Współpraca z gminami członkowskimi. 17. Wykonywanie innych zadań na polec2n;e lub upoważnienie Przewodniczącego Zarządu. 6