Elżbieta Młynarska-Kondrat CENTRALNA BAZA DANYCH WOJSKOWYCH TWÓRCÓW AKT CEL POWSTANIA I ZASADY FUNKCJONOWANIA Informatyka coraz szerzej wkracza w wiele dziedzin naszego życia. Wzrost mocy obliczeniowych i rozwój środków komunikacji komputerów pozwolił na efektywne zastosowanie informatyki zarówno do skomplikowanych prac naukowo technicznych, jak i do zautomatyzowania znacznej części rutynowych prac biurowych. Rosnąca pojemność pamięci zewnętrznych systemów komputerowych umożliwiła tworzenie stosunkowo dużych baz danych. Badania nad komputeryzacją zbiorów archiwalnych prowadzone są w wielu krajach. Zajmował się tym Międzynarodowy Kongres Archiwistów w Montrealu w 1993 roku, gdzie opracowano podstawy informatycznej standaryzacji archiwów. W Polsce również rozpoczęto prace nad tym zagadnieniem. Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych opracował pierwszą ogólnopolską bazę danych dla archiwów państwowych SEZAM. Drugi ośrodek to Uniwersytet im. Mikołaja Kopernika w Toruniu, gdzie zespół pod kierunkiem prof. Bohdana Ryszewskiego stworzył informatyczny model opisu archiwów FOPAR. W Centralnym Archiwum Wojskowym, w 1994 r. przystąpiono do tworzenia baz danych zasobu archiwalnego. Specyfika archiwaliów wojskowych, a tym samym różnorodność dokumentacji, nie pozwoliła na wykorzystanie wymienionych wyżej programów komputerowych. Trzeba było tworzyć je od podstaw. Pierwszym krokiem
było opracowanie aplikacji Kolekcja materiałów z archiwów rosyjskich stworzonej dla potrzeb Wojskowej Komisji Archiwalnej. Pociągnęło to za sobą nową aplikację tj. Kartoteka personalna jeńców i internowanych w ZSRR w latach 1939 1948. Obie te aplikacje funkcjonują już z powodzeniem w CAW, chociaż w dalszym ciągu trwają prace nad ich uzupełnieniem. Coraz większe zainteresowanie aktami wojskowymi zgromadzonymi w CAW i jego filiach spowodowało potrzebę usprawnienia dostępu do niezbędnych danych. Dlatego stworzono aplikację Centralna Baza Danych Wojskowych Twórców Akt (WTA), która zawiera informacje o organizacji jednostek i instytucji wojskowych oraz wytworzonych przez nich aktach. Prace nad przygotowaniem tej aplikacji prowadził zespół pracowników CAW pod kierunkiem mjr Zdzisława Kowalskiego z udziałem Marii Ciesielskiej i Elżbiety Młynarskiej-Kondrat oraz Marka Gruchala zajmującego się stroną informatyczną. Dotychczas aby uzyskać pełną informację trzeba było korzystać z trzech podstawowych kartotek. Pierwsza to kartoteka organizacyjna zawierająca dane o sformowaniu, przeformowaniu, rozformowaniu, dyslokacji itp. danej jednostki wojskowej. Druga kartoteka kart B, tzn. kart na których naniesione są informacje o wytworzonych aktach, roku ich powstania, stanie zachowania, miejscu przechowywania. Trzecia to karty A dla zespołów opracowanych tzn. takich z których mogą korzystać użytkownicy. Jak widać wyszukanie informacji wymagało zarówno od pracowników CAW, jak i użytkowników znacznej ilości czasu. Wprowadzenie tej aplikacji umożliwi wyszukiwanie danych w stosunkowo krótkim czasie i daje pewność uzyskania pełnej informacji. Usprawni ona również pracę wydziału kwerend osobowych, gdzie potwierdzenie służby lub pracy w wojsku wymaga przeszukiwania kartotek i dotarcia do niezbędnych akt. Zespół autorski aplikacji WTA założył, że przyszła baza musi obejmować jednostki i instytucje wojskowe działające zarówno w okresie międzywojennym jak i powojennym, a więc obejmować cały zasób aktowy CAW i filii. Informacje powinny być podawane w jak najprostszej formie, bez natłoku zbędnych danych, przy czym powinny odnosić się do zasadniczych zmian organizacyjnych. Na plan pierwszy wysunięto daty sformowania i rozformowania jednostek. Przeformowania
uwzględnione zostały tylko wtedy, gdy niosły za sobą zmianę nazwy jednostki lub instytucji. Zrezygnowano z informacji o zmianach etatów, uznano że podanie tej informacji pozbawi dane przejrzystości. Zasada dostępności uwzględniająca różne przygotowanie użytkowników, zobligowała twórców WTA do opracowania prostych, przejrzystych formularzy. Ekran podzielono na rozwijalne okna, przy których umieszczona jest informacja o ilości wpisanych pozycji. Aplikacja przeznaczona jest do pracy w środowisku systemu operacyjnego UNIX w trybie wielodostępowym i napisania jest w języku INFORMIX. 4.20. UE 1. * Instrukcja użytkowania Aplikacja Centralna Baza Danych Wojskowych Twórców Akt (WTA) udostępnia zainteresowanym osobom informacje o instytucjach wojskowych, których akta przechowywane są w CAW i jego filiach. Głównym użytkownikiem aplikacji będą osoby zainteresowane informacjami zgromadzonymi w bazie danych, które uzyskają przez wybór opcji związanych z udostępnieniem danych (Zapytanie, Przeglądanie). Informacje te wprowadzane będą do bazy danych przez operatora systemu przy użyciu opcji: Dopisanie, Aktualizacja. Opcje umożliwiające zmiany w bazie danych dostępne są tylko dla operatora. Osoba nieuprawniona nie ma technicznych możliwości na wprowadzenie zmian w bazie danych. Wybranie przez nią opcji przeznaczonych dla operatora spowoduje wyświetlenie komunikatu o braku upoważnienia do zmian. I Uruchomienie aplikacji W celu uruchomienia aplikacji WTA należy: 1. Po komunikacie longin: wpisać nazwę identyfikatora konta użytkownika 2. Po komunikacie Password: wpisać aktualne hasło 3. Po symbolu zachęty => wpisać tekst spis Czynności te wykonują osoby obsługujące bazę.
Na ekranie pojawi się menu główne, wówczas można rozpocząć pracę. Przerwanie pracy w dowolnym momencie następuje po naciśnięciu klawiszy CTRL i I II. Menu główne Menu główne składa się z następujących opcji: Zapytanie, Dopisanie, Rozkazy organizacyjne, Słownik filii, Aktualizacja, Wyjście. 1. Opcja Dopisanie dostępna jest tylko dla operatora. Po wybraniu pojawia się menu: Jednostkowe wojskowe, Akta przekazane, Wyjście. Wybór opcji następuje poprzez: Przesunięcie kursora przy pomocy klawiszy strzałek na wybraną opcję i wciśnięcia klawisza Enter. Wciśnięcie klawisza z dużą literą, która występuje w nazwie wybranej opcji. Wybranie opcji Jednostki wojskowe spowoduje pojawienie się formularza (rys. 1) z następującymi polami do wprowadzania informacji. a) Kod (pole wypełnione przez program po wprowadzeniu danych do pozostałych pól) b) Numer poczty polowej (pole cyfrowe, pięcioznakowe, po wprowadzeniu informacji naciśnij Enter. Może być pominięte przez naciśnięcie klawisza Enter bez tekstu) c) Numer jednostki wojskowej (pole cyfrowe, czteroznakowe, wypełniane, jw.) Wszystkie następne pola są rozwijalne. Po wprowadzeniu informacji do wiersza i naciśnięciu Enter na ekranie pojawia się następny wiersz, ich liczba jest dowolna. Przejście do następnego pola następuje przez wciśnięcie Esc. Po wypełnieniu wszystkich widocznych pól na ekranie ukażą się następne. Do tych pól należy wpisywać następujące informacje.
Rys. 1 Kod Numer poczty polowej Numer jednostki wojskowej Nazwa jednostki miejsce postoju Dowódcy Sztandary i odznaczenia Podległość Udział w wojnie r rozkazy w- wyjście d) Nazwana jednostki (nazwa jaką nadano jednostce w akcie formowania wraz z datą. dzienną, miesięczną i roczną. Wpisywanie dat ważne jest ze względu na powtarzające się nazwy.) e) Miejsce postoju (pole rozwijalne, nazwa miejsca postoju jednostki oraz dyslokacje i ich daty, jeżeli jest to do ustalenia) f) Dowódcy (imię i nazwisko dowódcy oraz daty określające czas pełnienia tej funkcji) g) Sztandary i odznaczenia (odznaczenia, którymi została uhonorowana jednostka, fundatorów sztandarów, daty) h) Podległość (nadrzędne jednostki lub instytucje z uwzględnieniem zmian podległości, daty) i) Udział w wojnie (informacje w ramach jakich działań uczestniczyła jednostka) Mylnie wpisane dane kasuje się klawiszami Ctrl i C. Po wypełnieniu ostatniego pola w dole formularza pokaże się menu: r rozkazy o zmianach, w wyjście. Opcję należy wybrać naciskając klawisz z literą r lub w i klawisz Enter.
Wybranie opcji w spowoduje wyjście do menu opcji Rys. 2 Kod Numer poczty polowej Numer jednostki wojskowej Nazwa jednostki ROZKAZY O ZMIANACH ORGANIZACYJNYCH ^-nazwa jednostki. &-poczta. *-nr jedn woj. #-m post jw. sygnatura!-nazwisko dowódcy. @-sztandary i odznaczenia. udział w wojnie. %-podległość ------------------------------------------------------------------------------------ Dopisywanie. Wybranie opcji r rozkazy powoduje pojawienie się formularza (rys. 2) W wierszach rozwijalnego pola ekranu należy wpisywać treść rozkazów, kolejnych przeformowań jednostki, której nazwa i numer podana jest w górnej części ekranu. Każdy rozkaz należy poprzedzić kolejnym numerem (począwszy od 2) wpisanym w pierwszej rubryce. Jeśli treść rozkazu nie mieści się w jednym wierszu, należy wypełnić kolejne, pozostawiając pola numeru niewypełnione. W środku ekranu widoczny jest wykaz separatorów. Informacja umieszczona pomiędzy separatorami będzie automatycznie wprowadzona do bazy danych. Powrót do menu następuje po naciśnięciu Esc. Bezpośrednio po wyjściu z opcji Jednostki wojskowe w polu Nazwa jednostki wojskowej wyświetlona jest nazwa jednostki wyprowadzonej z poprzedniego ekranu. Po wybraniu opcji Akta przekazane pojawia się wiersz z zapytaniem o nazwę jednostki (jeśli wywołanie tego menu nie było kontynuacją wprowadzenia jednostki). Nazwę należy wpisywać bez spacji, kolejno numery i pierwsze duże litery nazwy z gwiazdką *
Np. wpisanie hasła 1 *D*P* pozwala wyszukać nazwy: 1 Dywizja Piechoty 1 Dywizjon Piechoty 1 Dywizjon Techniczny OPL 15 Dywizja Piechoty itd. Operując kursorem należy wybrać właściwą nazwę i nacisnąć klawisz Enter. Wtedy pojawi się formularz (rys. 3) w postaci tabeli. Rubryka Sygnatura przeznaczona jest do wpisywania informacji o rodzaju akt tzn. sygnatura, teczki akt personalnych (tap) itd. Zakończenie wprowadzania informacji i powrót do menu następuje po naciśnięciu klawisza Esc. 2. Opcja Rozkazy organizacyjne po wybraniu pojawia się formularz przy pomocy którego można wyszukać jednostkę. Opcję tę wykorzystuje się do pisania nowych informacji z zastosowaniem separatorów. 3. Opcja Słownik filii wybranie je powoduje pojawienie się formularza, w którym należy wpisać nazwy archiwów. 4. Opcja Aktualizacja wybranej tej opcji powoduje pojawienie się zapytania o nazwę jednostki, w której należy dokonać zmian. Po wyborze nazwy ukazuje się menu : Numer jednostki wojskowej, Numer poczty polowej, Nazwy jednostki wojskowej, Miejsce postoju, Dowódcy, Sztandary i odznaczenia, Udział w wojnie, Podległość, Rozkazy, Sygnatury, Akta, Wyjście. Po wybraniu opcji od 1 do 8 pokazuje się menu: Przejrzyj, Aktualizuj, Dopisz, Wyjście. W opcji Rozkazy pojawia się menu: Przejrzyj, Aktualizuj. Jeżeli wybierze się opcję Przejrzyj na ekranie ukażą się wszystkie wpisane dane. Kursorem należy wybrać właściwy wiersz i wyjść przy pomocy klawisza Esc. Wchodzimy do opcji Aktualizuj, na ekranie pojawia się jeden wiersz, w którym można dokonać zmian. Na tym samym ekranie jest istotna uwaga: Opcja ta przeznaczona jest do korekty tekstów rozkazów nie zmieniających bazy danych (poza separatorami). Tekst między separatorami należy aktualizować przez odpowiednie opcje menu Aktualizacja. Wpisane dane mogą obejmować więcej niż jeden ekran. Ekrany można przeglądać naciskając klawisz funkcyjny F5 (następna strona), powrót lub poprzednia strona klawisz
funkcyjny F4. Opcja Sygnatury dopisać należy sygnatury akt opracowanych, te które wpisane były w opcji Dopisanie Akta przekazane rubryka Uwagi (patrz rys. 3). Rys. 3 Nazwa jednostki FILIA Pozycja Akta z lat Aktualny Nr rok od do od r. do r. stan Sygnatura Opcja Akta aby sprawdzić wpisane dane należy wejść w opcję Przeglądanie. Na ekranie pojawi się okno z nazwami archiwów, kursorem należy wybrać właściwe i nacisnąć klawisz Enter. Na ekranie pojawi się formularz tabela. Aby nanieść poprawki należy postępować jak wyżej.
Rys. 4 Nazwa jednostki ilość pozycji [ 2] [4 Pułk Piechoty 19.08.1943 r. ] [4 Pułk Zmechanizowany 7.03.1962 r. ] N-ry poczty polowej, ilość [ 1] [73645] N-ry jedn. wojskowej, ilość [ 2] [2359] Miejsce postoju ilość pozycji [ 1] [Kielce ] Podległość ilość pozycji [ 5] [2 Dywizja Piechoty ] [6Dywizja Piechoty 21.09.1955 r. ] [9 Dywizja Piechoty 2.04.1957 r. ] [DOW IV 3.11.1953 r. ]POLE ROZWIJALNE [DOW I 21.09.1955 r. Dowódcy ilość pozycji [ 5] [mjr Marceli Domaredzki 24.08.1943 r. 11.12.1943 r. ] [ppłk Jerzy Dudziński 11.12.1943 r. 9.06.1944 r. ] [ppłk Mieczysław Melans 10.06.1944 r. 5.04.1945 r. ] [mjr Walerian Kuczyński 5 10.04.1945 r. ] [mjr Bazyli Jefimow 24.04.1945 r. do końca wojny ] Odznaczenia ilość pozycji [ 1] [Sztandar ufundowało społ. m. Kielce dn. 11.11.1945 r. ] Wyjście M_post. Nazwy_jedn. Poczta Rozkazy D_cy Oddz. Udz._woj. podl Syg. Akta Powyższe czynności wykonują jedynie osoby obsługujące bazę. Użytkownik będzie miał dostęp do uruchomionego komputera (terminala). 5. Zapytanie tylko ta opcja dostępna jest dla użytkownika. Wybór jej spowoduje wyświetlenie menu: Poszukiwanie według: Nazwy JW, Numer JW, Numer poczty polowej, Wyjście Aby wyszukać odpowiednie dane nazwy i numery należy wpisywać tak jak wyżej omówiono. Operując kursorem trzeba wybrać właściwą pozycję i nacisnąć Enter. Pojawia się formularz (rys. 4) z menu na dole ekranu, w którym duże litery oznaczają sposób wejścia w poszczególne okna. Każde z nich posiada informację: ilość pozycji, która jest ważna ze względu na to, że okna są rozwijalne. Z takich okien
składa się ekran główny (rys. 4), ale w menu są jeszcze inne opcje. Jeśli użytkownik wejdzie w opcję Rozkazy pojawi się ekran (rys. 5) z wpisanymi zmianami organizacyjnymi oraz rubryka informująca o ilości wpisanych pozycji. Rys. 5 4 Pułk Piechoty 19.08.1943 r. 4 Pułk Zmechanizowany 7.03.1962 r. Rozkazy ilość pozycji [ 3] [Sform. 19.08.1943 r. ] [Zmiana nr JW. 2359 do dn. 30.06.1958 r. ] [Przeform. 4 Pułk Zmechanizowany 7.03.1962 r. (do dn. 30.10.1962 r.) ] ESC aby zakończyć przeglądanie W opcji Zapytanie uzyskuje się zarówno odpowiedź na pytanie czy akta są opracowane, a tym samym czy mogą być udostępnione? Aby się o tym przekonać należy wejść do opcji Sygnatury, wówczas na ekranie pojawią się numery sygnatur. Jeżeli akta nie są opracowane można uzyskać informację o miejscu ich przechowywania, numerze spisu przekazanych akt oraz o dacie ich powstania. Po wybraniu opcji Akta pojawia się informacją: podaj lata wyszukiwanych akt od roku... do roku... można więc dokonać selekcji akt ze względu na datę ich powstania. Aby zobaczyć całą listę (rys.6) należy w polu Podaj lata... dwa razy nacisnąć klawisz Enter. Z opcji wychodzi się przez dwukrotne naciśnięcie klawisza Esc (pierwszy raz kursor powraca na początek listy, drugi wychodzi z opcji).
Rys. 6 Akta Pozycja z lat Aktualny Nr rok od do od r. do r. stan Sygnatura Filia ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- [ 1][ 101][ 1943][ 1947][ 101][ III.24.-1011][ CAW] [ 21/52][ 12][ 48][ 1944][ 1946][ 10][ CAW] [ 35/53][ 127][ 189][ 1946][ 1949][ 17][ CAW] [ 12096][ 1][ 56][ 1964][ 1964][ 10][ F2 WOW] [ 12097][ 1][ 48][ 1965][ 1965][ 4][ F2 WOW] Należy zaznaczyć, iż odeszliśmy od zasad pisowni nazw jednostek wojskowych, względu na konieczność stworzenia jednolitej listy, np. wpisując: 1 Dywizja Piechoty i 1 dywizjon artylerii lekkiej nie uzyskamy listy z obydwiema nazwami. Wydaje, nam się, że omówiona aplikacja wyczerpuje wszystkie, a w każdym razie większość zapytań o organizację i funkcjonowanie jednostek i instytucji wojskowych oraz o akta przez nie wytworzone. Jak już zaznaczono aplikacja WTA jest prosta w obsłudze, co jest jej niewątpliwym atutem. W miarę uzupełnienia będzie coraz bardziej pomocna zarówno dla użytkowników jak i pracowników CAW. Powinna ona przybliżyć metody dostępu do zbiorów archiwalnych do światowych standardów.