Pani Grażyna Chybicka Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Kałuszynie ul. Wojska Polskiego Kałuszyn

Warszawa, 11 kwietnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX.431.3.4.2016.AS Pani Grażyna Chybicka Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Kałuszynie ul. Wojska Polskiego 20 05-310 Kałuszyn WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych MUW na rok 2016 kontrolerzy Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, w składzie: Agnieszka Strzelecka starszy inspektor wojewódzki, przewodnicząca zespołu kontrolnego i Małgorzata Małaczek starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach 13-16 grudnia 2016 r. kontrolę sprawdzającą w trybie zwykłym w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kałuszynie. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących realizacji zadań z zakresu ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych wystawionych przez Wojewodę Mazowieckiego w dniu 14 lipca 2014 roku, znak sprawy: WPS.IX.431.2.11.2014.EST. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2015 r. do dnia kontroli tj. do 13 grudnia 2016 r. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki, sposób wykonania zaleceń pokontrolnych z dnia 14 lipca 2014 roku, znak sprawy: WPS.IX.431.2.11.2014.EST ocenia pozytywnie

2 z nieprawidłowościami w przedmiocie realizacji zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych, w zakresie ustalania uprawnień do zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka. Ponadto, pozytywnie z uchybieniami ocenia organizację realizacji zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych. W związku z powstałymi nieprawidłowościami, stwierdzonymi podczas przeprowadzonej w dniach 12 13 czerwca 2014 roku kontroli problemowej, w dniu 14 lipca 2014 r. Wojewoda Mazowiecki skierował do Pani Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej i Pana Burmistrza wystąpienie pokontrolne zawierające zalecenia w zakresie prawidłowości ustalania uprawnień do zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka. W przedmiocie organizacji realizacji zadania nie wydano zaleceń pokontrolnych. 1. Organizacja realizacji zadania W wyniku kontroli ustalono, że zadania organu właściwego określone w ustawie o świadczeniach rodzinnych wykonywane są w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kałuszynie, stosownie do postanowień 6 ust. 1 pkt 2 Statutu Ośrodka, przyjętego Uchwałą Nr XXXI/208/10 Rady Miejskiej w Kałuszynie z dnia 29 czerwca 2010 r. Do wykonywania ustawowych zadań organu właściwego Burmistrz Kałuszyna upoważnił pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Kałuszynie: Panią Grażynę Chybicką kierownika oraz Panią Izabelę Wocial Gadomską inspektora ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, stosownie do art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy i Regulaminem Organizacyjnym OPS w Kałuszynie w strukturze organizacyjnej Ośrodka wyodrębniono stanowisko pracy w przedmiocie realizacji zadań z zakresu świadczeń rodzinnych. Jak ustalono, postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych w kontrolowanym okresie prowadziła Pani Izabela Wocial-Gadomska. Ponadto, podczas nieobecności kierownika Ośrodka wydawała również w tych sprawach decyzje administracyjne. Zwrócono natomiast uwagę na nieprawidłowo sformułowany zapis upoważnienia wydanego dla Pani Izabeli Wocial-Gadomskiej, z którego wynika, iż zarówno czynności związane z prowadzeniem postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych, jak również z wydawaniem decyzji administracyjnych wykonywane są przez ww. pracownika wyłącznie podczas nieobecności Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej. Funkcję realizacji kontrolowanych zadań od strony finansowo- księgowej sprawowały: Pani Bogumiła Pazdyka - główna księgowa oraz Pani

3 Małgorzata Laskowska referent ds. księgowości. Powyższe ustalenia wynikają z zakresów czynności oraz pisemnych informacji przedstawionych przez kierownika Ośrodka. W toku kontroli, stwierdzono także, że Pani Grażyna Chybicka posiada kwalifikacje do pełnienia funkcji kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej zgodnie z art. 122 ustawy o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 930 z późn. zm.). Zwrócono natomiast uwagę, że Pani Bogumiła Pazdyka zatrudniona w Ośrodku na stanowisku główny księgowy od dnia 1 stycznia 1997 r. nadal nie posiada wymaganych kwalifikacji, określonych w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z późn. zm.) Powyżej wymieniony przepis ustawy reguluje zakres obowiązków i kompetencje głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych oraz określa warunki konieczne do zajmowania tego stanowiska. Jednym z warunków jest posiadanie przez osobę pełniącą funkcję głównego księgowego wykształcenia ekonomicznego. Mimo utrzymującego się stanu faktycznego tj. braku spełnienia warunków wymienionych w art. 54 ust. 2 ww. ustawy, kierownik Ośrodka, po dokonaniu weryfikacji wykształcenia i posiadanych umiejętności pracownika nie dokonała zmiany zatrudnienia na zajmowanym przez Panią Bogumiłę Pazdykę stanowisku głównego księgowego. W okresie objętym kontrolą, dokumentacja z realizowanych w Ośrodku zadań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych prowadzona była w oparciu o zatwierdzoną przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach Instrukcję Kancelaryjną wprowadzoną Zarządzeniem Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Kałuszynie Nr 2/2014 z dnia 06 października 2014 r. W porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego wprowadzono również do stosowania jednolity rzeczowy wykaz akt. Zwrócono natomiast uwagę na niezgodne z postanowieniami obowiązującej w Ośrodku Instrukcji Kancelaryjnej rejestrowanie spraw dotyczących realizacji ustawy o świadczeniach rodzinnych w przedmiocie ustalania prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka oraz zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka. Sprawy te bowiem nie zostały zarejestrowane w spisach spraw. Zgodnie z przepisami obowiązującej w Ośrodku Instrukcji Kancelaryjnej dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się do rejestracji spraw jeden spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej jednego rodzaju spraw ostatecznie załatwionych. Spisy spraw i odpowiadające im teczki aktowe powinny być co do zasady założone oddzielnie na każdy rok kalendarzowy, a sprawy zarejestrowane w spisach spraw na podstawie pierwszego pisma/wniosku wszczynającego sprawę.

4 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka i ich wypłacania W tym przedmiocie jednostce kontrolowanej wydano następujące zalecenia pokontrolne: 1. Dokumentację spraw kompletować zgodnie z zapisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3), tj. wnioski o przyznanie prawa do świadczeń rodzinnych rozpatrywać po dokładnym ich wypełnieniu przez osoby ubiegające się o świadczenia oraz dołączeniu prawidłowych i wymaganych w danej sprawie załączników. 2. W przypadku złożenia przez stronę nieprawidłowo wypełnionego wniosku lub złożenia wniosku bez wymaganych dokumentów, stosować art. 24a ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1456 z późn. zm.). 3. Weryfikować, czy zaświadczenia lekarskie o pozostawaniu pod opieką medyczną od co najmniej 10 tygodnia ciąży do porodu są właściwie wypełnione, a także czy są zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 14 września 2010 r. w sprawie formy opieki medycznej nad kobietą w ciąży, uprawniającej do dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz wzoru zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie pod tą opieką (Dz. U. Nr 183, poz. 1234). 4. Przy obliczaniu dochodu rodziny stosować zapisy art. 3 pkt 1), art. 5 ust. 4, 4a oraz 4b w związku z art. 3 pkt 23 i pkt 24 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1456 z późn. zm.). 5. Decyzje administracyjne wydawać z większą starannością i rzetelnością, w szczególności w podstawie prawnej przywoływać akty prawne obowiązujące w dniu wydania decyzji, a także ich aktualne publikatory. 6. Decyzje administracyjne wydawać zgodnie z zapisami art. 107 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267), tj. uzasadniać je prawnie oraz faktycznie. W przypadku odstępowania od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony, w podstawie prawnej oraz pod rozstrzygnięciem decyzji wskazywać art. 107 4 Kodeksu postępowania administracyjnego. 7. Stosownie do przepisu art. 39 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267), decyzje administracyjne doręczać za pokwitowaniem.

5 Realizacja zaleceń pokontrolnych przez jednostkę W wyniku kontroli sprawdzającej ustalono, że Ośrodek Pomocy Społecznej w Kałuszynie częściowo zrealizował zalecenia pokontrolne dotyczące prawidłowości ustalania uprawnień i wypłacania zasiłku rodzinnego oraz dodatku z tytułu urodzenia dziecka, nadal stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie. W okresie podlegającym kontroli Organ rozpatrzył łącznie 53 wnioski o przyznanie prawa do zasiłku rodzinnego wraz z dodatkiem z tytułu urodzenia dziecka. Wszystkie sprawy zostały zakończone wydaniem decyzji administracyjnych przyznających ww. świadczenia. Kontroli poddano 10 spraw w przedmiocie przyznania prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatku z tytułu urodzenia dziecka, które były realizowane przez OPS w Kałuszynie. Decyzje administracyjne w tych sprawach zostały wydane przez kierownika Ośrodka, zgodnie z treścią posiadanego upoważnienia. Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka każdorazowo zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz.3) oraz obowiązującego od 2 stycznia 2016 r. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284). Poddane kontroli wnioski o przyznanie zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka były prawidłowo wypełnione przez osoby ubiegające się o wnioskowane świadczenia. Do wniosków dołączone były odpowiednio zaświadczenia i oświadczenia, w szczególności stwierdzające wysokość dochodu rodziny, o których mowa w 2 ust 2 pkt 5 lit a, b, c, d, e, l, m wyżej powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. Ponadto, w aktach spraw znajdowały się zaświadczenia o pozostawaniu kobiety pod opieką medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży do porodu. Natomiast, od 1 stycznia 2016 r., w myśl wprowadzonego art. 23b ustawy o świadczeniach rodzinnych, informacje o wysokości dochodu oraz wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne pozyskiwano za pomocą systemów teleinformatycznych. Podczas czynności kontrolnych ustalono, że wnioski zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika. Niemniej jednak stwierdzono, że w 2 sprawach zgromadzona dokumentacja była niewłaściwie uzupełniona. W sprawie zakończonej decyzją nr SR 4130/345/2016 z dnia 13.06.2016 r. dołączone do wniosku zaświadczenie lekarskie potwierdzające pozostawanie kobiety pod opieką medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży do porodu uprawniające do dodatku z tytułu urodzenia

6 dziecka nie było opatrzone datą wystawienia. Natomiast, w sprawie zakończonej decyzją nr SR 4130/359/2016 z dnia 23.09.2016 r. zaświadczenie lekarskie nie zawierało informacji potwierdzającej pozostawanie osoby wnioskującej o ustalenie prawa do dodatku z tytułu urodzenia dziecka pod opieką medyczną od co najmniej 10 tygodnia ciąży do porodu. Należy zauważyć, że zaświadczenie takie, o treści potwierdzającej pozostawanie kobiety pod opieką medyczną od 10 tygodnia ciąży, jest dla organu dowodem pozwalającym uznać spełnienie przesłanek umożliwiających przyznanie wnioskowanego świadczenia. Niedołączenie do wniosku prawidłowych dokumentów jest brakiem formalnym wniosku. W takim przypadku należało zgodnie z art. 24a ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych wezwać osobę ubiegającą się o świadczenia do uzupełnienia w terminie nie dłuższym niż 30 dni wymaganych dokumentów. W 9 na 10 skontrolowanych sprawach dochód rodziny w przeliczeniu na osobę został prawidłowo ustalony i nie przekroczył kwoty, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych, określanej w drodze rozporządzenia przez Radę Ministrów tj. do 31 października 2015 r. - 574 zł i od 1 listopada 2015 r. 674 zł. W jednej zaś sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr SR 4130/345/2016 z dnia 13.06.2016 r. nieprawidłowo ustalono dochód rodziny, w ten sposób, że do dochodu błędnie doliczono dochód z gruntów rolnych, których powierzchnia była mniejsza niż 1 ha fizyczny, podczas gdy grunty te nie stanowiły gospodarstwa rolnego. Zgodnie bowiem z definicją gospodarstwa rolnego, określoną w ustawie o podatku rolnym (do której odsyła ustawa o świadczeniach rodzinnych), za gospodarstwo rolne uważa się obszar gruntów o łącznej powierzchni przekraczającej 1 ha fizyczny lub 1 ha przeliczeniowy. Jednakże nieprawidłowe obliczenie dochodu w powyższej sprawie nie skutkowało przyznaniem prawa do świadczeń osobie nieuprawnionej. W 10 skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatku z tytułu urodzenia dziecka nastąpiło w miesięcznym terminie, zgodnie z art. 35 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, a na nowy okres zasiłkowy w terminach określonych w art. 26 ust. 3 i 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W wyniku kontroli, stwierdzono, że we wszystkich sprawdzonych przypadkach, prawidłowo ustalono wysokość świadczeń oraz okres na jaki przyznano świadczenia. Kontrola realizacji wypłat wykazała, że świadczenia wypłacano zgodnie z wydanymi w tych sprawach decyzjami administracyjnymi. Wypłata nastąpiła w terminie przewidzianym w art. 26 ust. 1, ustawy o świadczeniach rodzinnych, a w przypadku wniosku złożonego po 10 dniu miesiąca zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy. Poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń oraz wskazywały

7 w jaki sposób wyplata zostanie zrealizowana. W wydanych decyzjach administracyjnych uwzględniono elementy, o których mowa w art. 107 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.). Decyzje zawierały oznaczenie organu właściwego tj. Burmistrza Kałuszyna, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie wskazujące termin i sposób wniesienia odwołania, jak również informację o konieczności zgłoszenia przez stronę wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależne świadczenia podlegają zwrotowi. We wszystkich skontrolowanych decyzjach odstąpiono od uzasadnienia decyzji w myśl art.107 4 kpa. W toku kontroli ustalono, że 8 na 10 skontrolowanych decyzji zostało doręczone adresatom, zgodnie z art. 39 kpa. Potwierdzenie ich odbioru strony pokwitowały swoim podpisem, jednakże bez wskazania daty otrzymania decyzji (sprawy nr: SR 4130/345/2016 z dnia 13.06.2016 r.; SR 4130/359/2016 z dnia 23.09.2016 r.; SR 4130/302/2015 z dnia 23.07.2015 r.; SR 4130/354/2016 z dnia 02.09.2016 r.; SR 4130/249/2015 z dnia 10.11.2015 r.; SR 4130/356/2016 z dnia 06.09.2016 r.; SR 4130//362/2016 z dnia 12.10.2016 r.; SR 4130/273/2016 z dnia 21.11.2016 r.). W 2 pozostałych sprawach (nr SR 4130/279/2015 z dnia 29.12.2015 r. oraz nr SR 4130/255/2015 z dnia 15.11.2016 r.) stwierdzono brak potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę. Zgodnie z art. 46 1 kpa odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Doręczenie pisma jest ważną czynnością, która wywołuje skutki prawne dla adresata pisma np. rozpoczęcie biegu terminu do wniesienia odwołania, dlatego też konieczne jest przestrzeganie wymagań dotyczących poprawnego sposobu dokumentowania tej czynności. 3. Prawidłowość ustalania uprawnień i wypłacania jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka W przedmiocie tym jednostce kontrolowanej wydano następujące zalecenia pokontrolne: 1. Dokumentację spraw kompletować zgodnie z zapisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3), tj. wnioski o przyznanie prawa do świadczeń rodzinnych rozpatrywać po dokładnym ich wypełnieniu przez osoby ubiegające się o świadczenia oraz dołączeniu prawidłowych i wymaganych w danej sprawie załączników.

8 2. W przypadku złożenia przez stronę nieprawidłowo wypełnionego wniosku lub złożenia wniosku bez wymaganych dokumentów, stosować art. 24a ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1456 z późn. zm.). 3. Przy obliczaniu dochodu rodziny stosować zapisy art. 3 pkt 1), art. 5 ust. 4, 4a oraz 4b w związku z art. 3 pkt 23 i pkt 24 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1456 z późn. zm.). 4. Stosownie do przepisu art. 39 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267), decyzje administracyjne doręczać za pokwitowaniem. 5. Przyjęcie wniosku potwierdzać datą i podpisem pracownika przyjmującego wniosek. Realizacja zaleceń pokontrolnych przez jednostkę W wyniku kontroli sprawdzającej, ustalono, że Ośrodek Pomocy Społecznej w Kałuszynie częściowo zrealizował zalecenia pokontrolne dotyczące prawidłowości ustalania uprawnień i wypłacania jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka, nadal stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie. W okresie podlegającym kontroli Organ rozpatrzył łącznie 99 wniosków o przyznanie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka. W sprawach tych wydano 99 decyzji administracyjnych przyznających ww. świadczenia. Kontroli poddano 10 spraw w przedmiocie przyznania jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia nsię dziecka, które zostały zrealizowane przez OPS w Kąłuszynie. Decyzje administracyjne w tych sprawach zostały wydane przez kierownika Ośrodka, zgodnie z treścią posiadanego upoważnienia. Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka każdorazowo zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 15 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz.3). Natomiast od 2 stycznia 2016 r. na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 11 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284). Zwrócono jednakże uwagę na przyjmowanie niekompletnie wypełnionych wniosków i wydawanie na ich podstawie decyzji administracyjnych. W 3 sprawach o numerach: SR 4133/29/2016 z dnia 31.08.2016 r., SR 4133/38/2016 z dnia 05.10.2016 r., SR 4133/42/2016 r. z dnia 17.10.2016 r. w części I wniosku nie było bowiem uzupełnionego pełnego składu rodziny osoby wnioskującej o świadczenia. W sprawach tych, właściwym było

9 w toku prowadzonego postępowania wezwanie strony do usunięcia braków formalnych wniosku w myśl art. 24a ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Do wniosków o przyznanie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka dołączone były odpowiednio na podstawie 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 dokumenty, w szczególności stwierdzające wysokość dochodu rodziny, o których mowa w 2 ust. 2 pkt 5 lit a, b, c, d, e, k, l, m tego rozporządzenia. Ponadto, w aktach spraw znajdowały się zaświadczenia o pozostawaniu kobiety pod opieką medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży do porodu. Natomiast, od 1 stycznia 2016 r., w myśl wprowadzonego art. 23b do ustawy o świadczeniach rodzinnych, informacje o wysokości dochodu oraz wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne pozyskiwano za pomocą systemów teleinformatycznych. Niemniej jednak, w jednej sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr SR 4133/38/2016 z dnia 05.10.2016 r. do wniosku o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka w okresie zasiłkowym 2015/2016 dołączono wygenerowane z systemu e-podatki informacje o dochodzie podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych za rok 2015 r. i na podstawie tych informacji ustalono dochód rodziny. Natomiast, prawo do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka w okresie zasiłkowym 2015/2016 ustala się na podstawie dochodów uzyskanych przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy tj. w roku 2014. W opisanym przypadku, ustalenie dochodu na podstawie niewłaściwych danych mogło skutkować przyznaniem świadczenia osobie nieuprawnionej. W pozostałych poddanych kontroli sprawach dochód rodziny w przeliczeniu na osobę został prawidłowo ustalony i nie przekroczył kwoty, o której mowa w art. 15b ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych, tj. 1922 zł. Podczas czynności kontrolnych ustalono, że wszystkie wnioski zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika. W skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka nastąpiło w miesięcznym terminie, zgodnie z art. 35 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.). W wyniku kontroli, stwierdzono, że we wszystkich sprawdzonych przypadkach, prawidłowo ustalono wysokość oraz okres przyznania świadczenia. Kontrola realizacji wypłat wykazała, że świadczenia wypłacano zgodnie z wydanymi w tych sprawach decyzjami administracyjnymi. Wypłata nastąpiła w terminie przewidzianym w art. 26 ust. 1, ustawy o świadczeniach rodzinnych, a w przypadku wniosku złożonego po 10 dniu miesiąca zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy.

10 Poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń, oraz wskazywały, w jaki sposób wyplata zostanie zrealizowana. W wydanych decyzjach administracyjnych uwzględniono elementy, o których mowa w art. 107 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego. Decyzje zawierały oznaczenie organu właściwego tj. Burmistrza Kałuszyna, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie wskazujące termin i sposób wniesienia odwołania jak również informację o konieczności zgłoszenia przez stronę wszelkich zmian mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależne świadczenia podlegają zwrotowi. We wszystkich skontrolowanych decyzjach odstąpiono od uzasadnienia decyzji w myśl art. 107 4 kpa. W toku kontroli ustalono, że w 8 skontrolowanych przypadkach, potwierdzenie odbioru decyzji strony pokwitowały swoim podpisem, jednakże bez wskazania daty ich otrzymania (sprawy nr: SR 4133/30/2016 z dnia 02.09.2016 r.; SR 4133/24/2016 z dnia 11.08.2016 r.; SR 4133/25/2016 z dnia 18.08.2016 r.; SR 4133/27/2016 z dnia 22.08.2016 r.; SR 4133/40/2016 z dnia 12.10.2016 r.; SR 4133/42/2016 z dnia 17.10.2016 r.; SR 4133/29/2016 z dnia 31.08.2016 r.; SR 4133/38/2016 z dnia 05.10.2016 r.) W jednej zaś sprawie (SR 4133/38/2015 z dnia 30.06.2015 r.) stwierdzono brak potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę. Wobec powyższych ustaleń stwierdzono, że Ośrodek Pomocy Społecznej w Kałuszynie wykonując zadania organu właściwego określone w ustawie o świadczeniach rodzinnych częściowo zrealizował zalecenia pokontrolne z dnia 14 lipca 2014 roku, znak sprawy: WPS.IX.431.2.11.2014.EST w przedmiocie ustalania uprawnień do zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka. W toku kontroli sprawdzającej, pomimo wydania zaleceń pokontrolnych nadal stwierdzono nieprawidłowości w prowadzonych postępowaniach w sprawach ustalania prawa do ww. świadczeń polegające w szczególności na niekompletnym wypełnianiu i dokumentowaniu wniosków czy niewłaściwym ustalaniu dochodu rodziny stanowiącym podstawę do przyznania tych świadczeń. Dodatkowo zwrócono uwagę na występujące nieprawidłowości w zakresie organizacji realizowania przez kontrolowaną jednostkę zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych. Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponoszą: działająca w imieniu Burmistrza Kałuszyna, Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Kałuszynie oraz pracownicy realizujący w kontrolowanym okresie zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych.

11 Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Grażynę Chybicką Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Kałuszynie do podjęcia następujących działań: 1. Podjąć działania mające na celu uzyskanie od Burmistrza Miasta i Gminy Kałuszyn właściwego upoważnienia dla pracownika prowadzącego postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, stosownie do postanowień art. 20 ust 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 2. Rzetelnie weryfikować sposób wypełniania wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych i rozpatrywać po dokładnym ich uzupełnieniu przez wnioskodawców. 3. W przypadku złożenia przez stronę nieprawidłowo wypełnionego wniosku lub złożenia wniosku bez wymaganych dokumentów, stosować zapisy art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1518 z późn. zm.). 4. Weryfikować, czy zaświadczenia lekarskie o pozostawanie kobiety pod opieką medyczną od 10 tygodnia ciąży do porodu, określone w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 14 września 2010 r. w sprawie formy opieki medycznej nad kobietą w ciąży, uprawniającej do dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz wzoru zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie pod tą opieką (Dz. U. Nr 183, poz. 1234) są właściwie wypełnione, pozwalające uznać spełnienie przesłanek do przyznania wnioskowanych świadczeń. 5. Przy ustalaniu dochodu rodziny, stanowiącego podstawę przyznania prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka, uwzględniać dochód członków rodziny osiągnięty w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, w myśl art. 3 pkt 2a ustawy o świadczeniach rodzinnych. 6. W dochodzie rodziny uwzględniać dochód z doliczać gruntów rolnych o łącznej powierzchni przekraczającej 1 ha fizyczny lub 1 ha przeliczeniowy, zgodnie z przepisem art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r., poz. 617 z późn. zm.) w związku z art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych. 7. W sprawie nr SR 4133/38/2016 z dnia 05.10.2016 r., w której przyznano prawo do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka w okresie zasiłkowym 2015/2016 ponownie ustalić dochód uzyskany przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy tj. w roku 2014, na podstawie uzyskanych z systemu teleinformatycznego informacji o dochodzie podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, w myśl. art. 23b ustawy o świadczeniach rodzinnych.

12 8. Sprawy z zakresu świadczeń rodzinnych w przedmiocie ustalania prawa do zasiłku rodzinnego i dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka rejestrować w spisach spraw zgodnie z obowiązującą w Ośrodku instrukcją kancelaryjną. 9. Decyzje administracyjne doręczać stronom za pokwitowaniem zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.) oraz przestrzegać wymagań dotyczących poprawnego sposobu dokumentowania potwierdzenia doręczania decyzji, stosownie do art. 46 1 kpa. Jednocześnie zwracam uwagę na potrzebę dostosowania stanowiska głównego księgowego do warunków określonych w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z późn. zm.), koniecznych do zajmowania tego stanowiska. Zobowiązuję też Panią do przekazania do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Ponadto, informuję że od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński p.o. DYREKTORA Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Marian Soszyński Burmistrz Kałuszyna