INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU ZINTEGROWANY Z KS-AOW 2019.05.15 [2019.2.6.5] I. Wstęp W dniu 2 października 2015 roku opublikowane zostało Rozporządzenie Delegowane Komisji UE nr 2016/161 uzupełniające dyrektywę 2001/83/WE Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej przez określenie szczegółowych zasad dotyczących zabezpieczeń umieszczanych na opakowaniach produktów leczniczych stosowanych u ludzi od 9 lutego 2019 r. Od wersji 2019 system KS-AOW został zintegrowany z nowym produktem KS-MediVeris realizującym funkcje weryfikacji autentyczności sprzedawanych opakowań leków w centralnej bazie danych (tzw. serializacja). Obowiązek weryfikacji i wycofania kodów z bazy został nałożony na wszystkie osoby upoważnione lub uprawnione do wydawania pacjentom produktów leczniczych objętych serializacją. Obowiązkowi serializacji podlegają wszystkie leki sprzedawane na receptę za wyjątkiem produktów, które należą do klas leków wymienionych w załączniku nr 1 do rozporządzenia oraz niektóre leki OTC wymienione w załączniku nr 2 do rozporządzenia (https://www.nmvo.pl/sites/default/files/rozporzadzenie_delegowane_komisji_ue_2016-161_0.pdf). Każde opakowanie leku podlegającego serializacji powinno posiadać kod 2D i zabezpieczenie ATD (anti-tampering device). W przypadku zabezpieczonych przed otwarciem opakowań nie będzie swobodnego dostępu do ulotek. Fundacja KOWAL w dniu 8 lutego 2019 umieściła na stronie https://www.nmvo.pl/pl/aktualnosci/serializacja-zasadypostepowania-od-9-lutego-2019-roku komunikat dotyczący zasad postępowania od dnia 9 lutego 2019r. Na stronie Głównego Inspektora Farmaceutycznego https://www.gif.gov.pl/pl/aktualnosci/1398,przewodnikzarzadzania-alertami-generowanymi-przez-system-weryfikacji-autentyczn.html zamieszczono przewodnik zarządzania alertami generowanymi przez system weryfikacji autentyczności. Dokument dostępny jest w *.PDF. Wszelkie pytania związane z programem KS-MediVeris, należy kierować pod adresem mailowym KS-MediVeris_AOW@kamsoft.pl lub za pomocą kanału https://mrk.kamsoft.pl Minimalne wymagania dla aptek: 1. System apteczny KS-AOW, co najmniej w wersji 2019.2.0.0. 2. Apteka powinna wyposażyć się w czytnik 2D do skanowania kodów 2D Data Matrix. 3. Dane dostępowe do konta oraz certyfikat wydawany przez Fundację KOWAL niezbędny do komunikacji z NMVS (otrzymane drogą mailową oraz pocztą tradycyjną). 4. Przeprowadzenie procesu instalacyjnego programu KS-MediVeris w systemie aptecznym KS-AOW. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 1
5. Ręczna aktualizacja kart produktów leczniczych, dla których wymagana jest serializacja. Przydatne linki: https://www.nmvo.pl/ - krajowa organizacja KOWAL https://www.nmvo.pl/pl/faq - pytania i odpowiedzi https://www.nmvo.pl/pl/kontakt - wsparcie realizowane przez Fundację KOWAL Uwaga! Na zrzutach umieszczonych w instrukcji znajdują się towary przykładowe. II. Konfiguracja W pierwszej kolejności, aby przystąpić do konfiguracji programu KS-MediVeris w systemie aptecznym KS-AOW, należy wybrać moduł APW41 Administrator Wizytówka zakładka [Ctrl+6] KOWAL. Rysunek 1 Wizytówka apteki - zakładka KOWAL W kolejnym etapie należy zainstalować certyfikaty za pomocą funkcji [F5] ZAINSTALUJ CERTYFIKATY, a następnie wskazać zapisany wcześniej certyfikat. Kolejnym krokiem konfiguracji jest uzupełnienie pól: użytkownik, hasło, client login Id na podstawie danych uzyskanych od Fundacji KOWAL. Przykład przesłanych danych: WAWA/123456, gdzie użytkownik to 123456, a Client login Id to WAWA. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 2
Rysunek 2 Uzupełnione dane w zakładce KOWAL Po poprawnym wgraniu certyfikatów i uzupełnieniu loginu i haseł, należy zapisać wprowadzone dane za pomocą funkcji [F2] ZAPISZ. Następnie należy przeprowadzić test konfiguracji korzystając z funkcji [F10] Testuj konfigurację. Funkcja ta automatycznie pobierze plik z licencją za pomocą kanału KS-EWD oraz włączy opcję WŁĄCZ. W przypadku, gdy Apteka nie posiada KS-EWD, plik licencji otrzymany drogą mailową z firmy KAMSOFT S.A. należy umieścić w katalogu KS/APW/EXE oraz zmienić jego nazwę na mediveris.xml. Jeżeli konfiguracja przebiegła pomyślnie, w dolnej części okna wyświetli się komunikat, że połączenie nawiązano prawidłowo. Dodatkowo w przypadku aptek, które wykupią program KS-MediVeris, użytkownik zostanie poinformowany o ilości stanowisk objętych licencją. Po wprowadzeniu zmian w zakładce [CTRL+6 KOWAL], należy za pomocą funkcji [2] ZAPISZ zapisać zmiany, a następnie zrestartować moduł APW41 Administrator. Rysunek 3 Treść testu konfiguracji po zmianach w wizytówce - zakładka KOWAL Kolejnym etapem konfiguracji jest ustawienie w module APW41 Administrator Opcje modułów Opcja Wspólne.14.MediVeris połączenie do NMVS/KOWAL stanowisk do obsługi programu KS-MediVeris. Opcja domyślnie ustawia się dla kolejnych stanowisk zaczynając od pierwszego. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 3
Rysunek 4 Opcje modułów - APW41 Administrator W przypadku zmiany warunków licencji np. zwiększenia lub zmniejszenia liczby stanowisk, należy z katalogu C:\KS\APW\EXE usunąć plik licencyjny o nazwie MediVeris123456.xml. Następnie uruchomić wizytówkę apteki w module APW41 Admin i w zakładce [CTRL+6] KOWAL uruchomić funkcję [F10] Testuj konfigurację. Weryfikacja w module APW11 Sprzedaż Kolejnym miejscem, na które powinniśmy zwrócić uwagę, jest moduł APW11 Sprzedaż. Należy upewnić się, że na stanowiskach, do których został przypisany program KS-MediVeris, pojawiło się dodatkowe okienko NMVS: 0, tak jak na poniższym zrzucie. Rysunek 5 Moduł Sprzedaż - Pole NMVS Jeżeli po uruchomieniu modułu APW11 Sprzedaż pole to nie pojawiło się, należy wykonać ponownie test konfiguracji oraz zweryfikować czy na wizytówce apteki włączona została opcja Włącz KS-MediVeris. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 4
Rysunek 6 Wizytówka apteki - zakładka KOWAL Wskazanie produktów leczniczych podlegających weryfikacji autentyczności Karta towaru została rozbudowana o nowe pole PODLEGA SERIALIZACJI w zakładce [CTRL+3] TYPY. Użytkownik ręcznie zaznacza produkty lecznicze podlegające serializacji. Rysunek 7 Karta leku - zakładka [CTL+3] TYPY Zaznaczenie spowoduje pełną kontrolę nad towarami podlegającymi serializacji. W sytuacji, gdy farmaceuta rozpocznie sprzedaż od zeskanowania kodu 2D z opakowania, a na karcie leku nie będzie zaznaczonego wskaźnika PODLEGA SERIALIZACJI, program po dokonaniu zapłaty i po prawidłowej próbie wycofania kodu z NMVS wyświetli komunikat o możliwości oznaczenia towaru, że podlega serializacji. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 5
Rysunek 8 Komunikat informujący o braku wskaźnika PODLEGA SERIALIZACJI na karcie towaru Zatwierdzenie powyższego komunikatu spowoduje, że wskaźnik PODLEGA SERIALIZACJI zostanie przeniesiony na kartę leku. Dodatkowo w oknie OPERACJE W SYSTEMIE KOWAL/NMVS wybierając funkcję F5 WERYFIKUJ KOD użytkownik po zeskanowaniu kodu 2D z opakowania może zweryfikować czy towar podlega serializacji. Rysunek 9 Komunikat informujący o braku wskaźnika PODLEGA SERIALIZACJI na karcie towaru Przy pozycjach podlegających serializacji mogą pojawić się następujące oznaczenia: - czerwony trójkąt oznacza, że co najmniej jeden kod z danej pozycji sprzedaży otrzymał negatywną weryfikację. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 6
- zielony trójkąt oznacza, że wszystkie kody z danej pozycji sprzedaży zostały wycofane poprawnie z NMVS. - żółty trójkąt oznacza, że dla danej pozycji sprzedaży odnotowano ostrzeżenie, np. kod nie został wycofany lub kod w kolejce do wycofania. Rysunek 10 Sprzedaż odręczna - oznaczenia poprawności wycofania z NMVS Odpowiednie przygotowanie czytnika Do odczytu danych z opakowania stosuje się czytniki odczytujące kody w formacie 2D Data Matrix. Na opakowaniu produktów podlegających serializacji kod jest w standardzie GS1-128 i zawiera podstawowe informacje o opakowaniu potrzebne do jego jednoznacznej identyfikacji podczas weryfikacji, tj.: - Numer GTIN, - Data ważności (EXP), - Id opakowania (SN), - Seria (LOT). W rozporządzeniu delegowanym art. 8 określa, że oprócz tych informacji w kodzie dwuwymiarowym mogą być zawarte także inne dodatkowe informacje od producenta. Czytnik powinien także umożliwić odczyt kodów QR w negatywie. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 7
1.Czytnik ZEBRA produkowany dla Kamsoft o PN: DS2208-7U21SG-14 odczytuje obie wersje kodów w standardowej konfiguracji czytnika. 2.Czytnik Datalogic produkowany dla Kamsoft o PN: QD2430-BKK10X-C894 odczytuje obie wersje kodów, tutaj jednak musi nastąpić jednorazowy odczyt kodu przygotowanego przez producenta (po tej operacji czytnik będzie już odczytywał obie wersje kodu). Kod rekonfiguracyjny dla Datalogic QD2430: Niektóre czytniki posiadają funkcję sprawdzania włączonego klawisza Caps Lock, co w niektórych sytuacjach może powodować błędną interpretację kodów 2D. W celu uniknięcia nieprawidłowości z tym związanych, utworzono nową funkcjonalność, umożliwiającą sprawdzenie czy czytnik posiada funkcję rozpoznawania włączonego klawisza Caps Lock oraz ustawienie dla niego odpowiedniej konfiguracji w module APW41 1. Opcje modułów Wspólne 1.13. Czytnik kodów 2D posiada funkcję rozpoznawania włączonego klawisza Caps Lock. Rysunek 11 Opcja 1.13. Opcja wyróżniona na powyższym rysunku powinna być włączona tylko na tych stanowiskach, na których farmaceuta korzysta z czytnika posiadającego funkcję rozpoznawania włączonego klawisza Caps Lock. Właściwe ustawienie tej opcji powoduje, że program po wykryciu włączonego Caps Locka odpowiednio odczyta kod. Sprawdzenie czytnika oraz ewentualna konfiguracja ustawień (rys. 11) jest możliwa z poziomu modułu APW42 Serwis Testy Czytnik kodów 2D: Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 8
Rysunek 12 Test czytnika 2D Po wybraniu opcji wyświetlone zostanie okno Test czytnika 2D, w którym znajduje się kod, który należy zeskanować. 1 Następnie pojawi się odpowiedni komunikat, informujący czy dany czytnik posiada funkcję rozpoznawania klawisza Caps Lock oraz informacja czy konfiguracja opcji Wspólne 1.13. jest ustawiona prawidłowo. Jeżeli opcja jest ustawiona prawidłowo, to wyświetlony zostanie komunikat: Rysunek 13 Test czytnika komunikat Wówczas można kliknąć Ok i zamknąć okno Test czytnika 2D. W sytuacji, gdy opcja Wspólne 1.13 nie jest ustawiona prawidłowo dla czytnika na danym stanowisku, użytkownik zostanie o tym poinformowany w wyświetlonym komunikacie: 1 Podczas testu Caps Lock powinien być włączony. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 9
Rysunek 14 Test czytnika komunikat W tej sytuacji należy kliknąć Tak, aby opcja Wspólne 1.13 została odpowiednio ustawiona. Po ponownym zeskanowaniu kodu w oknie Test czytnika 2D powinien wyświetlić się komunikat, informujący o prawidłowym odczytaniu kodu (rys. 13). Test czytnika należy przeprowadzić na wszystkich stanowiskach w aptece. Dodatkowo użytkownik może wykonać rozszerzony test czytnika za pomocą opcji Czytnik kodów 2D rozszerzony test. Po sczytaniu wyświetlonego kodu, system wyświetli odczytane dane z czytnika i poinformuje o zgodności z wzorcem. Jeżeli opcja Wspólne 1.13 jest prawidłowo ustawiona, to odczyt z czytnika będzie wyróżniony zielonymi znacznikami. Rysunek 15 Rozszerzony test czytnika Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 10
III. Weryfikacja niepowtarzalnego identyfikatora produktu leczniczego i zmiana jego statusu w NMVS Wszystkie czynności dotyczące weryfikacji i zmiany statusu identyfikatora wykonywane są z poziomu modułu APW11 Sprzedaż. Podstawowa obsługa Pacjenta w systemie aptecznym nie ulega zmianie, wybieramy receptę, wprowadzamy kody na recepcie, w przypadku e-recepty wybieramy F2 Realizuj, następnie na liście leków skanujemy kod dwuwymiarowy opakowania. Sprzedaż ODRĘCZNA dwóch produktów leczniczych z zeskanowaniem kodu dwuwymiarowego Wybieramy sprzedaż ODRĘCZNĄ z dostępnych rodzajów sprzedaży, następnie możemy od razu zeskanować kod dwuwymiarowy z pierwszego opakowania. Rysunek 16 Sprzedaż ODRĘCZNA Rysunek 17 Zeskanowanie kodu z opakowania produktu leczniczego Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 11
Na ekranie program wyświetli zeskanowaną pozycję pierwszego opakowania. Rysunek 18 Sprzedaż ODRĘCZNA zeskanowanie pierwszego opakowania Następnie skanujemy kod dwuwymiarowy z drugiego opakowania wydawanego pacjentowi. Rysunek 19 Sprzedaż ODRĘCZNA zeskanowanie drugiego opakowania Po zeskanowaniu drugiego kodu drugiego opakowania kontynuujemy sprzedaż dla tego pacjenta lub podsumowujemy sprzedaż. Do momentu fiskalizacji, przy pozycjach podlegających serializacji, ikonka jest w kolorze czerwonym, ponieważ nie nastąpiła jeszcze próba wycofania z NMVS. Dopiero moment fiskalizacji Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 12
powoduje zmianę ikonki poprawnie z NMVS. na kolor zielony. Co oznacza, że wszystkie kody z danej pozycji zostały wycofane Rysunek 20 Sprzedaż odręczna - zafiskalizowana Podczas ręcznej sprzedaży leku z dostawy posiadającej kod dwuwymiarowy, program informuje o konieczności zeskanowania kodów. Rysunek 21 Komunikat informujący o zeskanowaniu kodu dwuwymiarowego dla pierwszego opakowania Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 13
Okno wskazuje, ile opakowań leku pozostało do zeskanowania (z poziomu okna można wydać towar, który znajduje się w automacie do podawania leków; patrz: rozdział IV). W przedstawionym przykładzie są to dwa opakowania. Dodatkowo w górnym panelu okna znajduje się informacja o jakiej nazwie, kodzie EAN oraz serii powinien zostać wydany lek. Po zeskanowaniu kodu z pierwszego opakowania wyświetli się komunikat informujący o konieczności zeskanowania kodu z drugiego opakowania. Rysunek 22 Komunikat informujący o zeskanowaniu kodu dwuwymiarowego dla drugiego opakowania Wynikiem powyższych operacji jest dołączenie do sprzedaży pozycji leku zawierającej dwa opakowania. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 14
Rysunek 23 Realizacja sprzedaży Następnie realizujemy kolejne pozycje sprzedażowe dla tego pacjenta lub podsumowujemy sprzedaż. Rysunek 24 Podsumowanie sprzedaży Zmiana statusu identyfikatora produktu leczniczego, polegająca na jego wycofaniu z NMVS, następuje automatycznie po zafiskalizowaniu sprzedaży i realizacji operacji *Zapłata. W przypadku zeskanowania kodu kreskowego z opakowania zamiast kodu dwuwymiarowego w oknie KS- MEDIVERIS wyświetli się komunikat o niewłaściwym kodzie 2D. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 15
Rysunek 25 Niepoprawny kod 2D W takim przypadku należy dokładnie obejrzeć opakowanie i zeskanować kod dwuwymiarowy lub skorzystać z funkcji [F2] BRAK KODU 2D. W sytuacji, gdy kolejny raz użytkownik zeskanuje to samo opakowanie, podczas sprzedaży dla tego samego pacjenta, system wyświetli informację, że takie opakowanie zostało już zeskanowane i poprosi nas o zeskanowanie kolejnego opakowania. Rysunek 26 Informacja o ponownym zeskanowaniu tego samego kodu z opakowania Jeżeli w trakcie realizacji wydania leku z apteki pojawi się problem z zeskanowaniem dwuwymiarowego kodu lub weryfikacją niepowtarzalnego identyfikatora, sprzedawana pozycja zostanie dodana do listy leków do wycofania z NMVS. Liczba pozycji do wycofania jest oznaczona kolorem czerwonym w panelu NMVS - tak jak na poniższym zrzucie. Rysunek 27 Okno sygnalizujące kolejkę operacji do wykonania Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 16
Za pomocą skrótu klawiszowego ALT+M możemy wywołać okno OPERACJE W SYSTEMIE KOWAL/NMVS, w którym w zakładce [CTRL+1] LEKI DO WYCOFANIA W NMVS znajduje się lista produktów leczniczych, dla których nie zostały wysłane wycofania z NMVS. Rysunek 28 Operacje w systemie KOWAL/NMVS zakładka [CTRL+F1] Leki do wycofania w NMVS Identyfikatory opakowań produktów leczniczych, które powinny zostać wycofane z NMVS, są widoczne w panelu LISTA LEKÓW DO WYCOFANIA W NMVS. Operację tę umożliwia funkcja [F2] WYCOFAJ Z NMVS. Funkcja [F5] WERYFIKUJ KOD sprawdza w NMVS poprawność identyfikatorów opakowań produktów leczniczych objętych serializacją. Funkcja [F10] WYCOFAJ KODY SKŁ. RECEPTURY służy do wycofania identyfikatorów opakowań składników dla leków recepturowych. Funkcja [F12] LEKI PODL. SERIAL. wyświetla listę leków oznaczonych w kartotece KS-AOW znacznikiem PODLEGA SERIALIZACJI. Aby tę listę zaktualizować, należy w oknie LISTA LEKÓW PODLEGAJĄCA SERIALIZACJI użyć funkcji [F2] DODAJ TOWAR lub [F3] DODAJ Z PLIKU. Rysunek 29 Apteczna lista leków podlegających serializacji Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 17
Pierwsza funkcja służy do dodania towaru z aptecznej bazy towarów, druga wczytuje plik tekstowy (*.txt, *.csv) zawierający numery BLOZ leków podlegających serializacji. Po dokonaniu powyższych operacji program automatycznie zaznaczy znacznik PODLEGA SERIALIZACJI na karcie leku. Funkcja [F8] USUŃ Z LISTY pozwala usunąć produkt z LISTY LEKÓW PODLEGAJĄCYCH SERIALIZACJI, co spowoduje, że znacznik na karcie towaru w zakładce [CTRL+3] TYPY zostanie usunięty. Dodatkowo listę towarów można filtrować za pomocą opcji [F7] SZUKAJ WEDŁUG. Z rozwijanej listy należy wybrać jeden z warunków, a następnie wprowadzić dane w puste pole edycyjne. Dostępne warunki wyszukiwania: numer towaru, numer BLOZ, nazwa towaru oraz kod EAN (kod EAN można wpisać ręcznie lub użyć skanera 2D). Do drugiej zakładki [CTRL+F2] LEKI SPRZEDANE Z NEGATYWNĄ WERYFIKACJĄ trafiają produkty lecznicze oznaczone jako incydent (dotyczący np. powtórnego wydania produktu leczniczego z takim samym identyfikatorem) lub leki oznaczone jako wycofane. Jeżeli podczas sprzedaży, po zeskanowaniu kodu dwuwymiarowego, wyświetli się komunikat informujący, że opakowanie leku oznaczone jest jako WYCOFANE, należy taki lek odłożyć i zeskanować kolejne opakowanie tego leku. Następnie farmaceuta powinien postąpić zgodnie z procedurami udostępnionymi przez Głównego Inspektora Farmaceutycznego. Przewodnik zarządzania alertami generowanymi przez system weryfikacji autentyczności dostępny jest na stronie: https://www.gif.gov.pl/pl/aktualnosci/1398,przewodnik-zarzadzaniaalertami-generowanymi-przez-system-weryfikacji-autentyczn.html. Rysunek 30 Operacje w systemie KOWAL/NMVS zakładka [CTRL+F2] Leki sprzedane z negatywną weryfikacją Po wybraniu zakładki [CTRL+F3] LEKI SPRZEDANE BEZ KODU 2D w oknie OPERACJE W SYSTEMIE KOWAL/NMVS ukaże się lista leków podlegających serializacji, które zostały sprzedane bez kodu 2D. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 18
Rysunek 31 Leki sprzedane bez kodu 2D Sprzedaż ODRĘCZNA produktu leczniczego bez kodu dwuwymiarowego W przypadku, jeśli opakowanie produktu leczniczego podlegającego obowiązku serializacji nie posiada kodu dwuwymiarowego, podczas sprzedaży w oknie należy wybrać przycisk [F2] BRAK KODU 2D. Rysunek 32 Realizacja sprzedaży produktu leczniczego bez kodu 2D Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 19
Wybór przycisku F2 BRAK KODU 2D spowoduje, że pozycja zostanie ściągnięta ze stanu z dostawy wybranej przez użytkownika sprzedaż takich opakowań odbywa się na dotychczasowych zasadach. Rysunek 33 Realizacja sprzedaży produktu leczniczego bez kodu 2D Następnie zatwierdzamy sprzedaż i realizujemy kolejne pozycje dla pacjenta lub podsumowujemy sprzedaż. Sprzedaż NA RECEPTĘ produktu leczniczego z zeskanowaniem kodu dwuwymiarowego W pierwszej kolejności uzupełniamy kody na recepcie, następnie skanujemy kod dwuwymiarowy z opakowania. Program podświetli nam na liście leków zeskanowany produkt leczniczy, następnie w przypadku leków z różną odpłatnością - wyświetli się okno z wyborem odpłatności - wskazujemy właściwą i realizujemy dalszą sprzedaż tak jak do tej pory. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 20
Rysunek 34 Sprzedaż wybór odpłatności Skanujemy kody z opakowań, system sam zdejmie towar z właściwych dostaw. Rysunek 35 Wprowadzenie ilości do wydania Rysunek 36 Wprowadzenie ilości do wydania Następnie wybieramy kolejną pozycję z recepty i postępujemy tak samo z kolejnymi pozycjami, aż do podsumowania sprzedaży. Sprzedaż części opakowania W przypadku sprzedaży części opakowania należy po jego otwarciu zeskanować kod 2D. Należy pamiętać, aby zachować opakowanie dla sprzedaży pozostałej części leku. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 21
Rysunek 37 Sprzedaż części opakowania Następnie realizujemy dalszą sprzedaż dla tego pacjenta. Ponowna sprzedaż już z otwartego opakowania (dla której kod był zeskanowany przy pierwszej sprzedaży) powoduje, że na ekranie wyświetli się ponownie komunikat o konieczności zeskanowania kodu 2D. Rysunek 38 Sprzedaż części opakowania Wykonanie korekty dla sprzedaży produktu leczniczego z serializacją Korektę do sprzedaży wykonujemy wg tradycyjnej ścieżki (poprawa sprzedaży ALT + K). Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 22
Rysunek 39 Poprawa sprzedaży - wybór rodzaju korekty Po wskazaniu rodzaju korekty, w przypadku zwrotu towaru podlegającego serializacji, wybieramy w oknie PRZYCZYNA USUNIĘCIA/KOREKTY rodzaj ZWROT. Rysunek 40 Przyczyna usunięcia/korekty - ZWROT Po zatwierdzeniu przyczyny korekty (ZWROTU) przyciskiem [F2] OK program poinformuje, że korekta została poprawnie wykonana oraz zostanie wydrukowany protokół zwrotu. Następnie zostanie wyświetlone okno do zeskanowania kodu dwuwymiarowego z opakowania. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 23
Rysunek 41 Zeskanowanie korygowanego kodu Zeskanowanie kodu spowoduje wyświetlenie informacji, że wycofanie kodu z NMVS zostało poprawnie anulowane. Rysunek 42 Komunikat o poprawnym anulowaniu z wycofań z NMVS W przypadku korekty niewłaściwie wydanego leku podlegającego serializacji (np. niepoprawna odpłatność), kiedy użytkownik nie ma opakowania, powinien wykonać korektę ALT+K, a następnie w oknie PRZYCZYNA USUNIĘCIA/KOREKTY wskazać rodzaj POMYŁKA. Rysunek 43 Przyczyna usunięcia/korekty - POMYŁKA Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 24
Następnie podczas ponownej, poprawnej sprzedaży leku w wyświetlonym oknie należy wybrać funkcję [F3] BRAK OPAKOWANIA. Rysunek 44 Wskazanie funkcji - Brak opakowania Sprzedaż z przeniesieniem pozycji podlegającej serializacji do kolejki Realizujemy sprzedaż dla pacjenta wybierając z listy towar podlegający serializacji, program poprosi użytkownika o zeskanowanie kodu 2D. Rysunek 45 Zeskanowanie kodu dwuwymiarowego Po zeskanowaniu kodu 2D i zatwierdzeniu sprzedaży za pomocą funkcji ALT + F10 przenosimy pozycje do kolejki. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 25
Rysunek 46 Przeniesienie zeskanowanego leku do kolejki w sprzedaży Następnie zatwierdzamy komunikat i pobieramy zaliczkę. Dodatkowo na ekranie wyświetli się informacja, że do kolejki dodawane są opakowania leków podlegające serializacji. Podczas wydania tych opakowań pacjentowi konieczne będzie wycofanie unikalnych identyfikatorów opakowań z systemu NMVS. Użytkownik powinien na tym etapie zdecydować czy zatwierdzić komunikat przyciskiem TAK (pacjent dostaje opakowania) czy też wybrać odpowiedź NIE (pacjent po odbiór opakowania przyjdzie w innym terminie). Rysunek 47 Informacja o konieczności zeskanowania kodu podczas wydania z kolejki Jeżeli użytkownik zdecydował, że system ma wycofać opakowania leków z NMVS (na pytanie odpowiedział TAK), podczas sprzedaży z kolejki system nie poprosi o ponowne zeskanowanie kodu. Natomiast w przypadku, gdy użytkownik zdecydował, że program ma NIE wycofywać opakowań z systemu NMVS, to w momencie wydania Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 26
pozycji podlegających serializacji z kolejki program poprosi o zeskanowanie kodu dwuwymiarowego z wydawanego pacjentowi opakowania. Rysunek 48 Skanowanie kodu 2D Dalsze etapy sprzedaży z kolejki przebiegają bez zmian, następuje podsumowanie pozycji wydanych pacjentowi. Rysunek 49 Podsumowanie sprzedaży Sprzedaż leku recepturowego Apteki realizujące sprzedaż leków recepturowych podlegających serializacji przy pierwszym otwarciu opakowania powinny wycofać kody z NMVS. Opisana funkcja [F10] WYCOFAJ KODY SKŁ. RECEPTURY jest dostępna w module APW23 KONTROLA - KONTROLA LEKÓW LISTA OPERACJI W SYSTEMIE KOWAL/NMVS. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 27
Po jej uruchomieniu na ekranie wyświetli się okno z możliwością wprowadzenia kodu dwuwymiarowego z opakowania podlegającego serializacji. Rysunek 50 Wycofanie kodów opakowań składników receptury Po zeskanowaniu kodu program poinformuje, że kod składnika receptury został wycofany pozytywnie. Rysunek 51 Pozytywne wycofanie kodu składnika receptury Sprzedaż z rezerwacji Podczas sprzedaży z rezerwacji system weryfikuje czy lista zawiera pozycje podlegające procesowi serializacji. Weryfikacji możemy dokonać korzystając z funkcji [F3] PODGLĄD/POPRAW POZYCJE -> [F12] WERYF.NMVS. Uwaga! Pominięcie procesu spowoduje, że wydane z rezerwacji opakowanie nie zostanie wycofane z NMVS. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 28
Rysunek 52 Sprzedaż z rezerwacji W oknie podglądu rezerwacji została dodana kolumna KODY DO WYCOF. Z NMVS, gdzie podana jest ilość pozycji do wycofania z NMVS. Rysunek 53 Podgląd rezerwacji Użycie funkcji [F12] WERYF.NMVS spowoduje wycofanie pozycji podlegającej serializacji z NMVS. Operacje magazynowe Z poziomu operacji magazynowych procesowi serializacji podlegają pozycje w dokumentach: Faktura VAT sprzedaży i Utylizacja. Ręczne dodanie pozycji do wyżej wymienionych dokumentów powoduje wyświetlenie okna z prośbą o zeskanowanie kodu dwuwymiarowego leku podlegającego serializacji. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 29
Rysunek 54 Operacje magazynowe - skanowanie kodu 2D W przypadku, gdy do dokumentu dodamy pozycje korzystając z funkcji [F11] AUTOMAT, a na liście zostaną umieszczone pozycje podlegające serializacji w kolumnie DO ZWER. NMVS wyświetlą się ilości pozycji do zweryfikowania w NMVS. Rysunek 55 Weryfikacja pozycji na dokumencie operacji magazynowych W przypadku zamknięcia okna bez wykonania weryfikacji NMVS system poinformuje użytkownika stosownym komunikatem, że na dokumencie znajdują się pozycje, które nie zostały zweryfikowane w NMVS. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 30
Rysunek 56 Weryfikacja pozycji na dokumencie Za pomocą funkcji [F12] WERYF.NMVS możemy zeskanować kod dwuwymiarowy pozycji podlegających serializacji. Rysunek 57 Weryfikacja Moduł APW23 KONTROLA został rozbudowany o możliwość weryfikacji, czy wszystkie produkty lecznicze objęte serializacją zrealizowane w aptece zostały wycofane z NMVS. Funkcja OPERACJE W SYSTEMIE KOWAL/NMVS dostępna jest z poziomu KONTROLA LEKÓW LISTA OPERACJI W SYSTEMIE KOWAL/NMVS. Rysunek 58 Kontrola leków - Lista operacji w systemie KOWAL/NMVS Z poziomu okna OPERACJE W SYSTEMIE KOWAL/NMVS możemy wykonać takie same czynności jak w tym samym oknie wywołanym w module APW11 Sprzedaż za pomocą skrótu ALT+M. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 31
Rysunek 59 Operacje w systemie KOWAL/NMVS IV. Sprzedaż z wykorzystaniem automatu do podawania leków Aby wydać towar podlegający serializacji, znajdujący się w automacie do podawania leków, należy skorzystać z opcji [F5] WYDAJ Z ROBOTA: Rysunek 60 Wydanie towaru z automatu do podawania leków Po dokonaniu zapłaty program poinformuje farmaceutę o konieczności zeskanowania kodów z opakowań, które zostały wydane przez automat. Wykonał: Joanna Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Michał Zbijowski Zatwierdził: Michał Zbijowski Strona 32