Paperless Office system do zarządzania procesami i dokumentami w firmie
Biuro bez papierów? To łatwiejsze niż myślisz. System Paperless Office to rozwiązanie dzięki któremu będziesz w stanie usprawnić działanie swojej firmy, obniżyć koszty jej prowadzania i co najważniejsze zaskoczyć swoich klientów perfekcyjną obsługą. System pozwala na elektronizację dowolnych procesów biznesowych. Te najpopularniejsze jak np. obsługa korespondencji czy proces akceptacji faktur kosztowych dostępne są już w bazie procesów Paperless. Katalog procesów cały czas się rozwija sprawdź, jakie procesy dostępne są aktualnie w ofercie Paperless. W przypadku kiedy potrzebne są Ci procesy dedykowane to ich zamodelowanie możesz zlecić specjalistom Paperless lub zrobić to samemu, dzięki intuicyjnemu modelerowi graficznemu. System pomoże Ci również w obsłudze korespondencji dowolnego rodzaju bez względu czy chodzi o listy papierowe czy maile. Dzięki systemowi będziesz w stanie błyskawicznie zarejestrować korespondencję i przekazać ją elektronicznie do właściwych odbiorców bez względu na fizyczne miejsce ich pracy. System zadba aby każdy z odbiorców obsłużył swoje pisma na czas. Paperless Office to również elektroniczne archiwum wszystkich Twoich dokumentów. Od dziś możesz mieć sprawny dostęp do dokumentów bez względu gdzie jesteś i kiedy chcesz zajrzeć do elektronicznej szafy. System dba całą dobę aby dostęp do dokumentów był łatwy i zarazem w pełni bezpieczny dla Twoich danych.
Najważniejsze funkcje systemu Baza procesów biznesowych W ramach systemu dostępna jest baza popularnych procesów biznesowych, które funkcjonują w większości firm. Wśród dostępnych procesów są m.in.: proces przyjęcia/wysłania korespondencji papierowej i elektronicznej proces obsługi zamówień proces akceptacji faktur kosztowych proces obsługi wniosków urlopowych proces obsługi zgłoszeń Każdy z procesów posiada zdefiniowane kroki procesowe, formularze danych i raporty. Na bazie ankiet konfiguracyjnych uzupełnianych przez klienta (zawierających m.in. dane użytkowników biorących udział w poszczególnych procesach) poszczególne procesy uruchamiane są błyskawicznie. Graficzny modeler procesów i formularzy System Paperless Office posiada intuicyjny modeler graficzny, umożlwiający modelowanie dowolnych procesów biznesowych za pomocą narzędzia "drag & drop" ("chwyć i puść"). odeler może być wykorzystywany przez przeszkolonych użytkowników biznesowych, dzięki czemu w wielu projektach nie ma potrzeby angażowania zasobów IT na etapie projektowania procesów biznesowych. Moduł kancelaryjny W przypadku organizacji przyjmujących i wysyłających duże ilości różnorodnej korespondencji, która musi być obsłużona w ściśle określonym czasie, pomocnym narzędziem jest aplikacja kancelaryjna.
Kancelaria umożliwia zautomatyzowaną rejestrację przesyłek i pism (jedna przesyłka może zawierać wiele pism) oraz ich elektroniczne oraz fizyczne przekazywanie do odbiorców. Aplikacja pomaga również w obsłudze korespondencji wychodzącej z firmy (m.in. w obsłudze zleceń druku i wysyłek do odbiorców). Dzięki powiązaniu aplikacji z zamodelowaną logiką procesową oraz wbudowanym mechanizmom automatyzującym obsługa korespondencji jest bardzo szybka. Zminimalizowane jest również ryzyko błędów ludzkich, które mogłyby wpłynąć na przebieg procesu. Skanowanie i OCR dokumentów System Paperless Office gotowy jest do integracji z większością skanerów dostępnych na rynku. Mogą to być zarówno urządzenia biurowe typu all-in-one lub też wysokowydajne maszyny. Jeżeli nie wiesz, jaki skaner będzie odpowiedni w Twoim projekcie to pomożemy Ci w jego wyborze. W ramach integracji system umożliwia skanowanie i automatyczne rozpoznanie treści (OCR) dowolnych dokumentów. W ramach konkretnych projektów Paperless OCR może funkcjonować zarówno selektywnie (wg wcześniej przygotowanych szablonów), jak i pełnotekstowo (rozpoznawane są wszystkie znaki na dokumencie). Optymalny rodzaj OCR rekomendowany jest przez nas w ramach indywidualnej oferty Paperless. System alertów i przypomnień Użytkownicy pracujący w systemie mogą otrzymywać automatyczne powiadomienia o przydzielonych zadaniach, oczekujących dokumentach czy upływającym terminie obsłużenia sprawy. Powiadomienia generowane są poprzez e-mail lub mogą być wysyłane poprzez SMS. System umożliwia również eskalowanie komunikacji w przypadku określonych parametrów (np. drugie przypomnienie, przekroczony termin). Dzięki obsłudze alertów w procesach ryzyko przeterminowania sprawy jest minimalizowane, dzięki czemu wzrasta jakość obsługi klienta (wewnętrznego i zewnętrznego).
Silnik Workflow System Paperless Office ma wbudowany silnik Workflow dbający o automatyczne przekazywanie spraw między użytkownikami według zamodelowanych reguł. Wydajność silnika jest na tyle duża, że umożliwia efektywną obsługę organizacji procesujących tysiące spraw dziennie. Moduł zastępstw Platforma posiada wbudowany moduł zastępstw umożliwiający określanie uprawnień osoby zastępującej w zakresie uprawnień osoby zastępowanej (do całości uprawnień lub do wybranych procesów). Dzięki tej funkcjonalności ryzyko przestoju procesu jest minimalizowane. Elektroniczne podpisywanie dokumentów W przypadku gdy w danym procesie występuje wydruk dokumentów do podpisania przez strony, istnieje możliwość zastąpienia tego kroku możliwością podpisania dokumentów elektronicznie za pomocą technologii odręcznego podpisu elektronicznego (OPE). Technologia OPE łączy w sobie prostotę podpisu odręcznego z wyrafinowaną technologią rejestracji danych biometrycznych podpisu, takich jak: styl podpisu, jego nacisk czy szybkość składania. Dane te są na tyle unikalne dla każdego z nas, że mogą służyć do autentykacji osób. Dodatkowymi danymi, które mogą być dołączone to znacznik czasowy podpisu, geolokalizacja czy zdjęcie dokumentu tożsamości. Rozwiązanie też jest zgodne z polskim prawem. Zastosowanie modułu OPE umożliwia całkowitą eliminację papieru i kosztów z nim powiązanych (koszt papieru, druku, logistyki dokumentów, czynności weryfikacyjnych itp.).
Elektroniczne archiwum dokumentów W ramach systemu dostępne jest elektroniczne repozytorium dokumentów, które umożliwia utworzenie dowolnej liczby elektronicznych archiwów. Dokumenty w każdym z archiwów można wyszukiwać wg parametrów charakterystycznych dla danego rodzaju dokumentów np. w przypadku pism od klientów mogą to być nazwa klienta, dane adresowe, data wpłynięcia pisma, nr przesyłki, dział zajmujący się danym klientem, treść korespondencji. System umożliwia również integrację z dostawcami usług archiwizacyjnych, dzięki czemu osoby uprawnione mogą zamówić dostawę oryginału danego dokumentu. Portal klienta i pracownika W ramach systemu Paperless Office istnieje możliwość udostępnienia dedykowanego portalu w formie strony internetowej, w ramach którego Twoi klienci czy pracownicy będą mogli sprawdzić status swoich spraw (np. zamówień) czy uruchomić wybrany proces (np. reklamacji). Funkcjonalność portalowa znacznie ułatwia kontakt z firmą oraz redukuje czas poświęcany na obsługę klientów.
Korzyści Wysoka jakość obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego Możliwość dużej automatyzacji czynności w procesach biznesowych, wbudowany silnik Workflow, integracja z obecnymi systemami IT oraz wysoka użyteczność i przyjazność systemu powodują, że obsługa spraw nigdy nie była tak szybka. Twoi Klienci i pracownicy z pewnością to docenią. Niższe koszty procesów Diametralne skrócenie czasu obsługi spraw, digitalizacja lub eliminacja papieru, eliminacja niepotrzebnych czynności logistycznych i integracja z dowolnymi systemami IT umożliwiają znaczne ograniczenie kosztów pracy oraz kosztów materiałowych. Wysokie bezpieczeństwo informacji Centralizacja danych i dokumentów, rejestracja każdej czynności w systemie oraz rozbudowany system uprawnień dbają o najwyższe bezpieczeństwo informacji firmowych.
Walcz z Chaosem. Trzymaj papier w ryzach. Paperless www.paperless.pl info@paperless.pl T.: +48 22 844 15 00 Billennium Sp. z o.o. Ul. Tagore 3 02-647 Warszawa Poland