Załącznik nr 2 do SIWZ znak sprawy: 40/DWF/PN/2012 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch jednodniowych konferencji dotyczących stanu wdraŝania Priorytetu I PO KL Zatrudnienie i integracja społeczna (na 120 osób) oraz Priorytetu II PO KL Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących (na 150 osób). Departament WdraŜania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej pełni rolę Instytucji Pośredniczącej w Priorytecie I i Priorytecie II oraz Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Działania 5.4 i 5.5 w ramach Priorytetu V Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (PO KL). Zgodnie z Planem Komunikacji PO KL 2007-2013, stanowiącym podstawę dla prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w obrębie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Instytucja Pośrednicząca ma obowiązek organizacji przynajmniej jednej konferencji dotyczącej wdraŝania danego priorytetu rocznie. Obowiązek prowadzenia takich działań zawarty jest w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, jako Instytucja Pośrednicząca i Instytucja Pośrednicząca II stopnia PO KL, zobowiązane jest do realizowania działań informacyjno komunikacyjnych dotyczących Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwiększających rozpoznawalność EFS i PO KL, społeczne rozumienie pomocy udzielanej przez Fundusz, ukazywania przejrzystości systemu jego realizacji oraz informowania określonych grup odbiorców o moŝliwościach, jakie oferuje Europejski Fundusz Społeczny. Na planowanych konferencjach zaprezentowane zostaną cele oraz działania realizowane w ramach Priorytetu I oraz Priorytetu II PO KL, wskazane w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL. Na kaŝdej konferencji omówiona zostanie realizacja zadań przewidzianych w dotychczasowych Planach działania na poszczególne lata realizacji Programu, przedstawione zostaną informacje o stanie realizacji projektów systemowych i wynikach ogłaszanych konkursów, omówione plany realizacji Priorytetu w roku bieŝącym i przyszłym. Termin realizacji zamówienia: Konferencja dotycząca Priorytetu I PO KL 22 października 2012 roku etap I Konferencja dotycząca Priorytetu II PO KL 8 listopada 2012 roku etap II Czas trwania konferencji KaŜda z konferencji odbędzie się w godzinach od 9.00 16.00. Lokalizacja Usługi będą realizowane: Konferencja dotycząca Priorytetu I PO KL sala konferencyjna (kinowa) Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa. Konferencja dotycząca Priorytetu II PO KL - sala konferencyjna Centrum Konferencyjnego Adgar Plaza, ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa. Sale zostały wynajęte przez Zamawiającego, Wykonawca nie ponosi kosztów z tego tytułu.
I. Konferencja dotycząca Priorytetu I PO KL na 120 osób (etap I) Wymagania dotyczące wyposaŝenia sali konferencyjnej Wykonawca zapewni następujące wyposaŝenie sali konferencyjnej: sprzęt do prezentacji - rzutnik multimedialny, laptop, minimum 3 mikrofony stacjonarne oraz 3 mikrofony bezprzewodowe, dostęp do Internetu bezprzewodowego, stół prezydialny z przykryciem, wizytowniki (z imieniem i nazwiskiem, funkcją i nazwą instytucji) na stole prezydialnym, mównicę. Dodatkowe wymagania lokalowe oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali, w której odbędzie się konferencja, dekorację kwiatową na stole prezydialnym. Wykonawca zakupi na rzecz Zamawiającego: 1 stoisko prezentacyjne w miejscu organizacji konferencji (wraz z usługą montaŝu i demontaŝu po stronie Wykonawcy), które będzie mieć charakter wystawienniczy - lada prezentacyjna z drewnianym blatem i półkami konstrukcja wraz z indywidualną grafiką (nadruk według projektu przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego). Konstrukcja wraz z grafiką pakowana do torby transportowej na kółkach. Wymiary lady: szer. 1200-1500 mm, głęb. 400-600 mm, wys. 890-1000 mm, waga lady + torba transportowa do 25 kg. dodatkowo 3 indywidualne grafiki (nadruk według projektu przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego) do 3 lad prezentacyjnych z drewnianym blatem i półkami (wymiary lady: szer. 1200-1500 mm, głęb. 400-600 mm, wys. 890-1000 mm, waga lady + torba transportowa do 25 kg), które Zamawiający posiada na swoim stanie. Wszystkie 4 lady prezentacyjne będą pełnić rolę informacyjno promocyjną Instytucji zaangaŝowanych w realizację Priorytetu I PO KL. Ponadto Wykonawca zapewni wyposaŝenie 4 stoisk w minimum: - stolik z 2 krzesłami, - stojak na publikacje, broszury, ulotki. II. Konferencja dotycząca Priorytetu II PO KL na 150 osób (etap II) Konferencja będzie składała się z dwóch części (razem 150 osób): 1. ogólnej (dla wszystkich uczestników ok. 150 osób) 2. warsztatowej (w dwóch sesjach po ok. 100 i 50 osób - w dwóch salach,). Dodatkowe wymagania lokalowe bezpłatny parking dla 10 samochodów (karnety), oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali, w której odbędzie się konferencja, przykrycie 2 stołów prezydialnych, wizytowniki (z imieniem i nazwiskiem, funkcją i nazwą instytucji) na 2 stołach prezydialnych, dekorację kwiatową na stołach prezydialnych.
III. Wymagania wspólne dla obu konferencji Obsługa gastronomiczna 1. usługę gastronomiczną, składającą się z: przerwy kawowej powitalnej (świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata trzy rodzaje herbat w torebkach, do napojów gorących podane będą dodatki: mleczko, cytryna, cukier, soki 100%, butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka min. 3 rodzaje kruchych ciastek, ciasto min. 2 rodzaje ciasta); przerwy kawowej (świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata trzy rodzaje herbat w torebkach, do napojów gorących podane będą dodatki: mleczko, cytryna, cukier, soki 100%, butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka min. 3 rodzaje kruchych ciastek, ciasto min. 2 rodzaje ciasta, kanapki min. 3 rodzaje w tym jeden wegetariański); lunchu składającego się z: przystawek (minimum 2 rodzaje), zupy (minimum 2 rodzaje), ciepłego dania głównego (minimum 3 rodzaje, w tym jeden wegetariański), min. dwóch rodzajów sałatek, deseru (min. 2 rodzaje ciast i 2 gatunki owoców), napojów zimnych (butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, soki i napoje owocowe), napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata). 2. Na jednego uczestnika konferencji powinno przypadać min.: 1 filiŝanka kawy, 1 filiŝanka herbaty, 0,3 l soku, 0,33 l wody mineralnej niegazowanej, 0,33 l wody mineralnej gazowanej, 3 kanapki dekoracyjne, 3 ciasteczka, 3 porcje ciasta. 3. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niŝ dwa dni przed rozpoczęciem konferencji. 4. Zamawiający zastrzega, aby przerwy kawowe i lunche były serwowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji. Wyklucza się uŝycia jednorazowych sztućców i zastawy. 5. O faktycznej liczbie uczestników konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę terminie nie mniej niŝ na 5 dni przez terminem konferencji. Rekrutacja 1. utworzenie oddzielnej strony internetowej na potrzeby kaŝdej z konferencji, zapewniającej moŝliwość internetowej rejestracji uczestników (w tym umieszczenie kaŝdej strony www na serwerze oraz wykup domeny). Nazwa domeny powinna nawiązywać do tematyki konferencji. Na stronie internetowej powinny się znaleźć między innymi: agenda, adresy miejsca organizacji konferencji, mapki ułatwiające dotarcie do miejsca konferencji, dane instytucji zaangaŝowanych w organizację konferencji, prezentacje prelegentów przekazane przez Zamawiającego. Wszelkie formalności i koszty stworzenia strony internetowej ponosi Wykonawca. Wykonawcy nie wolno umieszczać na przedmiotowej stronie internetowej bannerów, reklam i linków sponsorowanych, poza tymi, które zlecił do umieszczenia Zamawiający. Projekt graficzny strony ma być zgodny z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie KaŜda z dwóch stron internetowych powinna funkcjonować min. 20 dni kalendarzowych przed datą konferencji i min. 11 miesięcy po jej zakończeniu;
2. rejestrację uczestników przekazując na Ŝyczenie Zamawiającego informacje nt. liczby zarejestrowanych uczestników (w tym szczegółową listę) w arkuszu kalkulacyjnym; 3. opracowanie, druk (po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego dla wzoru zaproszenia) i wysyłkę max. 50 imiennych zaproszeń do uczestników kaŝdej konferencji na min. 20 dni przed datą kaŝdej z konferencji; 4. opracowanie, druk (po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego dla wzoru zaproszenia) max. 50 zaproszeń do uczestników kaŝdej konferencji i dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego na min. 20 dni przed datą kaŝdej z konferencji. Materiały promocyjne i informacyjne 1. Wykonawca zapewni materiały informacyjno-promocyjne dla wszystkich uczestników kaŝdej konferencji, przygotowane w sposób jednolity, zgodny z zaproponowaną przez Wykonawcę wizualizacją kaŝdej z konferencji. Projekt materiałów informacyjno-promocyjnych przed rozpoczęciem procesu produkcyjnego Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji. Materiały dystrybuowane podczas konferencji muszą być zgodne z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego. Zakres materiałów promocyjno-informacyjnych przedstawia się następująco: zaproszenia: wykonane z papieru ekologicznego, format DL, papier: dwustronnie powlekany o matowej powierzchni, wyprodukowany w 100% z makulatury w technologii przyjaznej dla środowiska naturalnego, gramatura papieru: 300 g/m2, druk: dwustronny (4 kolory) zabezpieczenie nadruku lakierem dyspersyjnym matowym, zawierający logo: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie www.kapitalludzki.gov.pl w zakładce Promocja Wytyczne koperty: format DL, wykonane z papieru ekologicznego, wyprodukowane w 100% z makulatury w technologii przyjaznej dla środowiska naturalnego, nadruk jednostronny (4 kolory) zawierający logo: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres Zamawiającego, zgodnie ze wzorem nadruku przekazanym przez Zamawiającego; torba konferencyjna wykonana z filcu materiał: filc o grubości 4 mm, wymiary 35 x 6 x 35 cm, kolor czarny, rodzaj nadruku: transfer, nadruk zawierający logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie teczka umoŝliwiająca umieszczenie materiałów drukowanych w formacie A4, grzbiet teczki min. 30 mm, teczka wyposaŝona w mechanizm kółkowy, umoŝliwiający umieszczenie materiałów dziurkowanych. Nadruk na teczce (4 kolory) zawierający: logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie www.kapitalludzki.gov.pl w zakładce Promocja Wytyczne Nadruk zabezpieczony folią matową; identyfikatory plastikowe (PVC), dla prelegentów i organizatorów oraz uniwersalne dla uczestników kaŝdej konferencji, nadruk dwustronny (4 kolory) zawierający: tytuł i datę konferencji, informację o współfinansowaniu, logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie długopis kartonowy z klipsem w etui: - długopis: materiał: karton, bio-plastik, kolor beŝowy (karton) + niebieski (bio-plastik), wymiary: ok. 1 cm x 14,5 cm, bez nadruku; - etui: materiał: karton (kolor naturalny), wymiary ok. 15,5 cm x 3,9 cm x 1,4 cm, rodzaj nadruku: tampon druk, nadruk zawierający logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z Wytycz-
nymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie smycz - kolor pomarańczowy, szerokość smyczy 12 mm 20 mm, technika nadruku sublimacja, nadruk (1 kolor) zawierający logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie materiał promocyjny zawierający logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z Wytycznymi dot. oznaczania projektów PO KL: - Filcowe etui na telefon - charakterystyka: filcowe etui na telefon posiadające rzep i sznurek z blokadą zabezpieczającą; materiał: filc; kolor: szary z elementami czarnymi; wymiary (około): 13 cm x 8 cm x 1 cm; rodzaj nadruku: transfer sitodrukowy. Nadruk (jeŝeli materiał na to pozwala - 4 kolory, jednostronnie): logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie 2. Wykonawca zapewni druk materiałów konferencyjnych (min. 50 70 stron w formacie A4, w kolorze) dla kaŝdego uczestnika i ich konfekcjonowanie w teczce wyposaŝonej w mechanizm kółkowy, o której mowa w pkt 1. 3. Wykonawca zapewni zaprojektowanie i wykonanie, po akceptacji oraz według wskazówek Zamawiającego, po 1 rozwijalnym bannerze na kaŝdą konferencję (rozmiar: 85x200 cm, materiał powlekany, kaseta z aluminium z mechanizmem samozwijającym, nadruk kolorowy, jednostronny, pokrowiec). Nadruk powinien zawierać logo: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej, zgodnie z Wytycznymi dot. oznaczania projektów PO KL. Promocja dokumentację fotograficzną (min. 100 zdjęć z kaŝdej z konferencji) i przekazanie tych materiałów na nośniku USB lub CD; konfekcjonowanie materiałów dla uczestników. Personel Wykonawca zapewni personel do obsługi technicznej obu konferencji, tj.: obsługi cateringu, obsługi technicznej, w tym: - zapewnienie recepcji konferencji, której zadaniem będzie: rejestracja uczestników na miejscu Konferencji oraz rozdanie identyfikatorów i materiałów konferencyjnych, udzielanie uczestnikom informacji dotyczących organizacji konferencji min. 1 godz. przed rozpoczęciem rejestracji uczestników, - zapewnienie prawidłowego działania sprzętu audio-video na salach konferencyjnych (osoby z obsługi technicznej dostępne przynajmniej na 1 godz. przed rozpoczęciem konferencji), - transport materiałów przed i po konferencji (pomiędzy miejscem konferencji a siedzibą Zamawiającego), - hostessy do podawania mikrofonu podczas części warsztatowych konferencji.