WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III.431.11.2013 Kraków, dnia 2014-02-18 Pan Ryszard Nowak Prezydent Miasta Nowego Sącza Rynek 1 33-300 Nowy Sącz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) w związku z art. 197 ust. 3 pkt 6) ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887 z późn. zm.), w dniach od 18 do 19 lipca 2013 r. Zespół Kontrolny przeprowadził w Urzędzie Miasta Nowego Sącza (dalej: Gmina ) oraz w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Sączu (dalej: MOPS ) kontrolę doraźną realizacji Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Wydziału Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: Grzegorz Gach starszy inspektor, Przewodniczący Zespołu Kontrolnego, Barbara Cabała starszy operator urządzeń przygotowania danych, na podstawie upoważnień, znak OK-III.0030.15.2013 o numerach 32/2013 i 33/2013 z dnia 24 lipca 2013 r., wydanych z upoważnienia Wojewody Małopolskiego przez Dyrektora Wydziału Organizacji i Kontroli. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
Działalność Gminy w zakresie zadania objętego kontrolą ocenia się pozytywnie. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Sposób realizacji objętego kontrolą zadania określają zasady określone w Resortowym Programie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 oraz przepisy ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887 z późn. zm.), dalej: ustawa o wspieraniu rodziny. Kontrolowane zadanie realizowane było przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Sączu, którego szczegółową organizację i zakres działania komórek organizacyjnych oraz zakres zadań, uprawnień i obowiązków pracowników w nich zatrudnionych w okresie objętym kontrolą określał Regulamin Organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu z dnia 18 maja 2012 r. wprowadzony Zarządzeniem Nr 116/2012 Prezydenta Miasta Nowego Sącza. Jak wynika z zapisów rozdziału III Organizacja Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu 6 Zakresy działania Działów i stanowisk pracy przedmiotowego regulaminu, realizowanie zadania z zakresu wspierania rodziny i systemie pieczy zastępczej należy do zadań Działu Pomocy Środowiskowej - Sekcji Pracy Socjalnej. Zarządzeniem Nr 06/2012 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 4 stycznia 2012 r. Pan Józef Markiewicz - Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Sączu został upoważniony do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania w tych sprawach decyzji, na podstawie art. 178 ustawy o wspieraniu rodziny. Jak ustalono, Gmina została zakwalifikowana do przyznania dotacji w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny i Asystent rodziny II edycja. W ramach realizacji Programu zawarto umowy o pracę z dwoma asystentami w wymiarze pełnego etatu każda: w dniu 15 czerwca 2012 r. na czas określony od 15 czerwca do 31 grudnia 2012 r., w dniu 6 września 2012 r. na czas określony od 6 września do 31 grudnia 2012 r. 2
Składając oferty w ramach Resortowego Programu, Gmina oświadczyła, że zatrudnieni w ramach dotacji asystencji będą spełniać wymagania ustawowe dotyczące kwalifikacji określonych w art. 12 pkt 1 ustawy o wspieraniu rodziny. Jak ustalono w toku czynności kontrolnych oraz przedłożonych do wglądu akt osobowych ustalono, że jeden z asystentów ukończył studia wyższe uzyskując tytuł licencjata na kierunku pedagogika w specjalności pedagogika resocjalizacyjna (Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Nowym Sączu) a drugi z asystentów posiadał również wykształcenie licencjata na kierunku pedagogika w zakresie pracy socjalnej z terapią przez sztukę (Małopolska Szkoła Wyższa w Brzesku). Stwierdzono ponadto, iż asystenci odbyli wymagane szkolenia oraz pracowali wymagany ustawą okres czasu z dziećmi i rodziną. W związku z powyższym zostały spełnione dyspozycje art. 12 ust. 1 pkt 1 a ustawy o wspieraniu rodziny. W wyniku kontroli dokumentów znajdujących się w teczkach akt osobowych stwierdzono, że zatrudnione osoby: - złożyły oświadczenia o niekaralności za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, - złożyły oświadczenia, że nie były pozbawione władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie była i nie jest im zawieszona ani ograniczona, a także, że nie nałożono na nie obowiązku alimentacyjnego. Ponadto zgodnie z informacjami uzyskanymi podczas kontroli od Kierownika Działu Pomocy Środowiskowej, praca asystenta nie jest łączona z wykonywaniem obowiązków pracownika socjalnego, a asystent nie prowadzi postępowań z zakresu świadczeń realizowanych przez gminę. W związku z powyższym spełniono wymóg art. 17 ust. 2 i 3 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, stanowiącego, cyt: Praca asystenta rodziny nie może być łączona z wykonywaniem obowiązków pracownika socjalnego na terenie gminy, w której praca ta jest prowadzona oraz Asystent rodziny nie może prowadzić postępowań z zakresu świadczeń realizowanych przez gminę. Łączna liczba rodzin objętych asystenturą w 2012 r. wyniosła 24. Ustalono, iż liczba rodzin przydzielonych poszczególnym asystentom nie przekroczyła, maksymalnej liczby, wynikającej z art. 15 ust. 4 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (20 rodzin), tj. każdy z asystentów współpracował z 12 rodzinami. 3
Asystenci dokumentowali podejmowane działania w formie dokumentacji prowadzonej odrębnie dla poszczególnych rodzin objętych asystenturą (teczka aktowa MOPS.I.5030.AR 2012), na którą składały się w szczególności: - Plany pracy z rodziną, które zawierają diagnozę problemów w rodzinie, opis planowanych działań i form wsparcia, - półroczne Sprawozdania z pracy asystenta rodziny, które zawierają opis działań podejmowanych z rodziną i na jej rzecz (ze wskazaniem dat poszczególnych czynności), - Bieżące informacje dotyczące poszczególnych rodzin (w postaci notatek służbowych), które zawierają opis zmian, jakie zaszły w życiu danej rodziny, ocenę skuteczności dotychczasowych działań i wnioski, co do działań w przyszłości. Niezbędna dokumentacja dotycząca pracy z każdą z rodzin gromadzona była w odrębnej teczce, opisanej nazwą Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, nazwiskiem i adresem rodziny oraz sygnaturą sprawy. Analizując zawartość poszczególnych teczek, stwierdzono, że niezależnie od opisanych wyżej dokumentów, zawierały one m.in.: - kserokopia wniosku złożonego przez przedstawiciela rodziny ubiegającej się o przyznanie asystenta rodziny, - notatkę służbową sporządzoną na okoliczność pierwszej wizyty asystenta w przyporządkowanej rodzinie, - oświadczenie rodziny o wyrażeniu zgody na współpracę z wytypowanym asystentem, - opracowane dla każdej rodziny odrębnie Plany pracy z rodziną, które zawierają: diagnozę problemów w rodzinie, opis planowanych działań i formę wsparcia (np. konsultacje wychowawcze, pomoc w załatwianiu spraw administracyjnych, pomoc w poszukiwaniu pracy, pomoc w sprawach życia codziennego wizyty u lekarza, zakupy oraz pomoc w nauce, a także dbanie o higienę osobistą podopiecznych,). ww. opisane działania były wypełniane i podpisane przez asystenta rodziny, który je realizował, - opracowane dla każdej rodziny odrębnie notatki służbowe, które zawierały: opis działań podejmowanych z rodziną i na jej rzecz ze wskazaniem dat poszczególnych czynności - podpisane przez asystenta rodziny, - opracowane dla każdej rodziny odrębnie Okresowe oceny sytuacji rodziny (za okres 6 miesięcy), które zawierają: opis zmian, jakie zaszły w ww. okresie w sytuacji rodziny, ocenę skuteczności dotychczasowych działań i wnioski co do działań w przyszłości opisane działania były wypełniane i podpisane przez asystenta rodziny, który je realizował, 4
- opracowane zbiorczo dla każdego z asystentów Tygodniowych kart czasu pracy asystenta rodziny, które zawierają opis działań w podziale na kolejne dni tygodnia z podaniem czasochłonności wykonywania poszczególnych zadań w godzinach opisane karty były wypełniane i podpisane przez asystenta rodziny, który je realizował oraz Kierownika Działu. Niezależnie od opisanych we wcześniejszej części arkusza dokumentów, ww. teczki zawierały m.in.: - kwestionariusz rodzinnego wywiadu środowiskowego podpisany przez pracownika socjalnego, - pisemną informację Dyrektora MOPS o przydzieleniu asystenta rodzinie, - oczekiwania rodziny zasady współpracy. W celu realizacji zadania publicznego zawarto na podstawie art. 247 ustawy o wspieraniu rodziny: 1. w dniu 29 sierpnia 2012 r. umowę Nr 32/2012 oraz 2. w dniu 30 października 2012 r. aneks Nr 10AII/12 do ww. umowy i umowę Nr 15AII/2012. W dniu 29 sierpnia 2012 r. została zawarta Umowa Nr 32/2012 o wsparcie realizacji zadania publicznego realizowanego w ramach: Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny pomiędzy Wojewodą Małopolskim ( Organ Zlecający ) a Miastem Nowy Sącz ( Zleceniobiorca ). Zgodnie z 1 przedmiotowej umowy, Organ Zlecający przekazał Zleceniobiorcy środki finansowe w formie dotacji celowej w wysokości: 8.239,00 zł z przeznaczeniem na zadanie pn. Asystent Rodziny 2012 realizowane w ramach resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny. W dniu 30 października 2012 r. sporządzono Aneks Nr 10AII/12 w ramach: Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny do przedmiotowej umowy. W umowie tej wprowadzono następujące zmiany: w 1 ust. 1 aneksu Organ Zlecający przekazuje Zleceniobiorcy środki finansowe w formie dotacji celowej w wysokości łącznie: 16.368,00 zł, w tym: z pierwszej edycji w wysokości 8.239,00 zł, z drugiej edycji w wysokości 8.129,00 zł z przeznaczeniem na zadanie pn. zatrudnienie asystentów rodziny realizowane w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny i Asystent Rodziny druga edycja. W myśl zapisów 1 ust. 2 aneksu termin realizacji zadania ustala się od 1 stycznia 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. Natomiast w myśl zapisów 3 ust. 2 aneksu dofinansowanie może obejmować 100 % kosztów 5
wynagrodzenia wraz z pochodnymi i kosztami pracodawcy nie więcej niż 2.500,00 zł miesięcznie na jeden etat lub równoważną czasowo umowę-zlecenia. W dniu 30 października 2012 r. została zawarta Umowa Nr 15AII/2012 o wsparcie realizacji zadania publicznego realizowanego w ramach: Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny druga edycja, pomiędzy Wojewodą Małopolskim a Miastem Nowy Sącz. Zgodnie z 1 umowy, Organ Zlecający przekazał Zleceniobiorcy środki finansowe w formie dotacji celowej w wysokości: 9.620,00 zł z przeznaczeniem na zadanie pn. Asystent Rodziny 2012 realizowane w ramach resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny druga edycja. Kontrola wykazała, że Gmina w 2012 roku otrzymała środki na realizację zadania publicznego w łącznej wysokości 25.988,00 zł w następującej klasyfikacji budżetowej dział 852 Pomoc społeczna, rozdział 85206 Wspieranie rodziny, 2030 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin), następującymi Zarządzeniami Wojewody: Zarządzeniem Nr 325/12 z dnia 5 września 2012 r. (WF-I.3111.18.31.2012) zwiększony został plan dotacji celowej o kwotę 8.239,00 zł. Zarządzeniem Nr 299/2012 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 6 września 2012 r. dokonano zmian w planie budżetu miasta na rok 2012 po stronie dochodów i wydatków związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami. Zwiększono planowaną dotację celową w dziale 852, rozdziale 85206 po stronie dochodów oraz po stronie wydatków, w następujących : 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 6.878,00 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 1.193,00 zł, 4120 Składki na Fundusz Pracy 168,00 zł. Zarządzeniem Nr 425/12 z 24 października 2012 r. (WF-I.3111.18.481.2012) zwiększony został plan dotacji celowej o kwotę 17.749,00 zł. Zarządzeniem Nr 403/2012 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 9 listopada 2012 r. dokonano zmian w planie budżetu miasta na rok 2012 po stronie dochodów i wydatków związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami. Zwiększono planowaną dotację celową w dziale 852, rozdziale 85206 po stronie dochodów oraz po stronie wydatków, w następujących : 6
4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 14.816,00 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 2.569,00 zł 4120 Składki na Fundusz Pracy 364,00 zł. Ustalono, iż środki dotacji celowej w łącznej wysokości 25.988,00 zł zostały przekazane przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie w pięciu transzach na konto Gminy: w dniu 27 września 2012 r. 4.465,00 zł, w dniu 23 października 2012 r. 1.258,00 zł, w dniu 16 listopada 2012 r. 1.258,00 zł, w dniu 5 grudnia 2012 r. 17.749,00 zł, w dniu 5 grudnia 2012 r. 1.258,00 zł. Gmina otrzymane środki w pełnej wysokości przekazała jednostce realizującej zadanie publiczne tj. Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Nowym Sączu, który we własnym zakresie prowadzi obsługę finansowo-księgową. Kontrola wykazała, że MOPS wykorzystał środki dotacji celowej w łącznej kwocie 25.943,56 zł, co jest zgodne z danymi ujętymi w jednostkowym oraz zbiorczym rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012. W związku z powyższym Gmina dokonała zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej w wysokości 44,44 zł w dniu 27 grudnia 2012 r. na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Ustalono ponadto, że w rocznym sprawozdaniu Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012, wykazano wykonanie w dziale 852, rozdziale 85206, 2030 na łączną kwotę 25.943,56 zł. Realizację Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny rozpoczęto w MOPS od miesiąca czerwca 2012 r. wówczas zatrudniono jednego asystenta rodziny, a od miesiąca września drugiego asystenta. Do września wydatki związane z wypłatą wynagrodzenia ponoszone były ze środków własnych. Po otrzymaniu transz dotacji od miesiąca września do grudnia, dokonywano refundacji wydatkowanych środków własnych. 7
Kontrolą objęto dokumentację źródłową tj. Listy płac: Dowód księgowy nr 03/12/06 z dnia 26 czerwca 2012 r. na kwotę brutto 988,27 zł. Dowód księgowy nr 01/12/07 z dnia 26 lipca 2012 r. na kwotę brutto 1.796,85 zł. Dowód księgowy nr 08/12/08 z dnia 24 sierpnia 2012 r. na kwotę brutto 1.796,85 zł. Dowód księgowy nr 06/12/09 z dnia 26 września 2012 r. na kwotę brutto 5.379,57 zł. Dowód księgowy nr 04/12/10 z dnia 26 października 2012 r. na kwotę brutto 4.528,06 zł. Dowód księgowy nr 14/12/11 z dnia 16 listopada 2012 r. na kwotę brutto 1.197,90 zł. Dowód księgowy nr 08/12/11 z dnia 26 listopada 2012 r. na kwotę brutto 4.528,06 zł. Dowód księgowy nr 04/12/12 z dnia 21 grudnia 2012 r. na kwotę brutto 5.728,00 zł. Ogółem w roku 2012 wydatki na wynagrodzenia wraz z pochodnymi dla dwóch asystentów rodziny w I i II edycji wyniosły kwotę ogółem 25.943,56 zł w tym: Asystent rodziny Nr 1 ( I i II edycja ) kwota ogółem 16.333,78 zł, w tym: odprowadzone składki na ZUS kwota 5.619,59 zł, odprowadzony podatek kwota 710,00 zł. Asystent rodziny Nr 2 ( II edycja ) kwota ogółem 9.609,78 zł, w tym: odprowadzone składki na ZUS kwota 3.310,44 zł, odprowadzony podatek kwota 425,00 zł. MOPS od wypłaconych wynagrodzeń w łącznej wysokości 25.943,56 zł odprowadził do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składki na ubezpieczenia społeczne (rozdział 85206) w kwocie 8.930,03 zł (składki zakładu pracy oraz składki pracownika). W trakcie kontroli stwierdzono, że składki na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz należny podatek do Urzędu Skarbowego były odprowadzane w tym samym terminie, to jest do 5 dnia następnego miesiąca. Kontrolą objęto deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA przekazanych składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń za okres od stycznia do grudnia 2012 r. oraz porównano z ewidencją księgową i przelewami. Rozbieżności kwot nie stwierdzono. Dokumenty objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty. Wszystkie objęte kontrolą dowody księgowe zostały ujęte w ewidencji księgowej. 8
Podczas czynności kontrolnych ustalono, iż sprawozdania Rb-27S i Rb-28S zostały sporządzone zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103 z późn. zm.). Reasumując, środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania publicznego zostały wykorzystane na wypłaty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, a dokumentacja źródłowa potwierdza, że dotacja celowa została wydatkowana w odpowiedniej klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Stwierdzono, że sprawozdania z wykorzystania dotacji na realizację zadania publicznego w ramach Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny i Asystent Rodziny II edycja zostały przekazane do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 15 lutego 2013 r. W związku z prawidłową realizacją zadania nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli 9