REGULAMIN BIURA STOWARZYSZENIA LOKALNA GRUPA DZIAŁANIA ZIEMIA PRZEMYSKA

Transkrypt

1 REGULAMIN BIURA STOWARZYSZENIA LOKALNA GRUPA DZIAŁANIA ZIEMIA PRZEMYSKA 1 Na podstawie Statutu utworzone zostało Biuro Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Ziemia Przemyska. 2 Regulamin określa zasady funkcjonowania Biura Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Ziemia Przemyska ramowy zakres działania i kompetencje pracowników biura Stowarzyszenia oraz inne postanowienia związane z działalnością LGD ZIEMIA PRZEMYSKA. Ilekroć w regulaminie jest mowa o Biurze, należy rozumieć przez to Biuro Stowarzyszenia Lokalnej Grupy Działania Ziemia Przemyska. Biuro służy realizacji celów i zadań Zarządu oraz Stowarzyszenia. 3 4 Biuro prowadzi swoją działalność w oparciu o statut uchwały Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia oraz niniejszy regulamin. 5 Struktura organizacyjna Biura przedstawia się następująco: Obsługa finansowo- księgowa Obsługa biura i zarządzanie projektami Monitoring i ewaluacja oraz promocja. 6 Do obowiązków specjalisty do obsługi biura i zarządzanie projektami należy: obsługa biura sekretariat realizacja zadań określonych przez Zarząd, prowadzenie bieżących spraw

2 gromadzenie i udostępnianie informacji i dokumentacji z zakresu działalności prowadzenie działalności wydawniczej, wydawanie wewnętrznych materiałów informacyjnych i problemowych, ogólne poradnictwo prawne, finansowe, organizacyjne i inne w oparciu o własny bank danych oraz zamawiane ekspertyzy i opinie specjalistyczne, przygotowywanie materiałów na posiedzenie Zarządu prowadzenie dokumentacji członkowskiej, prowadzenie rejestru uchwał Walnego Zebrania Członków i Zarządu, prowadzenie korespondencji udział w różnego rodzaju naradach, sympozjach, szkoleniach, uroczystościach związanych z działalnością stowarzyszenia prowadzenie spraw kadrowych i dokumentacji sprawowanie pieczy nad sprzętem biurowym oraz zlecanie przeprowadzenia jego naprawy lub konserwacji ponadto: jest odpowiedzialny za kompleksową obsługę potencjalnych beneficjentów, oraz realizację i rozliczenie procesu dotyczącego projektów, a w szczególności: obsługa związana z naborem wniosków składanych w ramach realizacji Lokalnej Strategii Rozwoju Stowarzyszenia LGD Ziemia Przemyska, organizacja pracy Rady Stowarzyszenia oceniającej operacje, przygotowanie i składanie wniosków o pomoc finansową na funkcjonowanie LGD i realizację przedsięwzięć określonych w LSR, przygotowanie i składanie wniosków o płatność, poszukiwanie możliwości dofinansowania dla projektów realizacja projektów przygotowanie i prezentacja informacji na temat operacji, prowadzenie doradztwa dla beneficjentów w sprawie warunków i możliwości otrzymania dofinansowania. prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i kulturalnych związanych z obszarem LGD, realizacją LSR oraz działalnością LGD, udzielanie informacji o działalności LGD telefoniczne, ustnie, pisemnie lub za pośrednictwem Internetu, przygotowywanie udziału LGD w targach, konferencjach, szkoleniach, imprezach społeczno-kulturalnych i innych wydarzeniach mogących pomóc w promocji LGD, współpraca z mediami w tym odpowiadanie na interwencje i organizowanie konferencji prasowych, współredagowanie biuletynów Stowarzyszenia; nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem i aktualizacja stron internetowych LGD, przygotowywanie propozycji w zakresie wzorów przedmiotów promocyjnych, organizacja przetargów i udział w pracach Komisji Przetargowych, organizowanie szkoleń, konferencji i innych imprez zaplanowanych przez LGD, koordynacja działań związanych z aktualizacją LSR, inicjowanie i prowadzenie działań związanych ze współpracą międzyregionalną i międzynarodową, realizacja projektów w szczególności w zakresie organizacyjnopromocyjnym, monitorowanie problematyki związanej z Funduszami Unii Europejskiej.

3 Do obowiązków specjalisty do obsługi finansowo- księgowej należy: prowadzenie rachunkowości zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, prowadzenie spraw kadrowych i dokumentacji wykonywanie obowiązków sprawozdawczych ustalonych przez Główny Urząd Statystyczny, tworzenie warunków dla przestrzegania ścisłej dyscypliny finansowej i budżetowej należyte przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych oraz środków pieniężnych, bieżące, prawidłowe prowadzenie księgowości z zastosowaniem racjonalnej organizacji pracy i techniki przetwarzania danych, rejestracja operacji gospodarczych - finansowych, analiza dokumentów finansowych, sporządzanie obowiązujących dowodów księgowych, kasowych i magazynowych, dokonywanie zamknięcia rocznego ksiąg oraz sporządzanie wymaganych zasadami rachunkowości sprawozdań finansowych w tym GUS, sporządzanie w obowiązującym terminie deklaracji i wykazów dla celów organów podatkowych i ZUS, udostępnianie ksiąg oraz dokumentów finansowych do kontroli sprawowanej przez uprawnione organy kontrolne, prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, prowadzenie kartotek wynagrodzeń, sporządzanie list płac, regulowanie zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych i fizycznych, prowadzenie tabel amortyzacyjnych i wyceny środków trwałych, wypłata udzielonych zaliczek i ich rozliczanie, regulowanie płatności wynikających ze zobowiązań, odprowadzanie składek ZUS, rozliczenia z ZUS i wypłat zasiłków chorobowych, wypłata wynagrodzeń osobowych i honorariów, sporządzanie sprawozdań dotyczących zatrudnienia i funduszu płac, wystawianie rachunków, prowadzenie dokumentacji składek członków zwyczajnych i wspierających, prowadzenie rachunku bankowego, opracowywanie projektu preliminarza budżetowego, czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wykonania budżetu wnioskowanie wraz z uzasadnieniem o wprowadzenie zmian w preliminarzu budżetowym, realizowanie wydatków w zakresie ubezpieczeń społecznych i kosztów podróży, prowadzenie kasy gotówkowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, prowadzenie systematycznej kontroli wewnętrznej dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, prawidłowe zabezpieczenie środków finansowych i pozostałych składników majątkowych, sporządzanie pism, wniosków i podań związanych z działalnością finansowoksięgową Stowarzyszenia.

4 Do obowiązków specjalisty ds. monitoringu i ewaluacji oraz promocji należy: obsługa biura sekretariat realizacja zadań określonych przez Zarząd, prowadzenie bieżących spraw gromadzenie i udostępnianie informacji i dokumentacji z zakresu działalności prowadzenie działalności wydawniczej, przygotowywanie odpowiednich sprawozdań, monitorowanie podpisywania i realizacji umów, przygotowanie sprawozdań z realizacji LSR dla Zarządu, sporządzanie opinii dotyczących problemów związanych z realizacją projektów, przeprowadzenie końcowego rozliczenia rzeczowego pod względem zgodności z warunkami umów o pomoc, wydawanie wewnętrznych materiałów informacyjnych i problemowych, udział w różnego rodzaju naradach, sympozjach, szkoleniach, uroczystościach związanych z działalnością stowarzyszenia poszukiwanie możliwości dofinansowania dla projektów prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i kulturalnych związanych z obszarem LGD, realizacją LSR oraz działalnością LGD, udzielanie informacji o działalności LGD telefoniczne, ustnie, pisemnie lub za pośrednictwem Internetu, przygotowywanie udziału LGD w targach, konferencjach, szkoleniach, imprezach społeczno-kulturalnych i innych wydarzeniach mogących pomóc w promocji LGD, współpraca z mediami w tym odpowiadanie na interwencje i organizowanie konferencji prasowych, nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem i aktualizacja stron internetowych LGD, przygotowywanie propozycji w zakresie wzorów przedmiotów promocyjnych, organizacja przetargów i udział w pracach Komisji Przetargowych, organizowanie szkoleń, konferencji i innych imprez zaplanowanych przez LGD, monitoring i ewaluacja realizacji celów zawartych w LSR przygotowywanie sprawozdań merytorycznych upowszechnianie informacji o warunkach i zasadach, kryteriach wyboru oraz o sposobie naboru wniosków o pomoc w ramach realizacji LSR organizacja przedsięwzięć mających na celu aktywizacje lokalnych liderów oraz lokalnej społeczności (warsztaty, szkolenia, konferencje itp.) organizacje badań nad obszarem działania LGD (diagnoza problemów, potrzeb, barier i oczekiwań) 7 Pracownicy Biura wykonują swoje zadania zgodnie z zakresem czynności tj. w przedmiocie zadań,odpowiedzialności i uprawnień określonych przez Prezesa Zarządu

5 8 Biuro używa pieczątki podłużnej z nazwą i adresem siedziby Stowarzyszenia o treści: LGD Ziemia Przemyska ul. Plac Dominikański 3, Przemyśl oraz pieczątek imiennych. 9 W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie decyzje podejmuje Zarząd kierując się obowiązującymi przepisami prawa, statutem i uchwałami Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia.