ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 4 stycznia 2017 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 4 stycznia 2017 r. w sprawie organizacji rozliczeń podatku od towarów i usług w Urzędzie Miasta Zielona Góra oraz zmiany instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Na podstawie art. 33 ust. 3 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm. 1) ), art. 34 ust. 1 w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 814 z późn. zm. 2) ), art. 4 ust. 5 w związku z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm. 3) ), 12 i 22 zarządzenia nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 15 stycznia 2015 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra tekst jednolity z późn. zm. 4) ) oraz 38 ust. 2 zarządzenia nr Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 06 grudnia 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku VAT w Mieście Zielona Góra zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Zarządzenie określa zasady sporządzania, gromadzenia i przekazywania przez komórki organizacyjne urzędu danych do sporządzania deklaracji cząstkowej VAT za Urząd Miasta Zielona Góra W zarządzeniu używa się sformułowań: 1) komórka organizacyjna urzędu właściwej ds. finansowych oraz plik JPK_VAT w rozumieniu zarządzenia Prezydenta Miasta Zielona Góra nr z dnia 06 grudnia 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług w Mieście Zielona Góra; 2) WYBUD, WPBUD, komórka organizacyjna urzędu w rozumieniu zarządzenia Prezydenta Miasta Zielona Góra nr K z dnia 23 grudnia 2015 r. w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) prewspółczynniku należy przez to rozumieć współczynnik proporcji, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm. 5) ), 2) współczynniku należy przez to rozumieć współczynnik proporcji, o której mowa w art. 90 ustawy o podatku od towarów i usług Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych na podstawie rejestrów sprzedaży i deklaracji jednostkowych dotyczących podatku należnego z tytułu dokonanych sprzedaży oraz rejestru VAT zakupów sporządza deklarację cząstkową VAT urzędu. 2. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych uwzględnia deklarację, o której mowa w ust. 1, w rozliczeniu podatku VAT Miasta. 3. Po otrzymaniu deklaracji cząstkowych komórka, o której mowa w ust. 1, sumująca zebrane dane przeprowadza następujące czynności: 1) dokonuje podstawowej weryfikacji zgodności rejestrów z deklaracjami, 2) wyjaśnia wraz z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi ewentualne wątpliwości, 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz ) Jak w odnośniku nr 1. 3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 613, z 2014 r. poz. 768, 1100, z 2015 r. poz. 4, 978, 1045, 1166, 1333, 1844, 1893, z 2016 r. poz ) Tekst wymienionego zarządzenia został zmieniony zarządzeniem nr K z dnia 27 marca 2015 r., nr K z dnia 19 czerwca 2015 r. i nr K z dnia 18 grudnia 2015 r. oraz nr K z dnia 14 marca 2016 r. 5) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz. 846, 960, 1052, 1206,

2 3) dokonuje konsolidacji otrzymanych danych cząstkowych oraz danych dotyczących transakcji dokonanych w urzędzie, 4) wysyła skonsolidowaną deklarację Miasta do urzędu skarbowego i składa ją do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. 4. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych na podstawie danych z systemów WPBUD i WYBUD oraz danych z innych niż urząd jednostek organizacyjnych sporządza plik JPK_VAT Miasta i składa go do ministra właściwego ds. finansów publicznych. 5. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych koordynuje przeprowadzanie rozliczeń podatku od towarów i usług. Rozdział 2 Zasady dotyczące treści zawieranych umów podlegających przepisom o VAT Umowy cywilnoprawne skutkujące powstaniem należności winny zawierać zapisy dotyczące określenia transakcji pod kątem opodatkowania podatkiem od towarów i usług oraz informacje o opodatkowaniu transakcji podatkiem VAT i doliczeniu do ceny netto podatku VAT wg obowiązujących stawek. 2. W umowach cywilnoprawnych, o których mowa w ust. 1, w których nie wystąpi podatek VAT, należy wskazać, na podstawie jakich przepisów transakcja nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT bądź jest zwolniona z opodatkowania podatkiem VAT. 3. Dane, o których mowa w ust. 1 i 2, muszą być zgodne z dokumentacją zamówień lub zamówień publicznych, w tym ofertą złożoną przez nabywcę. Rozdział 3 Zasady dotyczące odpowiedzialności pracowników i kierowników za VAT Za ustalenie podatku VAT należnego w sprawach objętych zakresem działania komórki organizacyjnej urzędu oraz za dokonanie przelewu bankowego podatku VAT, o którym mowa w 25b ust. 4 odpowiedzialność ponosi kierownik tej komórki. 2. Za prawidłowe opisanie faktury zakupu odpowiedzialność ponosi kierownik, którego podpis figuruje pod opisem dotyczącym prawa do odliczenia podatku VAT. 6. Za prawidłowe wyliczenie prewspółczynnika i współczynnika odpowiedzialność ponosi kierownik komórki organizacyjnej urzędu ds. dochodów budżetowych. Rozdział 4 Zmiany w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych W zarządzeniu nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra Kierownika Urzędu z dnia 23 grudnia 2015 r. w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych wprowadza się następujące zmiany: 1) w 2 ust. 2 kropkę po pkt 7 zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 8 w brzmieniu: 8) centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług w Mieście Zielona Góra. ; 2) w 3 po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu: 2a. W zarządzeniu używa się sformułowań: komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych oraz plik JPK_VAT w rozumieniu odrębnego zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług w Mieście Zielona Góra. ; 3) w 7 po ust. 2 dodaje się ust. 3-4 w brzmieniu: 3. Do każdej faktury VAT dotyczącej nabyć (zakupów) należy sporządzić opis w zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury. 4. Opisu, o którym mowa w ust. 3, dokonuje się na fakturze lub na załączniku, w tym wydrukowanym do tej faktury z podsystemu WYBUD. 4) w 8 ust. 1 kropkę po pkt 5 zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 6 w brzmieniu: 6) fakturę wewnętrzną. ; 5) w 18 ust. 1 otrzymuje brzmienie: Komórki organizacyjne urzędu składają do komórki organizacyjnej urzędu właściwej 2

3 ds. finansowych dokumenty za dany miesiąc, w tym m.in. faktury sprzedaży, rejestry sprzedaży i faktury zakupów, najpóźniej do 5 dnia następnego miesiąca. ; 6) po 23 dodaje się rozdział 3a w brzmieniu: Rozdział 3a Obsługa podatku VAT Zawierane umowy cywilnoprawne muszą zawierać pełne dane Miasta oraz urzędu jako podmiotu bezpośrednio realizującego, tj. Miasto Zielona Góra NIP: reprezentowane przez.. (imię i nazwisko Prezydenta Miasta lub osoby upoważnionej przez Prezydenta Miasta) Urząd Miasta Zielona Góra 2. Dopuszcza się stosowanie zapisu, o którym mowa w ust. 1, w formie: Miasto Zielona Góra Urząd Miasta Zielona Góra NIP: reprezentowane przez.. (imię i nazwisko Prezydenta Miasta lub osoby upoważnionej przez Prezydenta Miasta) Pracownicy komórek organizacyjnych urzędu właściwych do spraw objętych sprzedażą towarów lub usług opodatkowanych podatkiem VAT, w szczególności: 1) obsługi przedsiębiorców ; 2) bieżącego utrzymania i zarządzania drogami; 3) obsługi administracyjno gospodarczej urzędu z zastrzeżeniem 25a ust. 2; 4) geodezji; 5) gospodarowania mieniem; 6) gospodarki komunalnej; 7) zarządzania kryzysowego - wystawiają faktury VAT, które podpisuje kierownik tej komórki lub pracownik upoważniony przez prezydenta. 2. Każda wystawiona faktura VAT podlega rejestracji w systemie informatycznym właściwym do obsługi wpływów budżetowych, tj. w podsystemie WPBUD, w terminach wynikających z odrębnych przepisów. 25a. 1. Komórki organizacyjne urzędu, o których mowa w 25 ust. 1, prowadzą przy pomocy właściwych podsystemów informatycznych rejestry sprzedaży VAT, w których ujmowane są wszystkie dokumenty dotyczące czynności opodatkowanych VAT zgodnie z odrębnymi przepisami. 2. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. obsługi administracyjno-gospodarczej urzędu prowadzi rejestr sprzedaży VAT, o którym mowa w ust. 1, dla komórek organizacyjnych urzędu niewymienionych w 25 ust. 1, które sporadycznie dokonują czynności opodatkowanych. 3. Ewidencje sprzedaży oraz rejestry VAT sprzedaży prowadzone są za pomocą podsystemu informatycznego właściwego do obsługi wpływów budżetowych, tj. w podsystemie WPBUD. 25b. 1. Komórki organizacyjne urzędu sporządzają rejestry miesięczne i jednostkowe deklaracje podatku VAT w zakresie podatku należnego na podstawie rejestrów, o których mowa w 25a. 2. Rejestry VAT oraz deklaracje jednostkowe komórek organizacyjnych urzędu wypełnione w zakresie dochodów opodatkowanych VAT, czytelnie podpisane przez pracownika sporządzającego oraz kierownika komórki organizacyjne urzędu, zawierające nazwę komórki organizacyjnej urzędu składane są do komórki organizacyjnej urzędu właściwej ds. finansowych w terminie do 5 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. 3. Kwoty wykazywane na dokumentach, o których mowa w ust. 1 2, wykazywane są w wielkościach rzeczywistych, bez zaokrągleń. 4. Komórki organizacyjne urzędu, o których mowa w 25 ust. 1, dokonują przelewu bankowego 3

4 podatku VAT z rachunku wydatków właściwego dla danych komórki organizacyjnej urzędu na właściwy rachunek bankowy Miasta do celów VAT, w kwocie zgodnej z deklaracją jednostkową, z zastrzeżeniem ust W zakresie dochodów z tytułu realizacji zadań zleconych przelewu z rachunku dochodów dokonuje komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. dochodów budżetowych na rachunek bankowy Miasta do celów VAT Do zadań komórki organizacyjnej urzędu dokonującej zakupów udokumentowanych fakturą VAT należy w szczególności: 1) umieszczenie na fakturze daty wpływu do Urzędu, o ile czynność ta nie została dokonana wcześniej; 2) opisanie faktury pod względem możliwości lub kwoty odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na tej fakturze; 3) zamieszczenie podpisów pod opisem na fakturze - obok daty i podpisu pracownika, kierownik komórki organizacyjnej urzędu składa własnoręczny podpis wraz z datą i pieczątką imienną; 4) zarejestrowanie w systemie informatycznym właściwym do obsługi wydatków budżetowych, tj. w podsystemie WYBUD, kwot podatku VAT do odliczenia lub braku możliwości odliczenia, w szczegółowości zgodnej z opisem, o którym mowa w pkt Rejestry VAT zakupów tworzone są za pomocą systemu informatycznego właściwego do obsługi wydatków budżetowych, tj. podsystemu WYBUD, na podstawie faktur, o których mowa w ust. 1 pkt 4. 26a. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych na zasadach określonych odrębnie, na podstawie otrzymanych, opisanych pod względem prawa do odliczenia podatku, faktur VAT zarejestrowanych w systemie informatycznym właściwym do obsługi wydatków budżetowych, tj. w podsystemie WYBUD sporządza rejestr zakupów VAT dla Urzędu oraz jednostkową deklarację VAT-7 Urzędu w zakresie podatku VAT naliczonego Cząstkowa deklaracja VAT-7 Urzędu powstaje z deklaracji jednostkowych, o których mowa w 25b ust. 1 oraz z deklaracji jednostkowej, o której mowa w 26a. 2. Deklarację cząstkową, o której mowa w ust.1, sporządza komórka organizacyjna urzędu ds. finansowych. 27a. 1. Jeśli w danym okresie rozliczeniowym wystąpi w komórce organizacyjnej urzędu sprzedaż towarów objętych odwrotnym obciążeniem, komórka organizacyjna urzędu sporządza dodatkowo deklarację jednostkową na formularzu VAT Na zasadach określonych w przepisach o podatku VAT, właściwa komórka organizacyjna urzędu wystawi dokument wewnętrzny dla rozliczenia podatku od zakupów objętych odwrotnym obciążeniem VAT, który w deklaracji ujmuje się na zasadach określonych w 25a. 27b. W przypadku zaistnienia okoliczności skutkujących obowiązkiem sporządzenia informacji podsumowujących o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach VAT-U, właściwa komórka organizacyjna urzędu sporządza dodatkowo deklarację jednostkową na aktualnym formularzu VAT- UE. 27c. W przypadku zaistnienia przesłanek umożliwiających dokonanie korekty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w trybie art. 89a ust. 1 ustawy o VAT ( ulga na złe długi ), właściwa komórka organizacyjna urzędu sporządza dodatkowo deklarację jednostkową na aktualnym formularzu VAT-ZD. 27d. W przypadku wykorzystywania przez komórkę organizacyjną urzędu pojazdu samochodowego wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, w odniesieniu do których warunkiem pełnego odliczenia podatku wynikającego z faktur zakupowych dotyczących tych pojazdów samochodowych jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, właściwa komórka niezwłocznie przekazuje do komórki organizacyjnej urzędu właściwej ds. finansowych stosowne informacje na aktualnie obowiązujących formularzach VAT Pracownicy komórek organizacyjnych urzędu prowadzą ewidencję prezentów, upominków itp. przekazywanych w ramach realizowanych zadań osobom fizycznym, celem udokumentowania rozliczeń wynikających z przepisów prawa podatkowego. 4

5 29. 1.Komórki organizacyjne urzędu obsługujące inwestycje finansowane ze środków zewnętrznych, dla których podatek VAT był kosztem kwalifikowanym, w celu niedopuszczenia do zmiany kwalifikowalności podatku VAT, prowadzą ewidencję, w której ujmowane są inwestycje objęte okresowym zakazem wykorzystywania ich do działalności gospodarczej wraz z podaniem terminu obowiązywania tego zakazu. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 2, jest aktualizowania na ostatni dzień kwartału i rozsyłana w formie elektronicznej przez komórki, o których mowa w ust. 1 do wszystkich sekretariatów komórek organizacyjnych urzędu. ; 7) w 37: a) ust. 1 kropkę po pkt 4 zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 5 w brzmieniu: 5) opisanie pod względem przysługującego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na każdej fakturze dotyczącej zakupów (nabyć)., b) po ust. 2 dodaje się ust. 3 w brzmieniu: 3. Pod opisem dotyczącym prawa do odliczenia podatku VAT, obok popisu pracownika, kierownik komórki organizacyjnej urzędu składa własnoręczny podpis wraz z datą i pieczątką imienną. ; 8) 38 otrzymuje brzmienie: 38. Kierownik komórki organizacyjnej, na dowód dokonania kontroli merytorycznej dokumentu, na wydruku z podsystemu WYBUD, pod klauzulą sprawdzono pod względem merytorycznym zamieszcza datę, podpis oraz pieczątkę imienną. ; 9) 40 otrzymuje brzmienie: Na dokumentach wystawionych za wykonaną pracę, dostarczone składniki majątkowe lub usługi, zamieszczane jest potwierdzenie: 1) wykonania i przyjęcia pracy, usługi lub odbioru składników majątkowych oraz załączony jest protokół odbioru podpisany przez strony; 2) podlegania lub niepodlegania procedurom wynikającym z przepisów Prawa zamówień publicznych, w formie stosownej adnotacji; 3) podlegania lub niepodlegania ustawie o VAT oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. ; 2. Do umów zleceń z osobami fizycznymi, w tym prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą załączony jest wykaz przepracowanych godzin podpisany przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę. ; 10) w 41 kropkę po pkt 3 zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 4 w brzmieniu: 4) kwoty podatku VAT przysługującej do odliczenia lub stwierdzenia o niepodleganiu odliczenia podatku VAT. ; Rozdział 5 Postanowienia końcowe 8. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta oraz kierownikom i pracownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Zielona Góra. 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 5