INSTRUKCJA OBSŁUGI MODUŁU B2B (Zamówienia internetowe B2B v3.6) 1
Spis treści: 1. Wstęp... 3 2. Logowanie do systemu... 4 3. Zamawianie towaru... 9 4. Dokumenty... 23 5. Moja oferta... 30 6. Informacje... 36 7. Zarządzanie... 37 8. Koszyk... 40 9. Wyloguj... 41 2
1. Wstęp Moduł B2B jest autorskim rozwiązaniem firmy Ekspert Systemy Informatyczne, które stworzyliśmy z myślą o prostszym i szybszym zamawianiu towarów online. Za pomocą modułu B2B każdy zarejestrowany kontrahent może w dowolnym czasie i miejscu przejrzeć bieżącą ofertę handlową danej firmy oraz dokonać zamówień online. Dzięki temu zaoszczędza cenny czas oraz ma szybki wgląd do swojej historii zamówień oraz wystawionych dokumentów. Do najważniejszych funkcji modułu B2B należy: Przejrzysty i intuicyjny interfejs, Możliwość podejrzenia najważniejszych informacji, danych i zdjęć danego towaru, Oferta i wyświetlane informacje dostosowane są do indywidualnych warunków handlowych danego kontrahenta np. cena, Szybkie i proste zamówienie towarów z uwzględnieniem indywidualnych ustaleń, Wgląd w gratisy i rabaty, Możliwość zgłoszenia reklamacji, Możliwość pobrania dokumentów udostępnionych przez przedsiębiorcę np. cennika lub katalogu w formie elektronicznej, Historia współpracy kontrahenta z przedsiębiorcą (lista złożonych zamówień, zapytań oraz wystawionych dokumentów), Nadanie dostępu do modułu B2B dla kilku swoich pracowników z określeniem konkretnych uprawnień. Poniżej znajduje się instrukcja, która szczegółowa omawia każdy element oraz dostępne funkcje modułu B2B. 3
2. Logowanie do systemu Do poprawnego uruchomienia modułu wymagana jest wyłącznie przeglądarka internetowa, B2B jest zgodne z najpopularniejszymi aplikacjami do odwiedzania witryn www. Celem prawidłowego logowania do systemu należy w pasku adresu wpisać adres serwera internetowego, na którym uruchomiony jest moduł, np.: http://biuro.ekspert.szczecin.pl/demo, wówczas w oknie przeglądarki pojawi się panel logowania do systemu w którym użytkownik musi podać prawidłowy login oraz hasło: Dodatkowo na ekranie logowania wskazać można wersję językową interfejsu B2B, domyślnie interfejs uruchamia się w języku przeglądarki www. W przypadku braku konta dla platformy B2B skorzystać można z formularza rejestracyjnego dla nowych użytkowników (zarówno w wersji standard, jak i plus). Wcześniej rejestracja użytkownika była bardziej złożona i wymagała nieco więcej czasu. Obecnie, za pomocą specjalnego formularza online, odbywa się w automatyczny i szybki sposób. Przedsiębiorstwo ma jednak nadal wgląd w proces 4
maila firmy. rejestracji użytkowników, ponieważ wypełniony formularz trafia na wskazanego 5
B2B daje możliwość częściowego udostępnienia oferty; dzięki możliwości zalogowania się na konto gościa, dany użytkownik ma wgląd do oferty z ograniczoną informacją np. bez wyszczególnionych cen, stanu magazynowego itp. Po prawidłowym zalogowaniu do modułu wyświetlany jest ekran główny zawierający dane kontrahenta, na którego konto nastąpiło logowanie. W oknie tym zawarte są informacje adresowe partnera, kwota przyznanego limitu kredytowego oraz informacja o kwocie przyznanego limitu. 6
Opcjonalnie dostawca może także utworzyć ankietę dla kontrahentów, która będzie wyświetlana zaraz po zalogowaniu się użytkownika. Dostawca może swobodnie zarządzać pytaniami w ankiecie, która zostaje wcześniej utworzona w aplikacji Streamsoft Prestiż, do ankiety można także powrócić w dowolnym momencie. Szczegóły opisane w punkcie "Moja oferta". W górnej części ekranu umiejscowione zostało menu główne modułu: Start ekran widoczny po zalogowaniu do systemu, strona startowa zawierająca informacje o kartotece kontrahenta zarejestrowanego w systemie. Zamów wyświetla listę towarów z oferty handlowej firmy możliwych do zamówienia, umożliwia sprawdzenie dostępności danego towaru, określenie ilości zamawianego towaru, wyświetlenie fotografii prezentowanego artykułu, 7
sprawdzenie warunków handlowych (ceny) oraz szeregu innych informacji oraz dodanie go do Koszyka. Dokumenty przedstawia całą historię dokumentów (zapytań, zamówień, dokumentów sprzedażowych, reklamacji), które zostały zarejestrowane w systemie. Dodatkowo umożliwia też wgląd w aktualne rozrachunki. Moja oferta tutaj kontrahent może sprawdzić aktualne rabaty oraz promocje, również gratisy, które może otrzymać od firmy oraz listę swoich produktów, którą można zdefiniować w systemie dla każdego z kontrahentów. Informacje w tej zakładce można umieścić w formie elektronicznej dowolne informacje dla klientów, np. aktualną gazetkę promocyjną w formacie PDF. Zarządzanie panel umożliwiający zmianę hasła do logowania do systemu oraz administrowanie kontami dla wszystkich pracowników firmy; w tym miejscu określa się również zakres uprawnień dla wskazanych użytkowników. Koszyk daje możliwość podglądu zamawianych towarów, zmiany ich ilości, określenia sposobu płatności i dostawy oraz dodania ewentualnych uwag do zamówienia. Użytkownik może wczytać także zawartość koszyka z wcześniej przygotowanego pliku z towarami w formacie xxx. Wyloguj opcja służąca do poprawnego wylogowania z systemu. 8
3. Zamawianie towaru Po wybraniu z menu głównego przycisku Zamów w przeglądarce wyświetlony zostanie ekran przedstawiający spis towarów, zawierający szczegółowy opis każdego przedmiotu oraz jego zdjęcie. Zawierają się tutaj takie dane, jak nazwa towaru, cena netto za sztukę, stan, pole ilości zamawianego towaru oraz jego jednostka miary. Stan magazynowy towaru może być wyświetlany w postaci liczbowej lub w formie opisowej, np. dostępny. Użytkownik ma możliwość wyświetlenia wszystkich znajdujących się w bazie towarów lub wybrania produktu wg producenta oraz poszczególnych kategorii drzewa menu w lewej części okna. W przypadku kartotek z opakowaniem zbiorczym klikając na symbol jednostki przy danej kartotece można zmienić jednostkę np. ze sztuki na karton i zamawiać towar w opakowaniach zbiorczych. 9
Użytkowik ponadto wskazać może sposób wyświetlania danej grupy towarów, widoki różnią się m.in. rozmiarem wyświetlanego zdjęcia towaru, długością opisu oraz ułożeniem elementów w oknie - dostępne dla użytkownika są trzy tryby: Widok prosty: 10
Widok szczegółowy: Widok galerii: 11
Domyślnie uruchamianym trybem jest widok szczegółowy. Po najechaniu kursorem myszki na dany towar pojawia się dodatkowe okienko szczegółów w którym można uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat danego towaru, np. o cenie brutto i netto, czy aktualnym stanie magazynowym. Dodatkowo wyświetlona zostanie także miniatura produktu. Niezależnie od wybranego widoku, przy zdjęciu towarów widoczne są dodatkowe ikony; w zależności od tego, co zdefiniuje dostawca, przy towarze może wyświetlony zostać graficzny symbol. Po ustawieniu kursora myszy na danej ikonie zostaje objaśniony jej skrót, do najpopularniejszych należą: N Nowość, P Promocja, S Sugerowany, W Wyprzedaż. 12
W odszukaniu najczęściej kupowanych towarów bądź takich, które w największych stopniu interesują kontrahenta, nie musi on już przeszukiwać faktur lub korzystać z opcji filtrowania wyników. Wystarczy, że podczas zamawiania lub przeglądania danej karty towaru aktywuje gwiazdkę znajdującą się zaraz przy opisie towaru. Dzięki temu produkt zjadzie się w zakładce Moja Oferta / Moje Produkty. W ten sposób kontrahent może zapisać interesujące go towary i szybko powrócić do ich opisu lub zamówienia w dowolnej chwili. Ma również możliwość szybkiego i prostego usunięcia z listy Moich Produktów poprzez deaktywację gwiazdkę na liście. 13
Po kliknięciu na wybrany towar wyświetlone zostanie nowe okno ze szczegółami dotyczącymi danej kartoteki, np. Cena Katalogowa (netto, brutto), Stan, ilość zamawianych sztuk (pole wypełnia użytkownik), Numery katalogowe, w jakich opakowaniach występuje (Opakowania zbiorcze), Kody EAN oraz dokładny opis kartoteki zdefiniowany wcześniej przez użytkownika. W przypadku opisów produktu możliwe jest utworzenie oraz dodanie ich kilku wersji, np. dla poszczególnych wersji językowych modułu B2B. W sekcji Zamówienie wskazać należy ilość zamawianego przez klienta towaru, lub skorzystać z dostępnej opcji Kalkulator cenowy wyświetlone zostanie wówczas dodatkowe okno kalkulatora. Cenę w zależności od zdefiniowanej można wyliczyć różnież w walucie. 14
Za pomocą kalkulatora kontrahent ma możliwość wykonania wstępnych obliczeń wartości ceny dla swojego klienta, dodając do ceny zakupu przykładowo marżę lub narzut. Dodatkowo wykorzystując przycisk "Stwórz ulotkę w PDF" użytkownik może w prosty i szybki sposób wygenerować ulotkę z danymi o towarze, jego zdjęciem i ceną dla końcowego klienta, dla jej wyświetlenia wymagana jest zainstalowana na stacji roboczej aplikacja do przeglądania plików w formacie PDF. 15
16
Celem zakończenia procesu zamówienia, po wskazaniu ilości zamawianych towarów, należy w dolnej części ekranu zatwierdzić operację przyciskiem Przelicz koszyk lub w widoku szczegółowym danego produktu Dodaj do koszyka : Po wykonaniu tej operacji w górnej części ekranu w menu głównym pojawi się informacja o fakcie dodania towarów do Koszyka - dla ułatwienia jego ikonka posiada w nawiasie liczbę aktualnie przechowywanych tam towarów. 17
Kolejną opcją ułatwiającą poruszanie się po witrynie funkcją jest Panel wyszukiwania, w którym można odnaleźć wybrany towar bez konieczności przeszukiwania całej listy dostępnych w sklepie. Użytkownik ma możliwość wyświetlenia interesujących go produktów wg następujących kategorii: Producent, Status, Stan. W efekcie po kliknięciu w wybrane pole rozwinie się lista z której użytkownik definiuje własny filtr wyszukiwania: 18
19
Program automatycznie wyświetli tylko te produkty, które zawierają się w określonych przez użytkownika ramach. Wybierając opcję szukaj według, można określić według jakiego kryterium ma nastąpić wyszukiwanie. Dzięki temu kontrahent może szybko przeszukać wyniki i znaleźć porządany towar. Dostępne są następujące opcje wyszukiwania: Indejtyfikator, Indeks, Kod EAN, Nr kat., Opis, Wszędzie (wszystkie powyższe pola jednocześnie). 20
Po wpisaniu kluczowej frazy w polu szukaj, określeniu kategorii wyszukiwania oraz zatwierdzeniu jej ikoną lupy, użytkownik otrzyma w rezultacie okno w którym wyświetlone zostaną wyniki operacji. Oprócz możliwości szukania według wszytskich wymienionych powyżej pól, kontrahent może swobodnie przeszukać poszukiwaną frazę, wpisując ją w pole "szukaj..." Wyszukiwarka posiada także funkcje podpowiedzi wyników, co oznacza, że po wpisaniu kilku pierwszym liter danego wyrazu od razu wskaże potencjalnie szukany towar. 21
22
4. Dokumenty W zakładce Dokumenty można prześledzić pełną historię współpracy pomiędzy kontrahentem, a firmą. Historia zawiera także listę nierozliczonych płatności. Pierwszą dostępną funkcją w lewym menu są Płatności. Po jej wybraniu wyświetlony zostanie pełny spis płatności wraz z ich szczegółami. Kolorem czerwonym na liście płatności oznaczone są dokumenty przeterminowane, natomiast czarnym - bieżące płatności mieszczące się w określonym terminie płatności. 23
Po kliknięciu na dany dokument, pojawi się jego pełna zawartość. 24
Poza informacjami o zamówionych towarach, przy każdej z pozycji znajduje się na końcu przycisk Zgłoś, służący do zgłoszenia reklamacji na wybrany towar. Po wybraniu tej opcji zgłoszenia pojawia się okno, w którym użytkownik może przedstawić szczegóły reklamacji. W tym miejscu operator może dodatkowo użyć opcji Zapisz do pliku oraz Dodaj do koszyka : Zapisz do pliku umożliwia zapisanie zawartości dokumentu do pliku w formacie CSV; okazuje się być to pomocne w przypadku, gdyby kontrahent chciał zamówić ponownie ten sam towar, który był wcześniej zawarty w dokumencie, wówczas nie musi ponownie dodawać ręcznie każdej pozycji tego towaru, a tylko użyć opcji Importuj dostępnej w Koszyku, Dodaj do koszyka kopiuje daną pozycje zamówienia ponownie do koszyka, aby możliwe było automatyczne powielenie całego zamówienia. 25
Kolejną opcją dostępną w menu głównym Dokumenty są Zapytania ofertowe", które wyświetla historię składanych przez klienta zapytań. Wybierając dany dokument z listy zapytań ofertowych analogicznie, jak w poprzedniej opcji otwierana jest cała zawartość tego dokumentu z listą towarów. W zakładce Zamówienia można przejrzeć całą historię dotyczącą składanych wcześniej zamówień przez klienta. Obsługa zakładki wygląda analogicznie jak w przypadku wcześniejszych opcji. W przypadku zamówień kontrahent ma dodatkowo możliwość śledzenia z poziomu listy stanu realizacji danego zamówienia stosowna informacja wyświetlana jest w kolumnie Status. Po wybraniu jednego z zamówień na ekranie otworzy się jego zawartość. 26
Wybierając poszczególne zamówienie można sprawdzić dokładnie jaka ilość z jakiej pozycji danego zamówienia została już zrealizowana, a jaka nie. Pozostałe opcje są analogicznie jak w przypadku płatności. sprzedaży. W menu "Faktury" znajdują się wszystkie ostatnio wystawione dokumenty 27
W przypadku listy faktur, dokument faktury sprzedaży może zostać pobrany przez kontrahenta w formie elektronicznej (format PDF). Dokument zapisany zostanie we wskazanej przez użytkownika lokalizacji na stacji roboczej. Podobnie jak w przypadku Płatności istnieje możliwość zgłoszenia reklamaji na wskazaną pozycję dokumentu, zamówić towary znajdujące się na fakturze ponownie, lub wyeksportować zawartość dokumentu do pliku CSV celem ponownego importu pozycji do Koszyka. Ostatnią opcją dostępną w lewym menu są Reklamacje. Użytkownik ma możliwość śledzenia stanu bieżących zgłoszeń (zakładka Aktywne ), oraz tych zakończonych ( Archiwalne ). Zawarte są tutaj informacje dotyczące daty przyjęcia zgłoszenia, daty jego zakończenia, numeru reklamacji, statusu realizacji oraz ewentualnych uwag. 28
29
5. Moja oferta W menu Moja oferta użytkownik może skorzystać z kilku widocznych po lewej stronie okna narzędzi. Zakładka Moje produkty, umożliwia stworzenie listy najczęściej kupowanych towarów przez danego klienta, tak, aby nie musiał ich wyszukiwać ze spisu wszystkich dostępnych w module B2B produktów ponownie. Zakładka Promocje i oferty specjalne zawiera informacje dotyczące wszystkich aktualnie trwającyh promocji poza nazwą własną promocji wskazany jest dodatkowo okres jej obowiązywania. 30
Po wybraniu danej promocji na ekranie pojawiają się szczegóły dotyczące zawartości danej promocji. Z tego okna możliwe jest także złożenie zamówienia przez kontrahenta. 31
W menu Gratisy zawarte są informacje na temat gratisów dodawanych w czasie zakupów. Poza określeniem daty rozpoczęcia oraz zakończenia obowiązywania promocji, określona jest jej unikalna nazwa oraz krótki opis, którzy zawiera szczegółowe dane np. która grupa towarów obięta jest promocją na gratis oraz co kupujący otrzyma dodatkowo. Zakładka "Ankiety" pozwala kontrahnetowi wrócić do wcześniej pominętej ankiety. Po wejsciu w tą opcje, klient zobaczy pełną listę ankiet, które zostały do niego wysłane przez hurtownię. By przystąpić do wypełniania wybranej ankiety należy w nią kliknąć. 32
W zakładce "Programy Lojalnościowe" kontrahent może wyświetlić listę zebranych punktów w ramach obowiązujących programów, w tym także liczbę 33
dostępnych punktów. Jeśli dana firma nie wprowadziła żadnego aktualnie istniejącego programu, to wyświetlony zostanie stosowny komunikat. Opcja Moje raporty umożliwia wykonanie dowolnego raportu w języku SQL dotyczącego wybranego kontrahenta. Przykładowo może to być stan opakowań zbiorczych, dzięki czemu kontrahent zobaczy ile opakowań zbiorczych musi oddać swojemu dostawcy. 34
35
6. Informacje Zakładka "Informacje" służy kontrahentom jako cenne źródło różnych dokumentów, które w tym miejscu są gotowe do pobrania i zapisania w dowolnym katalogu i miejscu na stacji roboczej. Może to być np. gazetka o produktach w formacie PDF, cennik lub katalog produktów. W zależności od tego, czy wybrane dokumenty mają zostać udostępnione wszystkim użytkownikom, czy też nie, katalogi umieszczane są w wybranych sekcjach: Publiczne dostęp posiadają wszyscy operatorzy, Prywatne dostęp posiada wyłącznie główny kontrahent. 36
7. Zarządzanie W opcji Zarządzanie kontrahent posiada możliwość zmiany hasła do konta używanego w module B2B opcja Zmiana hasła w lewym menu. Po wybraniu tej opcji użytkownik w polu Hasło wprowadza nowe, a dodatkowo celem poprawnej jego weryfikacji wpisuje je ponownie w polu Powtórz hasło oba pola są wymagane, cała operacja zatwierdzana jest przyciskiem Zmień. Użytkownik posiada także możliwość zdefiniowana dla każdego z kontrahentów subkont dla pracowników danej firmy funkcja Osoby kontaktowe. Dzięki nim pracownik będzie miał dostęp do internetowego portalu zamówień, a w zależności od zakresu nadanych mu uprawień, będzie mógł wykonywać różne operacje w systemie; w tej lokalizacji można dezaktywować wybrane konto, zarządzać hasłem dostępowym, czy określić zakres upoważnień. Możliwe do nadania są następujące uprawnienia: Aktywacja włączenie/wyłączenie konta danego użytkownika, 37
Ceny dostęp do cen sprzedaży dla danego pracownika, Faktury wgląd w historię i wcześniej wystawione na firmę faktury, Płatności wgląd w historie aktualnych płatności, Zamówienia możliwość składania zamówień. Dodatkowo dla każdego z subkont istnieje możliwość określenia danych do logowania, tzn. określenia unikalnego loginu (pole niewymagane) oraz hasła. 38
39
8. Koszyk Koszyk służy do podglądu podsumowania zamówienia. W opcji tej możliwa jest modyfikacja pozycji zamówienia (zmiana ilości danego towaru, usunięcie danej pozycji). Klient może tu również : sprawdzić numer zamówienia, które powstanie w systemie, prześledzić całkowitą kwotę zamówienia dodać ewentualne uwagi dotyczące składanego zamówienia, wybrać sposób płatności. Dodatkowo kontrahent może wybrać jaki dokument powinien zostać wygenerowany z zawartości koszyka wybierając na dole jedną z dostępnych dwóch 40
opcji: Zamówienie lub Zapytanie ofertowe. Zawartość koszyka dodatkowo można zapisać do pliku w formacie CSV wybierając opcje Zapisz do pliku. Tak przygotowany wcześniej plik w formacie CSV można w późniejszym okresie zaimportować do pustego koszyka wybierając opcję Importuj. 9. Wyloguj Opcja Wyloguj służy do poprawnego wylogowania się systemu; po zakończeniu tego procesu przeglądarka domyślnie znów wyświetli panel logowania do systemu. 41