Badanie projektów szkoleniowych w ramach Działania 2.3 schemat a) SPO RZL Jan Szczucki, Jerzy DrąŜkiewicz PAG Uniconsult
Podstawowe informacje o badaniu Badanie zostało zrealizowane na zlecenie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego przez konsorcjum firm: Policy & Action Group Uniconsult (PAG Uniconsult) oraz Research International Pentor. Badanie było realizowane w okresie luty czerwiec 2007 r. 2
Cele badania Podstawowym celem badania było uzyskanie pogłębionej wiedzy na temat: Podnoszenia kwalifikacji pracowników przedsiębiorstw przy współudziale środków EFS; Systemu wdraŝania schematu konkursowego Działania 2.3 Wnioski z obu części badania miały posłuŝyć lepszemu zaprojektowaniu systemu wdraŝania Działań 2.1. i 8.1. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3
Opis badania Badania składały się z 3 podstawowych części: Analizy dokumentów (raportów, danych statystycznych, ekspertyz i opracowań). Badań jakościowych, które objęły przedstawicieli PARP, RIF oraz wybranych projektodawców, firmy i uczestników szkoleń i składały się z indywidualnych wywiadów pogłębionych, wywiadu grupowego (FGI) oraz studiów przypadku. Badań ilościowych (CATI), które objęły projektodawców, przedsiębiorców oraz uczestników szkoleń. W celu weryfikacji wniosków dla kaŝdej badanej grupy została teŝ wybrana i zbadana próba kontrolna. 4
Opis Działania 2.3 Działanie 2.3 schemat a) dysponowało budŝetem w wysokości 151 678 986 euro. W wyniku przeprowadzenia 8 tur naboru wniosków, do realizacji wybrano 687 projektów, z czego ogromną większość stanowią projekty szkoleniowe: 603 oferujące szkolenia ogólne i 6 szkolenia specjalistyczne. Projektów oferujących studia podyplomowe jest 96. 5
6
7
Przestrzenny zasięg szkoleń Widoczne dwa odmienne podejścia projektodawców: Ponad połowa projektów (52,2%) adresowana jest do przedsiębiorstw z całego kraju. Ponad jedna czwarta projektów (27,5%) adresowana jest do firm z terenu tego samego województwa. Najwięcej projektów ogólnopolskich pochodzi z tych województw, gdzie są silne środowiska edukacyjne i skąd napłynęło najwięcej wniosków (mazowieckie, łódzkie, małopolskie, śląskie, wielkopolskie). Pomimo duŝej liczby projektów o zasięgu ogólnokrajowym, rzeczywisty przestrzenny rozkład szkoleń jest bardzo nierównomierny (np. mazowieckie 18% osób przeszkolonych, śląskie 13,6%, lubuskie 1,8%, opolskie 2,2%, podlaskie 2,2%). 8
Struktura przedsiębiorstw objętych wsparciem W przyjętych do realizacji projektach ogromna większość (90,2%) firm korzystających ze szkoleń naleŝy do sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Ale znaczący jest udział pracowników duŝych przedsiębiorstw wśród beneficjentów 36,8%. Wsparcie z Działania 2.3 a) dociera do sektorów, które na rynku komercyjnym w nieco mniejszym stopniu uczestniczyły w szkoleniach. W Działaniu 2.3 a) ze szkoleń najczęściej korzystały firmy naleŝące do sektora usług rynkowych (55%), szczególnie handlowe (22%). Bardzo niewiele jest firm z sektora usług nierynkowych (np. tylko 1% z sektora edukacji i szkoleń, 4% z ochrony zdrowia i pomocy społecznej). Niezbyt wielki jest udział firm przemysłowych (15%) i firm budowlanych (4%). Dofinansowanie szkoleń z EFS było silnym impulsem dla firm mikro do skorzystania ze szkoleń. Wśród firm mikro biorących udział w schemacie a) jest 41% firm, które nie korzystały ze szkoleń przynajmniej od 2005 r. Dla porównania z innych szkoleń nie korzystało teŝ wcześniej 20% firm małych, tylko 13% firm średnich i tylko 6% firm duŝych. 9
Wartość projektów Łączna wartość zakontraktowanych projektów Działania 2.3 a) osiąga poziom ponad 991 mln zł. Średnia wartość projektu szkoleniowego wynosi ok. 1,4 mln zł. Przeciętny koszt szkolenia na jednego uczestnika wynosi ok. 3082 zł. ZróŜnicowanie między regionami kosztów szkoleń na uczestnika oscyluje od ok. 1900 zł (podlaskie) do ok. 4500zł (dolnośląskie). 10
Wartość projektów Występuje duŝe zróŝnicowanie wartości projektów szkoleniowych. 300 Mediana - 698 tys. zł. 250 Liczba projektów 200 150 100 Średnia - 1 443 tys. zł. 50 0 0-0,49 0,50-0,99 1,00-1,49 1,50-1,99 2,00-2,49 2,5-2,99 3,00-3,49 3,50-3,99 4,00-4,99 5,00-5,99 6,00-9,99 10,00-20,00-19,99 50,00 Wartość projektu (w mln zł) 11
Wartość udzielonego wsparcia Średnia wartość wsparcia na jedno przedsiębiorstwo 7,7 tys. zł. Średnia wartość wsparcia na jedno duŝe przedsiębiorstwo 38,4 tys. zł. Średnia wartość wsparcia na jednego beneficjenta - pracownika duŝego przedsiębiorstwa 3137 zł. Średnia wartość wsparcia na jedno przedsiębiorstwo sektora MŚP 4,4 tys. zł. Średnia wartość wsparcia na jednego beneficjenta pracownika w sektorze MŚP 1895 zł. 12
Spotkanie na rynku: wybór dostawcy szkolenia oraz wybór klienta (1) Na etapie określania treści oferty szkoleniowej w projektach widać pewną przewagę popytu (potrzeb i oczekiwań firm beneficjentów) nad stroną podaŝową (rolą instytucji szkoleniowych). Przy podejmowaniu decyzji o udziale firm w szkoleniu pierwszoplanowe były kryteria merytoryczne, związane z tematyką szkolenia i jej przydatnością dla firmy. Główne motywy takiej decyzji: (przy decyzji o udziale w szkoleniach ogólnie) rozwój kwalifikacji zawodowych i kompetencji pracowników 51,5% rozwój firmy 28% (przy wyborze konkretnego szkolenia) dobre dopasowanie tematyki do potrzeb firmy 61% znaczenie tematyki dla strategii rozwoju firmy 47% Słaba znajomość dostawców szkoleń (tylko 8% przedsiębiorstw wybrało szkolenie, bo znało firmę szkoleniową). 13
Spotkanie na rynku: wybór dostawcy szkolenia oraz wybór klienta (2) W przypadku projektów szkoleń zamkniętych inicjatywa przygotowania projektu wychodziła najczęściej od firmy beneficjenta (43% przypadków). W następnej kolejności decydowały dobre kontakty i doświadczenie współpracy z przeszłości (32%) przewaga inicjatywy projektodawcy. Tylko w 8% przypadków była to obustronna inicjatywa. Kwestia lokalizacji szkolenia jest istotnym kryterium uwzględnianym przez przedsiębiorstwa przy wyborze oferty szkoleniowej na trzecim miejscu, wybrane przez 25% firm. Wśród przedsiębiorstw przewaŝa opinia, Ŝe siedziba dostawcy szkolenia powinna być blisko 59% firm. MoŜe to wpływać na rezerwę w ocenie ofert szkoleniowych zgłaszanych przez instytucje szkoleniowe z odległych województw. 14
Promocja szkoleń wśród przedsiębiorców Instytucje szkoleniowe za najbardziej skuteczne formy komunikowania się z potencjalnymi klientami uwaŝają bezpośrednie kontakty (88%), w tym takŝe nieformalne kontakty poprzez kolegów i znajomych (84%). Na drugim miejscu są formy komunikowania się i promocji szkoleń wykorzystujące nowoczesne technologie informatyczne: Internet (85%) i pocztę elektroniczną (78%). NajniŜej oceniana jest skuteczność promocji szkoleń za pośrednictwem radia (33%) i telewizji (23%). RównieŜ przedsiębiorcy potencjalni beneficjenci szkoleń najwyŝej cenią przekazywanie informacji o szkoleniach za pomocą poczty elektronicznej (68%) i poprzez Internet (44%). Natomiast przedsiębiorcy z rezerwą odnoszą się do bezpośrednich kontaktów z firmami szkoleniowymi (tylko 18% chciałoby tą drogą uzyskiwać informacje o szkoleniach) i do kanałów nieformalnych (6%). Znikomy odsetek przedsiębiorców (2 3%) chce być informowany o szkoleniach za pośrednictwem radia i TV. 15
Tematyka szkoleń W projektach przyjętych do realizacji w Działaniu 2.3 schemat a) do najpopularniejszych kategorii tematycznych szkoleń naleŝą: organizacja i zarządzanie, szkolenia zawodowe, organizacja i techniki sprzedaŝy, zarządzanie zasobami ludzkimi, umiejętności interpersonalne. Najmniej popularne tematy szkoleń to: prawo pracy i ubezpieczenia społeczne, podatki i prawo podatkowe, rachunkowość. Spośród pracowników beneficjentów szkoleń w Działaniu 2.3 a) najwięcej szkoliło się w zakresie: zarządzania zasobami ludzkimi (22%), umiejętności interpersonalnych (19%), zarządzania (13%), IT (11%). Niewielu pracowników uczestniczyło w szkoleniach zawodowych (8%), w zakresie księgowości 6%, BHP 5%. Szkolenia oferowane w projektach, w porównaniu z typową ofertą dla MŚP na rynku, tworzą profil nieco mniej związany z bieŝącą działalnością firmy, a zakładający równieŝ inwestowanie w zasoby ludzkie firmy. 16
Uczestnicy szkoleń oraz sposoby selekcji na nie Wśród uczestników dominowały osoby z wykształceniem wyŝszym (67%). W szkoleniach brała udział zbliŝona liczba męŝczyzn i kobiet. W podobnej liczbie szkoleń stosowano selekcję (49%), jak i jej nie stosowano - mógł w nich wziąć udział kaŝdy chętny (47%). Wzięcie udziału w szkoleniu było na ogół inicjatywą pracodawcy (59%), zaś pracownika w 38% przypadków. Występowało jednak duŝe zróŝnicowanie między rodzajami firm. Pracodawcy na ogół ułatwiali pracownikom udział w szkoleniu, choć odpowiedzi na ten temat pracowników z firm mikro są nieco niejednoznaczne. 17
Ocena jakości i przydatności szkoleń Ocena zarówno jakości, jak i przydatności szkoleń przez pracowników i pracodawców jest bardzo wysoka: 80% uczestników szkoleń uwaŝa, Ŝe dzięki nim zdobyło duŝą lub bardzo duŝą wiedzę. 88% pracodawców obserwowało juŝ sytuację w której uczestnicy szkoleń wykorzystywali wiedzę zdobytą podczas szkolenia. 95% pracodawców uznało, Ŝe udział w szkoleniu był wart poniesionych nakładów. ZróŜnicowana jest ocena wpływu uczestnictwa w szkoleniu na dalszą karierę zawodową: 51 % uczestników szkolenia uwaŝa, Ŝe uczestnictwo w szkoleniu nie ma lub nie będzie miało wpływu na ich karierę zawodową; 41% wyraŝa przeciwne zdanie Większość (64%) uczestników uwaŝa, Ŝe fakt uczestnictwa w szkoleniu nie będzie miał wpływu na wysokość ich zarobków. 18
Wartość dodana szkoleń Wartość dodana szkoleń jest znaczna: 54% badanych firm (59% firm mikro) prawdopodobnie nie wysłałoby pracowników na szkolenie, gdyby musiało w całości pokrywać koszty. W grupie uczestników aŝ 39% to tacy, którzy w ciągu ostatnich 2 lat nie uczestniczyli w Ŝadnych szkoleniach. Szczególnie duŝe grupy osób, które nie uczestniczyły w szkoleniach pochodzą z grup o niŝszych kwalifikacjach (stanowiskach) : w szkoleniach nie uczestniczyło w ciągu ostatnich 2 lat aŝ 46% pracowników szeregowych oraz 48% osób z wykształceniem poniŝej wyŝszego. 19
Wpływ Działania 2.3 a) na rynek szkoleń Wpływ Działania 2.3 a) na rynek szkoleń nie jest jednoznaczny. MoŜna zauwaŝyć efekty pozytywne: Wzrost popytu na szkolenia ze strony przedsiębiorców (tak uwaŝa 82% projektodawców). Korzystanie ze szkoleń przez firmy i pracowników, którzy dotąd nie uczestniczyli w szkoleniach. Są jednak takŝe i efekty negatywne (trudne wszakŝe do zbadania): Wzrost cen ośrodków szkoleniowych i stawek trenerskich. Pogorszenie sytuacji małych firm szkoleniowych (aŝ do wypadnięcia z rynku). 20
Etap naboru projektów Generalnie jest on oceniany pozytywnie. Dobrze została oceniona współpraca z PARP (74% ocen pozytywnych) oraz z RIF (83%). Proces był oceniany jako dość uciąŝliwy (oceniła go tak połowa projektodawców). Zwracano uwagę na (szczególnie w ramach pierwszych konkursów) na długi czas oczekiwania na interpretację wybranych elementów formalnych konkursu. 21
Etap oceny projektów Etap oceny projektów był oceniany niejednoznacznie. Zgodnie z subiektywną oceną wybranych przedstawicieli PARP i RIF kryteria oceny nie zawsze pozwalały na zaakceptowanie wyboru najlepszych projektów (i odrzucenie najgorszych). Problemem była teŝ znaczna liczba złoŝonych wniosków w połączeniu z ograniczonym czasem na ich ocenę. Zwracano teŝ uwagę na problem jednolitości oceny wniosków składanych ponownie przez róŝne osoby oceniające. Problemem był teŝ stopień szczegółowości budŝetu projektu i związane z tym konsekwencje w fazie realizacji projektu. 22
Realizacja projektów kwestie ogólne Faza realizacji projektu była dość pozytywnie oceniana przez projektodawców (średnia ocen 7,6 w skali od 1 do 10). TakŜe na tym etapie dobrze została oceniona współpraca z PARP (88% ocen pozytywnych) oraz z RIF (92%). Projektodawcy dość powszechnie zwracali uwagę na nadmierną ich zdaniem formalizację Działania, skomplikowane i niejasne procedury. Na przyszłość 53% projektodawców postulowało uproszczenie zasad realizacji zmniejszenie biurokracji, 24% wskazywało na konieczność poprawy komunikacji z instytucjami zajmującymi się zarządzaniem projektem Mimo wszystko aŝ 92% badanych zdecydowanie lub raczej podjęłoby się ponownie realizacji projektu. 23
Realizacja projektów sprawozdawczość finansowa Powszechnie krytyczna ocena kształtu sprawozdawczości finansowej (mimo uproszczeń w połowie 2006 roku). Niebywała pracochłonność (konieczność kopiowania wszystkich dokumentów księgowych). Powszechnie postulowana rezygnacja z takiej formy kontroli na rzecz kontroli na miejscu (u projektodawcy) w połączeniu z autoryzacją rozliczeń przez audytora. Wiele osób kwestionowało teŝ oparcie systemu na zasadzie refundacji wydatków, a nie na zasadzie ustalonego wynagrodzenia za realizację określonej liczby szkoleń. 24
Realizacja projektów sprawozdawczość merytoryczna Generalnie oceniana znacznie korzystniej, choć z drobnymi zastrzeŝeniami. ZastrzeŜenia dotyczyły głównie skomplikowanego (i rozmaicie interpretowanego) sposobu wykazywania w sprawozdaniach osób, które zakończyły jakieś szkolenie, a potem rozpoczęły kolejne. Problemy (dla RIFów) powodował teŝ brak moŝliwości automatycznego agregowania sprawozdań projektodawców. 25
Decentralizacja systemu szanse i zagroŝenia Szanse: Lepsze dostosowanie wyboru projektów do specyfiki i preferencji danego regionu; MoŜliwość łatwiejszej i lepiej adresowanej promocji; Skrócenie drogi między projektodawcą oraz instytucją zarządzającą komponentem regionalnym. ZagroŜenia Brak spójności w interpretacji zasad wdraŝania w ramach poszczególnych komponentów regionalnych Działania 8.1 oraz pomiędzy Działaniem 8.1 i Działaniem 2.1. Nie wyciągniecie wniosków z doświadczeń Działania 2.3 a). W sytuacji, gdy za Działanie 8.1 na terenie danego województwa będzie odpowiedzialna inna instytucja niŝ RIF, brak przekazania doświadczeń. 26
Zasady wdraŝania w okresie 2007-2013 - wybrane zalecenia Uproszczenie zasad naboru wniosków i wdraŝania (szczególnie sprawozdawczość finansowa). Zaproponowanie spójnego systemu promocji obu Działań. Przetestowania kryteriów oceny wniosku. Dopuszczenie realizacji na zasadach komercyjnych. Wykorzystanie doświadczeń Działania 2.3 a). 27
Ocena moŝliwości rozszerzenia katalogu projektodawców o wszystkich przedsiębiorców Generalnie pozytywna zainteresowanie składaniem wniosku wyraziło aŝ 66% badanych firm. Ambiwalentna ocena projektodawców 46% ocenia takie rozwiązanie pozytywnie, a 42% negatywnie. MoŜe to wynikać tak z obaw przed konkurencją, jak i świadomości problemów z wdraŝaniem i rozliczaniem projektów. Z całą pewnością konieczne byłoby otworzenie dla firm nieszkoleniowych oddzielnej ścieŝki aplikacyjnej lub opracowanie nieco innych dokumentów konkursowych. 28