SYSTEM MOTYWACYJNY NA PRZYKŁADZIE EURO TAX.pl SA

Transkrypt

1 SYSTEM MOTYWACYJNY NA PRZYKŁADZIE EURO TAX.pl SA

2 01/ WPROWADZENIE Przesłanki wdrożenia systemu motywacyjnego: 1/ Zapotrzebowanie na dynamiczny wzrost sprzedaży 2/ Poprawa efektywności działań sprzedażowych i zarządzania call center 3/ Problemy organizacyjne (m.in. Przy tworzeniu budżetów i delegowaniu uprawnień, słaby przepływ informacji) Najważniejsze efekty wdrożenia: 1/ Wynik finansowy wyższy o 27% od planowanego (2,3 mln wobec 1,8 mln zł) 2/ Wzrost liczby pozyskanych klientów o 73 % w ciągu roku (z w 2008 do rok później

3 02/ GRUPA EURO TAX.PL SA Grupa Euro Tax.pl SA jest największą polską firmą zajmującą się doradztwem w zakresie zwrotu podatku płaconego przez osoby legalnie pracujące za granicą. W skład Grupy Kapitałowej wchodzą: Euro-Tax.pl SA (podmiot o charakterze holdingu zarządzającego), Euro Tax.pl Sp. z o.o. (lider rynku zwrotu podatku), CUF Sp. z o.o. (centrum procesowe zwrotu podatków dla klientów i partnerów Grupy Kapitałowej), EuroCredit Sp. z o.o. (usługi finansowe dla migrantów). Spółka jest laureatem prestiżowego konkursu Deloitte Fast 50 Central Europe Ranking, gdzie w latach 2008 i 2009 zajmowała miejsce w pierwszej dziesiątce w kategorii Wschodzących Gwiazd (Rising Stars), będąc jednym z najszybciej rozwijających się przedsiębiorstw w Europie. Spółka od stycznia 2010 roku jest notowana na rynku NewConnect GPW w Warszawie.

4 03/ PROBLEM PRZESŁANKI WDROŻENIA (1) Podstawowym zaobserwowanym wyzwaniem w firmie Euro Tax.pl było przyspieszenie wzrostu sprzedaży i ilości pozyskiwanych klientów (sprzedaży usług) ponad założony konserwatywny plan. Za bezpośrednią przeszkodę w osiągnięciu ponadprzeciętnych wyników zarząd uznał niski poziom motywacji pracowników w zespołach sprzedażowych i w związku z tym podjął decyzję o wdrożeniu nowego systemu premiowego. Przeprowadzony przez TC Concept audyt zidentyfikował nieprawidłowości w dotychczasowych praktykach Euro Tax.pl. Wynagrodzenia pracowników nie były połączone z efektywnością pracy. Premie często miały charakter uznaniowy, a system ich przyznawania nie zawsze uwzględniał osiągane wyniki. Sytuację utrudniał brak opisu stanowisk pracy kompetencji, uprawnień, zakresów odpowiedzialności. Brak zdefiniowanych procedur uniemożliwiał kontrolę ilości obsługiwanych spraw klientów i czasu obsługi pojedynczego przypadku. Dodatkowym zadaniem było właściwe wykorzystanie świeżo wdrożonego systemu CRM oraz obiegu informacji (WorkNet) dla celów zarządczych i kontrolnych.

5 04/ PROBLEM PRZESŁANKI WDROŻENIA (2) Charakterystyczną cechą przedsiębiorstw w fazie szybkiego wzrostu jest problem z uporządkowaniem organizacji i zarządzaniem, co miało miejsce w wypadku Euro Tax.pl. SA. Dodatkowo problemy wynikały z faktu, iż Grupa Kapitałowa została zbudowana w 2008 roku w drodze fuzji 2 podmiotów (Euro Tax.pl Sp. z o.o. i CUF Sp. z o.o.) o różnych kompetencjach (fuzja ponowna) zlokalizowanych w Poznaniu i Wrocławiu. Tym samym członkowie zespołu zarządzającego Grupy Kapitałowej Euro Tax.pl często prezentowali odmienne opinie na temat kierowania oraz priorytetów poszczególnych działów przedsiębiorstwa. Wspólny cel pozwalał zespołowi zarządzającemu podejmować właściwe decyzje w drodze trudnego kompromisu, jednak sposób komunikacji i podejmowania decyzji nie był usystematyzowany. W komunikacji wewnętrznej dominowała elektroniczna wymiana informacji i brakowało regularnych spotkań zarządu. Ponadto nadmierne skupienie władzy operacyjnej w rękach zarządu powodowało niewydolność decyzyjną w organizacji. Problemy komunikacyjne dotyczyły także menedżerów średniego i wyższego szczebla zarządzania. W grupie Euro Tax.pl SA budżety tworzone były bez uwzględniania MPK (miejsc powstawania kosztów), czego efektem był brak odpowiedzialności menedżerów średniego szczebla za poziom kosztów.

6 05/ ROZWIĄZANIE SYSTEM MOTYWACJI (1) Przeprowadzenie szczegółowej analizy umożliwiło przystąpienie do wdrażania w Euro Tax.pl systemu motywacyjnego. Podstawowym zadaniem było opracowanie agresywnego systemu premiowego wiążącego wysokość premii z osiąganymi poziomami realizacji planu spółki. Oprócz tego konsultanci TC Concept przygotowali matematyczny model wyliczania premii i dedykowane narzędzie informatyczne. Niezbędne było stworzenie map procesów i zidentyfikowanie ich kluczowych punktów. Umożliwiło to opracowanie wskaźników dla poszczególnych procesów, przeprowadzenie pomiarów i zmodyfikowanie systemu premiowego o otrzymane wyniki. Przeprowadzono również symulacje wysokości premii zgodnie z opracowanym modelem. System premiowy i wyniki symulacji zostały przedstawione członkom zarządu. Kolejnym etapem działań TC Concept było wdrożenie opracowanego systemu premiowego poprzez przygotowanie wewnętrznego aktu prawnego zarządzenia prezesa zarządu regulującego zasady naliczania i wypłacania premii. Wdrożenie zostało wsparte prezentacją systemu i szkoleniami dla jego uczestników.

7 06/ ROZWIĄZANIE SYSTEM MOTYWACJI (2) Konsultanci TC Concept stanęli także przed wyzwaniem usprawnienia komunikacji wewnętrznej w Euro Tax.pl. Dlatego opracowano koncepcję regularnych spotkań operacyjnych zarządu: wewnętrznych oraz z menedżerami wyższego i średniego szczebla. Ponadto, dla tych ostatnich został wdrożony system bieżącego raportowania. Przepływ informacji został także usprawniony dzięki opracowaniu koncepcji informacji zarządczej oraz comiesięcznych spotkań kadry menedżerskiej i właścicieli spółki, na których prezentowano dane o wynikach firmy. Aby zwiększyć sprawność decyzyjną, konsultanci TC Concept zaproponowali przeniesienie części uprawnień z poziomu zarządu na menedżerów średniego szczebla. W tym celu został dla nich opracowany program szkoleniowy Akademia menedżera. Wreszcie poziom motywacji został zwiększony poprzez zaprojektowanie i wdrożenie nowego systemu budżetowania opartego o strukturę MPK spółki oraz systemu pomiaru efektywności działań. Ostatnim etapem wdrażania systemu motywacyjnego była ocena działania systemu w praktyce. Dopiero wyniki tej analizy, opartej na zgromadzonych danych empirycznych, pozwoliły zyskać pewność, że system rzeczywiście się sprawdził.

8 07/ EFEKTY WDROŻENIA Opracowany przez TC Concept nowy system premiowy przełożył się na wzrost motywacji pracowników i wyższą efektywność. Pozwoliło to na pozyskanie klientów w 2009, co oznacza wzrost o 73% w stosunku do roku poprzedniego. Udało się to uzyskać przy 10% wzroście zatrudnienia. Lepszy przepływ informacji, większa świadomość celów przedsiębiorstwa i wyższa sprawność decyzyjna uzyskane dzięki wdrożeniu systemu motywacyjnego wg koncepcji TC Concept umożliwiły osiąganie wyników finansowych znacznie przekraczających zaplanowane wielkości. W 2009 wynik finansowy netto Euro Tax.pl S.A. wyniósł 2,3 mln zł 27% więcej niż zakładany (1,8 mln zł). Lepsze od planowanych wyniki finansowe pozwoliły korzystnie zadebiutować firmie na rynku NewConncet.

9 08/ DLACZEGO TC CONCEPT? Kluczowym elementem działań TC Concept, które przyniosły efekt w wymiarze przewyższającym nasze oczekiwania, było wdrożenie systemów premiowych, powiązanych z realizacją przyjętego w spółce budżetu operacyjnego. Nastąpił bardzo wyraźny wzrost efektywności naszych pracowników, co bezpośrednio przełożyło się bardzo istotnie i pozytywnie na wynik finansowy naszej spółki. Adam Powiertowski prezes zarządu Euro Tax.pl SA Andrzej Jasieniecki wiceprezes zarządu Euro Tax.pl SA