1. Folder poczekalnia Nowe funkcjonalności wersji 3.12.0 Dostępny jest z poziomu strony głównej w zakładce Foldery 2. Wkładka adresowa Zdefiniowane wkładu 3. Lokalizacja składów chronologicznych Możliwość określenia fizycznego miejsca przechowywania konkretnego dokumentu przyjętego na stan składu chronologicznego. Procedura przyjmowania na skład chronologiczny została taka sama. Jedyną zmianą jest możliwość wyboru lokalizacji przechowywanego dokumentu oraz poprzez zaznaczenie
checkboxu automatyczne przyjmowanie dokumentów na stan składu chronologicznego przez kliknięcie przycisku Enter na klawiaturze. Lokalizacje można dodawać, edytować i usuwać. W tym celu należy kliknąć prawym klikiem myszy na nazwę i wybrać odpowiednią opcję. Pojawi się okienko, które należy wypełnić 4. Możliwość wydruku identyfikatora Identyfikator drukujemy z poziomu strony głównej w zakładce.
Po wyborze przycisku na ekranie pojawi się pełna struktura organizacyjna urzędu. Następnie wybrać pracownika, któremu należy wydrukować identyfikator i prawym klikiem myszy wybrać opcję edycja. W celu wydrukowania kodu należy kliknąć. 5. Możliwość auto-zwrotu koszulki po podpisie/akceptacji ostatniego dokumentu. Opcja jest przypisywana przez administratora danej osobie na zasadzie uprawnienia (uprawnienie nr 123) 6. Wiadomości W celu wysłania widomości wszystkim użytkownikom systemu należy ze strony głównej systemu EZD z zakładki Rejestry wybrać opcję Wiadomości.
W oknie wysyłania wiadomości należy wskazać czas jej publikacji i ważności oraz tytuł, a także podać treść. Wprowadzone dane należy zatwierdzić klikając ikonkę. Powiadomienia o nowych wiadomościach znajdują się w górnej części strony głównej sytemu. Aby odebrać wiadomość należy kliknąć żądaną informacje z listy. a następnie wybrać 7. Powiadomienia o zmianach w koszulkach Aby otrzymywać powiadomienia o zmianach w koszulkach należy z poziomu koszulki wybrać zakładkę Powiadomienia.
Następnie z listy wskazać, o których zmianach w koszulce mamy zostać powiadomieni. Dany zestaw powiadomień o zmianach jest przypisywany każdej koszulce indywidualnie.
8. Szablon obiegu Aby stworzyć szablon obiegu należy z poziomu koszulki wybrać funkcję Przekaż a następnie kliknąć Utwórz nowy szablon obiegu Wyświetlone zostanie okno Dodawanie nowego ustawienia wpływu, w którym należy podać nazwę szablonu i zatwierdzić ikoną. Następnie w zakładce należy wskazać kolejno pracowników uczestniczących w obiegu koszulki. Każdego nowo wybranego pracownika zatwierdzić klikając. Po zdefiniowaniu całego szablonu obiegu zapisać klikając ikonkę. W celu zmiany pracownika w obiegu należy kliknąć. Uwaga: Koszulka będzie przekazywana między pracownikami w kolejności od pracownika umieszczonego na szczycie listy. Umieszczenie na końcu listy pracownika, który jest jego autorem zapewni, że koszulka przekazywana według określonego scenariusza zostanie do niego zwrócona.
W celu wykorzystania szablonu obiegu należy z poziomu koszulki poprzez kliknięcie, wybrać zdefiniowany szablon a następnie zatwierdzić operację ikoną. Koszulka trafi do pierwszego pracownika umieszczonego na liście wybranego szablonu obiegu. Użytkownik, do którego trafi koszulka nie może jej przekazać dowolnej osobie,
ponieważ nie ma do dyspozycji przycisku. W jego miejscu pojawi się przycisk. Po jego kliknięciu koszulka zostanie przekazana następnej osobie określonej w szablonie obiegu. Uwaga: Zdefiniowany schemat obiegu może być wykorzystany w innych koszulkach. 9. Nowy Addin
Zmiany w systemie w wersji 3.12.0.0 1. Zastępstwa czasowe Zaleca się by każdy użytkownik na stałe miał wyznaczonego zastępcę w systemie EZD. Dodatkowo system pozwala na ustawienie zastępstw czasowych. W tym celu należy z poziomu strony głównej wejść w zakładkę i wybrać opcję. Wyświetlone zostanie okno Zarządzanie zastępstwami, w którym należy: o wskazać osobę zastępowaną, o wskazać zastępców, o wskazać okres ważności zastępstwa poprzez wybór daty z formatki kalendarza. Zatwierdzić klikając ikonę. System EZD przewiduje możliwość ustawienia zastępstw czasowych przez pracownika. W tym celu należy z poziomu strony głównej kliknąć.
Wyświetlone zostanie okno Zarządzanie zastępstwami, w którym należy: o wskazać zastępców, o wskazać okres ważności zastępstwa poprzez wybór daty z formatki kalendarza. Zatwierdzić klikając ikonę. Pracownik z poziomu strony głównej ma możliwość sprawdzenia: o swoich zastępców klikając o jak i osoby, które aktualnie zastępuje.
2. Uprawnienia przydzielane są na stanowiska a nie na pracownika Uprawnienia użytkownikom EZD nadawane są przez Administratora z poziomu strony głównej systemu w zakładce poprzez wybór opcji. Wyświetlone zostanie okno Zarządzanie uprawnieniami użytkowników, w którym należy wskazać nazwisko pracownika, któremu nadajemy uprawnienia. Pod spodem pojawi się lista uprawnień z podziałem na role systemowe i organizacyjne. 3. Modyfikacja widoku drukowania korespondencji Widok drukowania kopert został zmodyfikowany w sposób ułatwiający pracownikowi wybór sposobu wydruku adresów zarejestrowanej korespondencji. Dostępne są: - koperta - wkładka adresowa
- etykieta adresowa 4. Możliwość dołączenia symbolu Wydziału do znaku sprawy pkt. przygotowany na potrzeby m.in. MNiSW. Przy zakładaniu sprawy widoczny jest symbol wydziału, jednostki, JRWA, kolejny nr wynikający ze spisu spraw oraz czterocyfrowy rok. 5. Skrócenie czasu wykonywania operacji obsługi składów chronologicznych opcja auto rejestracji. Procedura przyjmowania na skład chronologiczny została taka sama. Udostępniono opcję auto rejestracji poprzez zaznaczenie checkboxu automatyczne przyjmowanie dokumentów na stan składu chronologicznego przez kliknięcie przycisku Enter na klawiaturze.
6. Import adresatów - Dodanie kodowania Windows-1250 do importu adresatów System EZD pozwala na import adresów przez użytkownika bez ingerencji administratorów. Aby zaimportować listę adresów należy z poziomu strony głównej systemu z zakładki wybrać opcję. Wyświetlone zostanie okno Zarządzanie listami seryjnymi, w którym należy kliknąć. W nowym widoku wybieramy listę, którą importujemy. Zatwierdzić przyciskiem.
Uwaga: Rodzaj kodowania znaków w pliku jest ustawiony domyślnie tj. UTF8. W kolejnym etapie przyporządkowujemy pola importowanej listy z polami w przygotowanym pliku. Wpisać nazwę, pod jaką będzie funkcjonowała importowana listai zatwierdzić klikając ikonę Dalej System potwierdzi poprawne wykonanie operacji importu stosownym komunikatem: 7. Zmiana widoku dokumentów składu w koszulce Zmieniony został widok dokumentu zarejestrowanego w składzie chronologicznym: 8. Zamówienie - możliwość rezerwacji / anulowania dokumentu w składzie chronologicznym System umożliwia pracownikowi złożenie zamówienia dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym. W tym celu pracownik z poziomu koszulki w zakładce po przez kliknięcie ikonki składzie chronologicznym składa zamówienie. znajdującej się w linku odnoszącym się do statusu dokumentu w Po dokonaniu rezerwacji status dokumentu zmienia się z Dostępny na status Zamówiony. Uwaga: Ponowne kliknięcie w ikonę anuluje złożone zamówienie. W koszulce widoczna jest informacja o dokumencie złożonym w składzie chronologicznym. Klikając na wskazane ikonki można zamówić / anulować zamówienie wypożyczenia dokumentu ze składu.
Pracownik Kancelarii ogólnej przygotowuje zamówienie do odbioru. W tym celu z poziomu strony głównej wejść w zakładkę i wybrać opcję. Wyświetlone zostanie okno Obsługa składu chronologicznego, w którym w zakładce należy z czytać kod techniczny składu umieszczonego na zamówionym dokumencie i potwierdzić klikając w ikonkę. 9. Modyfikacja widoku spraw: stronicowanie, porządkowanie po numerze LP, linki do koszulek pozwalające otworzyć wiele spraw w różnych zakładkach
Podteczki układają się zgodnie z chronologią rejestracji 10. Dodano pole: Data odbioru zwrotki przez drugą stronę
11. Dodanie podteczki weryfikuję istnienie numeru poprzedniego oraz kolejnego 12. Dodano pola: Pełniona funkcja, Prefix Nazwa oraz Prefix Nazwisko do bazy adresatów 13. Możliwość wydruku rozdzielnika z kodem kreskowym Przykładowy rozdzielnik: Pracownik aby wydrukować rozdzielnik z zarejestrowanej korespondencji w danej koszulce wykonuje: Klika ikone drukarki:
Klika 14. Podział uprawnień funkcjonalności administratorskich Administrator zarządza uprawnieniami w części Uprawnienia administratorskie zostały rozdzielone według listy: 15. Dodano pole NAZWA na fromularzu Uzupełniania metadanych Moduł wchodzimy do W kreatorze rejestracji nowego pisma w części Metadane zostało dodane pole Tytuł:
16. Dodano możliwość przekazywania koszulek z Kancelarii po uzupełnieniu metadanych i dodaniu skanu - Opcjonalnie można przekazywać koszulki z zarejestrowanymi dokumentami z uzupełnionymi metodanymi lub bez nich 17. Zmieniono funkcjonowanie ochrony dokumentu wrażliwego - ochrona od momentu ustawienia ochrony Blokowany jest dostęp do koszulki z dokumentem wrażliwym również dla użytkowników, którzy mieli do niego dostęp zanim ochrona została nałożona. Ochrona dokumentu wrażliwego ustawiana jest w menu podręcznym dokunetu Kłódka świadczy o założonej ochronie dokumentu wrażliwego
18. Wymagana jest aktualizacja używanych raportów do aktualnej wersji dostępnej na portalu 19. Obsługa double-click przy wyborze RWA z katalogu W momencie zakładania sprawy pracownik wskazuje teczkę, w której sprawa zostanie umieszczona Klikając dwukrotnie na teczkę RWA możemy ją wybrać.