INSTRUKCJA OBSŁUGI DO MODUŁU B2B (Zamówienia internetowe B2B 3.3) 1
Spis treści Wstęp... 3 Logowanie do systemu... 4 Zamawianie towaru... 8 Dokumenty... 18 Moja oferta... 25 Informacje... 31 Zarządzanie... 32 Koszyk... 34 Wyloguj... 35 2
Wstęp Moduł B2B jest autorskim rozwiązaniem firmy Ekspert Systemy Informatyczne, które stworzyliśmy z myślą o prostszym i szybszym zamawianiu towarów online. Za pomocą modułu B2B każdy zarejestrowany kontrahent może w dowolnym czasie i miejscu przejrzeć bieżącą ofertę handlową danej firmy oraz dokonać zamówień online. Dzięki temu zaoszczędza masę cennego czasu i ma szybki wgląd do swojej historii zamówień oraz wystawionych dokumentów. Najważniejsze funkcje modułu B2B Przejrzysty i intuicyjny interfejs Możliwość podejrzenia najważniejszych informacji, danych i zdjęć danego towaru Oferta i wyświetlane informacje dostosowane są do indywidualnych warunków handlowych danego kontrahenta np. cena Szybkie i proste zamówienie towarów z uwzględnieniem indywidualnych ustaleń Wgląd w gratisy i rabaty Możliwość zgłoszenia reklamacji Możliwość pobrania dokumentów udostępnionych przez przedsiębiorcę np. cennika lub katalogu w formie elektronicznej Historia współpracy kontrahenta z przedsiębiorcą (lista złożonych zamówień, zapytań oraz wystawionych dokumentów) Nadanie dostępu do modułu B2B dla kilku swoich pracowników z określeniem konkretnych uprawnień Poniżej znajduje się instrukcja, która szczegółowa omawia każdy element oraz dostępne funkcje modułu B2B. 3
Logowanie do systemu Do uruchomienia modułu B2B potrzebna jest dowolna przeglądarka internetowa. Logowanie do systemu odbywa się poprzez wpisanie adresu serwera internetowego, na którym uruchomiony jest moduł na przykład: http://biuro.ekspert.szczecin.pl/demo. Na ekranie przeglądarki pojawi się wówczas ekran logowania do systemu. Oprócz logowania do systemu na ekranie można wybrać wersję językową interfejsu B2B. Domyślnie interfejs uruchamia się w języku przeglądarki www. Istnieje także możliwość częściowego udostępnienia oferty. Dzięki możliwości zalogowania się na konto gościa, dana osoba ma wgląd do oferty z ograniczoną informacją np. bez wyszczególnionych cen, stanu magazynowego itp. Po pomyślnym zalogowaniu pojawia się okno powitalne z informacjami o koncie kontrahenta na którego nastąpiło logowanie. W tym oknie podane są informacje adresowe kontrahenta, kwota przyznanego limitu kredytowego oraz informacja o kwocie przyznanego limitu. 4
Opcjonalnie dostawca może także stworzyć ankietę dla kontrahentów, która będzie wyświetlana zaraz po zalogowaniu się kontrahenta. Dostawca może swobodnie zarządzać pytaniami w ankiecie, która zostaje wcześniej utworzona w programie Streamsoft. Do ankiety można także powrócić w dowolnym momencie. Szczegóły opisane w punkcie "Moja oferta". 5
W górnej części ekranu znajduje się lista dostępnych w module B2B opcji: Start widoczna powyżej strona startowa z informacjami o kartotece kontrahenta zarejestrowanego w systemie. Zamów wyświetla listę towarów z oferty handlowej firmy możliwych do zamówienia, ewentualne umożliwia sprawdzenie dostępności danego towaru, obejrzenie zdjęcia prezentowanego towaru, sprawdzenie warunków handlowych (ceny) oraz szeregu innych informacji. Dokumenty w opcji tej kontrahent otrzymuje dostęp do całej swojej historii dokumentów (zapytań, zamówień, dokumentów sprzedażowych, reklamacji),które zostały zarejestrowane w systemie. Dodatkowo ma też wgląd w aktualne rozrachunki. Moja oferta tutaj kontrahent może sprawdzić jakie rabaty i promocję są aktywne na jego koncie, może podejrzeć jakie gratisy może otrzymać od firmy oraz listę swoich produktów, którą można zdefiniować w systemie dla każdego 6
z kontrahentów. Znajdzie tu także raport, który jest przygotowany przez dostawce. Informacje w tej zakładce można umieścić w formie elektronicznej dowolne pliki np. gazetkę firmową w formacie PDF Zarządzanie kontrahent może zmienić swoje hasło do logowania do systemu oraz ustawić osobne konta dla wszystkich swoich pracowników, określając tym samym ich uprawnienia w systemie. Koszyk możliwość podglądu zamawianych towarów, zmiany ilości, określenia sposobu płatności i dostawy oraz możliwość dodania ewentualnych uwag do zamówienia. Użytkownik dostaje także możliwość wczytania zawartości koszyka z wcześniej przygotowanego pliku z towarami. Wyloguj opcja służy do wylogowania z systemu. Wszystkie z opisanych powyżej opcji zostaną szczegółowo opisane w kolejnych punktach instrukcji. 7
Zamawianie towaru Po wybraniu opcji Zamów w przeglądarce pojawi się ekran ze spisem towarów, na którym można zobaczyć informację o danym towarze w postaci zdjęcia, oraz informacje o stanie danej pozycji. Stan magazynowy może być wyświetlany w postaci liczbowej lub też w postaci opisowej na przykład dostępny itp. Następnym parametrem jest cena dla danego klienta, jednostka miary i pole, w którym można określić ilość zamawianego towaru. W przypadku kartotek z opakowaniem zbiorczym klikając na symbol jednostki przy danej kartotece można zmienić jednostkę np.ze sztuki na karton i zamawiać towar w opakowaniach zbiorczych. Kolejnym elementem widocznym w oknie są ikonki dostępne poniżej podstawowych funkcji modułu na zakłądce produktów. Widoczne są trzy ikonki służące do przełączania widoku zamówień online w trzy dostępne tryby: 8
Widok prosty 9
Widok szczegółowy Widok galerii 10
Domyślnym trybem jest widok szczegółowy. Po najechaniu kursorem myszki na dany towar pojawia się okienko szczegółów, w którym można doczytać bardziej szczegółowe informacje danego towaru np. o cenie brutto i netto lub o stanie magazynowym. Oprócz tego pokaże się także miniatura produktu. Niezależnie od widoku, przy danych towarach mogą być widoczne małe ikonki. W zależności od tego co zdefiniuje dostawca, kontrahent przy towarze może zobaczyć różne symbole. Po najechaniu kursorem na daną ikonkę zostaję objaśniony jej skrót. Najpopuarniejszym są opisane poniżej ikony: N - Nowość P - Promocja S- Sugerowany W - Wyprzedaż 11
Po kliknięciu na wybrany towar na ekranie pojawi się okno ze szczegółami dotyczącymi danej kartoteki, np. w jakich opakowaniach występuje, kody EAN przypisane do danej kartoteki oraz dokładny opis danej kartoteki. W przypadku opisów możliwe jest wstawienie do danej kartoteki kilku wersji opisów np.dla różnych wersji językowych modułu B2B. 12
W sekcji Zamówienie można podać ilość zamawianego towaru, lub skorzystać z przycisku Kalkulator cenowy. Pojawi się wówczas na ekranie okno kalkulatora. Za pomoca kalkulatora kontrahent szybko dokona wstępnych obliczeń ceny końcowej dla swojego klienta, dodając do ceny zakupy marżę lub narzut. Dzięki opcji "Stwórz ulotkę w PDF" może też w prosty sposób przygotować ulotkę z danymi o towarze i ceną dla końcowego klienta. 13
Po podaniu ilości zamawianych towarów nalezy na samym dole ekranu wcisnąć przycisk Przelicz koszyk lub nacisnąć enter. Po wybraniu tej opcji w górnej części ekranu pojawi się informacja o ilości towarów znajdujących się w koszyku Dla ułatwienia ikonka Koszyk posiada w nawiasach liczbę zamawianych towarów. 14
Dodatkową opcją w zakładce Zamów jest widoczne w lewej części okna drzewo grup. Kolejną funkcją jest Panel wyszukiwania, w którym można wyszukać wybrany towar bez przeszukiwania całej listy. 15
Klikając na opcję szukaj według, można określić według jakiego kryterium ma nastąpić wyszukiwanie. Dzięki temu kontrahent może szybko przeszukać wyniki i znaleść porządany towar. Dostępne są następujące opcje wyszukiwania: Indeks, Kod EAN, Nazwa, Opis, Wszystkie powyższe pola jednocześnie. Oprócz możliwości szukania według wszytskich wymienionych powyżej pól, kontrahent może swobodnie przeszukać poszukiwaną frazę, wpisując ją w pole 16
"szukaj..." Wyszukiwarka posiada także funkcje podpowiedzi wyników, co oznacza, że po wpisaniu kilku pierwszym liter danego wyrazu od razu pokaże potencjalnie szukany towar. 17
Dokumenty W zakładce Dokumenty można prześledzić pełną historię współpracy pomiędzy kontrahentem a firmą. Historia zawiera także listę nierozliczonych płatności. Pierwszą dostępną z lewej strony okna opcją są Płatności. Po jej wybraniu na ekranie pojawi się spis aktualnych płatności oraz informacji, które dotyczą faktury, daty wystawienia dokumentu oraz terminu płatności. Kolorem czerwonym na liście płatności zaznaczone są dokumenty przeterminowane natomiast czarnym, bieżące płatności mieszczące się jeszcze w terminie płatności. 18
Po kliknięciu na dany dokument, pojawi się jego pełna zawartość. Oprócz informacji o zamówionych towarach, przy każdej z pozycji znajduje się na końcu przycisk Zgłoś. Służy on do zgłoszenia reklamacji na wybrany towar. Po wybraniu opcji zgłoszenia pojawia się okno, w którym można opisać szczegóły reklamacji. 19
W dolnej części okna z pozycjami dokumentu są dostępne jeszcze dwa przyciski Zapisz do pliku oraz Dodaj do koszyka. 20
Zapisz do pliku umożliwia zapisanie zawartości dokumentu do pliku w formacie CSV. Może to być pomocne w przypadku gdyby kontrahent chciał zamówić jeszcze raz ten sam towar, który był wcześniej na dokumencie. Wówczas nie musi dodawać ręcznie każdej pozycji tego towaru, a tylko wejść w opcje Koszyk i wczytać zawartość z pliku. Przycisk Dodaj do koszyka kopiuje od razu daną pozycje zamówienia do koszyka, aby możliwe było automatyczne powielenie całego zamówienia. Kolejną opcją dostępną po lewej stronie jest okno Zapytania ofertowe", które pokazuje historię składanych przez klienta zapytań ofertowych. Wybierając dany dokument z listy zapytań ofertowych analogicznie jak w poprzedniej opcji otwierana jest cała zawartość tego dokumentu z listą towarów. W zakładce Zamówienia. można podejrzeć historię dotyczącą składanych wcześniej zamówień. Obsługa wygląda analogicznie jak w przypadku wcześniejszych opcji. 21
W przypadku zamówień kontrahent dodatkowo może z poziomu listy śledzić stan realizacji danego zamówienia w kolumnie Status. Po wybraniu jednego z zamówień na ekranie otworzy się jego zawartość. Wchodząc w dane zamówienie można sprawdzić dokładnie jaka ilość z jakiej pozycji danego zamówienia została już zrealizowana, a jaka nie. Pozostałe opcje są analogicznie jak w przypadku płatności. W opcji "Faktury" znajdują się wszystkie ostatnio wystawione dokumenty sprzedaży. 22
W przypadku listy faktur, dokument faktury sprzedaży może zostać pobrany przez kontrahenta w formie elektronicznej (format PDF). Można kliknąć na ikonę i wtedy od razu pobrać fakturę lub najpierw wyświetlić szczegóły faktury. Po naciśnięciu na ikonkę dokumentu w pozycji Faktura można swobodnie wybrać miejsce do zapisania pliku. 23
Oprócz tego, tak jak w przypadku płatności, można zgłosić reklamację na wskazaną pozycje dokumentu lub zamówić zawartość dokumentu raz jeszcze, albo też zapisać zawartość dokumentu w formacie CSV do późniejszego zaczytania do koszyka. Ostatnią opcją dostępną po lewej stronie są Reklamacje. Zakładka zawiera całą historię zgłaszanych przez danego kontrahenta reklamacji wraz ze szczegółami tj. data przyjęcia, data zakończenia, numer reklamacji, stan realizacji czy pole "Status" oraz ewentualne uwagi. 24
Moja oferta W opcji Moja oferta użytkownik może skorzystać z kilku widocznych po lewej stronie narzędzi. Zakładka Moje produkty, umożliwia stworzenie listy najczęściej kupowanych towarów i produktów przez danego klienta, tak aby nie musiał szukać ze spisu wszystkich dostępnych w module B2B produktów. 25
Zakładka Promocje i oferty specjalne umożliwia podejrzenie kontrahentowi jakie promocje i oferty przypisane są do jego konta w systemie i w jakich dniach obowiązuję dana promocja. Po wybraniu danej promocji na ekranie pojawiają się szczegóły dotyczące zawartości danej promocji. Z tego okna możliwe jest także złożenie zamówienia przez kontrahenta. 26
Opcja Gratisy umożliwia podejrzenie zdefiniowanych w systemie gratisów oraz daty ich obowiązywania. 27
Zakładka "Ankiety" pozwala kontrahnetowi wrócić do wcześniej pominętej ankiety. Po wejsciu w tą opcje, klient zobaczy pełną listę ankiet, które zostały do niego wysłane przez hurtownię. By wypełnić ankietę należy w nią kliknąć. 28
Kontrahent może również podejrzeć listę zebranych punktów lojalnościowych. W zakładce "Programy Lojalnościowe" znajdzie dokładne wyjaśnienie oraz liczbę dostępnych punktów 29
Opcja Moje raporty umożliwia wykonanie dowolnego raportu w języku SQL dotyczącego wybranego kontrahenta. Może to być np. stan opakowań zbiorczych, dzięki czemu kontrahent zobaczy ile opakowań zbiorczych musi oddać swojemu dostawcy. 30
Informacje Zakładka "Informacje" służy kontrahentom jako cenne źródło różnych dokumentów, które w tym miejscu są gotowe do pobrania i zapisania w dowolnym katalogu i miejscu u siebie na komputerze. Mogą to być np. gotowa gazetka o produktach w formacie PDF, cennik lub katalog produktów. 31
Zarządzanie W opcji Zarządzanie kontrahent może swobodnie zmienić hasło do logowania używane w module B2B. Inną opcją możliwą do ustawienia w zakładce jest możliwość zdefiniowana dla każdego z kontrahentów sub-kont dla pracowników danej firmy. Dzięki nim dany pracownik będzie miał dostęp do internetowego portalu zamówień i w zależności od nadanych mu uprawnień będzie mógł wykonywać różne czynności. 32
Możliwe do ustawienia są następujące uprawnienia: Ceny dostęp do cen sprzedaży dla danego pracownika Faktury wgląd w historię i wcześniej wystawione na firmę faktury Płatności wgląd w historie aktualnych płatności Zamówienia możliwość składania zamówień 33
Koszyk Koszyk służy do podglądu podsumowania zamówienia.. W opcji Koszyk możliwa jest modyfikacja pozycji zamówienia (zmiana ilości danego towaru, usunięcie danej pozycji). Klient może tu również : Podejrzeć numer zamówienia, które powstanie w systemie Podejrzeć całkowitą kwotę zamówienia Dopisać ewentualne uwagi dotyczące składanego zamówienia Wybrać sposób płatności Wybrać sposób dostawy. Dodatkowo kontrahent może zdecydować jaki dokument ma powstać z zawartości koszyka wybierając na dole jedną z dwóch opcji: Zamówienie lub Zapytanie ofertowe. Zawartość koszyka dodatkowo można zapisać do pliku w formacie CSV wybierając opcje Zapisz do pliku. Tak przygotowany wcześniej plik w formacie CSV można w późniejszym czasie wczytać do pustego koszyka wybierając opcję Importuj. 34
Wyloguj Opcja Wyloguj służy do wylogowania się systemu 35