Opanować informacyjny chaos, czyli spojrzenie na systemy Business Intelligence Współczesna organizacja prędzej czy później stanie przed dylematem wyboru odpowiedniego systemu wspierającego podejmowanie decyzji. W ostatnich latach można zaobserwować wzrost liczby oferowanych systemów tej klasy. Różnorodność i liczba dostępnych rozwiązań nierzadko nastręcza trudności we właściwej ich ocenie. Poziom świadomości przedsiębiorców na temat tego, czym tak właściwie są systemy Business Intelligence wzrasta, jednak nadal istnieje wiele błędnych opinii i przekonań. Tylko elastyczność, rozumiana jako zdolność szybkiego reagowania na sygnały płynące z rynku, może zapewnić przetrwanie organizacji w długim okresie. Jedno jest pewne: jedynie dostęp do aktualnej i szczegółowej informacji jest w stanie zapewnić rynkowe powodzenie danego przedsiębiorstwa. Już dawno firmy uznały informację za jeden z najważniejszych zasobów, jednak dopiero dziś możemy stwierdzić, że jej znaczenie w biznesie urosło do rangi osobnej strategii. Dane a informacja Gromadzenie danych stanowi obecnie nieodzowną część działalności biznesowej w każdej branży. Praktycznie wszystkie firmy, łącznie z najmniejszymi, posiadają własne systemy ich pozyskiwania. Korzysta się z obszernego zbioru platform i rozwiązań: od najprostszych zapisów w arkuszach kalkulacyjnych po zaawansowane systemy klasy ERP. Postępująca globalizacja, coraz większa nieprzewidywalność rynków oraz liczne i skomplikowane powiązania między przedsiębiorstwami dramatycznie zwiększyły wolumen gromadzonych danych. Jakkolwiek, sprawne i szybkie ich pozyskiwanie również nie gwarantuje pewnego sukcesu. Dzisiejsze firmy niemal toną w istnym oceanie danych. Jednocześnie te same firmy, posiadające nierzadko gigantyczne bazy danych, rozpaczliwie poszukują konkretnych informacji. "Przekuwanie" chaotycznych danych w aktualną i precyzyjną informację staje się obecnie najważniejszym zadaniem w całej polityce informacyjnej nowoczesnych przedsiębiorstw. Dlaczego Business Intelligence? W rozwiązaniu problemu wydobycia użytecznych informacji z ogromnej ilości zróżnicowanych danych bardzo pomocne okazują się rozwiązania z rodziny Business Intelligence. Tym mianem określa się zazwyczaj aplikacje bądź grupy aplikacji mające na celu dostarczanie informacji na potrzeby zarządzania przedsiębiorstwem. Systemy Business Intelligence (BI) pozwalają wydobyć treści o dużym znaczeniu z często chaotycznych i rozproszonych zbiorów danych. Sprawna i efektywna alokacja zasobów, budowanie lojalności klienta czy projektowanie kampanii marketingowych to pola, na których systemy Business Intelligence są niezastąpione. Systemy te są również z powodzeniem wykorzystywane do monitorowania efektywności poszczególnych działań i procesów oraz analizowania zachowań klientów. Rozwiązania z rodziny BI umożliwiają także automatyczne, okresowe generowanie raportów oraz zestawień. Sprawia to, że bywają one szeroko stosowane jako wsparcie dla kontrolingu i szeroko rozumianej sprawozdawczości finansowej. Można zatem uznać, że alternatywne określenie: "systemy wspierające decyzje menedżerskie" jest w pełni zasłużone. Działanie Kluczem do pełnego zrozumienia zalet systemów BI jest wgląd w ich architekturę. Podstawą tego typu rozwiązań jest tzw. hurtownia danych. Można na nią spoglądać jak na ogromną bazę danych, agregującą w sobie treści wielu innych baz i umożliwiającą wykorzystanie ich w efektywny sposób, co tym samym usprawnia proces ich skomplikowanej analizy. Zaletą tego systemu jest jednak nie tylko szybkość, dokładność i efektywność w wymiarze analitycznym, lecz także możliwość agregacji i
ujednolicenia danych pochodzących z różnych platform, w tym już działających w danej firmie. Nie ma zatem potrzeby całkowitego przezbrajania używanych aktualnie systemów i rozwiązań, co mogłoby spowodować kosztowne przestoje w działalności. Agregacja i ujednolicenie treści z istniejących już baz systemów ERP czy CRM pozwala w pełni uchwycić obraz sytuacji rynkowej przedsiębiorstwa. Większość oferowanych dzisiaj na rynku systemów, opartych o hurtownię danych, jest zbudowana w technologii OLAP (OnLine Analytical Processing). Technologia ta pozwala na realizowanie złożonych zapytań analitycznych w oparciu o istniejącą wielowymiarową bazę danych. Pozwala tworzyć tzw. kostki danych umożliwiające szybkie realizowanie zapytań i obliczeń oraz interaktywną analizę iteracyjną. Dane w kostkach są zorganizowane w sposób pozwalający na ich przeglądanie i porównywanie jednocześnie poprzez wiele wymiarów. Poglądowe przedstawienie architektury typowego systemu klasy Business Intelligence. Widzieć znaczy wiedzieć Pomimo ewidentnych korzyści wynikających z wdrożenia systemów BI, warto wspomnieć o kolejnym istotnym rozwiązaniu wchodzącym w ich skład, a mianowicie o komponentach do wizualizacji danych. Systemy te umożliwiają zaprezentowanie dowolnie wyselekcjonowanych przez użytkownika treści w łatwo przyswajalnej postaci graficznej. Tym samym użytkownik nie musi posiadać szczegółowej wiedzy na temat aplikacji, by korzystać z jej możliwości. Zbędne staje się więc realizowanie długotrwałych i kosztownych programów szkoleniowych. Nowoczesne systemy wyposażane są często w specjalne tzw. kokpity menedżerskie przeznaczone dla kadry kierowniczej średniego i wysokiego szczebla. Kokpity te pozwalają śledzić wybrane, kluczowe dla danego przedsiębiorstwa wskaźniki efektywności (KPI) a także umożliwiają indywidualnym użytkownikom utworzenie zupełnie nowych, potrzebnych im wskaźników. Graficzne przedstawienie poziomu czy natężenia wybranych zjawisk pozwala na szybką orientację w sytuacji i przyspiesza proces decyzyjny.
Wizualizacja wskaźników Ideą, która przyświeca tworzeniu kokpitów menedżerskich, jest swoiste ograniczenie szumów informacyjnych. Nadmiar informacji jest bowiem bardziej szkodliwy niż ich brak. Informacje na dany temat powinny być dostarczone właściwej osobie, we właściwym momencie. Rozważając kwestię kokpitów menedżerskich warto wybrać taką aplikację, która zapewni dostęp zdalny np. przez przeglądarkę. Na rynku istnieje obecnie szereg rozwiązań spełniających te wymagania. Warto tutaj wspomnieć o polskim projekcie "KPI Dashboard" firmy Verax Systems, który w dziedzinie zdalnego dostępu wyznacza nowe standardy, a jego Interfejs wykonany w technologii Adobe Flex podnosi poprzeczkę w kwestiach związanych z jakością wizualizacji danych. Wybór rozwiązania Polski rynek systemów klasy Business Intelligence to szeroka oferta bardzo zróżnicowanych rozwiązań. Od prostych systemów umożliwiających wgląd w zagregowane z różnych systemów dane do rozbudowanych zestawów narzędzi analitycznych. Producenci dostarczają oprogramowanie w wielu różnych formach. Odpowiadając na potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw coraz częściej dostawcy decydują się na zaproponowanie aplikacji w modelu SaaS (software as a service). Jeśli chodzi samą strukturę rynku to w 2008 roku około 90% udziałów w rynku przypadło trzem dostawcom. Byli to kolejno SAS Institute (48%), Oracle Polska (26%) oraz SAP Polska z 14% udziałem. Dokonując wyboru danej platformy należy uważnie przyjrzeć się jej poszczególnym komponentom i ich funkcjom. Pozwoli to wyeliminować systemy zbyt rozbudowane jak i te niespełniające naszych wymagań.
Wdrożenie Wybór odpowiedniego systemu nie jest zadaniem łatwym. Statystyki pokazują, że zaledwie ok. 40% wdrożeń przebiega zgodnie z założonym wcześniej planem. W przypadku wdrożenia należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Zanim jednak rozpoczniemy proces ewaluacji dostępnych na rynku rozwiązań, musimy odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań. Podstawowe pytanie brzmi: co chcemy osiągnąć za pomocą BI? Nierzadko zdarza się, iż podmiot zainteresowany wdrożeniem nie jest w stanie jasno określić swoich preferencji. Niedopatrzenia na tym polu mogą w najlepszym wypadku wydłużyć czas implementacji, pomijając fakt, że w wyniku niedookreślonych potrzeb może powstać system, którego funkcjonalność będzie rażąco odbiegała od rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Oprogramowanie ma być odpowiedzią na realne biznesowe potrzeby. Sytuacja odwrotna może doprowadzić do stanu, w którym kosztowny system będzie wykorzystywany zaledwie w kilku procentach. Przykładowe zestawienie dostępnych na rynku systemów
Rola personelu Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy potrzeb organizacji i rozpoczęciu procedury wdrożeniowej powinniśmy skupić uwagę na użytkownikach docelowych systemu. Z systemu korzystają ludzie - chodź brzmi to trywialnie, wielu przedsiębiorców zdaje się o tym zapominać. Dlatego niezmiernie ważną kwestią jest zaznajamianie użytkowników z systemem na bieżąco, już podczas pierwszych faz wdrożenia. Udział w testach i zgłaszanie swoich uwag może okazać się niezwykle pomocne i zaoszczędzić wiele czasu. Ponadto użytkownicy nie będą się zwyczajnie "bali" systemu. Z badań wynika, iż przeciętnie zaledwie połowa uprawnionych do obsługi systemu korzysta z niego w pełnym zakresie. Często spotykaną sytuacją jest strach użytkowników przed "zepsuciem" kosztownej aplikacji. Niekiedy dochodzi nawet do swego rodzaju bojkotu nowego systemu przez załogę przedsiębiorstwa. Pełne zaangażowanie kierownictwa na tym polu wydaje się być sprawą kluczową. A może open source? Sam fakt istnienia darmowych odpowiedników tak skomplikowanych systemów powinien cieszyć. Czy jednak w dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się świecie, gdzie pożądany czas reakcji liczy się niemalże w sekundach, firmy stać na "darmowe" rozwiązania? Wielu menedżerów reaguje bezkrytycznym optymizmem na pomysły wdrażania darmowych narzędzi, mając na uwadze głównie korzyści krótkoterminowe. Należy jednak pamiętać o tym, że usługa wdrożenia darmowego rozwiązania będzie i tak kosztować. Samodzielne wdrożenie tego typu rozwiązań w przypadku braku własnego działu IT i odpowiednio wyszkolonej kadry wydaje się być pomysłem co najmniej nierozsądnym. Przyszłość Szacuje się, że rynek systemów klasy Business Intelligence będzie rósł w skali świata o około 7% do 9% rocznie. Systemy będą stawały się coraz bardziej "inteligentne". Już teraz pojawiają się nowe koncepcje, takie jak odejście od koncepcji OLAP czy dokonywanie pogłębionych analiz bezpośrednio w pamięci RAM. Lawinowo zwiększa się również zapotrzebowanie przedsiębiorstw, w tym także małych i średnich. Dziś już nie tylko korporacje potrzebują rzetelnej, precyzyjnej informacji. Każdy podmiot, którego celem jest sprawne funkcjonowanie w długim okresie, musi uporać się z ogromem chaotycznych, systematycznie przyrastających danych. Szybkie wydobywanie aktualnej i precyzyjnej informacji staje się bowiem gwarantem powodzenia wszelkich działań rynkowych. Kamil Stasiak, Verax Systems