Wydziału Kadr dla Dzielnicy Praga Południe

Transkrypt

1 Nr z rejestru 42/2004 URZĄD M.ST. WARSZAWY TYMCZASOWY WEWNĘTRZNY REGULAMIN DZIAŁALNOŚCI Wydziału Kadr dla Dzielnicy Praga Południe (WKD-VI) Niniejszy regulamin z a t w i e r d z a m dnia 12 stycznia 2004 r. /-/ Lech Kaczyński Prezydent m.st. Warszawy

2 Rozdział I. Postanowienia ogólne 1 1. Na podstawie 11 ust. 9 tymczasowego regulaminu organizacyjnego Urzędu m.st. Warszawy, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 162 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 14 lutego 2003 r. (z późn.zm.), ustala się wewnętrzny regulamin działalności Wydziału Kadr dla Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy, zwanej dalej Dzielnicą. 2. Wydział Kadr dla Dzielnicy Praga Południe w dalszej części wewnętrznego regulaminu działalności zwany będzie Wydziałem Kadr 3. Wewnętrzny regulamin działalności Wydziału Kadr zwany dalej regulaminem ustala wewnętrzną organizację Wydziału Kadr oraz związany z nią podział zadań. Rozdział II. Zadania Wydziału Kadr 2 1. Do zakresu działania Wydziały Kadr należy: 1) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Wydziałów dla Dzielnicy, Delegatur Biur oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych m.st Warszawy działających na terenie Dzielnicy, których zwierzchnikiem służbowym jest Prezydent, w zakresie wynikającym z prawa pracy i przepisów szczególnych; 2) współdziałanie w planowaniu zatrudnienia w Dzielnicy i monitorowanie realizacji tego planu; 3) koordynacja i nadzór nad funduszem płac w Dzielnicy; 4) naliczanie wynagrodzeń, pochodnych od wynagrodzeń oraz nagród, sporządzanie listy płac pracowników Wydziałów dla Dzielnicy, Delegatur Biur oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy działających na terenie Dzielnicy; 5) realizacja polityki kadrowej Dzielnicy w zakresie: rekrutacji, selekcji, systemu ocen i systemu szkolenia oraz planowanie i organizacja szkoleń, doszkalania i doskonalenia zawodowego pracowników Wydziałów dla Dzielnicy, Delegatur Biur oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy działających na terenie Dzielnicy; 6) prowadzenie rejestru umów zleceń, umów o dzieło; 7) realizacja regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 8) prowadzenie sprawozdawczości i analiz w zakresie spraw: kadrowych, płacowych i socjalnych; 9) współpraca ze związkami zawodowymi działającymi na terenie Urzędu m. st. Warszawy; 10) współpraca z Zespołem BHP Biura Kadr i Szkoleń; 11) prowadzenie rejestru oświadczeń majątkowych i oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej; 12) prowadzenie rejestru krajowych delegacji służbowych pracowników Wydziałów dla Dzielnicy, Delegatur Biur oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy działających na terenie Dzielnicy; 13) opracowywanie sprawozdań GUS dotyczących zatrudnienia;

3 14) wystawianie pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu; 15) Współpraca z ZUS-em, Urzędem Skarbowym i innymi jednostkami w zakresie wynikającym z działalności Wydziału; 16) Współpraca z przychodnią lekarską w zakresie usług medycznych dla pracowników. 2. Do zadań Wydziału Kadr należy: 1) właściwa i terminowa realizacja obowiązków objętych zakresem działania Wydziału; 2) Kontrola przestrzegania dyscypliny pracy w Wydziałach dla Dzielnicy oraz Delegaturach Biur. 3) opracowywanie propozycji do projektu budżetu, w części dotyczącej zakresu działania wydziału; 4) dokonywanie analiz i innych opracowań w zakresie właściwości Wydziału; 5) opracowywanie sprawozdań z zakresu działalności Wydziału; 6) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie koordynacji działań dotyczących funkcjonowania Urzędu jako całości, a w szczególności z a) Zarządem Dzielnicy; b) Radnymi Dzielnicy Rozdział III. Zasady kierowania Wydziałem 3 1. Wydziałem Kadr kieruje Naczelnik. 2. Do zadań Naczelnika Wydziału Kadr należy w szczególności: 1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań Wydziału; 2) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji zadań Wydziału; 3) prowadzenie polityki kadrowej w podległym Wydziale oraz nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy, regulaminu pracy oraz tajemnicy państwowej i służbowej, ustawy o ochronie danych osobowych; 4) ocena pracowników Wydziału oraz wnioskowanie w sprawie ich awansowania, nagradzania lub ukarania. 3. Naczelnik Wydziału Kadr odpowiada przed Prezydentem za realizację zadań Wydziału. 4. Nadzór nad działalnością Wydziału Kadr sprawuje Dyrektor Biura Kadr i Szkoleń i Burmistrz dzielnicy 5. W czasie nieobecności Naczelnika Wydziałem kieruje osoba przez niego wyznaczona. Do obowiązków pracowników Wydziału należy w szczególności: 1. sumienne, staranne, bezstronne, terminowe wykonywanie zadań, przestrzegania prawa, 2. ochrona informacji niejawnych w zakresie przewidzianym przez prawo, 3. godne reprezentowanie Urzędu m. st. Warszawy w kontaktach zewnętrznych 4. zachowanie uprzejmości, życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami i współpracownikami 4

4 Rozdział IV. Struktura organizacyjna Wydziału 5 1. W Wydziale Kadr WKD - VI tworzy się: 1) Referat ds. kadr i szkoleń K; 2) Referat ds. rachuby płac i spraw socjalnych P; 2. Schemat organizacyjny Wydziału Kadr przedstawia załącznik do niniejszego regulaminu. Rozdział V. Zadania komórek organizacyjnych Wydziału Kadr 6 Do zadań Referatu ds. Kadr i Szkoleń należy: 1) prowadzenie ewidencji pracowników Wydziałów dla Dzielnicy, Delegatur Biur oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy działających na terenie Dzielnicy; 2) prowadzenie akt osobowych pracowników Dzielnicy, w tym również kierowników jednostek organizacyjnych, których zwierzchnikiem służbowym jest Prezydent, w zakresie wynikającym z prawa pracy i przepisów szczególnych; 3) prowadzenie, dla pracowników wymienionych w punkcie 1, całości spraw wynikających ze stosunku pracy; 4) przygotowywanie decyzji kadrowych do podpisu Prezydenta, Dyrektora Biura Kadr i Szkoleń i Burmistrza Dzielnicy w zakresie udzielonych przez Prezydenta upoważnień; 5) rejestracja i kontrola zwolnień lekarskich; 6) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy w Wydziałach dla Dzielnicy i Delegaturach Biur w Dzielnicy; 7) przygotowywanie okresowych planów i sprawozdań z zakresu spraw kadrowych; 8) wprowadzanie, aktualizowanie i archiwizowanie danych kadrowych w komputerowym systemie kadry-płace; 9) sporządzanie sprawozdań GUS o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w części dotyczącej zatrudnienia; 10) dokonywanie okresowych analiz wykorzystania czasu pracy (obecności, zwolnień, godzin nadliczbowych, urlopów); 11) prowadzenie bieżącego archiwum akt osobowych pracowników; 12) współpraca z Zespołem BHP; 13) współpraca ze związkami zawodowymi; 14) współpraca z Biurem Prezydenta ; 15) współpraca z Archiwum Urzędu m.st. Warszawy; 16) opracowanie opisu stanowisk merytorycznych dla pracowników Wydziału Kadr, w tym określenie warunków i predyspozycji wymaganych na poszczególnych stanowiskach; 17) prowadzenie rejestru pism przychodzących i wychodzących z Wydziału Kadr; 18) prowadzenie rejestru spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt; 19) monitorowanie kwalifikacji zawodowych pracowników, szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Wydziałów dla Dzielnicy, Delegatur Biur oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy działających na terenie Dzielnicy;

5 20) organizowanie praktyk studenckich i wolontariatu w Dzielnicy. 7 Do zadań Referatu ds. Rachuby Płac i Spraw Socjalnych należy: 1) naliczanie wynagrodzeń i prowadzenie obsługi płacowej pracowników na podstawie dokumentów płacowych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami; 2) sporządzanie list płac oraz przelewów na konta osobiste pracowników; 3) prowadzenie kartotek wynagrodzeń pracowników i comiesięczna ich aktualizacja; 4) naliczanie wynagrodzeń za czas nieobecności w pracy spowodowanej chorobą, zasiłków chorobowych, macierzyńskich i opiekuńczych, kontrola prawidłowości ustalania prawa do zasiłku chorobowego oraz prowadzenie kart zasiłkowych; 5) ustalanie prawa do zasiłków: wychowawczych, rodzinnych, pielęgnacyjnych i ich naliczanie oraz prowadzenie wymaganej przez ZUS dokumentacji; 6) naliczanie i sporządzanie list wypłat na podstawie rachunków do zawartych przez Dzielnicę umów zleceń i umów o dzieło; 7) sporządzanie miesięcznych zestawień dotyczących naliczenia wynagrodzeń oraz informacji o odprowadzonych składkach na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, podatek dochodowy od osób fizycznych oraz innych potrąceń, 8) prowadzenie rejestracji umów zleceń i umów o dzieło zawartych w Dzielnicy; 9) rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS; 10) sporządzanie i wysyłanie miesięcznych deklaracji ZUS, dokonywanie przelewów na konta ZUS oraz sporządzanie Raportów Miesięcznych dla Osoby Ubezpieczonej (RMUA); 11) obsługa pracowniczego ubezpieczenia grupowego (potrącanie składek, wypełnianie deklaracji zgody, miesięcznych deklaracji rozliczeniowych, druków do wypłaty świadczeń); 12) sporządzanie miesięcznej deklaracji o wysokości zaliczki na podatek dochodowy od łącznej kwoty dokonywanych wypłat (PIT-4 i PIT-8A) oraz przekazywanie przelewów do Urzędu Skarbowego; 13) sporządzanie rocznych informacji o uzyskanych dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oraz dokonywanie rocznego rozliczenia podatku (PIT-40) pracowników, którzy złożyli wymagane oświadczenie; 14) ustalanie rocznego dochodu będącego podstawą naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla uprawnionych zatrudnionych i zwolnionych pracowników; 15) wyliczanie wysokości środków przeznaczonych na fundusz nagród dla pracowników z imiennym podziałem według komórek organizacyjnych i stanowisk oraz przygotowywanie wypłaty przyznanych nagród; 16) wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniu pracowników; 17) dokonywanie okresowych analiz poziomu wynagrodzeń; 18) wystawianie druków do ZUS: ZUS-Z21 (wniosek o przedłużenie wypłaty zasiłku chorobowego), ZUS Z-23 (wniosek o wypłatę zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia); 19) wystawianie druków ZUS Rp-7 dla celów emerytalno-rentowych i do naliczenia kapitału początkowego przez ZUS;

6 20) rozliczanie wynagrodzeń osób zatrudnionych w ramach zawartej z Urzędem Pracy umowy o refundacje wynagrodzeń dla absolwentów; 21) sporządzanie sprawozdań Z-03 oraz Z-06 o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w części dotyczącej wynagrodzeń; 22) wprowadzanie, aktualizowanie i archiwizowanie danych płacowych w komputerowym systemie kadry-płace; 23) prowadzenie bieżącego archiwum dokumentacji płacowej pracowników Dzielnicy; 24) współpraca z Archiwum Urzędu m.st. Warszawy; 25) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu i instytucjami. 26) współpraca ze związkami zawodowymi w zakresie spraw socjalnych 27) naliczanie i sporządzanie list wypłat dofinansowania do wypoczynku pracowników i członków ich rodzin oraz potrącanie i odprowadzanie z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz dokonywanie wypłat pożyczek i zapomóg; 28) realizacja regulaminu gospodarowania środkami zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych poprzez: a) opracowywanie preliminarza wydatków z ZFŚS na dany rok; b) przyjmowanie i rejestrowanie wniosków pracowników o przyznanie świadczeń z ZFŚS; c) udział w pracach zespołu opiniującego wnioski pracowników o przyznanie świadczeń z ZFŚS, sporządzanie protokołów z posiedzeń zespołu i przedkładanie do zatwierdzenia dysponentowi funduszu; d) przygotowywanie decyzji finansowych dotyczących wypłaty przyznanych świadczeń; e) przygotowywanie umów w sprawie udzielenia pożyczki z ZFŚS i nadzór nad ich realizacją; Rozdział VI. Postanowienia końcowe 8 1. Regulamin wchodzi w życie po zatwierdzeniu przez Prezydenta m.st. Warszawy i zapoznaniu się pracowników Wydziału z jego postanowieniami. Wszelkie zmiany w niniejszym regulaminie wymagają formy pisemnej.