WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV.431.3.2014 Łódź, 30 kwietnia 2014 r. Pani Hanna Zdanowska Prezydent Miasta Łodzi WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 w związku z art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 2 oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 3 przeprowadzona została kontrola Prezydenta Miasta Łodzi, ul. Piotrkowska 104, 90 926 Łódź, w przedmiocie wykonywania zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 4 Okres objęty kontrolą: od 15 grudnia 2013 r. do 31 stycznia 2014 r. - w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków; od 15 sierpnia 2013 r. do 31 stycznia 2014 r. - w zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej rozpoczęto 17 lutego 2014 r., a zakończono 21 lutego 2014 r. 1 Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206, ze zm. 2 Dz. U. z 2013, poz. 672, ze zm., dalej usdg. 3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092. 4 dalej CEIDG. 1
Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 13 lutego 2014 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 26 ust. 6 usdg: 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów (upoważnienie Nr 5/2014), 2) Piotr Pietrzak Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 6/2014). Funkcję kierownika jednostki kontrolowanej od 6 grudnia 2010 r. pełni Pani Hanna Zdanowska Prezydent Miasta Łodzi. 5 W toku kontroli: 1) w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków zbadano 40 spośród 6 158 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi 0,65% wniosków przesłanych do systemu CEIDG w okresie objętym kontrolą, 2) w zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG zbadano 240 spośród 18 679 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi 1,28% wniosków przesłanych do systemu CEIDG w okresie objętym kontrolą. Badaniu poddano dokumenty, dotyczące zakresu kontroli, znajdujące się w jednostce kontrolowanej. Kontrolerzy korzystali również z bazy ST CEIDG, wydruków i informacji przedstawionych przez Kierownika Oddziału oraz z informacji udostępnionych na stronie internetowej CEIDG. Mając na uwadze poniżej wskazane ustalenia, działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG oraz terminowości ich przesyłania oceniam pozytywnie. 1. Prezydent zapewnił organizacyjne przygotowanie do realizacji czynności związanych z przyjmowaniem wniosków o wpis do CEIDG. Prowadzenie spraw związanych z rejestracją działalności gospodarczej zostało przypisane do zakresu działania Oddziału Ewidencji Działalności Gospodarczej, podlegającego Dyrektorowi Biura Rozwoju 5 Dalej Prezydent. 2
Przedsiębiorczości i Miejsc Pracy, który z kolei podporządkowany jest Dyrektorowi Departamentu Architektury i Rozwoju Urzędu Miasta Łodzi. 6 Departament ten nadzoruje Pierwszy Wiceprezydent Miasta Łodzi Pan Marek Cieślak. 7 Pan Maciej Maciejewski Kierownik Oddziału Ewidencji Działalności Gospodarczej 8 wyjaśnił, że w związku z wykonywaniem kontrolowanych zadań w Oddziale wprowadzono działania mające na celu zapewnienie terminowości, prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków. Na wstępie wymienić można opracowanie i wprowadzenie wzorów dokumentów ułatwiających załatwienie określonej sprawy (np. potwierdzenia przyjęcia wniosku, wezwania do uzupełnienia/skorygowania niepoprawnego wniosku). Ponadto w Oddziale stosowane są pieczęcie o treści potwierdzającej dokonanie określonych czynności, dzięki czemu pracownicy nie muszą dokonywać odręcznych adnotacji. Wykorzystywanie powyższych wzorów i pieczęci należy uznać jako dobrą praktykę, pozytywnie wpływającą na jakość i szybkość obsługi wnioskodawców. Pozostałe działania zostały wskazane w dalszej części dokumentu. 2. W okresie objętym kontrolą bezpośrednio przyjmowaniem, przekształcaniem oraz przesyłaniem wniosków do CEIDG zajmowało się 24 pracowników Oddziału, którzy łącznie przesłali do CEIDG 18 679 wniosków. Liczba wniosków przypadających na jednego pracownika (nie licząc Kierownika Oddziału) wynosiła od 44 do 1 311. W kontrolowanym Oddziale dokumentacja jest prowadzona w sposób staranny i uporządkowany, co w znacznym stopniu przyczyniło się do prawidłowej realizacji zadań przez jednostkę, a także ułatwiło przeprowadzenie czynności kontrolnych. 3. Zgodnie z art. 26 ust. 4 usdg przekształcony na formę elektroniczną wniosek organ gminy powinien przesłać do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od dnia jego otrzymania. W toku kontroli stwierdzono, iż 240 (100%) zakwalifikowanych do badania wniosków przesłano do CEIDG w terminie określonym w wyżej powołanym przepisie. Podkreślić należy, że wszystkie wnioski przekształcono i przesłano w dniu ich złożenia, co świadczy o wzorcowej organizacji pracy w Oddziale. Kierownik wskazał, że do zachowania terminowości przyczyniło się m.in. wyposażenie zdecydowanej większości pracowników oddziału w tzw. bezpieczny podpis elektroniczny, a tym samym uniezależnienie od czasami zawodnej platformy e-puap. 6 Dalej również Urząd. 7 Zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi: Nr 1964/ VI/12 z dnia 21 marca 2012 r.; Nr 1993/VI/12 z dnia 27 marca 2012 r.; Nr 805/W/13 z dnia 29 maja 2013 r. 8 Dalej Kierownik. 3
4. Zgodnie z art. 26 ust. 2 usdg wniosek o wpis do CEIDG może być złożony w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy na formularzu zgodnym z formularzem, o którym mowa w art. 26 ust. 1 usdg. Minister Gospodarki wydał i zamieścił na stronie internetowej CEIDG (www.firma.gov.pl) Instrukcję wypełniania wniosku CEIDG-1, 9 w której zawarł wymogi obowiązujące przy wypełnianiu formularza, o którym mowa w art. 26 usdg. Odnosząc się do kwestii weryfikacji przez organ gminy poprawności przyjmowanych wniosków pod uwagę wzięto stanowisko Radcy Ministra Gospodarki wyrażone w piśmie z 9 maja 2012 r., znak DGE-VI-4349-1/325/12, z którego wynika, że wniosek o wpis do CEIDG w zakresie zmiany, zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej wypełniony zgodnie z Instrukcją należy uznać za poprawny, ponieważ pozostałe dane, które nie zostały wymienione w Instrukcji jako niezbędne, są przechowywane w systemie CEIDG. Obowiązek zamieszczania poszczególnych danych, wymienionych w art. 25 usdg musi być dochowany w przypadku, gdy zmiana dotyczy tych danych. Mając powyższe na względzie, w toku kontroli ustalono, że w odniesieniu do wszystkich 40 badanych wniosków (100%) podjęte przez organ działania były prawidłowe. W 39 przypadkach wnioski zawierały dane wymagane Instrukcją i zostały podpisane, a tym samym były poprawne. W sposób właściwy i rzetelnie przekształcono je na formę elektroniczną i przesłano do systemu CEIDG. W 1 przypadku wnioskodawca został na podstawie art. 27 ust. 4 usdg pisemnie wezwany przez organ do uzupełnienia wniosku, bowiem wniosek przesłany pocztą nie zawierał danych wymaganych Instrukcją, a ponadto własnoręczność podpisu wnioskodawcy nie została poświadczona przez notariusza. Po uzupełnieniu braków wniosek został przesłany do systemu CEIDG. Kierownik wyjaśnił, że w celu wyeliminowania możliwości wystąpienia ewentualnych błędów w sposobie dokumentowania przyjęcia wniosku: a) wprowadzono mechanizm kontrolny, polegający na weryfikacji wniosków przez pracownika rejestrującego je w ramach jednolitego rzeczowego wykazu akt, b) pracownicy oddziału zobowiązani są do zapoznawania się z komunikatami zamieszczonymi na stronie internetowej CEIDG (www.firma.gov.pl), 9 Instrukcja przeznaczona jest do wypełniania wniosku o wpis do CEIDG w formie papierowej lub przygotowania na komputerze wniosku do wydruku, które składa się w dowolnym urzędzie gminy; dalej zwaną Instrukcją, 4
w przypadku komunikatów o znaczącym charakterze (...) do pisemnego potwierdzenia zapoznania się z ich treścią, c) w określonych przypadkach ( ) skorzystanie z funkcjonalności systemu teleinformatycznego CEIDG uzależnione jest od konsultacji z kierownikiem Oddziału bądź osobą go zastępującą. Ponadto Kierownik podkreślił, że pracownicy Oddziału (w tym kierownik) biorą udział w konferencjach i (...) spotkaniach warsztatowych organizowanych przez Ministerstwo Gospodarki, a w ramach posiadanych środków finansowych ( ) w szkoleniach organizowanych przez podmioty komercyjne. Korzystano również z ( ) wystąpień pokontrolnych [z kontroli] prowadzonych [przez Wojewodę Łódzkiego] w innych organach. Należy zauważyć, że mechanizmy opisane przez Kierownika są skuteczne i przyczyniają się do wykonywania zadań rzetelnie i prawidłowo. 5. Imiona i nazwiska pracowników upoważnionych do dokonywania czynności, o których mowa w art. 26 ust. 4 usdg zostały przesłane do CEIDG, czym zrealizowano obowiązek określony w ust. 4a tego artykułu. 6. Jak wynika z dokumentacji oraz złożonych przez Kierownika wyjaśnień, sprawdzano tożsamość wnioskodawcy 10 oraz pisemnie potwierdzano przyjęcie wniosku przez organ. Zauważyć należy, że w Potwierdzeniu przyjęcia wniosku o wpis do CEIDG zamieszczano również przydatne dla przedsiębiorcy pouczenia. Także wnioskodawca kwitował fakt otrzymania ww. Potwierdzenia. Opisanymi powyżej działaniami wypełniono obowiązki wynikające z art. 26 ust. 3 usdg. 7. Analiza zgromadzonej dokumentacji oraz wyjaśnienia Kierownika dowodzą, że wszystkie zbadane wnioski o wpis do CEIDG były wolne od opłat, co jest zgodne z art. 29 usdg. Dodatkowo we wzorze Potwierdzenia, powołanego w pkt 6, zamieszczone zostało istotne pouczenie dla przedsiębiorcy, iż wszelkie czynności związane z wpisem ( ) są bezpłatne. 10 Na wnioskach pracownicy zamieszczali specjalnie przygotowane pieczęcie (wyjątkowo dokonywali odręcznych adnotacji) oraz datę i podpis. 5
Z uwagi na pozytywną ocenę kontrolowanej działalności (brak stwierdzenia nieprawidłowości lub uchybień), odstępuję od wydania zaleceń pokontrolnych. Od przedmiotowego wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU PRAWNEGO, NADZORU I KONTROLI 6