Załącznik 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia w przygotowaniu i obsłudze ogólnopolskiego IV Zjazdu Latarników Polski Cyfrowej współorganizowanego przez Stowarzyszenie Miasta w Internecie i Województwo Lubelskie w dniach 14-15 września 2015 r. w celu promocji województwa lubelskiego i kreowania pozytywnego wizerunku gospodarczego regionu, w ramach projektu Marketing Gospodarczy Województwa Lubelskiego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013. Przedmiot zamówienia obejmuje: I. Organizacja min. 3 stoisk promocyjnych. II. Organizacja spotkania networkingowego. Rodzaj wydarzenia: IV Zjazd Latarników Polski Cyfrowej, który odbędzie się w dniach 14-15 września 2015 r. w Lublinie. Szczegółowy opis poszczególnych części: I. Organizacja min. 3 stoisk promocyjnych. Miejsce wydarzenia (w tym powierzchnia wystawiennicza, bezpłatny parking): Zapewnia Zamawiający w dniach 14-15 września 2015 r. Wykonawca będzie zobowiązany zorganizować w ramach tego zadania na czas trwania Zjazdu tj. 14-15 września 2015 r. min. 2 stoiska promocyjne firm z województwa lubelskiego promujące branżę IT wraz z obsługą, tj. - min. 1 stoisko promocyjne powinno spełniać wymóg skutecznego sposobu promowania z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi multimedialnych do prezentowania potencjału gospodarczego regionu w postaci wirtualnej wycieczki, wirtualnej prezentacji panoramy województwa lubelskiego, terenów inwestycyjnych, potencjału gospodarczego. - min. 1 stoisko promocyjne spełniające wymogi skutecznego sposobu promowania województwa z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi multimedialnych w postaci animacji interaktywnych z wykorzystaniem czujników ruchu, komputera i projektorów. Ponadto: - w trakcie Zjazdu Wykonawca zapewni min. 1 stoisko promujące produkty regionalne województwa lubelskiego poprzez zapewnienie min. 6 różnych produktów regionalnych do konsumpcji (w uzgodnieniu z Zamawiającym). Strona 1 z 5
Wykonawca w ramach każdego stoiska zapewni: stolik, przy którym będzie można prowadzić rozmowy z uczestnikami zjazdu, stolik okrągły ze szklanym lub plastikowym blatem (kolor biały) średnica blatu min. 60 cm, wysokość stolika dopasowana do wysokości krzeseł. Wykonawca zabezpieczy również po dwa krzesła do każdego ze stoisk. Krzesło z oparciem w kolorze białym o nowoczesnym wyglądzie. Minimalna powierzchnia jednego stoiska to 2-3 m2 (do ewentualnego uzgodnienia z Wykonawcą). Zamawiający zapewnia ściankę oraz lady, gdzie będzie można wyłożyć materiały promocyjne. Szczegółowe wymagania dot. wyglądu i wyposażenia stoiska : a) dostęp do elektryczności na stoisku (na min. 2 stoiskach co najmniej 8 gniazdek, umożliwiających podłączenie laptopów i innego sprzętu elektronicznego), b) bezpłatny, swobodny dostęp do bezprzewodowego Internetu na stoiskach dla wszystkich o prędkości minimum 8 Mb/s download i 1 Mb/s upload. c) meble na stoisku wysokiej jakości, nowe lub nienoszące śladów użytkowania, w tym co najmniej 1 stolik oraz 2 krzesła przy każdym stoisku. Meble muszą być utrzymane w stylu harmonizującym z kolorystyką i wystrojem stoiska (nowoczesne), wysokiej jakości materiałów oraz rozwiązań technicznych. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego utrzymania i obsługi technicznej stoisk przez cały okres trwania Zjazdu, obejmującej w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoisk, zapewnienie kompletności elementów wyposażenia stoisk, niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek przez cały czas trwania Zjazdu oraz bieżące utrzymanie czystości (sprzątanie) i estetyki stoisk. Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób niekolidujący z funkcjonowaniem stoisk. Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika zjazdu zestaw upominkowy w postaci: cukierków krówek lubelskich z logotypem umieszczonym na papierku oraz na opakowaniu. Krówki pakowane w kartonowe ozdobne opakowanie w kształcie kuferka, w jednym opakowaniu min. 8 szt. Wymiar opakowania: 74 x 74 x 60 mm + część ozdobna. Krówki reklamowe pakowane są w powlekany papier etykietowy bądź w papier kreda, na którym wykonany jest druk reklamowy. Jedno opakowanie dla jednego uczestnika. min. 160, max. 230 osób. Oznakowanie powinno być zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Lubelskiego, dostępne na stronie www.lubelskie.pl oraz identyfikacją wizualną zgodną z wytycznymi unijnymi. II. Organizacja spotkania networkingowego. Termin: 14.09.2015 r. około godziny 19:00 Ilość osób: min. 160, max. 230 (Wykonawca nie odpowiada za rekrutację osób na spotkanie). Miejsce: Obiekt położony w Lublinie / województwie lubelskim, w odległości maksymalnie do 20 km od Lubelskiego Ratusza, z możliwością organizacji przyjęcia na świeżym powietrzu. Obiekt powinien być wyposażony w przestronny ogród z możliwością Strona 2 z 5
przyrządzania potraw z grilla oraz scenę (przeznaczoną m.in. do wystąpień: organizatorów, gości oraz koncertu muzycznego) z podstawowym wyposażeniem i pomieszczeniem technicznym oraz nagłośnieniem. Należy uwzględnić zabezpieczenie przed deszczem dla wszystkich uczestników. Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji kolacji w obiekcie zamkniętym, parking na minimum 30 aut. (w uzgodnieniu z Zamawiającym). Propozycje lokalizacji obiektu będą zgłoszone przez Wykonawcę ( co najmniej 3 propozycje) w ciągu 2 dni od podpisania umowy. Zamawiający ostatecznie zaakceptuje miejsce organizacji spotkania. Menu: 1 rodzaj zupy; 1 rodzaj ciepłych dań głównych składających się z ryby/mięsa, bukietu gotowanych jarzyn, surówek min. 2 rodzaje, ryżu, pieczonych ziemniaków; 3 rodzaje potraw z grilla, 2 rodzaje przystawek mięsnych, 2 rodzaje przystawek wegetariańskich, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane, deski serów; 1 rodzaj deserów; napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków), napoje gorące (kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna oraz potrawy z grilla (różne rodzaje mięsa, ryb, warzyw). Menu powinno uwzględniać regionalne produkty / wyroby spożywcze (m.in. wyeksponowane na szwedzkim stole: sery, wyroby mięsne / wędliniarskie, owoce, wyroby cukiernicze i piekarnicze, dania oraz napoje w odpowiednich ilościach itd.), napoje do uzgodnienia z Zamawiającym. Stoiska z wyrobami regionalnymi (minimum 3 stoiska lub więcej). Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską podczas spotkania. Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia cateringu zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu 1 rodzaj zupy 1rodzaj ciepłe danie główne Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) 200 ml 100 g + 100 g dodatków 3 rodzaje potraw z grilla 300 g 2 rodzaje przystawek mięsne, w tym paleta mięsnych 100 g 2 rodzaje przystawek wegetariańskich 100 g 2 rodzaje sałatek z dodatkami, np. grecka, brokułowa, z kurczakiem, z polędwiczką lub równoważne Deski serów 150 g 100 g 2 rodzaje sałat 100 g 1 rodzaj deseru 100 g Napój Kawa rozpuszczalna nielimitowana Strona 3 z 5
Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 %, minimum 3 rodzaje Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Pieczywo nielimitowana 400 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g plaster nielimitowane Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycję menu celem akceptacji przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w menu. Rozliczenie odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników. Podczas trwania spotkania networkingowego Wykonawca zapewni prezentację potencjału gospodarczego, walorów turystycznych i kulturowych regionu, np. zorganizuje występ sztukmistrzów lub kuglarzy. Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycję organizacji prezentacji potencjału gospodarczego, walorów turystycznych i kulturowych. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w programie występu. Wykonawca zapewni podczas spotkania networkingowego występ artystyczny (30 min.) np. sztukmistrzów lub kuglarzy. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w czasie realizacji zamówienia. Szczegóły do uzgodnienia i akceptacji przez Zamawiającego. Zapewnienie transportu podczas trwania całości spotkania: Wykonawca zapewni transport dla uczestników spotkania tj. min. 160, max. 230 osób. Ostateczną liczbę uczestników Zamawiający poda 3 dni przed spotkaniem. Zapewnienie transportu (wraz z kierowcami) w dniu 14 września 2015 r. na trasie: - hotel (Dom Studencki Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie ul. Dobrzańskiego 35) obiekt (tj. obiekt, w którym będzie odbywać się spotkanie) hotel. Wykonawca zapewni min. 2 autokary min. 55 osobowe. Strona 4 z 5
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany środków transportu (po uzgodnieniu) w zależności od liczebności uczestników wydarzenia. Minimalne wymagania stawiane środkom transportu: - każdy środek transportu musi posiadać m.in. klimatyzację, odpowiedni standard m.in. wygodne siedzenia, czystość, stan techniczny idealny. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do: - podstawienia sprawnego technicznie środka transportu, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie; - podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o jego czystość podczas podróży. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY: 1. Wykonawca będzie zobowiązany współpracować z Zamawiającym na każdym etapie prac oraz niezwłocznie uwzględni jego uwagi i spostrzeżenia. 2. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzenia wszystkich elementów przedmiotu zamówienia zgodnie z jego opisem. 3. Szczegółowy harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia zostanie ustalony niezwłocznie po zawarciu umowy (tj. w dniu podpisania umowy harmonogram ramowy, maksymalnie do 3 dni od dnia podpisania umowy harmonogram szczegółowy, w uzgodnieniu z Wykonawcą). 4. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowywania i przekazywania Zamawiającemu raportów z wykonanych działań dotyczących realizacji przedmiotu umowy. Raporty będą przekazywane Zamawiającemu codziennie licząc od dnia podpisania umowy, na podane wcześniej adresy mailowe osób upoważnionych do kontaktu z Wykonawcą. 5. Wszelka organizacja dotycząca umeblowania stoisk, itp. będzie zakończona najpóźniej w dniu 13 września 2015 r., tj. na 1 dzień przed rozpoczęciem konferencji do godziny 16:00. 6. Wykonawca wyznaczy koordynatora, bezpośredniego odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację organizacji konferencji, zarządzającego zespołem osób zaangażowanych w jej realizację, sprawującego nadzór nad całością przebiegu działań. Koordynator na czas trwania realizacji -Zjazdu dysponować będzie telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie. Strona 5 z 5