Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia w przygotowaniu, organizacji, przeprowadzeniu i obsłudze konferencji współorganizowanej przez Posła do Parlamentu Europejskiego Krzysztofa Hetmana i Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego, pod nazwą: Wykorzystaj unijną szansę, czyli finansowanie UE dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw w dniu 22 czerwca 2015 r. w Lublinie, w ramach projektu Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów (COIE), współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013. Przedmiot zamówienia obejmuje: I. Wyposażenie powierzchni konferencyjnej, w tym wyposażenie w sprzęt multimedialny wraz z obsługą techniczną. II. Wsparcie merytoryczne i organizacyjne programu konferencji. III. Wydruk materiałów konferencyjnych. IV. Zapewnienie cateringu oraz profesjonalnej obsługi kelnerskiej i technicznej. V. Zapewnienie usługi transportowej dla gości VIP. VI. Promocja konferencji. VII. Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca odbywania konferencji. VIII. Organizacja strefy VIP podczas konferencji. Rodzaj wydarzenia: Konferencja pod nazwą: Wykorzystaj unijną szansę, czyli finansowanie UE dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw, która odbędzie się w dniu 22 czerwca 2015 r. w Lublinie. Konferencja odbędzie się dnia 22 czerwca 2015 roku w godz. 9:00 do 15:00 (rejestracja uczestników rozpocznie się od godz. 8:00). O godzinie 9:00 nastąpi oficjalne powitanie, po inauguracji odbędą się wystąpienia zaproszonych prelegentów w jednej sali konferencyjnej. W trakcie konferencji planowana jest jedna Strona 1 z 11
przerwa kawowa. Po zakończeniu części merytorycznej (wystąpieniach prelegentów) ok. godz. 14:00 zostanie zaserwowany lunch. Szczegółowa agenda konferencji zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego w ciągu 2 dni roboczych od daty podpisania umowy. Szczegółowy opis poszczególnych części: I. Wyposażenie powierzchni konferencyjnej, w tym wyposażenie w sprzęt multimedialny wraz z obsługą techniczną. W ramach umowy zadaniem Wykonawcy będzie: Zapewnienie sali konferencyjnej wyposażonej w nie mniej niż 200 miejsc siedzących, jak również podestu dla prezydium (odpowiednie miejsce, na którym będzie ustawionych jednym rzędzie 5 stolików i 5 foteli w I części konferencji, przed przerwą kawową, 6 stolików i 6 foteli w II części konferencji, po przerwie kawowej, mikrofon na każdym stole, woda mineralna gazowana, niegazowana po 2 butelki każdej wody na jednym stole, szklanki). Miejsca siedzące dla zaproszonych gości będą ustawione w formie ustawienia teatralnego rzędy miejsc skierowane będą do punktu głównego Sali; Zapewnienie stolików dla prelegentów przykrytych suknem maksymalnie dla 12 prelegentów oraz 1 moderatora, foteli kanap (tapicerowanych skórą lub ekoskórą), umeblowanie stylowe, eleganckie; Zapewnienie mównicy w sali konferencyjnej; Zapewnienie dostępu do Internetu w sali konferencyjnej (bezprzewodowy); Wykonawca zapewni wydruk kart informacyjnych z loginem oraz hasłem do sieci WiFi dla każdego uczestnika wydarzenia. Wydruki będą rozdawane podczas rejestracji uczestników; Zapewnienie nagłośnienia, sprzętu audio-video wraz z obsługą: - konferencyjny system mikrofonów w sali konferencyjnej dostosowany do ilości prelegentów ustawionych statycznie na / przy stołach prezydialnych oraz jeden mikrofon na mównicy + po 2 mikrofony bezprzewodowe na stojaku dla uczestników; - projektor multimedialny; - ekran o szerokości minimum 6m x 4m, na których będą wyświetlone materiały i treści przekazane przez organizatorów konferencji; - laptop wraz z pilotem multimedialnym do prezentacji oraz wskaźnikiem laserowym; - wykonawca zapewni obsługę techniczną wyżej wymienionych elementów; - wszystkie elementy czyste, sprawne oraz należycie przygotowane. Strona 2 z 11
Wykonawca jest zobowiązany zabezpieczyć możliwość swobodnego poruszania się osób niepełnosprawnych, w tym na wózkach inwalidzkich w celu uczestnictwa w konferencji; Wykonawca zobowiązany jest ustawić flagi narodowe Polski i Unii Europejskiej w stojakach za stołem prezydialnym; Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć imienne wizytówki prelegentów na stołach prezydialnych ( koziołki imienne); Odpowiednie, widoczne oznakowanie pomieszczeń, wyeksponowanie szczegółowego programu przed salą konferencyjną; Umieszczenie z pobliżu wejścia do sali konferencyjnej, w której odbędzie się konferencja ścianki informacyjnej, którego treść Wykonawca ustali z Zamawiającym; Zapewnienie i obsługa szatni minimum 3 osoby; Zapewnienie obsługi technicznej, elektrycznej, informatycznej oraz sprzątania po konferencji. Wyposażenie i umeblowanie powierzchni przeznaczonych na organizację konferencji należy do obowiązków Wykonawcy. Do zadań Wykonawcy należeć będzie uzupełnienie brakującego wyposażenia, przygotowanie oraz ustawienie w odpowiedniej konfiguracji niezbędnych mebli oraz sprzętu. II. Wsparcie merytoryczne i organizacyjne programu konferencji. Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie 1 prelegenta, posiadającego minimum 3-letnie doświadczenie z dziedziny funduszy strukturalnych oraz moderatora konferencji - posiadającego minimum 3-letnie doświadczenie dziennikarskie oraz niezbędną wiedzę z dziedziny ekonomii. Zadaniem Wykonawcy jest rekrutacja, zaproszenie i pokrycie kosztów udziału w konferencji 1 moderatora oraz 1 prelegenta o uznanych dorobkach zawodowym, cenionych we własnym środowisku i znanych szerszej publice. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do akceptacji propozycje osób (wraz z uzasadnieniem) najpóźniej na 14 dni przed dniem konferencji. Propozycje prelegentów będą zaakceptowane przez Zamawiającego. Organizatorzy ze swojej strony również zapewnią prelegentów o odpowiedniej randze, w tym m.in. pozyskają patronat honorowy Ministerstwa Gospodarki oraz udział wśród prelegentów m.in. Przedstawiciela Komisji Europejskiej - Komisarza ds. Rynku Wewnętrznego, Przemysłu, Przedsiębiorczości i Małych i Średnich Przedsiębiorstw. Strona 3 z 11
III. Wydruk materiałów konferencyjnych. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wszelkie wymogi przedmiotu zamówienia dla maksymalnej liczby uczestników. Komplet materiałów konferencyjnych w tym: Ulotka informacyjna w formacie A4, papier kredowany 250-300 gr/m 2, uszlachetniony dwustronnie folią błyszczącą, układ kolorystyki 4+0, logotypy, nazwa projektu/konferencji oraz patroni medialni i honorowi ilość: 300 szt. Ulotka informacyjna w formacie A4, papier kredowany 250-300 gr/m 2, uszlachetniony dwustronnie folią błyszczącą, układ kolorystyki 4+4, logotypy, nazwa projektu/konferencji oraz patroni medialni i honorowi ilość: 600 szt. Katalog w formacie A4, okładka karton laminowany nadruk 4+0 przód i tył min. 275 g/m2 z kolorowymi elementami graficznymi m.in. emblemat, tytuł konferencji, logotypy, nazwa projektu oraz patroni medialni i honorowi, okładka bigowana wzdłuż długiej krawędzi, posiada pomiędzy bigami - na grzbiecie nacięcia, w które wkłada się długopis, min. 25 kartek (jedna kartka min. 80 g/m 2 ), kartki białe, bez kratki, linii, bigowanie kartek wzdłuż górnej krawędzi ilość: 300 szt. Identyfikator z etui z klipsem i agrafką z twardego przezroczystego tworzywa 90 x 60 mm ilość: 300 sztuk. Identyfikator: - etui z klipsem i agrafką z przezroczystego tworzywa sztucznego + kartonik nadruk w pełnym kolorze; - rozmiar: 90 x 60 mm; - identyfikatory imienne dla prelegentów, uczestników oraz organizatorów i obsługi, na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych gości, która zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego po zakończeniu procesu rejestracji tj. w dniu 19 czerwca 2015 roku. Wszystkie projekty graficzne materiałów konferencyjnych zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie 5 dni od podpisania umowy, materiały konferencyjne muszą być utrzymane w jednolitej kolorystyce, oznaczone logotypami współorganizatora, projektu oraz nazwą projektu. Oznakowanie konferencji powinno być zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Lubelskiego, dostępne na stronie www.lubelskie.pl oraz identyfikacją wizualną zgodną z wytycznymi unijnymi. Strona 4 z 11
IV. Zapewnienie cateringu oraz profesjonalnej obsługi kelnerskiej. Ilość osób: min. 180, max. 200 osób Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wszelkie wymogi przedmiotu zamówienia dla maksymalnej liczby uczestników. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni poczęstunek i obsługę w trakcie przerwy kawowej i lunchu. a) Przerwa kawowa, tzw. mały catering - serwis napojów i przekąsek dostępny w formie bufetowej w trakcie trwania konferencji. Tzw. Mały Catering jest dostępny podczas rejestracji uczestników konferencji, tj. od godziny 8:00 oraz podczas jednej przerwy kawowej zgodnie z agendą konferencji, planuje się jedną 30 minutową przerwę kawową. Wykonawca jest zobowiązany zabezpieczyć odpowiednie (wystarczające) ilości produktów spożywczych oraz zastawy stołowej dla wszystkich uczestników konferencji. Wykonawca zadba aby wśród serwowanych produktów znalazły się tradycyjne wyroby regionalne np. sękacz, jabłka, itp. Podczas trwania konferencji, od godz. 8:00 do godz. 15:00, w miejscu przeznaczonym na mały catering będą dostępne na bieżąco: kawa, herbata, dodatki: np. cukier, mleko, cytryna, 3 rodzaje soków, tłoczone na zimno, woda: gazowana, niegazowana, owoce, ciastka coctailowe, przekąski słone, serwetki. Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia przerwy kawowej zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) Mix ciastek coctailowych Przekąski słone Kawa rozpuszczalna i parzona Herbata czarna 60 g 60 g nielimitowana nielimitowana Strona 5 z 11
Sok owocowy tłoczony na zimno, minimum 3 rodzaje w szklanych dzbankach 200 ml Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l 0,5 l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna 0,5 l 15 ml 10 g plaster Wykonawca zapewni, że wszystkie naczynia do posiłków i napojów będą szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku. Na stołach powinny znajdować się obrusy oraz subtelny, elegancki i stylowy design dekoracji (obrusy, bukieciki świeżych kwiatów itp.). Wykonawca zapewni także doświadczoną i wykwalifikowaną obsługę kelnerską (minimum 2 kelnerów na każde 50 osób) wszystkich posiłków (w eleganckich, estetycznych uniformach). W każdej sali (na stolikach, przy których zasiadają prelegenci) wodę niegazowaną i gazowaną w ilości co najmniej 2 x 0,33 l (w szklanych butelkach) na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie trwania konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do: - zapewnienia wysokiej jakości przygotowanych potraw; - zapewnienia estetycznego podania potraw, naczyń, sztućców oraz obsługi; - zakończenia przygotowań sali i usługi na godzinę przed rozpoczęciem; - sprawnego uporządkowania sali po wykonaniu usługi tj. maksymalnie do 1 godziny. b) Lunch. Czas trwania: 1 godzina, na zakończenie konferencji ok. godziny 14:00. Konsumpcja przy stolikach 4-6 osobowych, na stojąco. Stoły nakryte obrusami, na stołach element dekoracji (gustowna, elegancka kolorystyka wystroju). Strona 6 z 11
Menu (w formie bufetu oraz szwedzki stół): 2 rodzaje zup; 2 rodzaje ciepłych dań głównych składających się z ryby/mięsa/makaronu z sosem bez mięsa, bukietu gotowanych jarzyn, surówek min. 2 rodzajów, ryżu, pieczonych ziemniaków; 2 rodzajów przystawek mięsnych, 2 rodzajów przystawek wegetariańskich, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane, deski serów; 2 rodzajów deserów; napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków), napoje gorące (kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna. Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia lunchu zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) 2 rodzaje zup do wyboru 200 ml 2 rodzaje ciepłych dań głównych 100 g + 100 g dodatków 2 rodzaje przystawek mięsnych, w tym paleta mięs pieczonych 100 g 2 rodzaje przystawek wegetariańskich 100 g 2 rodzaje sałatek z dodatkami, np. grecka, brokułowa, z kurczakiem, z polędwiczką lub równoważne Deski serów 200 g 100 g 3 rodzaje sałat 100 g 2 rodzaje deserów 100 g Napój Kawa rozpuszczalna Napój Herbata czarna Sok owocowy tłoczony na zimno minimum 3 rodzaje w szklanych dzbankach Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach nielimitowana nielimitowana 400 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g Strona 7 z 11
Cytryna Pieczywo plaster nielimitowane Wykonawca przedstawi propozycję menu celem akceptacji przez Zamawiającego, najpóźniej na 5 dni przed terminem konferencji. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w menu w ciągu 3 dni od ich zgłoszenia. Wykonawca zapewni, że wszystkie naczynia do posiłków i napojów będą szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku. Na stołach powinny znajdować się obrusy oraz subtelny, elegancki i stylowy design dekoracji (obrusy, bukieciki świeżych kwiatów itp.). Wykonawca zapewni także doświadczoną i wykwalifikowaną obsługę kelnerską (minimum 2 kelnerów na każde 50 osób) wszystkich posiłków (w eleganckich, estetycznych uniformach). W każdej sali (na stolikach, przy których zasiadają prelegenci) wodę niegazowaną i gazowaną w ilości co najmniej 2 x 0,33 l (w szklanych butelkach) na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie trwania konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do: - zapewnienia wysokiej jakości przygotowanych potraw; - zapewnienia estetycznego podania potraw, naczyń, sztućców oraz obsługi; - zakończenia przygotowań sali i usługi na godzinę przed rozpoczęciem; - sprawnego uporządkowania sali po wykonaniu usługi tj. maksymalnie do 1 godziny. V. Zapewnienie usługi transportowej dla gości VIP. a) Zapewnienie transportu lokalnego (wraz z kierowcami) w dniach 21-22 czerwca 2015 r.: 21-22 czerwca 2015r. odpowiednio według potrzeb: - na trasie Port Lotniczy Warszawa Lublin Port Lotniczy Warszawa; - hotel obiekt (tj. obiekt, w którym będzie odbywać się konferencja) - hotel (tj. hotel, w którym będą zakwaterowani uczestnicy). Minimalne wymagania stawiane środkom transportu: - każdy środek transportu musi posiadać m.in. klimatyzację, odpowiedni standard m.in. wygodne siedzenia, czystość, stan techniczny idealny. Strona 8 z 11
- w dniu 21 i 22 czerwca min. 5 samochodów osobowych z kierowcą nie starsze niż wyprodukowane w roku 2010, zapewniające wygodny i komfortowy przejazd na trasie lotnisko Warszawa Lublin - Warszawa; - w dniu 22 czerwca 1 samochód typu Bus max. 8 osobowy i/lub w zależności od prelegentów, co najmniej 1 samochód osobowy, zapewniające transport na trasie hotel obiekt - hotel. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany środków transportu po uzgodnieniu i w zależności od wymagań prelegentów. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do: - podstawienia sprawnego technicznie środka transportu, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie; - podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o jego czystość podczas podróży. VI. Promocja konferencji. Wykonawca, po uzgodnieniu z Zamawiającym i w oparciu o otrzymane od Zamawiającego materiały, opracuje treść zaproszenia prasowego i zleci jego emisję w prasie o zasięgu regionalnym w terminie około 7 dni przed planowanym terminem konferencji. Layout, wielkość i miejsce publikacji ogłoszenia oraz ilość emisji zostaną ustalone z Zamawiającym. Koszt ogłoszenia, jego publikacji i emisji nie może przekroczyć 30% wartości przedmiotu zamówienia. VII. Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca odbywania konferencji. Wykonawca będzie miał za zadanie oznakowanie wszystkich pomieszczeń/ sal, foyer, szatni, w tym również dla osób niepełnosprawnych itp., w których odbywa się konferencja w dniu 22 czerwca 2015 r. Przed salą konferencyjną Wykonawca zapewni ustawienie tablicy informacyjnej ze szczegółowym opisem programu konferencji, z nazwiskami Strona 9 z 11
prelegentów itp. wymiary tablicy: np. 1 m szer. x 2 m wys. (lub inne wymiary do uzgodnienia z Zamawiającym), tablica usztywniona, na stojaku. Wykonawca dokona rozstawienia (rozmieszczenia) dodatkowych materiałów (m.in.: roll-upy, ścianki itp.), które wcześniej Wykonawca, w uzgodnionym z Zamawiającym terminie, odbierze od Zamawiającego i dostarczy na miejsce organizacji konferencji. VIII. Organizacja strefy VIP podczas konferencji. VIP-room Wykonawca zapewni następujące wyposażenie pomieszczenia VIProom: osobny pokój lub wydzielona przestrzeń, wyposażenie w stół bufetowy dostosowany do podania przekąsek i napojów w formie bufetu szwedzkiego. Zadaniem Wykonawcy będzie także umeblowanie loży VIP w wygodne sofy oraz fotele, min. jeden stolik pozwalający na wygodne korzystanie dla osób siedzących na sofach (na ok. 15 osób) dla zaproszonych prelegentów i moderatora (odpowiednie umeblowanie: kanapy, fotele tapicerowane skórą lub eko-skórą i efektowne stoliki okolicznościowe oraz stoły przygotowane na catering z obrusem) catering w formie bufetu z przekąskami jak podczas przerwy kawowej wraz z obsługą kelnerską. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY: 1. Wykonawca będzie zobowiązany współpracować z Zamawiającym na każdym etapie prac oraz niezwłocznie uwzględni jego uwagi i spostrzeżenia. 2. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzenia wszystkich elementów przedmiotu zamówienia zgodnie z jego opisem. 3. Szczegółowy harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia zostanie ustalony niezwłocznie po zawarciu umowy (tj. w dniu podpisania umowy harmonogram ramowy, maksymalnie do 3 dni od dnia podpisania umowy harmonogram szczegółowy, w uzgodnieniu z Wykonawcą). 4. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowywania i przekazywania Zamawiającemu raportów z wykonanych działań dotyczących realizacji przedmiotu umowy. Raporty będą przekazywane Zamawiającemu codziennie licząc od dnia podpisania umowy, na podane wcześniej adresy mailowe osób upoważnionych do kontaktu z Wykonawcą. 5. Wszelka organizacja dotycząca umeblowania sal / pomieszczeń konferencyjnych, recepcji, oznakowania konferencji, itp. będzie zakończona najpóźniej w dniu 21 czerwca 2015 r., tj. na 1 dzień przed rozpoczęciem konferencji do godziny 16:00. Strona 10 z 11
6. Wykonawca wyznaczy koordynatora, bezpośredniego odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację organizacji konferencji, zarządzającego zespołem osób zaangażowanych w jej realizację, sprawującego nadzór nad całością przebiegu działań. Koordynator na czas trwania realizacji konferencji dysponować będzie telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie. Strona 11 z 11