WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK-IV Łódź, 8 sierpnia 2011 r. Pan Janusz Michalak Starosta Łowicki Pan Marcin Kosiorek Przewodniczący Rady Powiatu Łowickiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ) 9 czerwca 2011 r. w Starostwie Powiatowym w Łowiczu przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2010 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Starostę 8 lipca 2011 r., w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Działalność podmiotu kontrolowanego w badanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Starostwo Powiatowe w Łowiczu nie jest w sposób pełny przygotowane organizacyjnie do przyjmowania skarg i wniosków. W Regulaminie Organizacyjnym brak jest zapisów odnośnie 1

2 organizacji przyjmowania skarg i wniosków, w tym wnoszonych ustnie do protokołu. Jedynie informacja zamieszczona w Urzędzie wskazuje, że w sprawach skarg i wniosków przyjmują: Starosta, Wicestarosta, etatowy członek Zarządu oraz dyrektorzy Wydziałów. W związku z powyższym zalecam wprowadzenie do powyższego aktu prawa wewnętrznego stosownych regulacji, w tym w zakresie przyjmowania skarg i wniosków wnoszonych ustnie do protokołu, na co wskazuje przepis 6 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46). Przypominam także, że art Kpa, stanowi, że dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. Ustalenia kontroli pozwalają na stwierdzenie, iż podmiot kontrolowany nie w pełni wykonuje dyspozycję 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, bowiem w siedzibie Urzędu nie została zamieszczona informacja określająca komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników rozpatrujących skargi i wnioski. Proszę zatem o zamieszczenie informacji o treści wymaganej cytowanym przepisem. Obowiązki i zadania w zakresie nadzoru nad załatwianiem skarg i wniosków zostały uwzględnione w Regulaminie Organizacyjnym oraz zakresach czynności pracowników. Skargi i wnioski rozpatrują wydziały, zaś bezpośredni nadzór nad terminowością ich załatwiania jest obowiązkiem Sekretarza Powiatu. W rejestrze skarg i wniosków, w okresie objętym kontrolą, odnotowany został wpływ 2 pism, które zostały zbadane przez zespół kontrolny. Odnośnie jednej z badanych spraw (1 z 2011 r.) stwierdzić należy, że rejestr skarg i wniosków nie zawiera wzmianki o wpływie kolejnego pisma w przedmiotowej sprawie, ani o udzielonej odpowiedzi. Nie została także odnotowana skarga przesłana przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi w 2010 r., celem wypowiedzenia się w sprawie oraz wskazania działań, które mogą być podjęte przez Starostę Łowickiego. W związku z faktem, iż pismo nosi znamiona skargi (spełnia bowiem przesłanki określone w art. 227 Kpa), winno być wpisane w rejestrze. Powyższe wskazuje na nierzetelne prowadzenie rejestru. Odnosząc się do sposobu załatwienia badanych spraw, zauważenia wymaga, iż skarga 1 z 2011 r. dotyczyła sprawy indywidualnej rozstrzyganej w toku postępowania administracyjnego, zatem zastosowanie winny mieć przepisy art Kpa, w zależności od etapu postępowania 2

3 administracyjnego. Stosownie do art. 236 Kpa, skarga winna być przekazana do właściwego organu. Nawiązując do powyższego pragnę wskazać na zasadę pierwszeństwa postępowania administracyjnego oraz innego przed skargowym. Zgodnie z Komentarzem do art. 233 Kodeksu postępowania administracyjnego (por. M. Jaśkowska [w:] M. Jaśkowska, A. Wróbel, LEX/el. 2010), ustawodawca przyjmuje generalną zasadę pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym i transformacji skargi w odpowiedni środek postępowania jurysdykcyjnego. Zatem wystąpienie skarżącego staje się w określonych sytuacjach pismem procesowym. Powyższe stanowisko potwierdza również komentarz do art. 2 Kpa (Jaśkowska Małgorzata, Wróbel Andrzej, LEX/el. 2011), zgodnie z którym przepisy działu VIII będą miały zastosowanie tylko wówczas, gdy skarga nie spowoduje wszczęcia postępowania administracyjnego na wniosek lub z urzędu (art. 233), gdy nie została złożona w sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne (art. 234) lub w sprawie, w której w toku postępowania administracyjnego została wydana decyzja ostateczna (art. 235). W przypadkach wymienionych w powyższych przepisach kodeksu skarga podlega bowiem rozpatrzeniu w trybie i na zasadach określonych w przepisach kodeksu regulujących postępowanie w sprawach określonych w art. 1, czyli w ogólnym postępowaniu administracyjnym (zwyczajnym lub nadzwyczajnym). Wymaga to od organów administracji publicznej wnikliwej oceny, czy pismo oznaczone jako skarga może być zakwalifikowane jako jedna z czynności procesowych strony podlegających rozpatrzeniu i załatwieniu w postępowaniu administracyjnym (zob. komentarz do art. 240). W kwestii wymogów formalnych odnoszących się do zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi, pragnę zauważyć, że 17 czerwca 2010 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego, dokonana ustawą z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz.230), która zmieniła brzmienie art Kpa. W wyniku zmiany regulacji zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać, obok uzasadnienia faktycznego i prawnego, pouczenie o treści art. 239 Kpa. W przypadku sprawy 1 z 2011 r., zawiadomienia nie zawierają stosownego pouczenia. Sprawie 1 z 2010 r., załatwianej przez Radę Powiatu Łowickiego nadano znak: Tymczasem zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w czasie załatwienia skargi, powyższy symbol był przypisany skargom i wnioskom przekazanym do rozpatrzenia według właściwości. Właściwy znak sprawy to

4 Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi 1 z 2010 r. zostało opatrzone pieczęcią nagłówkową Przewodniczącego Rady Powiatu Łowickiego. Na podstawie instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w 2010 r., korespondencja w sprawach należących do kompetencji rady powiatu powinna zawierać pieczęć nagłówkową rady powiatu oraz podpisową przewodniczącego bądź wiceprzewodniczącego rady. Ponadto powołana regulacja ma związek z obowiązkiem zamieszczania, stosownie do przepisu art Kpa, w zawiadomieniu o sposobie załatwienia skargi, oznaczenia organu, od którego pochodzi. Odpowiedzialność za wskazane nieprawidłowości ponoszą: 1) Starosta Łowicki w związku z niewystarczającym nadzorem nad działalnością kontrolowanego podmiotu w obszarze załatwiania skarg i wniosków; 2) Sekretarz Powiatu w związku z niedochowaniem w stopniu dostatecznym obowiązków dotyczących nadzorowania spraw Starostwa w zakresie skarg i wniosków; 3) osoba odpowiedzialna za prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków w związku z opisanymi wcześniej nieprawidłowościami dotyczącymi ww. obowiązku. Przedstawiając powyższe uwagi i ocenę, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) wzmożenie nadzoru nad załatwianiem skarg i wniosków; 2) wprowadzenie do Regulaminu Organizacyjnego zapisów dotyczących przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, w tym wnoszonych ustnie do protokołu; 3) wprowadzenie rozwiązania organizacyjnego realizującego wymóg art Kpa; 4) zamieszczenie w siedzibie Urzędu informacji o treści zgodnej z 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków; 5) prawidłowe kwalifikowanie spraw, w tym uwzględnianie zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego i innego przed skargowym; 6) odnotowywanie w rejestrze skarg i wniosków pism, o których mowa w dziale VIII Kpa, a następnie ich załatwianie zgodnie z odpowiednią procedurą; 7) zapewnienie formalnej poprawności zawiadomień o sposobie załatwienia skarg i wniosków; 8) rzetelne prowadzenie rejestru skarg i wniosków; 9) stosowanie, w dokumentacji odnoszącej się do badanego zakresu, symboli klasyfikacyjnych wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów prawa. Na podstawie 38 ust. 1 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie 4

5 pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego jest Pan Starosta zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. W związku z tym oczekuję stosownej informacji, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5