REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZESPOŁU INFORMATYKI. Rozdział 1. Cele i zadania Zespołu Informatyki

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 8/2013 Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 23 stycznia 2013 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZESPOŁU INFORMATYKI Rozdział 1 Cele i zadania Zespołu Informatyki 1 1. Celem działania Zespołu Informatyki jest zapewnienie właściwej obsługi informatycznej Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. 2. Podstawowe zadania Zespołu Informatyki: 1) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, 2) rozwój oprogramowania użytkowego tworzonego na potrzeby Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, 3) analizowanie potrzeb, przygotowanie projektu wydatków oraz przygotowanie dokumentacji w postepowaniach o zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, materiałów eksploatacyjnych, nośników danych, komponentów, urządzeń sieciowych i części zamiennych do naprawy komputerów na podstawie zapotrzebowań użytkowników i zużycia technologicznego, 4) wspomaganie użytkowników, w tym usuwanie awarii lub innych problemów związanych ze sprzętem komputerowym i oprogramowaniem użytkowanym w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, 5) tworzenie i administrowanie serwisów: internetowych, intranetowych oraz BIP, 6) obsługa poczty elektronicznej w zakresie utrzymania sprzętowego oraz komunikacyjnego, dbanie o odpowiedni poziom szkolenia stanowiskowego

2 2 Zespół Informatyki wykonuje także zadania wspólne dla wszystkich statutowych jednostek organizacyjnych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich tj.: 1) opracowuje projekty wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących działalności Zespołu Informatyki, 2) opiniuje przekazywane do uzgodnień projekty wewnętrznych aktów normatywnych oraz innych dokumentów, 3) inicjuje zmiany mające na celu sprawne i efektywne kosztowo działania Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. 3 Zespół Informatyki współpracuje z następującymi podmiotami i instytucjami: 1) dostawcami i serwisantami sprzętu i oprogramowania komputerowego, 2) dostawcami usług sieciowych. Rozdział 2 Struktura organizacyjna Zespołu Informatyki 4 1. Strukturę organizacyjną Zespołu Informatyki tworzy: 1) Dyrektor Zespołu Informatyki, 2) Wydział Eksploatacji Systemów Informatycznych, 3) Wydział Rozwoju Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, 4) Główny Koordynator do spraw Rozwoju e-urzędu oraz Budowy Struktur Zamiejscowych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, 5) stanowisko ds. obsługi sekretariatu Zespołu Informatyki. 2. Schemat organizacyjny stanowi załącznik do regulaminu organizacyjnego Zespołu Informatyki

3 Rozdział 3 Zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych Zespołu Informatyki 5 1. Wydział Eksploatacji Systemów Informatycznych Do podstawowych zadań wydziału należy: 1) zarządzanie i administrowanie serwerami i zasobami sieciowymi Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, 2) monitoring oraz zapewnienie łączności pomiędzy budynkami Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, 3) instalację, konfigurowanie i aktualizowanie oprogramowania zainstalowanego w komputerach użytkowników, 4) sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną sprzętu komputerowego, a w szczególności jego bieżące serwisowanie i naprawa, 5) nadzór nad wykonywaniem usług gwarancyjnych oraz serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, 6) udział w przygotowaniu i nadzorowaniu realizacji umów dotyczących rozwoju oprogramowania użytkowego w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, 7) analizowanie potrzeb oraz zapewnienie zaopatrzenia Biura Rzecznika Praw Obywatelskich w sprzęt komputerowy, oprogramowanie, materiały eksploatacyjne, nośniki danych, komponenty, urządzenia sieciowe i części zamienne do naprawy komputerów - sporządzane kalkulacji szacunkowych, wniosków, formularzy 8) przygotowywanie projektu wydatków na zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania na rok następny oraz planu wydatków na rok bieżący, - 3 -

4 9) przygotowywanie dokumentacji w postępowaniach o zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania lub świadczenie usług we współpracy z Wydziałem Zamówień Publicznych, 10) prowadzenie rejestru sprzętu komputerowego, oprogramowania, komponentów, materiałów eksploatacyjnych, 11) usuwanie awarii lub innych problemów związanych ze sprzętem komputerowym i oprogramowaniem użytkowanym w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, 12) tworzenie i administrowanie serwisów: internetowych, intranetowych oraz BIP, 13) obsługa poczty elektronicznej w zakresie utrzymania sprzętowego oraz komunikacyjnego, dbanie o odpowiedni poziom szkolenia stanowiskowego, 14) archiwizacja i zapewnienie bezpieczeństwa danych, zgodnie z odrębnymi regulacjami. 2. Wydział Rozwoju Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Do podstawowych zadań wydziału należy: 1) prowadzenie prac projektowych i programistycznych związanych z Systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, 2) współpraca z dostawcą Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, 3) instalacja i konfiguracja środowiska sprzętowego oraz oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego dla Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, 4) współpraca z innymi statutowymi jednostkami organizacyjnymi Biura Rzecznika Praw Obywatelskich w zakresie wdrożenia i użytkowania Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, 5) nadzór nad realizacją zakupu towaru i usług w zakresie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, 6) przygotowanie i przeprowadzanie szkoleń dla e-liderów i szkoleń dla pracowników Biura Rzecznika Praw Obywatelskich z zakresu Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, 7) zgłaszanie potrzeb rozwojowych Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, 8) prowadzenie dokumentacji technicznej i użytkowej Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

5 3. Główny Koordynator do spraw Rozwoju e-urzędu oraz Budowy Struktur Zamiejscowych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich Podstawowe zadania Głównego Koordynatora do spraw Rozwoju e-urzędu oraz Budowy Struktur Zamiejscowych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich określają odrębne akty normatywne Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. 6 Do podstawowych zadań stanowiska ds. obsługi sekretariatu Zespołu Informatyki należy: 1) prowadzenie sekretariatu Zespołu Informatyki, 2) przyjmowanie korespondencji kierowanej do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich oraz czuwanie nad jej właściwym obiegiem, 3) przygotowywanie do dekretacji Dyrektora Zespołu Informatyki korespondencji przychodzącej do Zespołu Informatyki, a następnie po zadekretowaniu przekazywanie jej do poszczególnych stanowisk pracy, 4) monitorowanie planu pracy i zadań terminowych Zespołu Informatyki, 5) prowadzenie spraw administracyjno-gospodarczych Zespołu Informatyki, w tym: zaopatrywanie w materiały biurowe, ewidencja i nadzór nad środkami trwałymi użytkowanymi w Zespole Informatyki, 6) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego, 7) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora Zespołu Informatyki. Rozdział 4 Zakres zadań osób kierujących pracą Zespołu Informatyki 7 1. Dyrektor Zespołu Informatyki kieruje Zespołem Informatyki i ponosi odpowiedzialność za należytą realizację jego zadań wynikających z wewnętrznych - 5 -

6 aktów normatywnych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym Regulaminu organizacyjnego Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, a w szczególności: 1) dba o dobre imię Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, 2) przestrzega limity budżetowe, w tym dba o racjonalizację kosztów działania, 3) planuje i organizuje pracę Zespołu Informatyki w celu sprawnego, terminowego i efektywnego realizowania zadań, 4) nadzoruje i koordynuje pracę podległych pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem właściwego wykonywania zarządzeń, decyzji, regulaminów i instrukcji oraz przestrzegania Regulaminu Pracy, 5) kształtuje warunki sprzyjające należytemu wykonywaniu zadań, 6) współuczestniczy w realizowaniu założeń polityki kadrowej Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym dokonuje okresowej oceny podległych pracowników oraz dba o systematyczne podnoszenie ich kwalifikacji, 7) wnioskuje w sprawach pracowników, wynikających ze stosunku pracy, 8) wnioskuje w sprawach udzielania i odwoływania pełnomocnictw, 9) sprawuje nadzór nad dyscypliną pracy, 10) opracowuje projekt regulaminu organizacyjnego podległego Zespołu Informatyki, 11) okresowo informuje Rzecznika Praw Obywatlskich o realizacji zadań i wynikach działalności Zespołu Informatyki oraz niezwłocznie informuje w sprawach uznanych za ważne, 12) organizuje i sprawuje kontrolę wewnętrzną podległego Zespołu Informatyki, 13) zapewnia w Zespole Informatyki ochronę tajemnicy związanej z wykonywaniem obowiązków. 2. Dyrektor Zespołu Informatyki bezpośrednio nadzoruje Naczelników Wydziałów oraz stanowisko ds. obsługi sekretariatu Zespołu Informatyki. 3. W czasie nieobecności Dyrektora Zespołu Informatyki, Zespołem Informatyki kieruje wyznaczony przez Dyrektora Zespołu Informatyki pracownik Zespołu Informatyki Naczelnik wydziału kieruje pracą wydziału i odpowiada za terminowe i prawidłowe wykonywanie zadań

7 2. Do obowiązków naczelnika wydziału należy w szczególności: 1) Decydowanie w zakresie posiadanych kompetencji w sprawach dotyczących realizacji zadań podległego wydziału, 2) inicjowanie, organizowanie i koordynowanie prac wydziału, 3) nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań wydziału, 4) dokonywanie właściwego podziału zadań pomiędzy pracowników wydziału oraz zapewnienie dyscypliny pracy, 5) planowanie szkoleń zawodowych oraz terminów urlopów wypoczynkowych, 6) przedkładanie Dyrektorowi Zespołu Informatyki wniosków w sprawach pracowniczych wydziału, 7) dbanie o należyte zachowanie ochrony tajemnicy związanej z wykonywaniem obowiązków przez podległych pracowników, 8) informowanie pracowników wydziału o obowiązujących wewnętrznych aktach normatywnych oraz ich zmianach, 9) merytoryczny nadzór nad opracowywaniem wewnętrznych aktów normatywnych w zakresie objętym kierowanym wydziałem. 3. W przypadku nieobecności naczelnika wydziału zastępuje go pracownik wydziału wyznaczony przez Dyrektora Zespołu Informatyki. Rozdział 5 Zasady podpisywania korespondencji oraz jej obiegu w Zespole Informatyki 9 1. Korespondencja wpływająca do Zespołu Informatyki jest rejestrowana przez osobę na stanowisku ds. obsługi sekretariatu Zespołu Informatyki lub inną upoważnioną osobę, a następnie przekazywana do Dyrektora Zespołu Informatyki celem dekretacji do załatwienia przez właściwego Naczelnika wydziału albo pracownika odpowiedzialnego za merytoryczne załatwienie sprawy. 2. W przypadku, gdy z jakiejkolwiek przyczyny nie jest możliwe załatwienie zleconej sprawy, Naczelnik wydziału albo pracownik odpowiedzialny za merytoryczne - 7 -

8 załatwienie sprawy, zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym Dyrektora Zespołu Informatyki. 3. Nie podlegają rejestracji materiały reklamowe i informacyjne. 4. Pisma wychodzące z Zespołu Informatyki po zaparafowaniu przez pracownika odpowiedzialnego za merytoryczne załatwienie sprawy lub naczelnika wydziału w sprawach przez nich nadzorowanych, przedkładane są do podpisu Dyrektorowi Zespołu Informatyki. 5. Dyrektor Zespołu Informatyki podpisuje: 1) wnioski, pisma i opinie Zespołu Informatyki kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich i parafuje korespondencję przygotowaną do podpisu Rzecznika Praw Obywatelskich, 2) korespondencję z innymi statutowymi jednostkami organizacyjnymi Biura Rzecznika Praw Obywatelskich i z Biurami Pełnomocników Terenowych, 3) wnioski i pisma w sprawach struktury organizacyjnej Zespołu Informatyki oraz w sprawach kadrowych, 4) zakresy czynności pracowników Zespołu Informatyki, 5) wszelką inną korespondencję, której zakres merytoryczny wymaga podpisu Dyrektora Zespołu Informatyki. 6. Dyrektor Zespołu Informatyki podpisuje jednoosobowo dokumenty w sprawach niezastrzeżonych do podpisu przez inne osoby. 7. Dyrektor Zespołu Informatyki może upoważnić wyznaczonego pracownika do podpisywania pism. 8. Naczelnik wydziału podpisuje korespondencję wynikającą z zakresu zadań realizowanych przez wydział, kierowaną do Dyrektora Zespołu Informatyki. 9. Opracowania, notatki, analizy, sporządzane przez poszczególnych pracowników winny zawierać odpowiednie informacje dotyczące osoby sporządzającej (np. opracował/sporządził oraz sprawdził - imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 10. Pisma wychodzące z Zespołu Informatyki podlegają, po ich podpisaniu przez osoby uprawnione, rejestracji i archiwizacji przez pracowników odpowiedzialnych za - 8 -

9 merytoryczne załatwienie sprawy z możliwością dostępu do tych pism przez innych pracowników. 11. Pisma, projekty dokumentów, dokumenty o charakterze informacyjnym niewymagające podpisu osoby sporządzającej przesyłane są pocztą elektroniczną. Rozdział 6 Postanowienia końcowe 10 Kontrola wewnętrzna: wstępna, bieżąca i następcza w Zespole Informatyki odbywa się na zasadach określonych przez Rzecznika Praw Obywatelskich. 11 Pracownicy Zespołu Informatyki obowiązani są do przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów prawa, Regulaminu pracy oraz innych wewnętrznych aktów normatywnych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich