ZARZĄDZENIE Nr 0151/W/164/2006 Wójta Gminy Łyski z dnia 27 grudnia 2006 r.

Transkrypt

1 GMINY ŁYSKI ZARZĄDZENIE Nr 0151/W/164/2006 w sprawie: wprowadzenia zmian w Instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Łyski Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142 póz z 2001 r. zpóźn. zm) zarządzam co następuje: 1. Dokonuję zmiany treści Instrukcji wewnętrznego obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Łyski stanowiącej załącznik nr 2 do Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Łyski. Nowa treść Instrukcji stanowi załącznik nr l do niniejszego zarządzenia. 2. Dokonuję zmiany treści Zasad podpisywania pism urzędowych stanowiących załącznik nr 3 do Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Łyski. Nowa treść Zasad podpisywania pism urzędowych stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, 3. Powierzam wykonanie niniejszego zarządzenia Sekretarzowi Gminy. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem l lutego 2007 r..

2 Załącznik nr l do zarządzenia Nr0151/W/164/2006 INSTRUKCJA WEWNĘTRZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW W URZĘDZIE GMINY ŁYSKI 1. Ustala się instrukcję wewnętrznego obiegu dokumentów dla pracowników Urzędu Gminy Łyski określającą zasady i tryb obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy. 2. Postanowienia Instrukcji Wewnętrznego Obiegu Dokumentów mają zastosowanie przy załatwianiu spraw przez pracowników Urzędu Gminy Łyski. Rozdział l Postanowienia ogólne 1. Uregulowania prawne: 1) Instrukcja wewnętrznego obiegu dokumentów zwana dalej Instrukcją". określa zasady i tryb wykonywania czynności związanych z obiegiem dokumentów w Urzędzie Gminy Łyski. 2) Obieg i kontrola dokumentów finansowo - księgowych określa Zarządzenie Wójta w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Urzędzie Gminy Łyski. 3) Zakres kompetencji Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika i Kierowników Referatów w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, decyzji i innych pism określa załącznik nr 3 - zasady podpisywania pism urzędowych. 4) Zasady przekazywania akt do archiwum zakładowego określa Zarządzenie Wójta w sprawie: wprowadzenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum Urzędu Gminy Łyski. 5) W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr. 112, póz. 1319) 2. Słowniczek: Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) organy gminy - Radę Gminy Łyski i 2) sekretariat - stanowisko pracy do którego należy obsługa organizacyjna Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy i Kierowników Referatów Urzędu Gminy Łyski. 3) kancelaria - stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej, 4) referat - referat administracyjno organizacyjny, referat rozwoju lub referat finansowy 5) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku Do podstawowych czynności związanych z obiegiem dokumentów należy : l) odbiór korespondencji i przesyłek z poczty każdego dnia do godziny ) dekretacja korespondencji: nadanie nr i wpis do dziennika korespondencyjnego Urzędu Gminy (Sekretariat Urzędu Gminy), dyspozycja o właściwości rzeczowej sprawy

3 dla poszczególnych Referatów i samodzielnych stanowisk pracy Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy (Sekretarz Gminy/lub osoba przez niego upoważniona), dyspozycja o właściwości rzeczowej sprawy dla poszczególnych stanowisk w Referacie ( Kierownicy Referatów), przekazanie za potwierdzeniem odbioru do poszczególnych stanowisk pracy (Sekretariat) 3) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej 4) obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy 5) wysyłanie korespondencji i przesyłek 2. Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują: l ) kancelaria, 2) sekretariat, 3 ) Sekretarz Gminy i Kierownicy Referatów 4) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji 1. Upoważniony przez Wójta pracownik odbiera każdego dnia do godz korespondencję z Urzędu Pocztowego. Korespondencje przyjmuje sekretariat, rejestrując j ą ilościowo i rzeczowo w dzienniku korespondencyjnym. 2. Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym prawym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania -- na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określająca datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z dziennika korespondencyjnego. 3. Sekretariat przekazuje wpływającą korespondencję Sekretarzowi Gminy, który rozdysponowuje pocztę według jej treści merytorycznej do Wójta, Zastępcy Wójta lub do Kierowników Referatów oraz do poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy. 4. Kierownicy referatów rozdysponowują pocztę według jej treści merytorycznej poszczególnym pracownikom referatu. 5. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Sekretarza Gminy i Kierowników Referatów pracownik sekretariatu przekazuje j ą zgodnie z dyspozycjami właściwym pracownikom. 6. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. 7. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania ( czynności) różnych referatów lub pracowników, przekazuje się ją referatowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie a pozostałym zainteresowanym przekazuje się kopie dokumentów. 8. Pracownik potwierdza odbiór korespondencji w dzienniku korespondencji własnoręcznym podpisem. 9. Pracownicy załatwiają sprawy niezwłocznie według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 10.W toku załatwiania spraw obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy odbywa się bez pokwitowania. W przypadku spraw, w których podjęcie czynności na danym stanowisku rodzi skutek rzeczowy dla innego stanowiska obieg dokumentów pomiędzy tymi stanowiskami odbywa się za pokwitowaniem, za pośrednictwem kancelarii lub bezpośrednio poprzez doręczenie właściwemu pracownikowi.

4 11. Pracownik sporządzający projekty umów, pism i innych dokumentów zobowiązany jest do zaopiniowania treści pod względem merytorycznym z Kierownikiem Referatu i pod względem prawnym z Radcą Prawnym. 12. Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy lub Kierownicy Referatów sprawdzają prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu podpisują dokument. Podpisany dokument wraz z załącznikami przekazuje się zakopertowany do kancelarii celem wysłania adresatowi, równocześnie odnotowuje się wysyłkę (załatwienie sprawy) w dzienniku korespondencyjnym w Sekretariacie Urzędu. 13. Pracownicy przekazują korespondencję i przesyłki do kancelarii Urzędu w dniu ich wysłania do godz Kancelaria przekazuje korespondencję do Urzędu Pocztowego do godz Rozdział III Nadzór nad wykonywaniem czynności związanych z obiegiem dokumentów 1. Nadzór i kontrolę nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności zwiajzanych z obiegiem dokumentów w Urzędzie Gminy sprawuje Wójt Gminy, Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy oraz Kierownicy Referatów. 2. W ramach czynności nadzoru określonych w ust. l pracownik merytoryczny ds. Sekretariatu na początku każdego miesiąca sprawdza dziennik korespondencyjny pod względem terminowości załatwienia spraw w miesiącu poprzednim. O wynikach weryfikacji informuje Sekretarza Gminy.

5 Załącznik nr 2 do zarządzenia Nr0151/W/164/2006 ZASADY PODPISYWANI A PISM URZĘDOWYCH 1. Pisma wychodzące z Urzędu na zewnątrz podpisuje Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy Kierownicy Referatów oraz pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy. 2. Do podpisu Wójta zastrzeżone są pisma: - których adresatami są posłowie i senatorowie Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, kierownicy urzędów centralnych, organów administracji rządowej, organów administracji samorządowej - zawierające odpowiedzi na wnioski i interpelacje komisji Rady, przewodniczącego Rady i wszystkich Radnych - dla których właściwość zastrzegaj ą przepisy szczególne. 3.Do podpisu Zastępcy Wójta lub Sekretarza Gminy zastrzeżone są pisma: - zastrzeżone do podpisu Wójta w czasie jego nieobecności - których podpisywanie zostało przekazane przez Wójta 4. Do właściwości Kierowników Referatów oraz innych pracowników należy podpisywanie wszystkich pism dotyczących spraw wynikających z zakresu działania referatu lub samodzielnych stanowisk pracy nie zastrzeżonych dla wójta, oraz pism i zaświadczeń i postanowień do których otrzymali upoważnienie Wójta. 5. Do podpisywania dokumentów mających na celu nabycie praw lub zaciągniecie zobowiązań stosuje się przepisy szczególne. 6. Niezależnie od zasad ustalonych w ust. l -5 każde pismo może być - ze względu na rangę sprawy - przedłożone do podpisu Wójta. Dotyczy to także postanowień i pism ogólnych. 7. Ustala się następujące zasady parafowania dokumentów: - Projekty dokumentów przedkładane do podpisu przez osoby uprawnione parafują swoim podpisem pracownicy merytoryczni przygotowujący projekt - Projekty umów oraz porozumień parafowane są na każdej stronie przez pracowników przygotowujących dany projekt - Projekty umów i porozumień przygotowane przez instytucje zewnętrzne parafują na każdej stronie pracownicy merytoryczni prowadzący sprawę ze strony Urzędu - Projekty dokumentów i projekty wszystkich umów zaopiniowane przez Radcę Prawnego powinny być opatrzone jego parafą. 8. Szczególne postanowienia dotyczące podpisywania dokumentów finansowo - księgowych reguluje odrębna instrukcja.