WOA.I.ZZP/WPW/U-335-159/09 Załącznik nr 2 do SIWZ Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na realizację zamówienia Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych Usługa dotycząca przeprowadzenia kampanii reklamowej w Internecie w ramach promocji komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 dla Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych. 1
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA NA Usługę przeprowadzenia Kampanii reklamowej w Internecie w ramach promocji komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 dla Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych. Symbol CPV: 79.34.00.00-9 Usługi reklamowe i marketingowe. 1. Przedmiot zamówienia: Kampania reklamowa w Internecie w ramach promocji komponentu regionalnego PO KL 2007-2013. Do zadań Wykonawcy będzie należało: - opracowanie przekazu kampanii, - opracowanie kreacji (z wykorzystaniem np. rysunków, zdjęć wykonanych przez Wykonawcę) w różnych formatach dostosowanych do wybranych nośników, - opracowanie harmonogramu działań, - opracowanie szczegółowych media planów wraz z rekomendacjami (w oparciu o aktualne badania marketingowe) oraz z podaniem wszystkich wskaźników, - zakup powierzchni reklamowej w Internecie na czas trwania całej kampanii, - produkcja reklam, - obsługa techniczna, - ewaluacja kampanii (badania ilościowe przed i po pozwalające ocenić kampanię), - raport końcowy zawierający podsumowanie dot. efektywności kampanii wraz z rekomendacjami na kolejną kampanię. 2. Cele oraz kluczowe założenia kampanii internetowej komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Podstawowym celem jest podniesienie poziomu świadomości na temat komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a także Europejskiego Funduszu Społecznego oraz korzyści płynących z członkostwa w Unii Europejskiej. Cel szczegółowy kampanii - aktywizacja beneficjentów w celu zwiększenia liczby projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w Województwie Mazowieckim, które pozwolą w pełni wykorzystać dostępną pomoc. Kampania internetowa w ramach komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nie może być sprzeczna z założeniami kampanii Narodowej Strategii Spójności na lata 2007 2013. 2
Ponadto powinna koncentrować się na dwóch sektorach (rozwój inicjatyw lokalnych i integracja społeczna oraz przedsiębiorczość) oraz promować Program poprzez wskazanie na rozwój Mazowsza. 3. Grupa docelowa: Kampania skierowana jest do mieszkańców Mazowsza tj. do wszystkich w wieku 18-65 lat (szeroka grupa docelowa), z geotargetowaniem na woj. mazowieckie. 4. Główne założenia kampanii, które muszą zostać uwzględnione przez Wykonawcę na każdym z etapów realizacji. Zasięg kampanii: województwo mazowieckie. Czas trwania: 4 tygodnie. Kampania powinna zostać zakończona wraz z raportowaniem i ewaluacją przed 10.12.2009 r. Faktura wystawiona najpóźniej również tego dnia. Wszystkie przekazy na wszystkich nośnikach kampanii muszą uwzględniać odpowiednie wymagania z zakresu informacji i promocji: Obligatoryjnie musi być wkomponowane w projekt logo PO KL: w kolorze: lub w wersji czarno-białej: ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo MJWPU, to do stosowania będzie: 3
ilekroć będzie mowa o źródłach finansowania to do zastosowania będzie poniższy zapis: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5. Podstawowe minimalne wymagania dotyczące nośników kampanii: Preferowane formy reklamy: Nieintruzyjne np.: naviboxy, boxy, billboardy, bannery, double billboardy, rectangle, expand y (expand billboard). Wszystkie bannery zlinkowane ze stroną internetową Zamawiającego: www.mazowia.eu Emisja: Capping = 3 na unikalnego użytkownika. Emisja na ROS (w ramach wszystkich stron każdego portalu). Emisja w ramach 5-ciu największych portali horyzontalnych z geotargetowaniem na woj. Mazowieckie. Zadania do wykonania: 1. Koncepcja kreacyjna kampanii (minimum 2 różne koncepcje - opis + projekty graficzne) do przygotowania na etapie składania oferty w Zamówieniach Publicznych: - koncepcja kreacyjna przekazu (opracowanie strategii komunikacji), linia kreacyjna (wymyślenie konceptu i opis głównych założeń), hasło, projekty - całość spójna wizerunkowo na każdym portalu i dla każdej formy reklamy, - hasło kampanii musi zachęcać do skorzystania z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i wykorzystania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej (EFS). W kreacji ważną rolę musi odegrać źródło uzyskania informacji o dostępności funduszy w ramach PO KL, czyli np. strona internetowa, infolinia, stopka teleadresowa MJWPU, - Wykonawca przedstawi minimum 2 projekty graficzne (forma reklamy, układ, kolorystyka, opis głównych założeń koncepcji kreacyjnej/linii kreacyjnej wraz z uzasadnieniem) celem oceny ich jakości przed uruchomieniem kampanii reklamowej w Internecie. 2. Dokładny media plan - do przygotowania na etapie składania oferty w Zamówieniach Publicznych - uwzględniający: - wybór portali wraz z ilością odsłon dla każdego portalu osobno i uzasadnieniem na podstawie najbardziej aktualnych badań marketingowych (najpóźniej z I połowy 2009 r.), 4
- formy reklamy wraz z ich opisem, wybrane na podstawie jak największej popularności wśród użytkowników poszczególnych portali, - harmonogram emisji, - media plan z zaznaczeniem czasu trwania emisji, - wyliczenie wskaźników jakie kampania może osiągnąć w zaproponowanej formie. 3. Produkcja: - przed przygotowaniem projektów reklamy internetowej Wykonawca musi wziąć pod uwagę rozwiązania techniczne oraz parametry, które umożliwią Zamawiającemu pełne wykorzystanie reklamy internetowej. Ponadto Wykonawca musi wziąć pod uwagę możliwość zmiany projektu reklamy i jej rozmiaru bez utraty jakości i czytelności przekazu, - opracowanie harmonogramu produkcji (w tym zwłaszcza spotkań przedprodukcyjnych, zdjęć i sesji fotograficznych, sesji/etapów postprodukcyjnych jeśli będzie tego wymagała kreacja kampanii) i emisji wszystkich nośników kampanii, - podczas trwania produkcji Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia, zgodnie z sugestiami Zamawiającego, projektów reklam internetowych przed uruchomieniem kampanii do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego w terminie 5 dni od przekazania uwag Zamawiającego, - Wykonawca skieruje do emisji/publikacji/dystrybucji materiały reklamowe zaakceptowane przez Zamawiającego w formatach wymaganych przez media. Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad emisją/publikacją/dystrybucją materiałów reklamowych zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego planem medialnym i harmonogramem produkcji (Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego o wszelkich odstępstwach od planu medialnego podczas emisji, publikacji czy dystrybucji materiałów reklamowych). 4. Zakup powierzchni w Internecie zgodnie z zaakceptowanymi media planami, w terminie zaakceptowanym przez Zamawiającego (w ciągu 7 dni od podpisania umowy). 5. Ewaluacja kampanii badanie ilościowe przed i po pozwalające ocenić całą kampanię na jednorazowej próbie min. 400 osób na każdym etapie ewaluacji kampanii (dopuszczalna granica błędu 3%). 6. Raport końcowy kampanii zawierający podsumowanie dotyczące efektywności kampanii, wnioski i rekomendacje na kolejną kampanię (2 egz.). 5
7. Archiwizacja - po zakończonej kampanii (w ciągu 5 dni od zakończenia) Wykonawca przekaże Zamawiającemu na odpowiednich nośnikach komplet wszystkich materiałów w wersjach ostatecznych przeznaczonych do emisji/publikacji/dystrybucji. Uwagi końcowe: Reklama w Internecie obligatoryjnie: Wykonawca przygotuje wszystkie materiały reklamowe do emisji/publikacji w formatach wymaganych przez media. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad emisją/publikacją/dystrybucją produktów kampanii reklamowej w Internecie zgodnie z przedstawionymi/ zaakceptowanymi przez Zamawiającego media planami/harmonogramami działań. Zamawiający zastrzega sobie prawo do obecności na planach zdjęciowych i na sesjach fotograficznych (jeśli kreacja kampanii będzie tego wymagała) oraz możliwość zgłaszania bieżących uwag do realizowanego materiału. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu pełne majątkowe prawa autorskie bez ograniczeń co do miejsca i czasu używania projektów. Wykonawca zgadza się na ewentualne późniejsze zmiany w projekcie, które może wykonywać inny Wykonawca na zlecenie MJWPU. 6. Termin wykonania zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania prac objętych zamówieniem od dnia podpisania umowy i zakończenia ich realizacji do 10.12.2009 r. przy czym Wykonawca zobowiązany będzie Wykonywać wszystkie działania według uzgodnionego z Zamawiającym harmonogramem, z uwzględnieniem terminów na poszczególne etapy. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest w zakresie merytorycznym: 1. Agnieszka Łopieńska Tel.(0-22) 542 23 45 e-mail: a.lopienska@mazowia.eu 6