Jastrzębie-Zdrój, dn. 03.02.2015r. LD HOLDING S.A. ul. Pszczyńska 186 44-335 Jastrzębie-Zdrój ZAPYTANIE OFERTOWE nr 123/LD/EWH/2015 DOTYCZĄCE WYBORU WYKONAWCY USŁUGI ZAPEWNIENIA BAZY NOCLEGOWO-SZKOLENIOWEJ DLA UCZESTNIKÓW I PERSONELU PROJEKTU (usługa hotelowa, wyżywienie, wynajem sal szkoleniowych w woj. kujawsko-pomorskim) W związku z realizacją przez LD Holding S.A. w partnerstwie z AT Group S.A. projektu partnerskiego pn.: Ekologia w handlu co o tym wiesz? realizowanego w okresie od 01.01.2014r. do 30.06.2015r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, poszukujemy Wykonawcy, który w ramach świadczonych przez siebie usług zrealizuje następującą usługę: I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zapewnienie bazy noclegowo-szkoleniowej dla grupy uczestników i personelu projektu, celem przeprowadzenia szkolenia w terminie 24-25.02.2015r. a w szczególności: zapewnienie wyżywienia w tym także organizacja przerw kawowych (m.in. kawa, herbata, napoje, ciasteczka) - dla uczestników, trenera oraz osoby zarządzającej, wynajęcie sali szkoleniowej, zakwaterowanie uczestników, trenera i osoby zarządzającej. Nazwy i kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień Publicznych (CPV): CPV 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji.
1. Wymagania dotyczące organizacji szkolenia: Zakwaterowanie w pokojach jedno i dwu osobowych z pełnym węzłem sanitarnym trener oraz osoba zarządzająca projektem w pokojach jednoosobowych, uczestnicy szkolenia w zależności od potrzeb w pokojach dwu i jednoosobowych. Obiekt musi być zlokalizowany w woj. kujawsko-pomorskim i gwarantować miejsca noclegowe dla wszystkich uczestników szkolenia nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) obiekcie. Koszt zakwaterowania powinien obejmować śniadanie. W każdym pokoju powinny znajdować się: czynny telewizor z telewizją satelitarną, telefon, Internet bezprzewodowy, butelka wody mineralnej gazowanej (0,5 l/osobę) i butelka wody mineralnej niegazowanej (0,5 l/osobę) oraz szklanka na osobę w każdym dniu szkolenia. Możliwość zakwaterowania uczestników, trenera oraz osoby zarządzającej min. 1 godzinę przed rozpoczęciem szkolenia i wykwaterowania w dniu zakończenia szkolenia 1 godzinę po zakończeniu zajęć (zgodnie z harmonogramem szkolenia jaki Wykonawca otrzyma od Zamawiającego). Pokoje, w których zakwaterowani będą trener, os. zarządzająca i uczestnicy szkolenia, sala w której serwowane będą posiłki oraz sala szkoleniowa powinny znajdować się w jednym obiekcie. Wyżywienie dla trenera, os. zarządzającej i uczestników obejmuje: -obiad i kolację w pierwszym dniu szkolenia, - śniadanie (wliczone w cenę noclegu), - obiad w drugim dniu szkolenia. We wszystkie dni szkolenia każdemu uczestnikowi szkolenia, trenerowi oraz osobie zarządzającej w ramach wyżywienia przysługują dwie przerwy kawowe. Śniadanie i kolacja mają się składać z ciepłego posiłku, zimnej płyty ( min. 3 rodzaje wędlin, sery, pomidory, ogórki, pasztet, sałatki ) i napojów (kawa lub herbata, woda mineralna, sok). Obiady mają być minimum dwudaniowe + deser + napoje (woda, soki w ilości co najmniej 0,33l/osoba). Do deseru powinna być podana kawa lub herbata wg życzenia uczestników. Przykładowe Menu: Zestaw 1: Zupa pieczarkowa z kluseczkami, pieczona golonka po bawarsku, pieczone ziemniaczki, kapusta zasmażana, sok owocowy/kompot, deser szarlotka z bitą śmietaną i gałką lodów, kawa lub herbata. Zestaw 2: Zupa ze świeżych kalafiorów, gulasz wieprzowy, kluski śląskie, zestaw surówek, sok owocowy/kompot, deser ciasto z jabłkiem i orzechami, kawa lub herbata. Zestaw 3:
Zupa krem z groszkiem ptysiowym, łosoś w sosie koperkowym, frytki, zestaw surówek, kompot, deser lody z owocami i bakaliami, kawa lub herbata. Gramatura wszystkich potraw powinna być zgodna z ogólnie przyjętymi zasadami dot. gramatury posiłków przeznaczonych dla konsumentów dorosłych. Przerwy kawowe (2 przerwy kawowe w każdym dniu szkolenia) serwowane dla uczestników, trenera oraz osoby zarządzającej. Podczas przerw kawowych ma być serwowana do wyboru przez uczestnika szkolenia kawa lub herbata (co najmniej 1 filiżanka/uczestnik), woda gazowana i niegazowana (0,33l/uczestnik), soki (0,33l/uczestnik), wafle ciasteczka, owoce. Wykonawca zapewni stałe uzupełnienie składników przerw kawowych. Sala szkoleniowa powinna: - posiadać wymiary: Powierzchnia [m2] Kubatura [m3] ok. 40 ok. 120 - być przystosowana do przeprowadzenia szkolenia dla 12 osób w formie warsztatowej (możliwość ustawienia stołów w kształcie litery U lub innej w zależności od potrzeb prowadzącego), wyposażona w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkoleń (rzutnik multimedialny, ekran, tablica typu flip-chart, zapas papieru i flamastry) - mieć naturalne i sztuczne oświetlenie oraz klimatyzację a optymalna temperatura ma wynosić 22 C. - posiadać oświetlenie 300 lx (przy tablicy 500 lx), natomiast wskaźnik równomierności oświetlenia powinien wynosić min. 0,7. - być tak usytuowana aby uczestnicy innych grup szkoleniowych lub inni goście obiektu nie zakłócali zajęć szkoleniowych. - posiadać podłączenie do bezprzewodowej sieci internetowej Wieczorami po zajęciach uczestnicy szkoleń muszą mieć możliwość skorzystania z lokalu typu: kawiarenka, bar, restauracja gdzie będą mogli się spotkać, napić kawy, herbaty lub innych napoi i podzielić z innymi handlowcami swoimi doświadczeniami z pracy w handlu. Lokal powinien być czynny co najmniej do godziny 24.00. 2. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość oznakowania sali szkoleniowej oraz korytarzy symbolami unijnymi (plakaty, ulotki, baner stojący). 3. Wykonawca zapewni bezpłatny strzeżony parking dla uczestników szkolenia, trenera oraz osoby zarządzającej.
4. Podstawą do dokonania płatności będzie faktura VAT wystawiona po zakończeniu szkolenia w oparciu o ceny jednostkowe wskazane w Formularzu Oferty, z uwzględnieniem warunku wskazanego w pkt.2 części V Zapytania, pod warunkiem dostępności środków na wyodrębnionym dla Projektu koncie bankowym. Powyższe wymagania są obligatoryjne. Oferty, które nie zabezpieczają wszystkich wymagań określonych powyżej będą odrzucone na etapie oceny formalnej, jako nie spełniające wymogów. II. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA 24-25.02.2015r. III. IV. ZAMAWIAJĄCY LD HOLDING S.A. ul. Pszczyńska 186 44-335 Jastrzębie-Zdrój OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ Formularz oferty (Załącznik nr 1) zawierający cenę brutto za przedmiot zamówienia, uwzględniającą ceny jednostkowe elementów określonych w pkt I, skalkulowaną dla grupy - koszt wynajęcia sali szkoleniowej (2 dni), wyżywienia i przerw kawowych oraz noclegów, przy założeniu dla 12 uczestników, trenera i os. zarządzającej. Warunki rozliczenia usługi informacje: - czy ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) będzie zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania (tj. będzie obejmował koszt pobytu rzeczywistej liczby osób uczestniczących w szkoleniu niezależnie od wielkości zamówienia), - termin w jakim możliwa jest bezkosztowa anulacja zamówienia oraz - termin płatności. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych między Wykonawcą a Zamawiającym (Załącznik nr 2) V. KRYTERIA OCENY OFERTY 1. Łączna cena brutto za zakwaterowanie, wyżywienie, przerwy kawowe oraz wynajem sali szkoleniowej spełniających wymagania zawarte w zapytaniu 70% (maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium - 70 pkt.) Łączna cena oznacza cenę skalkulowaną na podstawie przedstawionych przez oferenta stawek jednostkowych dla całej usługi. Oferta, która będzie zawierać najniższą cenę, otrzyma maksymalną liczbę punktów, natomiast pozostałe oferty będą liczone według wzoru:
liczba punktów oferty badanej za kryterium = (najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert x maksymalna ilość punktów do zdobycia) /cena oferty badanej 2. Warunki rozliczenia usługi - ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania 10% (maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium - 10pkt.) Przy odpowiedzi Tak 10 punktów, przy odpowiedzi Nie -0 punktów. - Termin w którym możliwa jest bezkosztowa anulacja zamówienia 0-10% (maksymalna liczba punktów jakie możne otrzymać oferta za kryterium 10pkt.) Odpowiednio: 5 dni- 0pkt 3dni 4pkt 1 dzień 7pkt w dniu szkolenia 10pkt - Termin płatności za usługę 0-10% (maksymalna liczba punktów jakie możne otrzymać oferta za kryterium 10pkt.) Odpowiednio: 30dni 0pkt 60dni 5pkt 90dni 10pkt 3. Wykonawca może zdobyć maksymalnie 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, nie podlegająca odrzuceniu (spełniająca wszystkie wymagania zawarte w zapytaniu), która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzyma największą liczbę punktów. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji cenowych jeśli wartość oferty przekroczy stawki przewidziane w budżecie projektu. VI. TERMIN ORAZ SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać do dnia 17.02.2015 (decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego) na adres: LD HOLDING S.A. ul. Pszczyńska 186 44-335 Jastrzębie-Zdrój
fax: +48 32 47 89 010 e-mail: iwona.madra@ldholding.pl 2. Dopuszcza się drogę korespondencji elektronicznej (skan), fax oraz złożenie oferty bezpośrednio w siedzibie Zamawiającego. 3. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 4. Oferta musi być przygotowana na formularzu wg wzoru Formularz oferty załączonego do niniejszego zapytania. Oferta powinna: -być opatrzona pieczątką firmową, -posiadać datę sporządzenia, -zawierać adres siedziby oferenta, numer telefonu, NIP, -być podpisana czytelnie przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy. 5. Składać oferty mogą Wykonawcy, którzy: -posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, -posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, -znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, -są właścicielami lub zarządcami obiektu, którego dotyczy oferta. 6. W postępowaniu nie mogą brać udziału oferenci, którzy są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe należy rozumieć wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 7. W przypadku przedstawienia oferty niezgodnej z niniejszym zapytaniem, przedstawienia informacji nieprawdziwych lub nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania. 8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli spełnienia przez oferenta warunków postępowania. Oferent ma obowiązek taką kontrolę umożliwić i współpracować przy kontroli. W przypadku wykazania niezgodności wyników kontroli ze złożonym oświadczeniem oferent może zostać wykluczony z postępowania na każdym jego etapie. 10. W przypadku wykluczenia oferenta po ułożeniu listy rankingowej procedura zostanie powtórzona od tego momentu. 11. Postępowanie kończy się z chwilą zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. VII. UWAGI I KONTAKT 1. Za niedotrzymanie podczas realizacji zamówienia warunków przesłanych w ofercie, będzie stosowana kara umowna w wysokości 15% ustalonej wartości ceny. 2. Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Iwona Mądra-Biedrzycka LD HOLDING S.A. ul. Pszczyńska 186 44-335 Jastrzębie-Zdrój fax: +48 32 47 89 010, e-mail: iwona.madra@ldholding.pl Termin rozstrzygnięcia 18.02.2015r. Wyniki rozstrzygnięcia zostaną umieszczone na stronie internetowej firmy LD HOLDING S.A. (www.elde.pl) VIII. Załączniki: 1. Formularz oferty 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych między Wykonawcą a Zamawiającym
Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTY Formularz oferty do zapytania ofertowego nr 123/LD/EWH/2015 dotyczącego wyboru wykonawcy usługi: zapewnienie bazy noclegowo-szkoleniowej dla grupy uczestników (12 osób) i personelu projektu, celem przeprowadzenia szkolenia w terminie: 24-25.02.2015r. Zamawiający: LD HOLDING S.A. ul. Pszczyńska 186 44-335 Jastrzębie-Zdrój Oferent: Nazwa oferenta Adres siedziby oferenta Imię i nazwisko osoby wyznaczonej do kontaktów w sprawie oferty Telefon, adres e-mail oferenta Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia 1. Kalkulacja kosztów zamówienia dla 1 grupy szkoleniowej (szkolenie 2 dniowe/ 12 uczestników+ trener + osoba zarządzająca): Cena jednostkowa Kalkulacja ceny usługi brutto brutto Liczba Razem brutto 1. nocleg ze śniadaniem 1 osoby w pokoju jednoosobowym 2. nocleg ze śniadaniem za 2 osoby w pokoju dwuosobowym 3. Wyżywienie 1 osoby (uczestnicy, trener i osoba zarządzająca) na szkoleniu 2- dniowym (2 x obiad, 2 x 2 przerwy kawowe, 1 x kolacja) 4 5 14
4. Wynajem sali szkoleniowej za 1 dzień szkolenia 2 Razem: 1. Warunki rozliczenia usługi: Czy ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) będzie zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania? określenie ( TAK lub NIE) Termin w jakim można Zamawiający może dokonać bezkosztowej anulacji zamówienia Prosimy o zaznaczenie właściwej odpowiedz znakiem x 5 dni przed szkoleniem 3 dni przed szkoleniem 1 dzień przed szkoleniem W dniu szkolenia przed rozpoczęciem zajęć Termin płatności Prosimy o zaznaczenie właściwej odpowiedz znakiem x 30 dni od dnia wystawienia faktury 60 dni od dnia wystawienia faktury 90 dni od dnia wystawienia faktury Oświadczamy, iż: posiadamy uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, gwarantujemy wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania, w przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego,
zapoznaliśmy się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartym w zapytaniu oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia, a nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 7 dni od daty, w której upływa termin składania ofert. pieczęć firmowa... data, czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania firmy
Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH I OSOBOWYCH MIĘDZY WYKONAWCĄ A ZAMAWIAJĄCYM Niniejszym oświadczam, że pomiędzy Wykonawcą tj....... a Zamawiającym tj. LD Holding S.A. lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą nie istnieją powiązania kapitałowe lub osobowe polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... Data podpis Wykonawcy