Zeszyty Naukowe nr Akademii Ekonomicznej w Krakowie 00 Katedra Informatyki Efekty wdro eƒ systemów klasy MRP II/ERP Streszczenie: W artykule przedstawiono wyniki badań empirycznych dotyczące efektów wdrożeń systemów zintegrowanych klasy MRP II/ERP. W badaniach wzięli udział przedstawiciele polskich przedsiębiorstw wdrażających u siebie zintegrowany system zarządzania klasy MRP II/ERP oraz konsultanci i eksperci reprezentujący różnych dostawców zintegrowanych systemów zarządzania. Efekty wdrożeń systemów MRP II/ERP scharakteryzowane zostały w podziale na pozytywne konsekwencje oraz negatywne implikacje wprowadzenia systemu. Prezentując skutki wdrożeń dokonano ich podziału na efekty techniczne, ekonomiczne, organizacyjne i społeczne. Słowa kluczowe: systemy zintegrowane klasy MRP II/ERP, pozytywne efekty wdrożeń, negatywne konsekwencje projektów wdrożeniowych.. Wst p Systemy klasy MRP II/ERP stanowią grupę zintegrowanych systemów komputerowych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. Powstały w wyniku ewolucji systemów wspomagających zarządzanie, które przeobrażały się w coraz to nowsze i bardziej zaawansowane rozwiązania. Na bazie istniejącego systemu, uzupełnianego o nowe funkcje i właściwości, tworzony był system ulepszony, który zawierał właściwości swego poprzednika. Najbardziej zaawansowanym rozwiązaniem są systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Stanowią one rozszerzenie systemów klasy MRP II (Manufacturing Resource Planning planowanie zasobów produkcyjnych). System MRP II jest przeznaczony przede wszystkim dla firm produkcyjnych, obejmuje swoim zasięgiem całe przedsiębiorstwo, integruje działania związane ze sprzedażą, finansami oraz wytwarzaniem [Fogarty i in. 989]. System klasy ERP, jako rozszerzenie MRP II, został wzbogacony o szereg
0 dodatkowych funkcji, takich jak: rachunek kosztów, rachunkowość zarządcza, cash flow, controlling itd. Rozbudowana funkcjonalność pakietów ERP powoduje, że przeznaczone są one dla szerokiej gamy przedsiębiorstw zajmujących się nie tylko działalnością produkcyjną. Pod pojęciem systemu MRP II/ERP rozumie się oprogramowanie działające zgodnie z zasadami MRP II wzbogacone ewentualnie o funkcjonalność wspierającą pozostałe obszary działania przedsiębiorstwa. Skuteczne wdrożenie systemu tej klasy może nieść ze sobą szereg korzyści, począwszy od najbardziej ogólnych i niewymiernych, w postaci usprawnienia zarządzania całością przedsiębiorstwa i polepszenia obiegu informacji, poprzez korzyści mierzalne znajdujące odzwierciedlenie w poprawie wskaźników aktywności gospodarczej, co prowadzi ostatecznie do zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa (por. m.in. [Gołembska, Szymczak 99; Kisielnicki, Sroka 999; Soja 000; 00]). Warunkiem osiągnięcia wymienionych korzyści jest jednak efektywne wdrożenie systemu klasy MRP II/ERP w pełnym zakresie jego funkcjonalności, co jest trudne. Wiele firm wdrażających pakiety MRP II/ERP nie jest zadowolonych z osiąganych efektów w wyniku wdrożenia, z drugiej zaś strony istnieją firmy osiągające wyjątkowe korzyści dzięki wdrożeniu MRP II/ERP. Jest zatem oczywiste, że występują znaczne różnice w wykorzystaniu pakietów MRP II/ERP przez różne przedsiębiorstwa (por. [Wallace 990]). W tej sytuacji przydatne wydaje się prowadzenie badań mających na celu zbadanie wpływu wdrożenia systemu klasy MRP II/ERP na przedsiębiorstwo w kategoriach pozytywnych efektów oraz negatywnych konsekwencji.. Charakterystyka próby badawczej Badanie zagadnień związanych z efektami wdrożeń systemów klasy MRP II/ ERP przebiegało dwutorowo: z punktu widzenia firm, które zdecydowały się na wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, i z punktu widzenia dostawców systemów oraz usług wdrożeniowych. W pierwszym z wymienionych przypadków próbę badawczą stanowi grupa polskich przedsiębiorstw wdrażających u siebie zintegrowany system zarządzania klasy MRP II/ERP. Natomiast w drugim próbę badawczą stanowią konsultanci i eksperci reprezentujący różnych dostawców zintegrowanych systemów zarządzania. Badanie przedsiębiorstw wdrażających u siebie system zintegrowany MRP II/ERP odbyło się za pomocą ankiety badawczej, którą skierowano do najważniejszych osób biorących udział we wdrożeniu. Podjęto starania, aby osobą wypełniającą ankietę był kierownik projektu wdrożeniowego. W ramach badań zwrócono się do przedstawicieli przedsiębiorstw z terenu całej Polski, w efekcie czego uzyskano 8 odpowiedzi na ankietę badawczą od przedsiębiorstw z całego kraju,
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP reprezentujących wiele branż. Podział przedsiębiorstw na branże został dokonany na podstawie Europejskiego Kodu Działalności (EKD) (rys. ). budownictwo energetyka % finanse inne chemiczna 8% elektrotechniczna % handel maszynowa 8% metalowa % spożywcza 8% Rys.. Przedsiębiorstwa według podziału na branże W ramach badań gromadzone były dane odnośnie do rodzaju działalności przedsiębiorstw z podziałem na działalność produkcyjną, handlową, usługową oraz finansową. Jak przedstawia rys., zdecydowana większość ankietowanych przedsiębiorstw zajmuje się działalnością produkcyjną, niespełna jedna trzecia przedsiębiorstw prowadzi działalność handlową, natomiast nieliczne przedsiębiorstwa zajmują się usługami oraz działalnością finansową. Podział respondentów według liczby zatrudnionych pracowników przedstawia rys.. Największą grupę tworzą przedsiębiorstwa zatrudniające od 0 do 000 osób, stanowiące ponad jedną piątą badanych przedsiębiorstw. W dalszej kolejności reprezentowane są przedsiębiorstwa największe, zatrudniające ponad 000 pracowników, stanowiąc badanych przedsiębiorstw. Następnie znajdują się firmy zatrudniające od 0 do 00 osób oraz od 0 do 00 osób (po 8%), po czym następuje grupa przedsiębiorstw zatrudniających od 0 do 00 pracowników %. Niektórzy respondenci z przedsiębiorstw podali kilka rodzajów działalności swojej firmy, zatem suma liczb przedstawionych na rys. przekracza ogólną liczbę przedsiębiorstw wynoszącą 8.
0 8 Liczba 9 0 produkcyjna handlowa usługowa finansowa Rys.. Rodzaj działalności badanych przedsiębiorstw powyżej 000 0 do 0 % do 00 % 0 do 00 % 0 do 000 % 0 do 00 8% 0 do 00 8% Rys.. Przedsiębiorstwa według liczby zatrudnionych pracowników
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP W celu poznania opinii ekspertów ankietę badawczą skierowano do specjalistów posiadających doświadczenie we wdrażaniu różnych systemów ERP prowadzących projekty wdrożeniowe ze strony dostawcy i biorących udział w wielu wdrożeniach. Dodatkowo, w przypadku ekspertów, z którymi była możliwość kontaktu indywidualnego, podjęto próbę przeprowadzenia wywiadu w celu pogłębienia i uzupełnienia podejmowanych w ankiecie zagadnień. W ramach badań skierowano się do osób z prośbą o pomoc w gromadzeniu danych, w rezultacie czego uzyskano opinię ekspertów z firm zajmujących się dostarczaniem zintegrowanych systemów MRP II/ERP oraz usług wdrożeniowych. W przypadku ekspertów wykorzystano możliwość przeprowadzenia wywiadu. 0 lat i więcej () do lat () 9 lat () lat () 8 lat () lat () lat () Rys.. Eksperci według stażu uczestnictwa we wdrożeniach Przeważającą większość ekspertów biorących udział w badaniach stanowią mężczyźni w ogólnej grupie respondentów osób to mężczyźni. Kobiety tworzą jedynie -osobową grupę. Staż uczestnictwa we wdrożeniach ekspertów biorących udział w badaniach prezentuje rys.. Najliczniejsze grupy (po osób) stanowią eksperci uczestniczący we wdrożeniach nie dłużej niż lata oraz ci, którzy we wdrożeniach biorą udział lat. W pierwszej grupie jedna osoba posiada -letnie doświadczenie wdrożeniowe, osoby uczestniczą we wdrożeniach od lat, natomiast doświadczenie wdrożeniowe osób wynosi lata. W dalszej kolejności po osoby trafiły do grup ekspertów uczestniczących w projektach wdrożeniowych odpowiednio,, 8 i 9 lat. Wreszcie osoby mają największe doświadczenie uczestnictwa w projektach wdrożeniowych, trwające 0 lat i więcej.
Inne kierownicze () Dyrektor (9) Starszy konsultant () Kierownik () Konsultant () Kierownik projektów () Rys.. Eksperci według zajmowanego stanowiska Charakterystykę ekspertów pod względem zajmowanego stanowiska w momencie prowadzenia badań przedstawia rys.. Zdecydowanie największą grupę, liczącą 9 osób, stanowią eksperci piastujący stanowisko dyrektora. Stanowiska dyrektorskie dotyczą różnych aspektów związanych ze sprzedażą i wdrażaniem systemów ERP, konkretnie są to m.in. dyrektor działu wdrożeń, dyrektor ds. realizacji, dyrektor operacyjny czy dyrektor handlowy. W dalszej kolejności plasuje się grupa konsultantów oraz kierowników projektów wdrożeniowych (obydwie po osób). Następnie, do grupy kierowników różnych działów należy ekspertów, natomiast grupę starszych konsultantów tworzą osoby. Pozostałe pojedyncze osoby pełnią różne funkcje kierownicze w swoich firmach, począwszy od kierownika produktu, a skończywszy na stanowisku prezesa firmy.. Pozytywne efekty wdro eƒ MRP II/ERP Korzyści, jakie może osiągnąć przedsiębiorstwo w wyniku wdrożenia systemu zintegrowanego MRP II/ERP, są bardzo zróżnicowane. Z jednej strony mamy do czynienia z bardzo konkretnymi usprawnieniami dającymi się zmierzyć za pomocą wskaźników działalności operacyjnej, z drugiej natomiast strony istnieje szereg korzyści niewymiernych, których wyrażenie za pomocą konkretnych liczb jest niemożliwe lub niezwykle trudne.
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP W trakcie badań zwrócono się do uczestników z prośbą o zestawienie najważniejszych korzyści wypływających z wdrożenia systemu zintegrowanego. Prośbę taką skierowano zarówno do przedstawicieli przedsiębiorstw wdrażających u siebie system MRP II/ERP, jak i do ekspertów biorących udział we wdrożeniach ze strony dostawcy systemu. W przypadku respondentów z przedsiębiorstw przedstawiane efekty pozytywne dotyczyły jednego wdrożenia, natomiast eksperci wyrażali swoje zdanie bazując na doświadczeniu zdobytym w wielu projektach wdrożeniowych. Celem badania było poznanie jak najszerszego spektrum opinii respondentów dotyczących efektów wdrożenia systemu MRP II/ERP. Mając na uwadze bardzo dużą rozpiętość potencjalnych efektów wdrożeń, zdecydowano się na formułę pytania otwartego pozwalając respondentom na nieskrępowane wypowiedzi. Prezentacji zebranych danych dokonano w układzie proponowanym przez J. Kisielnickiego i H. Srokę [999], z podziałem na efekty techniczne, ekonomiczne, organizacyjne i społeczne. Efekty techniczne odnoszą się do infrastruktury komputerowej, dotyczą zagadnień związanych z szybkością przetwarzania informacji, jak również związane są z postacią informacji. Efekty ekonomiczne to wspomaganie działań pozwalających na poprawę wyników działalności ekonomicznej. Efekty organizacyjne natomiast polegają na usprawnieniu struktury organizacyjnej lub ułatwieniu jej zmiany w kierunku centralizacji bądź decentralizacji. Wreszcie efekty społeczne to, mówiąc ogólnie, wpływ, jaki wdrożenie miało na pracowników przedsiębiorstwa i ich postawy. Tabela. Liczebności kategorii pozytywnych efektów wdrożeń MRP II/ERP Kategoria efektów Ogółem odp. Firmy 0 odp. Eksperci 0 odp. Ekonomiczne 8% % Techniczne 0 0% 8 % Organizacyjne 9 % 9 % Społeczne % % 8% Tabela zawiera liczebności kategorii pozytywnych efektów wdrożeń deklarowanych przez respondentów z podziałem na przedstawicieli przedsiębiorstw (kolumna Firmy ) oraz ekspertów (kolumna Eksperci ). Kategorie zostały usze- W podziale według Kisielnickiego i Sroki czwarta kategoria nosi nazwę Efekty socjo-psychologiczne i odnosi się do potrzeb społecznych pracowników i poznania ich odczuć. W niniejszym opracowaniu czwarta kategoria efektów została rozszerzona i obejmuje efekty wdrożenia związane z pracownikami oraz ich postawami. Kategoria ta otrzymała miano Efekty społeczne (por. także [Nowarska 000]).
regowane według malejącej sumy zgłoszeń wszystkich respondentów (kolumna Ogółem ). Dla każdej wielkości podano informację, jaki procent stanowi ona w odniesieniu do odpowiedniej sumy zgłoszeń. W efekcie badań uzyskano ogółem odpowiedzi, w czym 0 zostały zgłoszone przez przedstawicieli przedsiębiorstw, natomiast 0 pochodzi od ekspertów. Najliczniejszą kategorię stanowią efekty ekonomiczne, na którą składa się 8% wszystkich wypowiedzi. W dalszej kolejności znajdują się efekty techniczne (0%), po czym następuje kategoria efektów organizacyjnych (%). Natomiast % odpowiedzi dotyczy efektów społecznych wdrożeń, które dostrzegane są głównie przez ekspertów (8% wypowiedzi ekspertów), ale praktycznie nie są zauważane przez respondentów z przedsiębiorstw (% wypowiedzi firm). Kolejność kategorii jest identyczna, jeśli rozpatrzymy osobno odpowiedzi przedstawicieli przedsiębiorstw oraz ekspertów. Na najliczniejszą grupę efektów ekonomicznych wskazywało odpowiedzi z przedsiębiorstw oraz % zgłoszeń ekspertów. Następnie do grupy efektów technicznych trafia wypowiedzi respondentów z firm oraz % deklaracji ze strony ekspertów. Również % wypowiedzi ekspertów znalazło się w następnej kategorii efektów organizacyjnych, na którą wskazywało także wypowiedzi z przedsiębiorstw. Tabela. Pozytywne efekty wdrożeń MRP II/ERP Ogółem ( odp.) Firmy (0 odp.) Eksperci (0 odp.) Kategoria efektów / Efekt Komentarz / Przykładowe wypowiedzi 0 8 Efekty techniczne 0 0% 8 8% 9 8% 8 % 0% 0 0% % dostępność informacji jakość informacji usprawnienie raportowania szybki dostęp do informacji, bardzo szeroki zakres dostępnej informacji, kompletna informacja w jednym miejscu uporządkowanie danych, poprawne i wiarygodne dane w systemie, większy poziom szczegółowości danych rozbudowane i jednolite raportowanie, szybkość uzyskiwania raportów, możliwość tworzenia własnych raportów
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP cd. tabeli Ogółem ( odp.) Firmy (0 odp.) Eksperci (0 odp.) Kategoria efektów / Efekt Komentarz / Przykładowe wypowiedzi % % % % % % % unowocześnienie infrastruktury IT integracja systemów nowa funkcjonalność zmniejszenie pracochłonności Efekty ekonomiczne 0 0 % 8 % 0% 9 % % % 0% 8% 8% 0% % 8% % % redukcja zapasów wsparcie działalności finansowej modernizacja sprzętu komputerowego, większa funkcjonalność systemu, standaryzacja środowiska informatycznego integracja systemu ERP z lokalnymi systemami branżowymi, automatyczne połączenie modułów nowe możliwości spowodowane wprowadzeniem systemu, np. używanie metody MRP II, optymalizacja podatków, symulacja wyniku na podstawie statystyki automatyzacja prac, szybkość obliczania, skrócenie czasu analiz np. likwidacja zapasów materiałów technicznych usprawnienie rachunku i kontroli kosztów, wprowadzenie budżetowania, pełny wgląd w bieżącą sytuację finansową poprawa wskaźników ekonomicznych m.in. krótszy czas realizacji zleceń, lepsza rotacja zapasów, wzrost sprzedaży, poprawa płynności finansowej ograniczenie zatrudnienia kontrola przedsiębiorstwa redukcja kosztów usprawnienie sprzedaży w konsekwencji obniżenie wydatków na płace pełna kontrola nad funkcjonowaniem całej firmy, kontrola kondycji ekonomicznej przedsiębiorstwa poprzez lepsze planowanie produkcji oraz dokładną analizę danych, redukcja kosztów osobowych poprawa jakości obsługi klienta, większa efektywność obsługi klienta, komunikacja przez Internet
8 Wypowiedzi respondentów dotyczące pozytywnych efektów wdrożenia systemu zintegrowanego MRP II/ERP, pogrupowane na wspomniane wyżej kategorie, zawiera tabela. W obrębie każdej kategorii wymieniono wraz z krótkim opisem poszczególne rodzaje efektów z podaniem liczby zgłoszeń przez przedstacd. tabeli Ogółem ( odp.) Firmy (0 odp.) Eksperci (0 odp.) Kategoria efektów / Efekt Komentarz / Przykładowe wypowiedzi % większa efektywność pracy 9 9 Efekty organizacyjne 8 % 0% % 0 % 9 0% % 0 % % 0% % % zmiany organizacyjne uporządkowanie przedsiębiorstwa usprawnienie działania firmy lepsza komunikacja wsparcie procesów logistycznych większa elastyczność firmy lepsze wykorzystanie pracowników, mniejszy wkład pracy w niektóre czynności pozytywne zmiany organizacyjne, wprowadzenie orientacji procesowej oraz nowych procesów uporządkowanie procesów i procedur, zdefiniowanie procesów, ustabilizowanie organizacji, ujednolicenie standardów i pojęć lepsza współpraca pomiędzy działami firmy, usprawnienie zarządzania, usprawnienie procesów poprawa przepływu informacji, usprawnienie obiegu dokumentów kontrola produkcji, większa elastyczność produkcji, kontrola zakupów szybsza analiza sytuacji, szybsza reakcja na potrzeby klientów Efekty społeczne % 00% % edukacja pracowników większy poziom kultury informatycznej, wzrost świadomości i zrozumienia procesów w przedsiębiorstwie, rozwój pracowników % 0 0% postawy pracowników większa odpowiedzialność pracowników, większa motywacja do zadań w pracach wdrożeniowych, rozmowa o problemach
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP 9 wicieli przedsiębiorstw (kolumna Firmy ) oraz ekspertów (kolumna Eksperci ). Zgłaszane efekty wewnątrz kategorii zostały wymienione w kolejności według malejącej sumy zgłoszeń (kolumna Ogółem ). Poniżej każdej liczby zgłoszeń zamieszczono informację, jaki procent zgłoszeń w ramach kategorii stanowi dana wielkość. W grupie efektów technicznych zdecydowana większość wypowiedzi dotyczy korzyści informacyjnych, które polegają na lepszej dostępności informacji oraz poprawie jej wiarygodności i jakości. Na korzyści informacyjne w efekcie wdrożenia systemu MRP II/ERP wskazują zarówno przedstawiciele przedsiębiorstw, jak i eksperci. W kategorii efektów ekonomicznych zdecydowanie najczęściej zgłaszany jest efekt w postaci redukcji zapasów. Jest to nawet najczęściej wymieniany przez przedsiębiorstwa skutek wdrożenia pośród efektów z wszystkich kategorii. Eksperci z kolei w grupie korzyści ekonomicznych obok redukcji zapasów wskazują na poprawę innych wskaźników ekonomicznych. Przedstawiciele przedsiębiorstw zaś tuż po zmniejszeniu stanów magazynowych dostrzegają pozytywny wpływ systemu na finansową działalność przedsiębiorstwa, natomiast poza redukcją zapasów praktycznie nie widzą poprawy innych wskaźników ekonomicznych. Redukcja zapasów oraz poprawa wskaźników ekonomicznych bezpośrednio wpływają na kondycję ekonomiczną przedsiębiorstwa, ich wystąpienie wprost przekłada się na poprawę wyników przedsiębiorstwa. Do tych bezpośrednich efektów ekonomicznych można zaliczyć również ograniczenie zatrudnienia (co powoduje mniejsze wydatki na płace) oraz redukcję kosztów. Wspomniana grupa stanowi % wszystkich efektów ekonomicznych zgłaszanych przez respondentów, znajdujące się w niej odpowiedzi przedstawicieli przedsiębiorstw tworzą 0% wszystkich efektów zgłaszanych przez przedsiębiorstwa, natomiast w przypadku ekspertów efekty z tej grupy stanowią 0% wszystkich korzyści dostrzeganych przez ekspertów. W grupie efektów organizacyjnych respondenci najczęściej wskazują na pozytywne zmiany organizacyjne oraz uporządkowanie przedsiębiorstwa w efekcie wdrożenia systemu. Zmiany organizacyjne bardziej dostrzegane są przez przedstawicieli przedsiębiorstw niż przez ekspertów, którzy z kolei częściej wskazują na uporządkowanie firmy w efekcie wdrożenia. Najmniej liczną kategorię efektów stanowią korzyści społeczne, które zauważane są przede wszystkim przez ekspertów. Efekt w postaci edukacji pracowników dostrzegają przedstawiciele obydwu grup, natomiast pozytywne postawy pracowników zauważają już tylko eksperci.
0. Negatywne efekty wdro eƒ MRP II/ERP Jednym z celów badań było sprawdzenie, jakie negatywne konsekwencje dla przedsiębiorstwa może nieść ze sobą wdrożenie systemu MRP II/ERP. Chcąc poznać opinie respondentów zwrócono się w ankiecie z prośbą o wymienienie negatywnych efektów wdrożeń systemu zintegrowanego. Podobnie jak w przypadku efektów pozytywnych, zaproponowano otwartą formułę wypowiedzi chcąc poznać jak najszerszy zestaw opinii respondentów. W rezultacie badań otrzymano 8 wypowiedzi ze strony przedsiębiorstw i ze strony ekspertów. Tabele i zawierają odpowiednio liczebności kategorii efektów oraz zgłaszane negatywne efekty wdrożeń, które zostały przedstawione i pogrupowane według tych samych zasad co efekty pozytywne. Tabela. Liczebności kategorii negatywnych efektów wdrożeń MRP II/ERP Kategoria efektów Ogółem odp. Firmy 8 odp. Eksperci odp. Ekonomiczne 8 % 0% % Organizacyjne 8 0% 9 9 % Techniczne 8% 0 % % Społeczne % 9 % % Inne % % Najliczniejszą grupę zgłaszanych efektów stanowią negatywne efekty ekonomiczne, do których można zaliczyć % wszystkich wypowiedzi. Dalej znajdują się negatywne efekty organizacyjne (0%), po nich następuje kategoria negatywnych efektów technicznych (8%), a tuż za nią negatywne efekty społeczne (%). Rozpatrując osobno odpowiedzi respondentów z przedsiębiorstw oraz ekspertów otrzymuje się nieco inne uszeregowania kategorii efektów. Obydwie grupy respondentów zdecydowanie najczęściej wskazują na negatywne efekty ekonomiczne (0% przedsiębiorstwa, % eksperci). Przedstawiciele przedsiębiorstw w dalszej kolejności wymieniają efekty techniczne (%), które z kolei są najrzadziej deklarowane przez ekspertów (%). Według tych ostatnich na drugiej pozycji biorąc pod uwagę ilości odpowiedzi (%) znajduje się grupa efektów społecznych, z której efekty są natomiast najrzadziej przytaczane przez przedstawicieli przedsiębiorstw (%). W przypadku obydwu grup na trzecim miejscu pod względem liczby odpowiedzi znajduje się kategoria efektów organizacyjnych ( przedsiębiorstwa, % eksperci).
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP Tabela. Negatywne efekty wdrożeń MRP II/ERP Ogółem ( odp.) Firmy (8 odp.) Eksperci ( odp.) Kategoria efektów / Efekt Komentarz / Przykładowe wypowiedzi 0 Efekty techniczne 8 % % % % 0% 0% % % 0 0% % 0 0% skomplikowana obsługa błędy programu zwiększenie pracochłonności braki systemu niejednolite interfejsy użytkownika, skomplikowane procedury wprowadzania dokumentów, trudności w opanowaniu skomplikowanego systemu niezgodności i błędy w programie, chaos powodowany błędami, trudności z poprawianiem błędów czasochłonne wprowadzanie dokumentów i rejestrowanie zdarzeń gospodarczych, trudności w obsłudze niestandardowych operacji problemy z dostosowaniem do polskich przepisów, brak standardowych zestawień i konieczność tworzenia własnych 8 Efekty ekonomiczne 8 koszty utrzymania systemu obsługa systemu, roczne opłaty licencyjne, % 8% serwis oprogramowania 0% 0% 0% % 9 % % 0 0% 8 % % % koszty wdrożenia koszty pochodne niepewność inwestycji większy nakład pracy sprzęt, oprogramowanie, szkolenia, konsultacje, prace wdrożeniowe wyższe koszty produkcji krótkich serii, dodatkowe koszty przystosowania systemu, wzrost zatrudnienia niepewność zwrotu z inwestycji, częste nieudane wdrożenia, niemożność realizacji założeń biznesowych duża pracochłonność na początku i w fazie pracy równoległej systemu, konieczność zaangażowania kluczowych zasobów firmy 8 9 9 Efekty organizacyjne 8 % % brak elastyczności większa biurokracja, usztywnienie obowiązujących procedur, zbytnie podporządkowanie pracy wymogom systemu
cd. tabeli Ogółem ( odp.) Firmy (8 odp.) Eksperci ( odp.) Kategoria efektów / Efekt Komentarz / Przykładowe wypowiedzi % % % % % % % % % % % zmiany stanowisk pracy zaburzenia w działaniu firmy komplikacja działania uzależnienie od systemu 9 Efekty społeczne % 9 8% % 0% 0% postawy pracowników redukcja pracowników Inne delegowanie osób do obsługi systemu, wyłączenie z pracy osób uczestniczących we wdrożeniu, nadmierne obciążenie niektórych stanowisk nieporządek w trakcie wdrożenia i zaraz po starcie systemu, bałagan związany ze zbyt krótkim czasem wdrażania skomplikowany system zleceń, wzrost liczby dokumentów uzależnienie od dostawcy systemu, uzależnienie firmy od działania systemu opór przeciwko zmianom, obawy o swoją przyszłość, niezadowolenie, brak zaangażowania redukcja zatrudnienia, wymiana personelu, wyższe wymagania dotyczące użytkowników W grupie negatywnych efektów technicznych zdecydowana większość wypowiedzi dotyczy błędów i niedoskonałości systemu zintegrowanego, przy czym wszystkie wypowiedzi pochodzą od respondentów z przedsiębiorstw. Eksperci wskazują co najwyżej na skomplikowaną obsługę systemu, co i tak dotyczy ledwie trzech wypowiedzi. Respondenci z przedsiębiorstw wymieniają również negatywne konsekwencje wdrożeń w postaci zwiększenia nakładu pracy związanego z obsługą systemu. Negatywne efekty ekonomiczne to przede wszystkim wysokie koszty, które respondenci dzielą na wydatki związane z wdrożeniem oraz koszty utrzymania systemu podczas regularnej eksploatacji. Oprócz tego, respondenci zwracają uwagę na koszty pochodne pojawiające się w wyniku wprowadzenia systemu. Dotyczą one dodatkowych kosztów przystosowania systemu, wzrostu zatrudnienia
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP oraz wyższych kosztów, np. w przypadku produkcji krótkich serii wyrobów. Eksperci dodatkowo zwracają uwagę na niepewność zwrotu z inwestycji w przypadku wdrożeń systemów MRP II/ERP. W grupie negatywnych efektów organizacyjnych respondenci najczęściej wskazują na brak elastyczności działania spowodowany wdrożeniem systemu. Szczególnie zwracają na to uwagę przedstawiciele przedsiębiorstw. W dalszej kolejności respondenci dostrzegają negatywne konsekwencje wdrożeń w postaci zmiany stanowisk pracy przez pracowników, a także zaburzeń i komplikacji działania firmy. Negatywne efekty społeczne to przede wszystkich niewłaściwe postawy pracowników, które są dostrzegane zarówno przez przedstawicieli przedsiębiorstw, jak i przez ekspertów. Ci ostatni zwracają również szczególną uwagę na negatywne konsekwencje w postaci zwolnień pracowników w efekcie wdrożenia systemu.. Podsumowanie Podsumowując wyniki badań nad pozytywnymi i negatywnymi konsekwencjami wdrożeń systemów MRP II/ERP można zauważyć, że respondenci przytaczają znacznie więcej przykładów pozytywnych efektów niż negatywnych konsekwencji wdrożeń. Mianowicie, respondenci wymieniają prawie,-krotnie więcej skutków pozytywnych niż negatywnych, przy czym proporcja ta dotyczy zarówno przedstawicieli przedsiębiorstw, jak i ekspertów. Biorąc pod uwagę wypowiedzi wszystkich respondentów (przedstawicieli przedsiębiorstw i ekspertów) można dostrzec, że efekty ekonomiczne stanowią najliczniejszą kategorię zgłaszanych skutków wdrożenia, zarówno tych dodatnich, jak i ujemnych. Z kolei najmniej liczną kategorię konsekwencji wdrożeń tworzą efekty społeczne, tak w pozytywnym, jak i negatywnym ujęciu. Warto tutaj zwrócić uwagę, że o ile pozytywne efekty społeczne wymieniane są rzadko (% ogółu odpowiedzi), o tyle wśród negatywnych konsekwencji wdrożeń skutki społeczne stanowią już pokaźną grupę tworzącą % ogółu wypowiedzi. Godny podkreślenia jest fakt, że niektóre konsekwencje wdrożeń mogą mieć w pewnych projektach pozytywny, w innych zaś negatywny oddźwięk. Przykładowo, redukcja zatrudnienia podawana jest przez jednych uczestników badań jako pozytywny ekonomiczny efekt wdrożenia skutkujący obniżeniem wydatków na płace, podczas gdy inni respondenci dostrzegają w niej negatywny skutek wskazując na szersze społeczne konsekwencje w postaci wzrostu bezrobocia. Podobnie ma się sytuacja ze zmianami organizacyjnymi, w przypadku których jedni respondenci wskazują z aprobatą na fakt dopasowania firmy do sposobu działania systemu, inni zaś wypowiadają się z niepokojem na temat uzależnienia pracy przedsiębiorstwa od działania systemu komputerowego.
Warto również zwrócić uwagę, że ocena pewnych konsekwencji wdrożenia może być zarówno negatywna, jak i pozytywna w obrębie tego samego przedsiębiorstwa. Przykładem takiego skutku wdrożenia w opinii respondentów jest wzrost nakładów na technologię informacyjną, który może być negatywnie odebrany przez dział księgowości, natomiast spotyka się z pozytywnym przyjęciem przez dział informatyki. Obserwacja wyników badań prowadzi do wniosku, że pewne wielkości mogą w efekcie wdrożenia w określonych sytuacjach ulec zmniejszeniu, w innych zaś mogą się powiększyć. Dotyczy to takich elementów, jak np. koszty, wielkość zatrudnienia czy pracochłonność. Wydaje się, że osiągnięty efekt może zależeć od specyfiki przedsiębiorstwa oraz sposobu przeprowadzenia wdrożenia. Zwraca również uwagę duża rozpiętość w postrzeganych przez respondentów konsekwencjach wdrożenia. Najlepiej wyrażą to przykłady konkretnych wypowiedzi badanych osób, z których jedna przytacza chaos wywołany błędami systemu jako negatywny skutek wdrożenia, inna zaś, mówiąc o pozytywnych konsekwencjach wprowadzenia systemu, stwierdza: chcąc wyrazić korzyści jednym słowem, należałoby je porównać do tego, że przesiedliśmy się z malucha do mercedesa dobrej klasy. Prezentowane w niniejszym artykule wyniki badań powinny być przydatne dla osób profesjonalnie zajmujących się prowadzeniem projektów wdrożeniowych. Uświadomienie sobie zagadnień dotyczących możliwych konsekwencji wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP może mieć korzystny wpływ na decyzje podejmowane w ramach projektu wdrożeniowego. Prowadzący wdrożenia powinni mieć świadomość możliwych negatywnych konsekwencji wdrożenia systemu, do których według badanych osób należą przede wszystkim negatywne skutki ekonomiczne przejawiające się w wysokich kosztach związanych z wdrożeniem oraz eksploatacją systemu, jak również negatywne konsekwencje organizacyjne głównie przyjmujące postać ograniczonej elastyczności działania. Podobnie przedsiębiorstwa decydujące się na zakup systemu klasy MRP II/ERP powinny przywiązywać szczególną wagę do wyboru konkretnego rozwiązania systemowego, zwracając uwagę na dopasowanie możliwości systemu do planowanego sposobu prowadzenia działalności gospodarczej. Należy to czynić, mając świadomość możliwych negatywnych konsekwencji złego dopasowania systemu, a więc zwiększenia pracochłonności i komplikacji działania przy jednoczesnym zmniejszeniu elastyczności oraz zaburzeń spowodowanych błędami i brakami systemu. Literatura Fogarty D.W., Hoffmann T.R., Stonebraker P.W. [989], Production and Operations Management, South-Western Publishing Co., Cincinnati.
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP Gołembska E., Szymczak M. [99], Informatyzacja w logistyce przedsiębiorstw, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa Poznań. Kisielnicki J., Sroka H. [999], Systemy informacyjne biznesu. Informatyka dla zarządzania, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa. Nowarska B. [000], Ocena efektów przedsięwzięć informatycznych przez kadrę menedżerską polskich firm, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, nr, Kraków. Soja P. [000], Charakterystyka systemów zintegrowanych klasy MRP II wraz z elementami analizy rynku, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, nr, Kraków. Soja P. [00], Wdrożenie systemu zintegrowanego klasy MRP II, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, nr 9, Kraków. Wallace T.F. [990], MRP II: Making It Happen. The Implementersʼ Guide to Success with Manufacturing Resource Planning, Oliver Wright Publications Inc., Essex Junction. Effects of MRP II/ERP Systems Implementations The paper discusses results of empirical research concerning the effects of implementations of integrated systems belonging to MRP II/ERP class. The research was performed with participation of representatives of Polish enterprises implementing integrated management systems of MRP II/ERP class, along with consultants and experts who represented various suppliers of integrated management systems. The effects of MRP II/ERP systems implementations have been characterised in respect of positive consequences and negative results of system activation. The implementation outcomes, discussed in the paper, have been divided into technical, economic, organisational, and social effects. Key words: integrated MRP II/ERP systems, positive implementation effects, negative consequences of implementation projects.