ZARZĄDZENIE NR 6?0 04 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA. z dnia.#3.lipca 2004 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 6?0 04 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia.#3.lipca 2004 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra. Na podstawie 41 regulaminu organizacyjnego stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 216/04 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra oraz zgodnie z wnioskiem Sekretarza Miasta zarządzam, co następuje: 1. Zatwierdzam regulamin wewnętrzny Wydziału Organizacyjnego działającego w Urzędzie Miasta Zielona Góra, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA

2 URZĄD MIASTA ZIELONA GÓRA REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO ZIELONA GÓRA 2004

3 Spis treści Rozdział I. Postanowienia ogólne. Rozdział II. Zasady funkcjonowania wydziału. Rozdział III. Struktura organizacyjna wydziału. Rozdział IV. Postanowienia końcowe. Załączniki: 1. Wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt z zakresu spraw wydziału. 2. Szczegółowe zakresy czynności pracowników wydziału. 3. Schemat organizacyjny wydziału.

4 Rozdział I Postanowienia ogólne 1.1. Regulamin wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa szczegółową strukturę wewnętrzną Wydziału Organizacyjnego, zasady jego funkcjonowania, strukturę organizacyjną oraz szczegółowe zakresy czynności pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy. 2. Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należą sprawy określone w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Zielona Góra oraz sprawy powierzone w innym trybie przez Prezydenta Miasta. 2. Ilekroć w regulaminie wewnętrznym Wydziału Organizacyjnego jest mowa o: 1) urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Zielona Góra. 2) wydziale - należy przez to rozumieć Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Zielona Góra; 3) pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników Wydziału Organizacyjnego; 4) jednostce organizacyjnej urzędu - należy przez to rozumieć referat, biuro Do oznakowania akt wydziału stosuje się symbol OR. Rozdział II Zasady funkcjonowania wydziału. 4. Pracą wydziału kieruje Sekretarz Miasta Do wyłącznej kompetencji Sekretarza Miasta, jako kierującego wydziałem należy: 1) ustalanie zakresów czynności poszczególnych pracowników; 2) dokonywanie podziału zadań na poszczególne jednostki organizacyjne urzędu wchodzące w skład wydziału oraz stanowiska pracy; 3) nadzór nad pracą kierowników referatów oraz pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach pracy; 4) powierzanie do realizacji poszczególnym pracownikom dodatkowych zadań nie wynikających z zakresu czynności. 2. Zadania Sekretarza Miasta okreśia regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Zielona Góra. naczelnika. 6. W czasie nieobecności w pracy Sekretarza Miasta jego obowiązki przejmuje zastępca kierownicy. 7. Pracą jednostek organizacyjnych urzędu wchodzących w skład wydziału kierują 2

5 8. Do obowiązków kierowników należy: 1) organizacja bieżącej pracy referatu i biura; 2) kontrola realizacji zadań przez pracowników referatu i biura; 3) nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących procedur załatwiania spraw; 4) wnioskowanie w zakresie wprowadzania zmian w organizacji pracy referatu i biura oraz zakresach czynności pracowników. 9. Kierownicy wykonują zadania określone w 8 niezależnie od innych zadań określonych w zakresach czynności. 10. W okresie nieobecności kierowników zadania w zakresie określonym w 8 wykonują pracownicy ich zastępujący stosownie do zakresu czynności. 11. Pisma kierowane do wydziału przyjmowane są przez pracownika sekretariat wydziału, który jest jednocześnie sekretariatem Sekretarza Miasta i Z-cy Prezydenta Miasta ds. inwestycji. 12. Osoba przyjmująca korespondencję kierowaną do wydziału opatruje pisma pieczęcią wydziału, wpisuje datę wpływu, wprowadza do podsystemu RISS i przekazuje na stanowiska pracy zgodnie z dekretacją Sekretarza Miasta. Rozdział III Struktura organizacyjna wydziału 13. W skład Wydziału Organizacyjnego wchodzą: 1) Biuro Rady Miasta - OR.I; 2) wieloosobowe stanowisko pracy ds. organizacyjnych - QR.II; 3) wieloosobowe stanowisko pracy ds. kadr - OR.III; 4) zespół radców prawnych - OR.IV; 5) stanowisko pracy ds. bhp - OR.V; 6) Referat Gospodarczy -OR.VI. 14. Do zadań Biura Rady Miasta (OR.I) należy w szczególności: 1) obsługa kancelaryjne - biurowa Rady Miasta, a w szczególności: a) organizacyjne zabezpieczenie posiedzeń Rady Miasta; b) organizowanie posiedzeń komisji Rady Miasta; c) protokołowanie przebiegu obrad sesji Rady Miasta; d) przygotowywanie protokołów z posiedzeń komisji; e) przygotowywanie materiałów dla radnych; 3

6 f) dostarczanie członkom komisji materiałów na posiedzenie; g) opracowywanie materiałów z posiedzeń: wniosków i opinii oraz przekazywanie ich Prezydentowi Miasta do realizacji; h) naliczanie diet dla radnych; 2) rejestracja uchwał Rady Miasta oraz przekazywanie ich do legalizacji; 3) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem honorowego obywatelstwa; 4) zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w sprawowaniu przez nich mandatu; 5) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi składanymi przez radnych; 6) prowadzenie zbiorów uchwał Rady Miasta; 7) prowadzenie zbiorów protokołów z sesji Rady Miasta oraz z posiedzeń komisji; 8) prowadzenie rejestrów i ewidencji: a) radnych i członków komisji; b) opinii i wniosków komisji; c) interpelacji i zapytań radnych; d) skarg i wniosków rozpatrywanych przez Radę Miasta; 9) wykonywanie zadań związanych z organizacyjno-technicznym przygotowaniem wyborów do rad gmin, Sejmu, Senatu, Prezydenta RP oraz referendum; 10) prowadzenie sekretariatu Przewodniczącego Rady Miasta; 11) organizowanie i obsługa spotkań Przewodniczącego Rady Miasta; 12) prowadzenie terminarza spotkań mieszkańców miasta z Przewodniczącym Rady Miasta; 15. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. organizacyjnych (OR.II) należy w szczególności: 1) obsługa organizacyjna Prezydenta Miasta, a w szczególności: a) sprawowanie nadzoru na poprawnością legislacyjną, zgodnością z regulaminem organizacyjnym oraz podziałem kompetencji przygotowywanych przez jednostki organizacyjne urzędu projektów zarządzeń i uchwał Rady Miasta; b) obsługa organizacyjna kolegium prezydenta; c) przekazywanie zarządzeń Prezydenta Miasta oraz uchwał Rady Miasta poszczególnym jednostkom organizacyjnym urzędu; d) przygotowywanie materiałów, opracowań, informacji związanych z udziałem władz miasta w zjazdach Związku Miast Polskich; e) przekazywanie pocztą elektroniczną uchwał Rady Miasta podlegających publikacji; f) prowadzenie zbioru zarządzeń Prezydenta Miasta; g) przygotowywanie pism i wystąpień pokontrolnych; 1/2) prowadzenie Biura Obsługi Interesanta i kancelarii urzędu, a w szczególności: a) udzielanie informacji interesantom o sposobie załatwiania spraw w urzędzie oraz kierowanie ich do odpowiednich stanowisk lub instytucji; b) czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem Biura Obsługi Interesanta; c) obsługa urządzeń kserograficznych znajdujących się w Biurze Obsługi interesanta; 4

7 d) wydawanie druków; e) odbieranie wszelkich przesyłek kierowanych do urzędu; f) wysyłanie korespondencji i innych przesyłek oraz prowadzenie książek przesyłkowych poleconych, ekspresowych i zwykłych; g) rejestrowanie przesyłek poleconych kierowanych do urzędu; h) odbieranie i rozdział prasy na jednostki organizacyjne urzędu; I) bindowanie i oprawa dokumentów, j) prowadzenie rejestru ogłoszeń sądowych i obwieszczeń komorniczych oraz przestrzeganie terminów wywieszeń na tablicy ogłoszeń i zwrotu do zainteresowanego; 3) prowadzenie okresowej kontroli jednostek organizacyjnych urzędu w zakresie stosowania przepisów dotyczących organizacji i funkcjonowania urzędu, a w szczególności prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych, terminowości załatwiania spraw oraz organizacji procesu wykonywania uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta Miasta; 4) przygotowywanie projektów zarządzeń Prezydenta Miasta oraz uchwał Rady Miasta w zakresie działania wydziału; 5) przygotowywanie projektu Statutu Miasta, regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra oraz innych aktów związanych z działalnością urzędu; 6) dostosowywanie i uszczegóławianie rzeczowego wykazu akt zgodnie z potrzebami jednostek organizacyjnych urzędu; 7) opracowywanie ankiet, sprawozdań na potrzeby statystyki oraz innych instytucji; 8) koordynowanie realizacji zadań urzędnika wyborczego związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów; 9) wykonywanie zadań związanych z organizacyjno-technicznym przygotowaniem wyborów ławników do Sądu Okręgowego, Sądu Rejonowego oraz Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych; 10) prowadzenie i bieżące tworzenie bazy aktów prawnych w systemie elektronicznym; 11) prowadzenie rejestru miejskich jednostek organizacyjnych; 12) obsługa sekretariatu z-cy Prezydenta Miasta ds. inwestycji; 13) prowadzenie rejestru pism kierowanych do z-cy Prezydenta Miasta; 14) prowadzenie kalendarza spotkań z-cy Prezydenta Miasta z mieszkańcami; 15) prowadzenie spraw związanych z działalnością szkoleniową oraz kierowaniem na studia pracowników urzędu; 16) zamawianie wydawnictw książkowych na potrzeby urzędu; 17) prowadzenie rejestru zamawianych przez jednostki organizacyjne urzędu książek na potrzeby urzędu; 18) redagowanie Biuletynu informacji Publicznej w zakresie działania wydziału; 19) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań wydziału; 20) nadzór nad tworzeniem i wypełnianiem zbiorów danych przez użytkowników podsystemu RISS; 5

8 21) kontrolowanie i wypełnianie słowników podsystemu RISS; 22) prowadzenie szkoleń nowych użytkowników RISS; 23) wnioskowanie do dysponenta danych o powołanie nowych użytkowników oraz określenie ich praw dostępu do danych i funkcji RISS; 24) gromadzenie uwag merytorycznych o pracy podsystemu i przekazywanie ich autorowi; 25) wnioskowanie o dokonanie zmian w podsystemie RISS usprawniających prace użytkowników, 16. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. kadr (OR.III) należy w szczególności:: 1) opracowywanie projektów umów o pracę, projektów decyzji związanych ze zwalnianiem i awansowaniem pracowników urzędu; 2) współdziałanie i uzgadnianie z kierownikami jednostek organizacyjnych urzędu spraw związanych z zatrudnieniem, zwalnianiem i awansowaniem pracowników, 3) prowadzenie i kompletowanie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami; 4) prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych i zwolnionych; 5) prowadzenie ewidencji spraw wojskowych pracowników urzędu; 6) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem pracownikom stażu, nagród oraz nagród jubileuszowych, 7) prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością dyscyplinarną pracowników; 8) prowadzenie rejestru wydanych pełnomocnictw i upoważnień; 9) prowadzenie spraw dotyczących: oświadczeń majątkowych; oświadczeń o działalności gospodarczej prowadzonej przez małżonka, wstępnych oraz rodzeństwo; oświadczeń o umowach cywilnoprawnych zawartych przez małżonka, wstępnych i rodzeństwo oraz informacji o zatrudnieniu osób bliskich pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych; 10) prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnianiem i zwalnianiem kierowników miejskich jednostek organizacyjnych; 11) wydawanie świadectw pracy; 12) wydawanie legitymacji służbowych, ubezpieczeniowych oraz zaświadczeń dotyczących stosunku pracy; 13) przygotowywanie wniosków i kompletowanie dokumentów w sprawach emerytur i rent pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych; 14) sporządzanie dokumentacji dotyczącej ustalenia kapitału początkowego; 15) opracowywanie w uzgodnieniu z kierownikami jednostek organizacyjnych urzędu planów urlopów pracowników; 16) prowadzenie ewidencji udzielonych urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i innych zwolnień od pracy, 6

9 17) zapewnienie prawidłowej organizacji i przebiegu praktyk uczniowskich, 18) udzielanie odpowiedzi na oferty pracy ubiegających się o prace w urzędzie; 19) prowadzenie spraw związanych z PFRON-em; 17. Do zadań zespołu radców prawnych (OR.IV ) należy w szczególności: 1) opiniowanie pod względem prawnym projektów zarządzeń i decyzji Prezydenta Miasta oraz projektów uchwał Rady Miasta; 2) opiniowanie pod względem prawnym projektów umów, porozumień, statutów, regulaminów i innych wewnętrznych aktów prawnych; 3) doradztwo prawne na rzecz jednostek organizacyjnych urzędu; 4) występowanie w charakterze pełnomocnika procesowego Miasta Zielona Góra w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi; 5) sprawowanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności miasta; 6) pomoc na rzecz jednostek organizacyjnych urzędu w zakresie stosowania kpa, a w szczególności w sprawach związanych z zaskarżaniem decyzji administracyjnych; 7) udzielanie informacji o przepisach prawnych kierownikom jednostek organizacyjnych urzędu; 8) prowadzenie ewidencji opinii i porad prawnych; 9) wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o radcach prawnych. 18. Do zadań stanowiska pracy ds. BHP (OR.V ) należy w szczególności: 1) sporządzanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w urzędzie; 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta informacji o stwierdzonych zagrożeniach z zakresu bezpieczeństwa pracy w urzędzie; 3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy; 4) zgłaszanie wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy do opracowywanej dokumentacji modernizacji urzędu; 5) opracowywanie projektów zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy; 6) udział w dochodzeniach powypadkowych oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy; 7) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy; 8) doradztwo w zakresie obowiązujących zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy; 9) organizowanie i przeprowadzanie szkoleń z zakresu bhp i p.poż.; 10) współdziałanie ze służbą zdrowia w zakresie organizowania okresowych badań lekarskich pracowników urzędu ; 11) nadzorowanie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym budynków urzędu oraz ich wyposażeniem w sprzęt, urządzenia przeciwpożarowe i ratownicze. 7

10 19. Do zadań Referatu Gospodarczego ( OR.VI) należy w szczególności: 1) administrowanie budynkami urzędu; 2) prowadzenie archiwum zakładowego; 3) przygotowywanie sali do odbycia sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji Rady Miasta, spotkań i narad; 4) obsługa imprez okolicznościowych; 5) zaopatrzenie urzędu w środki techniczne, materiały biurowe, druki, prasę; 6} prowadzenie dokumentacji inwentarzowej; 7) konserwacja sprzętu; 8) prowadzenie magazynu materiałów biurowych; 9) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej urzędu; 10} wyposażanie lokali wyborczych w materiały techniczno-biurowe; 11) zaopatrywanie urzędu w pieczęcie, prowadzenie rejestru oraz ich kasowanie; 12) zapewnienie ochrony obiektów i mienia urzędu; 13) utrzymanie czystości i dbałość o estetykę budynków urzędu; 14) prowadzenie spraw związanych z transportem własnym wykorzystywanym na cele urzędu; 15) prowadzenie szczegółowej ewidencji mienia komunalnego w zakresie spraw prowadzonych przez wydzia. Rozdział IV Postanowienia końcowe D 2) 3) 14. Integralną część niniejszego regulaminu stanowią: wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt z zakresu spraw wydziału - załącznik nr 1; szczegółowe zakresy czynności pracowników wydziału - załącznik nr 2; schemat organizacyjny wydziału - załącznik nr 3. PREZYDENT MIASTA RAWNY 8 mgr GrażTJmRzeźniczak