REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO W POZNANIU

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 7/ 2010 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 5 lutego 2010 roku REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO W POZNANIU

2 I. Postanowienia ogólne 1 Biuro Zamówień Publicznych, zwany dalej Biurem działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu ustalonego uchwałą Nr 1892/2005 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 4 maja 2005 r. z późn. zm. oraz niniejszego Regulaminu. 2 Nadzór merytoryczny nad działalnością Biura sprawuje Wicemarszałek Województwa Wielkopolskiego (ZW II) Całokształtem pracy Biura kieruje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa Dyrektor Biura. 2. W przypadku nieobecności pracowników Biura, ich uprawnienia i obowiązki przejmują pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora Ustala się następującą strukturę organizacyjną Biura z oznaczeniem sposobu znakowania akt: 1.) Sekretariat BZP.I 2.) Wydział Postępowań o Zamówienia Publiczne BZP.II 3.) Wydział Organizacyjny i Nadzoru BZP.III 2. Schemat organizacyjny Biura stanowi załącznik do Regulaminu. 1

3 II. Zakres działania Dyrektora Biura 5 Zakres działania Dyrektora Biura: 1. Kierowanie całokształtem pracy Biura i ponoszenie odpowiedzialności za jego wyniki. 2. Wykonywanie zadań określonych Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 3. Kontrolowanie i nadzorowanie postępu prac bieżących. 4. Reprezentowanie Biura na zewnątrz. 5. Dekretowanie wpływającej korespondencji. 6. Składanie okresowych sprawozdań z działalności Biura Marszałkowi Województwa Wielkopolskiego. 7. Wykonywanie innych prac zleconych przez Marszałka Województwa Wielkopolskiego oraz wynikających z uchwał Sejmiku oraz ustaleń komisji Sejmiku Województwa Wielkopolskiego. 8. Współdziałanie z Sejmikiem Województwa Wielkopolskiego i jego Komisjami, Zarządem Województwa Wielkopolskiego, innymi Departamentami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, administracją rządową i samorządową, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, administracją zespoloną, organizacjami gospodarczymi i społeczno- zawodowymi oraz instytucjami naukowo-badawczymi w zakresie realizacji zadań Biura oraz zadań wspólnych Departamentów Urzędu Marszałkowskiego. 9. Udział w posiedzeniach Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 10. Parafowanie pism przygotowanych przez pracowników Biura do podpisu Marszałka i Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 11. Nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i czuwanie nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez podległych pracowników. 12. Dokonywanie kontroli wewnętrznej w Biurze oraz sprawowanie nadzoru nad organizacją i funkcjonowaniem kontroli zewnętrznej. 13. Sprawowanie nadzoru nad Pracą Biura. 14. Opiniowanie pod względem merytorycznym, w zakresie zadań Biura, projektów uchwał Zarządu i Sejmiku Województwa Wielkopolskiego, przedstawianie własnych propozycji rozwiązań oraz współpraca z Biurem Prawny w zakresie ustalenia zgodności z prawem przedstawianych propozycji i opinii. 2

4 III.Planowanie pracy w Biurze 6 1. Planowanie pracy służy zapewnieniu realizacji zadań określonych w szczególności przez: 1) akty normatywne określające zadania samorządu województwa, 2) program działania Urzędu Marszałkowskiego, 3) Zarząd Województwa Wielkopolskiego. 2. Przy planowaniu pracy Biura uwzględnia się również zadania podejmowane z własnej inicjatywy. 3. W Biurze obowiązuje roczny program działania. 4. Propozycje do programu działania Biura składane są przez naczelników wydziałów po uzgodnieniu z Dyrektorem. IV. Zakres działania Naczelników Wydziałów 7 1. Kierowanie całokształtem pracy Wydziałów i zapewnianie ich sprawnego funkcjonowania. 2. Nadzorowanie pod względem merytorycznym załatwiania spraw przez podległych pracowników i udzielanie im odpowiednich wytycznych w tym zakresie. 3. Przedstawianie Dyrektorowi Biura wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników. 4. Dekretowanie i rozdział korespondencji zgodnie z zakresami czynności pracowników oraz czuwanie nad sposobem jej załatwienia. 5. Kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy przez podległych pracowników. 6. Parafowanie pism przygotowanych przez pracowników Wydziałów do podpisu Dyrektora, Marszałka i Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 3

5 V. Szczegółowa organizacja i zakres działania Biura 8 1. Biuro nadzoruje oraz przeprowadza postępowania o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane. 2. Biuro prowadzi koordynację zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim, w szczególności w zakresie ustalania wartości szacunkowej zamówień tego samego rodzaju oraz wyboru odpowiedniej procedury i trybu postępowania Organizację i porządek w procesie pracy Biura określa Regulamin Pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 2. Komórki organizacyjne Biura przy realizacji zadań wspólnych Biura i własnych, współdziałając ze sobą, przestrzegają następujących zasad: 1) zachowania drogi służbowej, 2) ustalonych terminów, 3) przekazywania informacji. 3. Dyrektor Biura określa zadania i obowiązki oraz uprawnienia i zakresy odpowiedzialności pracowników Biura. 4. W przypadku zmiany zakresu zadań Biura oraz sposobu ich realizacji, dokonuje się zmian w regulaminie i w kartach opisu stanowisk pracy. 10 Do zakresu działania komórek organizacyjnych Biura należy: 1. Sekretariat (BZP.I) 1) zapewnienie obsługi organizacyjnej kierownictwa Biura, 2) prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Biura, 3) współpraca z Departamentem Organizacyjnym i Kadr w zakresie spraw kadrowych, płacowych i socjalnych, 4) współpraca z Archiwum Urzędu Marszałkowskiego w sprawach archiwizowania akt, 5) sprawowanie nadzoru nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, 6) zamawianie dla zatrudnionych w Biurze materiałów biurowych, 2. Wydział Postępowań o Zamówienia Publiczne (BZP.II) 1) zarządzanie procesem przygotowywania i przeprowadzania postępowa 4

6 o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim, 2) opracowywanie i zamieszczanie ogłoszeń wynikających z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w publikatorach zewnętrznych (w dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz Biuletynie Zamówień Publicznych) oraz na stronie internetowej i tablicy ogłoszeń Urzędu Marszałkowskiego, 3) prowadzenie kompleksowej dokumentacji (protokołu z postępowania wraz z załącznikami) dotyczącej zamówienia publicznego, 4) uczestnictwo pracownika Biura w komisjach przetargowych w innych biurach i departamentach Urzędu Marszałkowskiego, powoływanych przez Marszałka Województwa, Zarząd Województwa, na wniosek komórki prowadzącej postępowanie, 5) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego w sprawach zamówień publicznych, 6) przechowywanie i przekazywanie do archiwizacji dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Wydział Organizacyjny i Nadzoru (BZP.III) 1) opracowywanie projektów zarządzeń Marszałka dotyczących zamówień publicznych, a także opiniowanie projektów zarządzeń Marszałka, które zostały opracowane przez inne Departamenty i Biura Urzędu Marszałkowskiego, w sprawach dotyczących zagadnień związanych z zamówieniami publicznymi, 2) opiniowanie projektów umów i dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 3) udzielanie wyjaśnień o obowiązującym stanie prawnym, sporządzanie opinii i interpretacji przepisów prawnych z zakresu zamówień publicznych, 4) opracowywanie ogólnych warunków umów, wzorów umów, regulaminów, wzorców postępowania przy udzielaniu zamówień we współpracy z Biurem Prawnym i Biurem Obsługi Funduszy, 5) opracowywanie standardów udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim, 6) nadzorowanie poprawności udzielania zamówień publicznych w komórkach organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego prowadzących postępowania zgodnie z zakresem przypisanych im zadań merytorycznych, 7) sporządzanie informacji w sprawie naruszeń zasad udzielania zamówień publicznych, 5

7 8) koordynacja, czyli uzgadnianie i uporządkowane współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego w zakresie zamówień publicznych, 9) prowadzenie i udostępnianie zbioru aktów prawnych dotyczących zakresu działalności Biura, 10) upowszechnianie doświadczeń w zakresie stosowania prawa zamówień publicznych, 11) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych związane z zakresem działania Biura, 12) przyjmowanie i rejestrowanie pisemnych informacji dotyczących nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych prowadzonych, 13) przez komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego, 14) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej w zakresie postępowań o zamówienie publiczne, oraz aktualizacja danych z zakresu działania Biura w Biuletynie Informacji Publicznej, 15) prowadzenie rejestru wszystkich zamówień publicznych przeprowadzonych przez Urząd Marszałkowski lub Województwo Wielkopolskie oraz przygotowywanie zbiorczego zestawienia wszystkich udzielonych zamówień w Urzędzie Marszałkowskim i przekazywanie go w ustawowym terminie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. 11 Komórki organizacyjne Biura obowiązane są do współdziałania w zakresie realizacji zadań Biura. VI. Zasady podpisywania pism oraz tryb składania dokumentów Zarządowi oraz Sejmikowi Województwa Wielkopolskiego 12 Przy podpisywaniu pism i decyzji obowiązują następujące zasady: 1. Dyrektor Biura parafuje w lewym dolnym rogu pisma (decyzje) podpisywane przez Marszałka i członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 2. Pisma podpisywane przez Dyrektora parafuje w lewym dolnym rogu pracownik sporządzający pismo i nadzorujący naczelnik wydziału. 3. Dyrektor podpisuje wszystkie pisma związane z zakresem działania Biura nie zastrzeżone do właściwości Marszałka i członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 6

8 4. Pracownicy Biura podpisują określone przez Dyrektora rodzaje pism. 5. Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego winny być zaparafowane przez: 1) Dyrektora Biura, 2) Członka Zarządu Województwa Wielkopolskiego sprawującego nadzór nad Biurem, 3) Skarbnika Województwa Wielkopolskiego gdy wywołują skutki finansowe oraz zaopiniowane co do zgodności przez radcę prawnego Pieczęcie urzędowe będące na stanie Biura są ewidencjonowane w Departamencie Administracyjnym, a ich odbiór potwierdzany jest na piśmie. 2. Pieczęcie przechowywane są pod zamknięciem w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym. 14 Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego oraz inne dokumenty przedkładane Zarządowi przekazywane są do Departamentu Organizacyjnego i Kadr na trzy dni przed posiedzeniem Zarządu w 11 egzemplarzach. VII. Zasady organizacji kontroli 15 Kontroli wewnętrznej w Biurze podlega wykonywanie zadań na stanowisku pracy oraz dyscyplina pracy Kontrolę wewnętrzną wykonuje Dyrektor Biura. 2. Dowodem dokonania kontroli jest wstępne parafowanie dokumentu (pisma) lub ostateczne podpisanie dokumentu (pisma) Biuro w zakresie ustalania kierunków kontroli współdziała z Departamentem Kontroli. 2. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określają przepisy Rozdziału VI 26 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz odrębna uchwała Zarządu. 7

9 VIII. Postanowienia końcowe 18 Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Biura. Nieprzestrzeganie Regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych. 19 Regulamin ma charakter aktu wewnętrznego i nie może być powoływany jako podstawa działania w korespondencji ze stronami. 20 Pracownicy Biura potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego Regulaminu. 21 W zakresie spraw nie ujętych w niniejszym Regulaminie obowiązują postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. 8