NOWOCZESNY SYSTEM ZARZĄDZANIA WIEDZĄ

NOWOCZESNY SYSTEM ZARZĄDZANIA WIEDZĄ... w Twojej firmie Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

2 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. y -BOX Redaktor podręcznika: Maciej Świeży Projekt graficzny okładki: dreamsart.pl Oprawa graficzna, skład i łamanie: dreamsart.pl Korekta: Lidia Gruse Zespół projektu: kierownik: Aneta Kuźniak-Paletko zastępca kierownika: Piotr Gębalski kierownik zespołu ekspertów: Maciej Świeży zespół ekspertów: Jakub Cel, Monika Gąsienica, Agnieszka Kotucz, Magdalena Żmuda, Aneta Smolińska, Iwona Zapała-Sołtysińska, Irmina Wachna-Sosin członkowie zespołu: Małgorzata Gwóźdź, Maciej Kokoć, Alicja Konieczny, Ewelina Pieprzycka Opracowanie przygotowane w ramach projektu Organizacja ucząca się 2.0 dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 2.1.1. Projekt realizowany w partnerstwie: Grupa Interia.pl Sp. z o.o. sp. k. lider Wszechnica UJ Sp. z o.o. partner

3 SPIS TREŚCI Wprowadzenie 4 CZĘŚĆ 1: NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. 6 Dlaczego firmy potrzebują zarządzania wiedza? Czy moja firma potrzebuje lepszego zarządzania wiedzą? Jakie są możliwości systemu Y-Box? Czego będzie ode mnie wymagać wdrożenie systemu? 8 12 18 24 CZĘŚĆ 2: ZMIANA W ORGANIZACJI. ROZWIĄZANIA, ROLE I PLAN WDROŻENIA. 32 Rozwiązania wspierające zarządzanie wiedzą Role wspierające zarządzanie wiedzą Projekt wdrożenia systemu Y-Box 34 46 54 CZĘŚĆ 3: ZARZĄDZANIE WIEDZĄ I POTRZEBY MŁODYCH PRACOWNIKÓW. 64 Zarządzanie wiedzą informacje dla menedżerów Zarządzanie wiedzą w kontekście potrzeb młodych pracowników 66 80 ANEKS: TESTOWE WDROŻENIE - STUDIUM PRZYPADKU. 102 Firma A Firma B Firma C Firma D Firma E 104 110 116 122 128

Wprowadzenie 4 Witamy w podręczniku prezentującym Y-Box kompleksowy system wspierający zarządzanie wiedzą, uwzględniający potrzeby i nawyki młodych pracowników. Korzystając z niego, możesz: wzmocnić motywację pracowników do wzajemnego uczenia się, sprawić, by efekty pracy każdego zespołu były natychmiast dostępne dla całej firmy, skrócić czas potrzebny na poszukiwanie informacji niezbędnych do pracy, lepiej koordynować działania zespołów projektowych, przyspieszyć i ułatwić proces wprowadzania nowych pracowników, ułatwić komunikację między pracownikami, którzy rzadko spotykają się twarzą w twarz, zadbać o to, by rozwój poszczególnych pracowników przyczyniał się do tworzenia know-how firmy.

5 System Y-Box składa się z trzech części oraz aneksu zawierającego opisy przykładowych wdrożeń W pierwszej z nich znajdziesz informacje, które pomogą Ci: ocenić, czy Twoja firma potrzebuje lepszych rozwiązań związanych z zarządzaniem wiedzą, poznać najważniejsze elementy i charakterystyki systemu Y-Box, zaplanować działania zmierzającedo wdrożenia systemu. Lektura części 1 pozwoli Ci zacząć działać. Przeczytaj tę część uważnie być może zauważysz coś, o czym warto pamiętać, żeby wdrożenie zakończyło się sukcesem. Część 3 osadza proponowane rozwiązania w kontekście koncepcji zarządzania wiedzą i wyników badań nad potrzebami młodych pracowników. Część 2 dostarcza informacji o wykorzystaniu systemu w pracy z ludźmi i przygotowuje większe firmy do realizacji projektu wdrożeniowego. W aneksie zawarte zostały opisy testowego wdrożenia systemu Y-Box w pięciu organizacjach oraz płynące z tego wnioski i zalecenia dla przyszłych użytkowników. Możesz zapoznać się z tymi częściami podręcznika od razu albo stopniowo, w zależności od potrzeb.

CZĘŚĆ 1: NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE.

Dlaczego firmy potrzebują zarządzania wiedzą? Czy moja firma potrzebuje lepszego zarządzania wiedzą? Jakie są możliwości systemu Y-Box? Czego będzie ode mnie wymagać wdrożenie systemu? 8 12 18 24

8 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Dlaczego firmy potrzebują zarządzania wiedzą?

9 Są trzy grupy powodów, dla których firmy decydują się na systematyczne wspieranie zarządzania wiedzą. Zastanów się, które z nich dobrze odzwierciedlają sytuację i realia Twojej firmy? ODPOWIEDŹ 1 Zarządzanie wiedzą to źródło przewagi konkurencyjnej Dlaczego jedne firmy rosną i rozwijają się, a inne walczą o przetrwanie? U podłoża wielu sukcesów biznesowych leży dobrze wykorzystana okazja, trafna intuicja dotycząca potrzeb rynku połączona z ciężką pracą i determinacją założycieli. Po pewnym czasie pierwotny zapał przestaje jednak wystarczać. Struktura rozrasta się, pojawiają się nowi ludzie, a ich działania trzeba uporządkować przy pomocy zasad i procesów. W ten sposób firma stopniowo staje się jedną z wielu musi więc zmierzyć się z pytaniem o to, co ją wyróżnia; co może być źródłem jej konkurencyjnej przewagi. W coraz większej liczbie branż odpowiedź na to pytanie wiąże się ze zdolnością do zdobywania i wykorzystywania wiedzy pozyskiwania ważnych informacji na temat rynku, klientów, produktów i technologii, a następnie wykorzystywania ich w codziennej pracy. Dla przykładu: firmy działające w branżach wymagających wysokich kwalifikacji zyskują przewagę nad innymi, jeżeli potrafią kształcić wysokiej klasy specjalistów, a nie wyłącznie pozyskiwać ich z zewnątrz; firmy, które chcą oferować klientom unikalne usługi lub wyróżniający się sposób pracy, muszą stworzyć i chronić specyficzne dla siebie know-how i przekazać je odpowiednim pracownikom; firmy działające na rynkach związanych z szybko rozwijającą się technologią zdobywają rynek, jeśli szybciej niż inni uczą się korzystać z nowych narzędzi i oferować nowe produkty; firmy konkurujące dostosowaniem oferty lub jakością obsługi wygrywają, gdy ich pracownicy umieją skutecznie pozyskiwać i wykorzystywać wiedzę o potrzebach klientów; wszystkie firmy szczególnie te, które działają w dynamicznie zmieniających się warunkach dystansują konkurencję, jeżeli potrafią gromadzić doświadczenie, wyciągać z niego wnioski i odpowiednio zmieniać strategię postępowania. Zarządzanie wiedzą to właśnie działania i rozwiązania służące rozstrzygnięciu, jaka wiedza ma dla firmy strategiczne znaczenie, a następnie dbaniu o to, by wiedza ta rosła, rozwijała się i była wykorzystywana jako narzędzie osiągania przewagi nad konkurencją.

10 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Dlaczego firmy potrzebują zarządzania wiedzą? Aby odnieść się do sytuacji swojej firmy już teraz, dokończ poniższe zdania. Do tej pory nasza skuteczność na rynku wynikała z dobrej znajomości... Aby rozwijać się dalej, musimy stać się ekspertami od... Jeżeli istnieje trafna, przekonująca Cię kontynuacja tych dwóch zdań, to można przypuszczać, że gromadzenie i upowszechnianie wiedzy stanowi istotny element funkcjonowania Twojej firmy. Jeżeli natomiast zdania trudno jest sensownie dokończyć, w grę wchodzą dwie możliwości: przewaga konkurencyjna Twojej firmy opiera się na czymś innym niż wykorzystanie wiedzy (np. niskie koszty pracy), tworzenie i wykorzystywanie wiedzy jest w Twojej firmie istotne, ale potrzeba więcej strategicznego namysłu nad tym, o i w jaki sposób wykorzystujecie. ODPOWIEDŹ 2 Zarządzanie wiedzą to sposób na usprawnienie pracy Wiedza o sytuacji, potrzebach innych, dotychczas podjętych działaniach, możliwych rozwiązaniach jest jednym z najważniejszych surowców większości miejsc pracy. Co dzieje się, kiedy tego surowca zabraknie? Rozwiązuje się problemy, które zostały już przez kogoś rozwiązane. Trzeba wiele razy odpowiadać na każde pojawiające się pytanie, Praca opóźnia się z powodu nieobecności osoby posiadającej kluczowe informacje. Traci się czas na poszukiwanie aktualnych materiałów (ofert, cenników, katalogów, wzorów dokumentów). Działania dublują się (np. równoległy kontakt z tym samym klientem). Rosną koszty i opóźnienia związane z wprowadzaniem nowego pracownika. Zarządzanie wiedzą to działania i rozwiązania służące temu, by każdy pracownik dysponował pakietem łatwo dostępnych informacji, potrzebnych do wykonywania codziennych zadań. Wskaźnikiem skuteczności systemu zarządzania wiedząw firmie może być to, czy istotna wiedza zdobyta przez jednego pracownika jest łatwo dostępna dla innych, a także, czy pracownicy mogą koncentrować się na czynnościach, które przynoszą wartość firmie i jej klientom.

11 ODPOWIEDŹ 3 Zarządzanie wiedzą to narzędzie motywowania pracowników Satysfakcja i motywacja pracowników zależy nie tylko od ich wynagrodzenia. Elementem decyzji o podjęciu lub rezygnacji z pracy jest często pytanie, w jaki sposób wpłynie to na nasz rozwój zawodowy i czy w danej pracy będziemy mogli nauczyć się czegoś nowego. Odpowiedź pozwala odgadnąć, czy będziemy zaciekawieni, zaangażowani i gotowi do podejmowania wyzwań, czy też staniemy się pracownikami działającymi według zasady za myślenie mi tu nie płacą. Często w odpowiedzi na aspiracje rozwojowe pracowników wysyła się ich na zewnętrzne szkolenia. Jest to bardzo użyteczne pozwala podnosić kompetencje, a jednocześnie stanowi dla pracownika komunikat, że pracodawca ceni go i jest gotowy do inwestowania w jego rozwój. Kłopot w tym, że: szkolenia nie zawsze są adekwatne do realiów pracyw konkretnej firmie; pracownicy mają trudności z zastosowaniem zdobytej wiedzy, jeśli nie otrzymają wsparcia w miejscu pracy; wiedza zdobyta przez pracownika często pozostaje w głowie nie jest upowszechniana i przestaje być kapitałem firmy, kiedy jej posiadacz rezygnuje z pracy; szkolenia bywają kosztowne, a korzystanie z nich jako sposobu budowania marki pracodawcy wymaga regularnego inwestowania znacznych środków. Zamiast ograniczać się do zewnętrznych zastrzyków wiedzy, można próbować tworzyć w firmie środowisko, w którym uczenie się polega na przepływie wiedzy i doświadczenia między pracownikami. Zarządzanie wiedzą oznacza więc również tworzenie warunków, w których uczenie się i rozwój są częścią codziennej pracy.

12 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Czy moja firma potrzebuje lepszego zarządzania wiedzą?

13 Jeżeli Twoja firma nie powstała od zera w ubiegłym tygodniu, to można zakładać, że zarządza posiadaną wiedzą. To, czy robi to w sposób odpowiedni do potrzeb, zależy od dwóch czynników: od nasycenia wiedzą czyli od tego, w jakim stopniu działanie i sukces Twojej firmy zależą od tworzenia i wykorzystywania wiedzy; od poziomu zarządzania wiedzą czyli od tego, jak dobre są dotychczasowe rozwiązania, narzędzia i warunki wspierające zarządzanie wiedzą. Na nasycenie i poziom zarządzania wiedzą składają się różne elementy. Najprościej można opisać je tak, jak w tabelach poniżej. NASYCENIE WIEDZĄ DOŚWIADCZENIE PRACOWNIKÓW DOBRE PRAKTYKI PROCESY I PROCEDURY Jest ono szczególnie istotne, jeśli sukces firmy wymaga od wielu pracowników kompetencji, kreatywności i samodzielności, a wiedzę niezbędną do pracy trudno przekazać w postaci jasnych procedur i reguł. Są one ważne, jeżeli w wielu różnych miejscach firmy powstają rozwiązania, które można wykorzystać gdzie indziej. Cenne w strukturze projektowej i firmach tworzących coś dla konkretnych klientów. Pełnią kluczową rolę, jeżeli sukces firmy zależy od sprawnego wykonywania powtarzalnych czynności i dostarczania efektów o stałych parametrach. Mają znaczenie w dużych firmach o znacznej rotacji pracowników.

14 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Czy moja firma potrzebuje lepszego zarządzania wiedzą? POZIOM ZARZĄDZANIA WIEDZĄ POSTAWY PRACOWNIKÓW ROZWIĄZANIA ORGANIZACYJNE NARZĘDZIA INFORMATYCZNE Gotowość do dzielenia się wiedzą, otwartość na uczenie się, docenianie roli gromadzenia wiedzy w funkcjonowaniu firmy. Postawy to nie tylko sprawa indywidualna. Zależą m.in. od tego, czy kultura firmy sprzyja wspieraniu się nawzajem i ujawnianiu błędów, czy może raczej kładzie nacisk na rywalizację, rozliczanie z indywidualnych osiągnięć i wykazywanie się. Obecność w firmie zasad, rozwiązań i standardów pracy wspierających dzielenie się wiedzą. Rozwiązania te mogą dotyczyć m.in. dokumentowania projektów, wprowadzania osób do zespołu, szkoleń i okazji do wzajemnego uczenia się, gromadzenia danych o kompetencjach pracowników czy sposobu motywowania osób dzielących się wiedzą z innymi Dostępność i użyteczność narzędzi informatycznych ułatwiających gromadzenie i upowszechnianie wiedzy. Narzędzia informatyczne mogą być wykorzystywane jako klasyczne repozytoria wiedzy, systemy CRM lub narzędzia do zarządzania projektami. O ich jakości decyduje dopasowanie do potrzeb, niezawodność i łatwość użycia. Nasycenie wiedzą Nasycenie wiedzą Nasycenie wiedzą Poziom zarządzania wiedzą Aby podjąć decyzję o wdrożeniu systemu Y-Box (lub dowolnego innego rozwiązania z zakresu zarządzania wiedzą), trzeba ocenić równowagę pomiędzy potrzebami, a jakością istniejących rozwiązań. Jeżeli gromadzenie i wykorzystywanie wiedzy jest rzeczywiście kluczowe dla sukcesu firmy, warto inwestować czas i wysiłek, nawet by udoskonalić coś, co działa już dość dobrze. Jeśli nasycenie wiedzą jest niższe, inwestycja będzie opłacalna pod warunkiem, że odpowiednie rozwiązania nie istnieją lub są słabej jakości.

15 ODPOWIEDŹ 3 Sprawdź, wykorzystując kwestionariusz ZZW Osoba, która dobrze zna swoją firmę, prawdopodobnie potrafi intuicyjnie ocenić równowagę pomiędzy nasyceniem wiedzą a aktualnym poziomem zarządzania wiedzą. Oceny takie są jednak z konieczności subiektywne oparte na doświadczeniu pracy w konkretnej firmie. Aby uzyskać pełniejszy obraz i porównać własną firmę z innymi, można skorzystać z kwestionariusza Zapotrzebowanie na zarządzanie wiedzą (ZZW). Do czego służy kwestionariusz ZZW? Kwestionariusz Zapotrzebowanie na zarządzanie wiedzą pomaga firmom określić, na ile korzystne będzie dla nich poświęcenie większej uwagi rozwiązaniom wspierającym gromadzenie i upowszechnianie istotnej dla firmy wiedzy oraz wzajemne uczenie się pracowników. Warto użyć go jako: metody sprawdzenia i obiektywizacji własnych spostrzeżeń, źródła argumentów dla osób podejmujących decyzję o wdrożeniu określonego rozwiązania. Kwestionariusz składa się z 30 stwierdzeń ocenianych na skali od 1 do 5. Można go wypełnić online, za pośrednictwem strony internetowej http://www.y-box.pl/kwestionariusz.html Dzięki temu możesz dowiedzieć się, jak wypadają Twoje wyniki na tle odpowiedzi udzielonych przez osoby z innych firm.

16 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Czy moja firma potrzebuje lepszego zarządzania wiedzą? Jak interpretować wyniki kwestionariusza ZZW? 75% 48% Nasycenie wiedzą Twoja ocena to 75% maksymalnej liczby punktów Zarządzanie wiedzą Twoja ocena to 48 % maksymalnej liczby punktów Najważniejszy wynik w raporcie to porównanie pomiędzy potrzebami a jakością ich realizacji. Za wprowadzeniem systemowych rozwiązań w zakresie zarządzania wiedzą najbardziej przemawia układ wyników, w którym nasycenie wiedzą zostało ocenione wysoko, a poziom zarządzania wiedzą nisko (w porównaniu z innymi firmami). Można wówczas przypuszczać, że organizacja zarządza wiedzą w sposób niewystarczający w stosunku do potrzeb w tym zakresie. Szczegółowa analiza wyników pozwala ocenić, w którym obszarze zarządzania wiedzą organizacja najbardziej potrzebuje wsparcia.

17 Jeżeli największym wyzwaniem dla firmy jest brak właściwych narzędzi informatycznych, sytuacja wydaje się prosta. Można przypuszczać, że firma potrzebuje ogólnodostępnego, funkcjonalnego systemu, który ułatwi gromadzenie wiedzy i dzielenie się nią. Taką rolę może pełnić system Y-Box, zaś zadaniem firmy jest wtedy płynne wdrożenie go (np. możliwie pełne przeniesienie istniejących informacji do nowej bazy). POSTAWY PRACOWNIKÓW ROZWIĄZANIA ORGANIZACYJNE NARZĘDZIA INFORMATYCZNE Wysokie wartości sugerują powszechność postaw związanych z otwartością na rozwój, uczenie innych i wnoszenie wkładu w wiedzę firmy. Wysokie wartości sugerują, że sposób działania firmy wspiera dzielenie się wiedzą i uwzględnia zasady, rozwiązania i standardy pracy z tym związane. Wysokie wartości oznaczają obecność dobrej jakości narzędzi informatycznych ułatwiających gromadzenie i upowszechnianie wiedzy. 5,2 4,2 4,9 4,3 2,4 4,8 Jeżeli luka pojawia się w obszarze rozwiązań organizacyjnych, zmiana powinna wykraczać poza wdrożenie nowego systemu. Co najmniej równie istotne będzie wprowadzenie zasad systematyzujących sposób, w jaki pracownicy dzielą się wiedzą. Niektóre elementy systemu Y-Box (takie, jak system zadaniowy lub obecne w profilu pracownika informacje o wiedzy, którą posiada i rozwija) mogą być tutaj użytecznym wsparciem, ale samo narzędzie nie wystarczy. Warto odwołać się do wsparcia zewnętrznego konsultanta i wskazówek zawartych w części 2. podręcznika. Luka w obszarze postaw pracowników sugeruje podjęcie działań skupionych na budowaniu odpowiedniej motywacji i wskazywaniu korzyści związanych z dzieleniem się wiedzą. System Y-Box zawiera wspierające motywację mechanizmy (np. elementy grywalizacji, wybrane funkcje społecznościowe), ale powinny one być uzupełnieniem działań podejmowanych przez ludzi. Rekomendowana w części 2. podręcznika metoda postępowania polega na powołaniu osób w firmie do pełnienia specyficznych, dobrze określonych ról związanych z zarządzaniem wiedzą.

18 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Jakie są możliwości systemu Y-Box?

19 Ułatwianie codziennej współpracy i komunikacji System Y-Box ułatwia codzienne kontakty między pracownikami poprzez tworzenie dopasowanych do ich nawyków środowiska znanego z mediów społecznościowych. Komunikator, ściany monitorujące aktualną dyskusję w każdym z projektów, zespołów i wątków tematycznych, informowanie o dostępności oraz komplet danych teleadresowych pozwalają dotrzeć do innych najszybciej, jak to możliwe.

20 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Jakie są możliwości systemu Y-Box? Zarządzanie zadaniami i łatwy dostęp do efektów pracy Zawarte w systemie narzędzia zarządzania projektami i zadaniami pozwalają dzielić się pracą do wykonania, monitorować postępy, a także na bieżąco komentować i udoskonalać wypracowane rozwiązania. Rozwiązania opracowane w ramach konkretnego projektu stają się automatycznie dostępne dla wszystkich pracowników. Pozwala to unikać wielokrotnego rozwiązywania tych samych problemów.

21 Motywowanie pracowników do tworzenia firmowej bazy wiedzy Wiedza powstająca w poszczególnych zadaniach i projektach może być w łatwy sposób uogólniana, filtrowana i przenoszona do bazy wiedzy firmy. Baza wiedzy zawiera mechanizmy pomocne w promowaniu użytecznych i eliminowaniu nieaktualnych treści. Osoby wnoszące wartościowy dla innych wkład są doceniane w sposób widoczny dla całej społeczności pracowników.

22 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Jakie są możliwości systemu Y-Box? Monitorowanie rozwoju zawodowego Profile pracowników w systemie Y-Box to wirtualne CV gromadzące informacje o zrealizowanych projektach i zadaniach, a także o posiadanych i rozwijanych umiejętnościach. Pracownicy mogą doceniać umiejętności osób, które nauczyły ich czegoś lub udzieliły im pomocy. Pomaga to budować związek między dzieleniem się wiedzą a własnym rozwojem zawodowym. Wyszukiwarka pracowników pozwala łatwo odnaleźć osoby dysponujące potrzebnymi kwalifikacjami.

23 Punkt wyjścia do działań menedżerów i specjalistów HR Instalacja systemu Y-Box stwarza dobre podstawy do systematycznego, świadomego namysłu nad wiedzą firmy i sposobem jej wykorzystania. Analiza aktywności pracowników w systemie pozwala m.in.: ocenić firmowe zasoby wiedzy i zidentyfikować białe plamy sugerujące potrzebę przeprowadzenia szkolenia lub pozyskania wykwalifikowanych pracowników; zidentyfikować osoby aktywne i popularne wśród współpracowników, a następnie zaangażować je w inicjatywy związane z doskonaleniem procesów, wzajemnym uczeniem się i wprowadzaniem zmian; zidentyfikować ekspertów specjalizujących się w określonego typu zagadnieniach i powierzyć im rolę trenerów wewnętrznych lub opiekunów zagadnienia.

24 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Czego będzie ode mnie wymagać wdrożenie systemu?

25 System Y-Box powstał w wyniku realizacji projektu innowacyjnego Organizacja 2.0., finansowanego ze środków publicznych. Jest więc i pozostanie całkowicie bezpłatny. Trzeba jednak pamiętać, że wdrożenie każdej, nawet najbardziej ułatwiającej życie zmiany w firmie wiąże się początkowo z wysiłkiem i kosztami. W wypadku systemu Y-Box, będzie to przede wszystkim związane ze zmianą dotychczasowych przyzwyczajeń dotyczących komunikowania się i dzielenia wiedzą ze współpracownikami. Krok 1. Przekonanie osób decyzyjnych Jeżeli nie jesteś właścicielem lub dyrektorem zarządzającym firmy, której dotyczy wdrożenie, twoje pierwsze działania powinny skupiać się na pozyskaniu poparcia osób podejmujących kluczowe decyzje. Projektując system Y-Box, dołożyliśmy wszelkich starań, by był atrakcyjny i dopasowany do potrzeb użytkownika. Możesz więc spodziewać się, że część osób zacznie używać go spontanicznie, z własnej inicjatywy. Kłopot w tym, że część to zbyt mało. Jeżeli niektórzy pracownicy będą przechowywali użyteczne informacje w systemie Y-Box, inni na firmowym serwerze FTP, a jeszcze inni w skrzynce odbiorczej programu pocztowego, pojawienie się nowego systemu przyczyni się do zwiększenia chaosu, a nie jego uporządkowania. Aby się przed tym uchronić, uzgodnij z osobami zarządzającymi, że przekażą pracownikom jasny, poparty swoim autorytetem komunikat w rodzaju: Od przyszłego miesiąca zaczynamy stosować Y-Box, a za trzy miesiące rezygnujemy z przechowywania plików na dysku sieciowym. Aby zgromadzić argumenty dla osób decyzyjnych, możesz: wykorzystać wyniki kwestionariusza ZZW i zaprezentować stan zarządzania wiedzą w porównaniu z innymi firmami; przedstawić dane o rotacji pracowników, oszacować koszty związane z wdrażaniem nowo przyjętych osób i potencjalne korzyści ze skrócenia i uproszczenia tego procesu; sporządzić zestawienie aktualnie wykorzystywanych przez pracowników narzędzi do komunikacji, koordynacji pracy i upowszechniania wiedzy; zwrócić uwagę na rozproszenie, nieaktualność i dublowanie się informacji oraz czas spędzany na poszukiwaniu podstawowych danych (np. numer telefonu współpracownika); zgromadzić i zaprezentować opinie pracowników na temat istniejących rozwiązań z zakresu zarządzania wiedzą; powiązać wdrożenie systemu ze strategicznymi kierunkami rozwoju firmy.

26 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Czego będzie ode mnie wymagać wdrożenie systemu? Krok 2. Przygotowanie infrastruktury IT Istnieją trzy możliwości instalacji i użytkowania systemu Y-Box: instalacja na wewnętrznym serwerze firmy podłączonym wyłącznie do sieci lokalnej; instalacja na wewnętrznym serwerze firmy podłączonym do sieci lokalnej i do Internetu; instalacja na zewnętrznym serwerze i dostęp do systemu przez Internet. Opcja 1. jest rozwiązaniem gwarantującym największe bezpieczeństwo danych przechowywanych w systemie Y-Box, gdyż uniemożliwia dostęp do nich osobom nie zalogowanym do wewnątrzfirmowej sieci lokalnej i pozwala na działanie niezależnie od dostępu do Internetu. Rozwiązanie to zalecane jest organizacjom o nierozproszonej strukturze. Opcja 2. jest rozwiązaniem pośrednim, gwarantującym bezpieczeństwo danych przechowywanych na wewnętrznym serwerze, ale dającym możliwość zdalnego dostępu do systemu przez Internet pracownikom, którzy przebywają poza siedzibą firmy. Rozwiązanie to zalecane jest organizacjom, które posiadają sieć lokalną, ale chcą zapewnić możliwość zdalnego korzystania z systemu Y-Box pracownikom, którzy nie przebywają na stałe w siedzibie firmy. Opcja 3. zakłada instalację systemu Y-Box na serwerze znajdującym się poza siedzibą firmy (poprzez wykupienie przestrzeni dyskowej na serwerze od firmy świadczącej tego typu usługi na zasadach komercyjnych) i dostęp do systemu przez Internet. Rozwiązanie to zalecane jest organizacjom o rozproszonej strukturze, najczęściej nie posiadającym sieci lokalnej lub stałej siedziby.

27 Dwa pierwsze rozwiązania oznaczają konieczność zapewnienia w organizacji wewnętrznej infrastruktury IT o następujących minimalnych parametrach: SERWER (NIE POSIADAJĄCY SYSTEMU OPERACYJNEGO) Procesor: Xeon (2 Cores) 2.0Ghz Architektura: x86_64 Pamięć RAM: 4GB Dysk: 100GB Serwer SMTP poczty wychodzącej z autoryzacją (konieczne konto do wysyłania powiadomień i raportów na e-mail) KOMPUTER/Y UŻYTKOWNIKA Procesor: Pentium 4 1.6Ghz Pamięć RAM: 1GB Przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JS oraz cookie (zalecane Chrome od wersji 39, Firefox od wersji 33, oraz Internet Explorer od wersji 11) Rozdzielczość ekranu minimum 1280x720px Połączenie z serwerem (w sieci LAN lub przez Internet) o minimalnej szybkości 2Mb/s, zalecane 10Mb/s W przypadku opcji 3. należy zakupić usługę wirtualnego prywatnego serwera (VPS) o parametrach takich jak powyżej z możliwością wgrania własnego systemu operacyjnego, który jest częścią instalatora Y-Box. Szczegóły techniczne instalacji systemu dla administratora sieci lokalnej opisane są w dokumencie Dokumentacja systemu Y-Box: Architektura, wymagania infrastrukturalne, instrukcja instalacji i opis mechanizmów programistycznych.

28 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. Czego będzie ode mnie wymagać wdrożenie systemu? Krok 3. Dostosowanie systemu do potrzeb firmy Instalacja systemu nie powinna sprawić kłopotu firmowemu specjaliście do spraw IT. Przygotowanie systemu do pracy wymaga jednak również refleksji nad strukturą, specyfiką pracy i strategicznymi kierunkami rozwoju firmy. Innymi słowy, na początkowych etapach wdrożenia potrzebne jest zaangażowanie osoby dysponującej całościowym, merytorycznym spojrzeniem na firmę kogoś, kto w dalszej części tego podręcznika występuje jako mentor. Zadaniem tej osoby będzie: szczegółowe rozstrzygnięcie (w porozumieniu z kadrą zarządzającą), w jakim zakresie wykorzystywany będzie system Y-Box; jakie treści powinny być w nim zamieszczane, a jakie nie powinny być udostępniane współpracownikom; Czy wykorzystujemy system do prowadzenia wszystkich projektów? Czy publikujemy w nim budżety i dane finansowe? Których współpracowników firmy zapraszamy do systemu Y-Box? podjęcie decyzji (w porozumieniu z kadrą zarządzającą), które dotychczas wykorzystywane narzędzia zostaną wycofane, a które będą funkcjonowały równolegle z systemem Y-Box; przygotowanie struktury (drzewa kategorii) dla firmowej bazy wiedzy tak, by odzwierciedlić specyfikę pracy i położyć nacisk na kategorie istotne strategicznie. Na koniec pozostaje do wykonania praca administracyjna utworzenie kont dla pracowników i wysłanie do nich zaproszeń.

29 Krok 4. Wsparcie pracowników na pierwszym etapie korzystania z systemu System Y-Box ułatwia współpracę i komunikację, ale na początkowych etapach wdrożenia może kłócić się z niektórymi nawykami pracowników. Osobom, które przechowywały dotychczas potrzebne informacje na koncie e-mail lub w systemie katalogów na pulpicie komputera, trudno będzie na początku przestawić się na nowe zasady. Korzyści z wdrożenia staną się oczywiste dopiero wtedy, kiedy w systemie znajdą się i będą łatwo dostępne informacje, które wcześniej trudno było zdobyć. Aby pomóc pracownikom w szybszej adaptacji do nowego systemu, można rozważyć: krótkie szkolenie wprowadzające, prezentujące najważniejsze funkcje systemu i istotne ustalenia dokonane na etapie kroku 3.; powołanie osoby lub osób, których zadaniem będzie mobilizowanie współpracowników do korzystania z systemu (np. poprzez publikowanie pierwszych artykułów, zadawanie pytań, uruchamianie projektów rozwojowych ). Osoba pełniąca tę funkcję jest w dalszej części podręcznika określana jako moderator. Krok 5. Wsparcie przeniesienia treści z zastępowanych narzędzi Kiedy system Y-Box zacznie działać w firmie, osoby odpowiedzialne za wdrożenie powinny skupić się na możliwie najszybszej rezygnacji z systemów, które mają być przez niego zastąpione. Można to osiągnąć ewolucyjnie zakładając, że stare rozwiązania funkcjonują równolegle, a w Y-Box publikowane są tylko nowe treści. Pociąga to jednak za sobą ryzyko przytłoczenia pracowników i utrudnienia im pracy nadmierną liczbą dublujących się narzędzi. Warto zatem, jeśli to możliwe, zadbać o przeniesienie potrzebnych informacji do systemu Y-Box i o stopniowe zamykanie dostępu do starszych rozwiązań. Przenosiny mogą być dobrą okazją do weryfikacji użyteczności i aktualności przechowywanej wiedzy oraz do uporządkowania jej na nowo. Związane z tym zadania mają charakter głównie administracyjny, dlatego warto powierzyć je osobie zaangażowanej w techniczne i organizacyjne aspekty funkcjonowania systemu. Osobę taką nazywamy w dalszej części podręcznika administratorem.

30 NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE. CO DALEJ? Jeżeli po lekturze tej części jesteś zainteresowany (-a) wdrożeniem systemu Y-Box w swojej firmie, możesz przerwać lekturę na tym etapie i udać się na stronę www.y-box.pl, aby pobrać wersję instalacyjną lub wypełnić kwestionariusz ZZW. Możesz też czytać dalej, aby poznać możliwości wykorzystania systemu jako podstawy rozwiązań HR wspierających skuteczne dzielenie się wiedzą.

31

CZĘŚĆ 2: ZMIANA W ORGANIZACJI. ROZWIĄZANIA, ROLE I PLAN WDROŻENIA.

Efektywne zarządzanie wiedzą wymaga czegoś więcej niż instalacja systemu informatycznego. Aby w pełni wykorzystać możliwości systemu Y-Box, trzeba zadbać o to, by wykorzystywano go w sposób sprzyjający uczeniu się i rozwojowi. Można to zrobić przez wprowadzenie prostych rozwiązań organizacyjnych, wymienionych poniżej i opisanych skrótowo na następnych stronach. Wdrożenie systemu Y-Box jest stosunkowo łatwe wystarczy przygotować platformę, założyć konta i wysłać zaproszenia do uczestników. Jeżeli jednak wdrożeniu ma towarzyszyć rzeczywista zmiana w sposobie działania firmy, trzeba będzie zadbać o to, jak pracownicy korzystają z oferowanych im narzędzi. Troskę o to warto rozdzielić pomiędzy różne osoby, przypisując im role opisane w drugiej połowie tej części podręcznika. Ostatni fragment tej części przedstawia plan projektu wdrożeniowego w wariantach dla mniejszych i większych firm. Rozwiązania wspierające zarządzanie wiedzą Role wspierające zarządzanie wiedzą Projekt wdrożenia systemu Y-Box 34 46 54

34 ZMIANA W ORGANIZACJI. ROZWIĄZANIA, ROLE I PLAN WDROŻENIA. Rozwiązania wspierające zarządzanie wiedzą

35 Poniżej przedstawiamy przykładowe działania i rozwiązania ułatwiające rozpoczęcie stosowania systemu Y-Box w Twojej organizacji. Możliwe aktywności podzieliliśmy na trzy poniższe kategorie. Rozwój pracowników 1. Projekt wprowadzający nowo przyjętych pracowników. 2. Diagnoza potrzeb szkoleniowych i utrwalanie efektów szkoleń. 3. Stworzenie formuły wzajemnego uczenia się pracowników. Upowszechnianie dobrych praktyk 4. Standard podsumowania projektów wspierający uczenie się. 5. Gromadzenie pomysłów na zmiany i usprawnienia. 6. Forum współpracy i wymiany doświadczeń dla pracowników. Rozwój organizacji 7. Stworzenie mapy wiedzy istotnej dla organizacji. 8. Rekrutacja wewnętrzna. 9. Ścieżka rozwoju dla stanowiska. 10. Roczny cykl życia firmy.