POTRZEBUJĘ SKUTECZNIE ZARZĄDZAĆ PROCESAMI W FIRMIE Obieg korespondencji
Obieg korespondencji Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz firmy w oparciu o rozwiązanie ECM Portal z silnikiem WEBCON BPS pozwala nie tylko wyeliminować obieg dokumentacji papierowej, ale także wyraźnie zminimalizować koszty obsługi fizycznej korespondencji. Korespondencja przychodząca Rejestracja korespondencji przychodzącej w sekretariacie polega na klasyfikacji dokumentu, jego fizycznej rejestracji (wprowadzeniu podstawowych informacji na temat dokumentu, takich jak NIP kontrahenta, numer zewnętrzny dokumentu, data wpływu, etc.) oraz przyporządkowanie korespondencji do jej właściciela - osoby, do której akceptacji (lub po prostu wiadomości) trafi dokument w kolejnym kroku. Następnie dokument zostaje przekazywany dalej zgodnie ze ścieżką obiegu właściwą dla danego typu korespondencji. Przykładowy proces obiegu korespondencji przychodzącej: 4
Korespondencja wychodząca Ewidencja korespondencji wychodzącej ma na celu właściwe skatalogowanie wszystkiego co opuszcza firmę. W podstawowym obiegu, każda z przesyłek jest rejestrowana w systemie, wraz z uwzględnieniem informacji o środku komunikacji, za pośrednictwem którego jest przesyłana. Ważnym jest umożliwienie jasnej identyfikacji przesyłki czy i kiedy opuściła firmę w drodze do swojego adresata. Przykładowy proces obiegu korespondencji wychodzącej: 5
Dodatkowe możliwości rozwoju Katalogowanie korespondencji Często wykorzystywaną funkcjonalnością jest katalogowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej poprzez umieszczanie papierowych wersji dokumentów w odpowiednio opisanych segregatorach. Każdy z nich jest rejestrowany w systemie i opatrywany odpowiednim opisem zawartości a także dedykowanym kodem kreskowym segregatora. Do każdego typu dokumentu rejestrowanego w sekretariacie jest następnie przypisywany domyślny segregator - tam standardowo będą trafiać dokumenty danego rodzaju. Powiązanie między dokumentem a segregatorem jest w systemie widoczne obustronnie - wywołanie dokumentu umożliwia podgląd informacji o segregatorze, do którego jest przypisany, i odwrotnie - wywołanie segregatora wyświetla także informacje na temat wszystkich dokumentów znajdujących się w środku. Wywołania takie mogą być realizowane przez zeskanowanie kodu kreskowego dokumentu lub segregatora. 6
Wyszukiwanie korespondencji Szczególną cechą elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość wykorzystania efektywnego narzędzia wyszukiwania korespondencji. Podstawowym kryterium wyszukiwania dokumentów jest ich numer (sygnatura), który może być zeskanowany z fizycznego dokumentu. Możliwe jest również wyszukiwanie uwzględniające inne atrybuty dokumentu (np. kontrahenta, datę wpłynięcia, osoby odpowiedzialne, etc.), a także - w przypadku dokumentów poddanych procesowi OCR - wyszukiwanie w treści załączników. Każdy z elektronicznych dokumentów jest wersjonowany w trakcie obiegu w firmie - oznacza to, że odszukany dokument zawiera pełną, szczegółową historię zmian, od momentu jego rejestracji, poprzez etap akceptacji, aż do momentu jego archiwizacji. Wiązanie korespondencji Każdy z trafiających do firmy, lub wychodzących z firmy dokumentów może być wiązany z innymi już zarejestrowanymi dokumentami. Co więcej, może być także przypisywany do kontrahentów, kategorii, prowadzonych spraw, etc. Funkcjonalności rozwiązania Konica Minolta do obiegu korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej: Obsługa kodów kreskowych jedno- i dwuwymiarowych, umożliwiająca znakowanie i wyszukiwanie dokumentów Możliwość przetwarzania dokumentów do form przeszukiwalnych (funkcjonalność OCR) Możliwość uruchamiania podobiegów, dzięki czemu korespondencja rejestrowana w sekretariacie może automatycznie trafiać na ścieżkę obiegu właściwą dla danego typu dokumentów Możliwość modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur biznesowych Pełny monitoring rejestrowanych i procesowanych dokumentów, wraz z historią wprowadzanych zmian. Raportowanie wydajności stanowisk rejestracyjnych Obsługa dużych wolumenów danych i dużej ilości pracowników 7
Zaproponowane rozwiązanie Konica Minolta nie tylko spełniło nasze oczekiwania, ale wpłynęło, na jakość pracy, usprawniając proces archiwizowania i wyszukiwania zamówień. Dzięki systemowi ECM Portal i zastosowaniu technologii OCR, łączenie dokumentów w teczki zamówień jest realizowane automatycznie. Łukasz Jezior, Essentra Packaging Wdrożone rozwiązanie pozwala automatycznie rozpoznawać metadane takie jak numery seryjne produktów ze skanowanych certyfikatów. Zespół Konica Minolta zapewnił techniczną opiekę na każdym etapie użytkowania aplikacji, a zaproponowane rozwiązanie nie tylko spełniło nasze oczekiwania, ale znacząco wpłynęło na jakość pracy, usprawniając funkcjonowanie całej firmy. Anna Mamel, Noratel Firma Kronopol potwierdza, że Konica Minolta, zaimplementowała aplikację służącą do przechwytywania treści z dokumentów za pomocą technologii OCR. Kronopol kolejny raz skorzystał z rozwiązań firmy Konica Minolta. Z przyjemnością poświadczamy, że wdrażanie systemu przebiegło profesjonalnie, zgodnie z ustalonymi wymaganiami i założeniami. Marek Ługowski, Kronopol PRZETWARZANIE DOKUMENTÓW TO NASZA SPECJALNOŚĆ. SKORZYSTAJ Z DOŚWIADCZENIA EKSPERTÓW. KONICA MINOLTA ECM CONSULTING OBIEG DOKUMENTÓW ZAAWANSOWANE MECHANIZMY PRZETWARZANIA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNE ARCHIWUM - KONSULTING I OPTYMALIZACJA PROCESÓW - BEZPIECZEŃSTWO Tel.: +48 22 560 3300 E-mail: ecm@konicaminolta.pl 12