ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 14 sierpnia 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 14 sierpnia 2013 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Egzekucji Administracyjnej. Na podstawie art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz tekst jednolity z późn. zm. 1 ) oraz zarządzenia nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY BIURA EGZEKUCJI ADMINISTRACYJNEJ Rozdział 1 Przepisy ogólne Siedziba Biura Egzekucji Administracyjnej ( biura ) znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Artura Grottgera Dane teleadresowe biura: 1) telefon: (+48) ; 2) egzekucja@um.zielona-gora.pl W niniejszym regulaminie wewnętrznym używa się określeń: miasto, prezydent, skarbnik, urząd, pracownik, w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie należy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny biura; 2) poborcy należy przez to rozumieć pracownika biura wyznaczonego do dokonywania czynności egzekucyjnych w egzekucji obowiązku o charakterze pieniężnym; 3) środku egzekucyjnym rozumie się przez to egzekucję z pieniędzy, z wynagrodzenia za pracę, ze świadczeń z zaopatrzenia emerytalno-rentowego, z renty socjalnej, z rachunków bankowych, z innych wierzytelności, z ruchomości, z nieruchomości i innych składników majątkowych wymienionych przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; 4) kierowniku należy przez to rozumieć kierownika biura; 5) pracownikach należy przez to rozumieć pracowników biura. 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz i Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz i Nr 175, poz. 1457, z 2006r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675, z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777, Nr 149, poz. 887 i Nr 217, poz. 1281, z 2012 r. poz. 567 oraz z 2013 r. poz. 153.

2 Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna biura 3. W skład biura wchodzą: 1) kierownik biura; 2) poborcy ; 3) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi tytułów wykonawczych. Rozdział 3 Zadania biura 4. Biuro jako komórka organizacyjna urzędu realizuje zadania własne Miasta Zielona Góra zakresie egzekucji podatków i opłat lokalnych, dla których prezydent jest właściwy do ich ustalania i pobierania. 5. Do zadań poborców należy prowadzenie czynności egzekucyjnych na podstawie odrębnego upoważnienia prezydenta poprzez : 1) bezpośrednie pobranie pieniędzy u dłużnika; 2) zajęcie majątku ruchomego dłużnika, a następnie jego odbiór i sprzedaż; 3) spisywanie dla celów egzekucji protokołów o stanie majątkowym, raportów i innych notatek; 4) poszukiwanie majątku dłużników, ustalanie adresu zobowiązanych. 6. Do zadań wieloosobowego stanowiska ds. obsługi tytułów wykonawczych należy : 1) przyjmowanie przekazywanych tytułów wykonawczych poprzez: a) pobranie tytułów w systemie informatycznym i porównanie ich z tytułami otrzymanymi w formie papierowej, b) kontrolę pod względem formalno-prawnym oraz pod względem dopuszczalności egzekucji administracyjnej; 2) segregowanie tytułów według ulic i przydzielanie puli tytułów, tzw. służb, do realizacji przez poborców; 3) rozliczanie pracy poborców poprzez: a) rozliczenie służby pod względem finansowym i merytorycznym, b) analizę protokołów o stanie majątkowym, w celu ewentualnego zastosowania innych czynności egzekucyjnych; 4) dokonywanie innych czynności zmierzających bezpośrednio lub pośrednio do wyegzekwowania należności, takich jak: a) zajęcie wynagrodzenia, renty/emerytury, konta bankowego i innych wierzytelności, b) kierowanie wniosków do sądów rejonowych o rozstrzygnięcie zbiegów egzekucji sądowej i administracyjnej, Regulamin wewnętrzny Biura Egzekucji Administracyjnej 2

3 c) kierowanie wniosków egzekucyjnych do komorników sądowych i urzędów skarbowych w przypadku zbiegu egzekucji i wniosków o prowadzenie egzekucji z nieruchomości; 5) prowadzenie pozostałych czynności, takich jak: a) umarzanie postępowania egzekucyjnego wobec braku majątku, b) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta i komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie dekretacji wpłat pozyskanych w toku egzekucji, c) przygotowywanie wykazu prowizji należnych poborcom od kwot ściągniętych w toku egzekucji, d) przygotowywanie informacji statystycznych z zakresu działania biura; 6) rozpatrywanie wniosków dłużników o zawieszenie bądź umorzenie postępowania egzekucyjnego, wyłączenie zajętego majątku spod egzekucji oraz o umorzenie kosztów egzekucyjnych; 7) rozpatrywanie skarg, zarzutów i zażaleń na czynności poborców i na postępowanie egzekucyjne; 8) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej i miejskiego serwisu internetowego w zakresie działania biura. Rozdział 4 Zasady zarządzania biurem 7. Pracą biura kieruje kierownik Realizując zadania biura z zakresu pieniężnej egzekucji administracyjne kierownik: 1) nadaje klauzulę o skierowaniu tytułu wykonawczego do egzekucji; 2) podejmuje decyzję w sprawie odbioru i sprzedaży zajętych ruchomości; 3) dokonuje zajęć wynagrodzeń za pracę, świadczeń z zaopatrzenia emerytalnego i ubezpieczenia społecznego oraz renty socjalnej, rachunków bankowych i wkładów bankowych oraz innych wierzytelności pieniężnych i praw majątkowych; 4) umarza postępowania egzekucyjne wobec nieściągalności i w związku z upadłością dłużnika; 5) umarza koszty egzekucyjne; 6) wystawia faktury za sprzedane w toku egzekucji ruchomości; 7) wnioskuje o: a) wszczęcie egzekucji z nieruchomości, b) wpisanie hipoteki przymusowej i jej wykreślenie w związku z zapłatą zobowiązania, c) wyznaczenie organu prowadzącego łączną egzekucję sądową i administracyjną w przypadku zbiegu tych egzekucji, d) prowadzenie egzekucji przez inne organy egzekucyjne, w tym przez naczelników urzędów skarbowych i komorników sądowych, e) nadanie administracyjnym tytułom wykonawczym sądowej klauzuli wykonalności; 8) kieruje pisma zewnętrzne i wewnętrzne w zakresie prowadzonych postępowań egzekucyjnych. 2. Kierownik realizuje zadania wymienione w ust. 1 na podstawie odrębnego upoważnienia prezydenta. Regulamin wewnętrzny Biura Egzekucji Administracyjnej 3

4 9. Kierownik wykonuje obowiązki kierownika komórki organizacyjnej urzędu zgodnie z odrębnymi przepisami, do których należy w szczególności: 1) sprawdzanie pod względem merytorycznym dokumentów finansowych biura; 2) ustalanie zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników biura; 3) powierzanie pracownikom biura zadań niewynikających z indywidualnych zakresów odpowiedzialności i uprawnień; 4) przygotowywanie propozycji awansowania, nagradzania oraz karania pracowników biura; 5) dokonywanie oceny zewnętrznych ofert szkoleniowych kierowanych do biura; 6) nadzór nad redagowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz miejskiego serwisu internetowego w zakresie działalności biura; 7) opracowywanie planu urlopów wypoczynkowych pracowników i nadzorowanie jego realizacji poprzez okresowe uzgodnienia z komórką organizacyjną urzędu właściwą ds. kadr; 8) opracowywanie ankiet, informacji statystycznych i sprawozdań z zakresu zadań biura; 9) opracowywanie projektów zarządzeń prezydenta w zakresie organizacji pracy biura oraz nadzorowanie ich realizacji; 10) współpraca z powołanymi przez prezydenta zespołami zadaniowymi; 11) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników procedur wynikających z systemu zarządzania jakością urzędu; 12) analiza protokołów kontroli zewnętrznych oraz audytu wewnętrznego, przedstawianie wniosków Skarbnikowi Miasta w zakresie rozwiązań i proponowanych działań korygująco- zapobiegawczych oraz wdrażanie lub nadzór nad ich wdrażaniem; 13) analiza nowych i zmienionych wymagań prawnych w zakresie działania biura, zidentyfikowanie zakresu koniecznych zmian oraz wdrażanie lub nadzór nad wdrażaniem nowych lub zmienionych wymagań prawnych, przeprowadzanie, w miarę potrzeb, wewnętrznych merytorycznych szkoleń oraz monitorowanie wdrażania nowych przepisów prawnych przez podległych pracowników W czasie nieobecności kierownika biura sprawy zastrzeżone do jego wyłącznej kompetencji, określone w 8, przejmuje skarbnik miasta. 2. W zakresie obowiązków kierownika komórki zastępstwo przejmuje wskazany pracownik biura za zgodą skarbnika. 11. Poborcy przeprowadzający z upoważnienia prezydenta Miasta czynności egzekucyjne uprawnieni są do: 1) przyjmowania należności za urzędowym pokwitowaniem; 2) dokonywania zajęć i odbioru ruchomości; 3) przeszukiwania lokali, innych pomieszczeń i schowków, rzeczy oraz środków transportu zobowiązanych. Regulamin wewnętrzny Biura Egzekucji Administracyjnej 4

5 Rozdział 5 Zasady zarządzania dokumentacją Korespondencja wpływająca do kancelarii ogólnej urzędu odbierana jest przez pracownika biura raz dziennie z zastrzeżeniem ust Tytuły wykonawcze wystawiane przez upoważnione osoby w komórkach organizacyjnych urzędu i/lub miejskich jednostkach organizacyjnych są dostarczane bezpośrednio do siedziby biura. 3. Korespondencja wpływająca do kancelarii ogólnej, jak i bezpośrednio do siedziby biura, przedkładana jest kierownikowi, celem dekretacji. 13. Korespondencja nierejestrowana dotychczas w systemie RISS lub SOE podlega rejestracji w jednym z tych podsystemów przez pracownika odbierającego i przekazywana jest na stanowiska pracy, zgodnie z dekretacją. urzędu. 14. Korespondencja przeznaczona do wysyłki jest przekazywana do kancelarii ogólnej 15. Ustala się, że znak spraw realizowanych w biurze zawiera symbol biura- numer z wykazu rzeczowego akt numer kolejny sprawy wynikający ze spisu spraw - określenie roku w którym sprawę wszczęto oraz dwuliterowe inicjały (pierwsza litera imienia i nazwiska) pracownika prowadzącego sprawę. 16. Ustala się, że przekazywanie projektów pism do akceptacji kierownika następuje w postaci papierowej. 17. Dokumentacją nietworzącą akt sprawy w biurze są prowadzone rejestry, programy, zbiory i ewidencje: 1) rejestry papierowe: a) ewidencja tytułów wykonawczych, b) rejestr zaliczek przekazanych Komornikom Sądowym i Urzędom Skarbowym, c) ewidencja dyspozycji z konta depozytowego, d) rejestr udzielonych rat w spłacie zobowiązań, e) rejestr wynagrodzeń prowizyjnych, f) rejestr wniosków dłużników składanych w toku egzekucji, g) rejestr skarg, zarzutów i zażaleń na postępowanie egzekucyjne, h) rejestr postanowień o umorzeniu postępowania egzekucyjnego; 2) ewidencje i dane w systemach informatycznych- system obsługi egzekucji (SOE). Regulamin wewnętrzny Biura Egzekucji Administracyjnej 5

6 18. Programy i systemy wspomagające realizację zadań biura: 1) SOE system obsługi egzekucji jako metoda realizacji zadań; 2) Outlook Express. 19. Ustala się zasady przekazywania spraw zakończonych do archiwum zakładowego: 1) gromadzenie wytworzonej dokumentacji niearchiwalnej powstającej w wyniku prowadzonych postępowań i opis teczek aktowych dokonują pracownicy na poszczególnych stanowiskach; 2) przygotowanie teczek aktowych wg instrukcji archiwalnej zgromadzonych w składnicy akt i przekazywanie do archiwum zakładowego na podstawie sporządzonego spisu zdawczoodbiorczego - przez wyznaczonego pracownika biura. Rozdział 6 Przepisy końcowe 22. Wykonanie zarządzenia powierza się : 1) kierownikowi biura, 2) skarbnikowi Miasta w zakresie 10, 3) kierownikom : a) komórek organizacyjnych urzędu właściwych ds.: podatków i opłat oraz budżetu i rachunkowości, b) komendantowi Straży Miejskiej, c) dyrektorowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej d) oraz dyrektorowi Izby Wytrzeźwień w zakresie 12 ust Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 2 PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 2 Zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 539/07 z dnia 9 maja 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Egzekucji Administracyjnej z późn zm., które wygasło 31 marca 2013 r. na podstawie 11 ust. 1 zarządzenia nr K z dnia 1 marca 2013 r. Regulamin wewnętrzny Biura Egzekucji Administracyjnej 6