WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV.431.10.2015 Łódź, 10 czerwca 2015 r. Pan Roman Drozdek Wójt Gminy Wola Krzysztoporska WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 w związku z art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 2 oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 3 przeprowadzona została kontrola Wójta Gminy Wola Krzysztoporska, ul. Kościuszki 5, 97-371 Wola Krzysztoporska, w przedmiocie wykonywania zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 4 oraz wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Okres objęty kontrolą: od 15 stycznia 2015 r. do 28 lutego 2015 r. w zakresie badania prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków; od 1 września 2014 r. do 28 lutego 2015 r. w zakresie badania terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG; dzień rozpoczęcia kontroli w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej rozpoczęto i zakończono 1 kwietnia 2015 r. Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 23 marca 2015 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 26 ust. 6 usdg: 1 Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206, ze zm. 2 Dz. U. z 2013, poz. 672, ze zm., dalej usdg. 3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092. 4 dalej CEIDG. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40 Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu
1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 19/2015), 2) Paweł Remisz Zastępca Kierownika Oddziału Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 20/2015). Funkcję kierownika jednostki kontrolowanej od 21 listopada 2010 r. pełni Pan Roman Drozdek Wójt Gminy Wola Krzysztoporska. 5 I. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG oceniam pozytywnie z uchybieniem. Wójt zapewnia organizacyjne przygotowanie do realizacji czynności związanych z przyjmowaniem wniosków o wpis do CEIDG. Zgodnie z zapisami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Wola Krzysztoporska 6 prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej zostało przypisane do zakresu działania Referatu Spraw Obywatelskich 7 Urzędu Gminy Wola Krzysztoporska, 8 podlegającego Panu Markowi Ogrodnikowi Sekretarzowi Gminy. 9 W okresie objętym kontrolą bezpośrednią obsługą wnioskodawców zajmowało się 2 pracowników, w tym Pani Monika Dybała Kierownik Referatu. Pracownicy stale podnosili swoje kwalifikacje m.in. poprzez udział w szkoleniach dotyczących CEIDG. Z przedstawionej przez kontrolowanych treści korespondencji z Ministerstwem Gospodarki 10 oraz z Raportu CEIDG R024 RZ Użytkownicy w danej organizacji wynika, iż pracownicy posiadali umocowanie do dokonywania czynności określonych w art. 26 ust. 4 usdg, jednak nie zostało ono odzwierciedlone w odpowiedniej formie, tj. w odrębnym imiennym dokumencie. Powyższe drobne odstępstwo od stanu pożądanego zakwalifikowano jako uchybienie, bowiem nie wpłynęło negatywnie na wykonywanie kontrolowanych zadań - imiona i nazwiska pracowników upoważnionych do dokonywania czynności, o których mowa w art. 26 ust. 4 usdg zostały przesłane do CEIDG, czym zrealizowano obowiązek określony w ust. 4a tego artykułu. Kierownik Referatu wyjaśniła, że pracownicy przyjmujący, przekształcający i przesyłający wnioski do CEIDG zostali upoważnieni ustnie przez Wójta 5 Dalej również Wójt. 6 Zarządzenie Nr 35/13 Wójta Gminy Wola Krzysztoporska z dnia 29 marca 2013 r. ze zm. 7 Dalej również Referat. 8 Dalej również Urząd. 9 Dalej również Sekretarz Gminy. 10 Telefaks z 16.06.2011 w sprawie wykazu upoważnionych pracowników Urzędu do obsługi ST CEIDG, podpisany z upoważnienia Wójta, cyt. Poniżej przekazuję dane pracowników upoważnionych do dokonywania czynności, o których mowa w art. 26 ust. 4 ustawy o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Gminy Wola Krzysztoporska do dokonywania tych czynności oraz otrzymali stosowne zakresy czynności. ( ) Ponadto dnia 08.04.2015 r. otrzymali pisemne upoważnienia do przekształcania i przesyłania wniosków o wpis do CEIDG. Jak wynika z powyższych wyjaśnień w wyniku kontroli uchybienie zostało usunięte. W ramach sprawowanego nadzoru Kierownik Referatu w 2013 r. przeprowadziła kontrolę wewnętrzną, dotyczącą wykonywania zadań związanych z CEIDG. Z protokołu tej kontroli wynika, że w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 31 października 2013 r. realizacja ww. spraw została oceniona pozytywnie (nie stwierdzono żadnych naruszeń). Opisany sposób weryfikowania prawidłowości realizacji obowiązków należy uznać jako dobrą praktykę. W Referacie dokumentacja jest prowadzona w sposób staranny i uporządkowany, co w znacznym stopniu przyczyniło się do prawidłowej realizacji zadań przez jednostkę, a także ułatwiło przeprowadzenie czynności kontrolnych. W toku kontroli w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków zbadano 40 spośród 53 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi 75,47% wniosków przesłanych do CEIDG w okresie objętym kontrolą. Zgodnie z art. 26 ust. 2 usdg wniosek o wpis do CEIDG może być złożony w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy na formularzu zgodnym z formularzem, o którym mowa w art. 26 ust. 1 usdg. Minister Gospodarki wydał i zamieścił na stronie internetowej CEIDG (www.firma.gov.pl) Instrukcję wypełniania wniosku CEIDG-1, 11 w której zawarł wymogi obowiązujące przy wypełnianiu formularza, o którym mowa w art. 26 usdg. Odnosząc się do kwestii weryfikacji przez organ gminy poprawności przyjmowanych wniosków pod uwagę wzięto stanowisko Radcy Ministra Gospodarki wyrażone w piśmie z 9 maja 2012 r., znak DGE-VI-4349-1/325/12, z którego wynika, że wniosek o wpis do CEIDG w zakresie zmiany, zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej wypełniony zgodnie z Instrukcją należy uznać za poprawny, ponieważ pozostałe dane, które nie zostały wymienione w Instrukcji jako niezbędne, są przechowywane w systemie CEIDG. Obowiązek zamieszczania poszczególnych danych, wymienionych w art. 25 usdg musi być dochowany w przypadku, gdy zmiana dotyczy tych danych. Mając powyższe na względzie, w toku kontroli ustalono, że w odniesieniu do wszystkich 40 badanych wniosków (100%) podjęte przez organ działania były prawidłowe. Wnioski zawierały dane wymagane Instrukcją i zostały podpisane, a tym samym 11 Instrukcja przeznaczona jest do wypełniania wniosku o wpis do CEIDG w formie papierowej lub przygotowania na komputerze wniosku do wydruku, które składa się w dowolnym urzędzie gminy; dalej zwaną Instrukcją,
były poprawne. W sposób właściwy i rzetelnie przekształcono je na formę elektroniczną i przesłano do systemu CEIDG. Jak wynika z dokumentacji i wyjaśnień, sprawdzano tożsamość wnioskodawcy, a także pisemnie potwierdzano przyjęcie wniosku przez organ. Również wnioskodawca kwitował fakt otrzymania ww. Potwierdzenia. Opisanymi powyżej działaniami wypełniono obowiązki wynikające z art. 26 ust. 3 usdg. Dodatkowo zauważyć należy, że w Potwierdzeniu przyjęcia wniosku zamieszczano również istotne dla przedsiębiorcy pouczenia. Wszystkie zbadane wnioski o wpis do CEIDG były wolne od opłat, co jest zgodne z art. 29 usdg. Jak wyjaśniła Kierownik Referatu pracownicy informują wszystkich przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą o bezpłatnych czynnościach związanych z wpisem do CEIDG, co zapobiega narażeniu przedsiębiorców na dodatkowe opłaty wyłudzane przez firmy podszywające się pod centralny rejestr. Kierownik Referatu w wyjaśnieniach przedstawiła również działania podejmowane w Referacie, które zapewniają prawidłowość przyjmowania, przekształcania i przesyłania wniosków o wpis do CEIDG: wnioski o wpis w CEIDG są wprowadzane bezpośrednio przy przedsiębiorcy do systemu, następnie wydrukowany wniosek po uprzednim sprawdzeniu przez przedsiębiorcę jest podpisywany i wysyłany, zapewnia to ograniczenie liczby błędów jakie miałyby miejsce przy przenoszeniu danych z wniosku papierowego, (...) śledzimy protokoły kontroli z przedmiotowej tematyki na stronie internetowej Urzędu Wojewódzkiego, dzięki nim możemy udoskonalać pracę naszego referatu z zakresu ewidencji działalności gospodarczej, korzystamy z usług Centrum Pomocy Pojedynczego Punktu Kontaktowego i CEIDG w sprawach budzących wątpliwości, opracowano wzory druków ułatwiające załatwienie określonej sprawy, np. potwierdzenie przyjęcia wniosku, pełnomocnictwo. Dokonane ustalenia potwierdzają, że mechanizmy opisane przez Kierownika Referatu są skuteczne i przyczyniają się do wykonywania zadań rzetelnie i prawidłowo. II. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie terminowości przesyłania wniosków o wpis do CEIDG oceniam pozytywnie z nieprawidłowością. Zgodnie z art. 26 ust. 4 usdg przekształcony na formę elektroniczną wniosek organ gminy powinien przesłać do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od dnia jego otrzymania.
Pracownicy Referatu łącznie przyjęli 150 wniosków i przesłali do CEIDG 149 wniosków 12. Liczba wniosków przypadających na jednego pracownika wynosiła: 21 13 oraz 128. 14 W zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG zbadano wszystkie wnioski o wpis do CEIDG (100%), złożone w okresie objętym kontrolą. W toku kontroli stwierdzono, iż 149 (99,33%) zakwalifikowanych do badania wniosków przesłano do CEIDG w terminie określonym w wyżej powołanym przepisie (wszystkie przekształcono i przesłano w dniu ich złożenia, co świadczy o bardzo dobrej organizacji pracy w Referacie). Jak ustalono 1 (0,66%) wniosek złożony w dniu 31 października 2014 r. został przesłany do CEIDG dopiero w dniu 16 marca 2015 r. (zwłoka wyniosła 136 dni). Powyższym naruszono art. 26 ust. 4 usdg. Kierownik Referatu, która zajmowała się procedowaniem omawianego wniosku, wyjaśniła: wniosek (...) dotyczący zawieszenia działalności gospodarczej ( ) został przesłany z opóźnieniem z powodu problemów technicznych w działaniu systemu CEIDG (wniosek nie został przetworzony przez system). Po ustaniu problemów technicznym nie otrzymaliśmy komunikatu o przetworzeniu wniosku. Spiętrzenie pracy uniemożliwiło powrót do tej sprawy. (...) Nadmieniam, że zgodnie ze złożonym (...) przez przedsiębiorcę oświadczeniem, w okresie zawieszenia działalności przebywał on na zwolnieniu lekarskim. W związku z tym nie poniósł negatywnych skutków związanych z opóźnieniem w przesłaniu wniosku. Ponadto Kierownik Referatu poinformowała, że w Referacie został wprowadzony mechanizm kontrolny polegający na dołączaniu do wniosku, przed wpięciem go do akt, potwierdzenia wysłania, przyjęcia i dokonania wpisu wygenerowanego z systemu CEIDG, co pozwoli na zachowanie terminowości przesyłania wniosków. Przyjmuje się do wiadomości wyjaśnienia wskazujące na występujące okresowo problemy techniczne w funkcjonowaniu platformy CEIDG 15 oraz niewywołanie negatywnych skutków dla przedsiębiorcy, co zostało udowodnione poprzez dołączenie do wyjaśnień oświadczenia przedsiębiorcy, którego dotyczył wniosek, 16 jednak z uwagi na naruszenie ustawowego przepisu opisywany stan zakwalifikowano jako nieprawidłowość. II. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego oceniam pozytywnie. 12 1 wniosek, który wpłynął w okresie objętym kontrolą (opisany w dalszej części) nie został przesłany do 28.02.2015 r. 13 Kierownik Referatu. 14 Pracownik Referatu. 15 O czym świadczą komunikaty zamieszczane na stronie CEIDG. 16 Wniosek został przesłany w dniu 16.03.2015 r. jednak z historii wpisu wynika, że datą zaistnienia zmiany (zawieszenia działalności) jest dzień 1.11.2014, a więc zgodnie z żądaniem przedsiębiorcy.
Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS gminy, jako zadania zlecone, wykonują czynności związane z prowadzeniem Rejestru, polegające na zapewnieniu zainteresowanym: 1) wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD); 2) urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych; 3) dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych. Wzory formularzy zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania. 17 Natomiast wysokość opłat związana z rejestracją spółki jawnej została uregulowana w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, 18 a właściwość miejscowa sądów wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2014 r. w sprawie ustalenia siedzib i obszarów właściwości sądów apelacyjnych, sądów okręgowych i sądów rejonowych oraz zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 czerwca 2012 r. w sprawie utworzenia wydziałów w sądach rejonowych. 19 Jak ustalono w toku kontroli jednostka realizowała zadania, wynikające z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS poprzez zapewnienie wglądu interesantom do wydruku Polskiej Klasyfikacji Działalności, a także wyłożenie w siedzibie Urzędu w Referacie Spraw Obywatelskich teczki zawierającej m.in.: 1) wydruki urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych, wymienionych w 3 ust. 2 rozporządzenia MS, 2) wykaz dotyczący właściwości miejscowej sądów rejestrowych, w tym dla Gminy Wola Krzysztoporska, 3) wykaz opłat obowiązujących w postępowaniu rejestrowym oraz rachunków bankowych wydziałów KRS, w tym właściwego wydziału w Łodzi. Kierownik Referatu wyjaśniła, że potrzeba wglądu do PKD zgłaszana jest przez interesantów często, zwłaszcza przy składaniu wniosków o wpis do CEIDG. Natomiast odnośnie rejestracji spółki jawnej były zapytania zgłoszone przez przedstawicieli Ochotniczej Straży Pożarnych. Na marginesie należy zauważyć, że obowiązki wynikające z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS nie zostały przypisane w Regulaminie organizacyjnym Urzędu do zakresu działania 17 Dz.U.2000.118.1247, ze zm., dalej rozporządzenie MS 18 Dz.U.2014.1025 j.t. 19 Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości z 2012 r., poz. 95 ze zm.
komórki organizacyjnej, która w rzeczywistości je wykonuje, tj. Referatu Spraw Obywatelskich. W 23 pkt 8 lit. a ww. Regulaminu ogólnie przypisano do zadań Referatu prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej. Sekretarz Gminy wyjaśnił, że w Regulaminie organizacyjnym Urzędu zakres spraw opisany jest w sposób ogólny, którego jednym z elementów w oczywisty sposób jest również realizacja zadania wynikającego z art. 2 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zakres realizacji konkretnie tego zadania ma charakter informacyjny i jest realizowany przez pracowników Referatu ( ) oraz sekretariatu. ( ) Katalog zakresu działania spraw Urzędu w tym Referatu ( ) jest katalogiem otwartym. Aktualnie trwają prace nad jego zmianą. Wymienione zadanie Gminy ( ) zostanie uwzględnione w tych zmianach. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny Wojewoda Łódzki wnosi o terminowe przesyłanie wniosków o wpis do CEIDG do systemu CEIDG oraz uzupełnienie regulaminu organizacyjnego o stosowne zapisy, dotyczące realizacji zadań związanych z prowadzeniem KRS. Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Staszyńska Dyrektor Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli