B2B.HELKRA.PL INSTRUKCJA OBSŁUGI DLA STANDARDOWEGO UŻYTKOWNIKA MODÓŁ OBSŁUGI KORPORACJI

Transkrypt

1 B2B.HELKRA.PL INSTRUKCJA OBSŁUGI DLA STANDARDOWEGO UŻYTKOWNIKA MODÓŁ OBSŁUGI KORPORACJI

2 Strona2 SPIS TREŚCI: 1. Poruszanie się po platformie Asortyment i wyszukiwanie towaru Zakładka Asortyment Wyszukiwarka Lista produktów Szczegółowa karta produktu Koszyk i składanie zamówień Dodawanie produktów do koszyka Koszy Wiele koszyków Zamawianie koszyka Lista zamówień Oferty (ulubione produkty) Tworzenie oferty Lista ofert Szczegóły oferty Reklamacje Deklaracja reklamacji ilościowej Deklaracja reklamacji jakościowej Deklaracja zwrotu Szczegóły reklamacji Moje konto Moje dane Adresy dostawy Projekty (CK)...27

3 Strona3 1. Poruszanie się po platformie Platforma b2b.helkra.pl, zbudowana jest w oparciu o założenia przyjaznego i przejrzystego w użytkowaniu interfejsu obsługi. Budowa platformy składa się z 3 zasadniczych elementów: 1. Moduł wyszukiwania oraz zarządzania koszykami 2. Menu platformy 3. Moduł prezentacji danych

4 Strona4 2. Asortyment i wyszukiwanie towaru 2.1 Zakładka Asortyment W zakładce asortyment użytkownik ma dostęp do swojego katalogu produktów. Mechanizmem nawigującym po asortymencie jest menu boczne, które zawiera katalog produktów. Menu te jest zawsze dostępne w tracie poruszania się po asortymencie. Katalog produktów podzielony jest według trzech wariantów (1): Typ organizacja produktów według typu (np. długopis, ołówek, segregator, itp.) Kategoria organizacja produktów według zastosowania (np. akcesoria do prezentacji, koperty i akcesoria do wysyłek Marka - organizacja produktów według producenta lub mraki Kliknięcie w wybrany w wiersz z listy menu bocznego przenosi do listy produktów w niej zawartych. Każda grupa na liście menu bocznego ma możliwość rozwinięcia na pod grupy, w celu zawężenia kryteriów wyszukiwania (2).

5 Strona5 2.2 Wyszukiwarka Platforma B2B.HELKRA.PL posiada dwie wyszukiwarki : Wyszukiwarkę standardową Wyszukiwarkę zaawanasowaną a) Wyszukiwarka standardowa, widoczna zawsze w prawym górnym rogu: Zakres wyszukiwania : nazwa produktu, indeks oraz kod producenta b) Wyszukiwarka zaawansowana, dostępna po kliknięciu w napis Wyszukiwarka zaawansowana widoczny pod wyszukiwarką standardową. Wyszukiwarka zaawansowana daje możliwość wyszukiwania towaru po parametrach produktów, wybranych frazach, markach itp.

6 Strona6 2.3 Lista produktów Po użyciu menu bocznego lub wyszukiwarki platforma wyświetli listę pasujących produktów. Zagadnienia związane z nawigacją : 1. Filtr listy produktów służy do przeszukiwania wyświetlonej już listy produktów, standardowo jest on zminimalizowany 2. Ilość produktów na stronie w przypadku gdy lista wyszukanych produktów jest długa, jest możliwość sterowania ilością wyświetlonych na raz produktów 3. Następna strona nawigacja miedzy stronami listy produktów

7 Strona7 4. Nazwy kolumn listy produktów- kliknięcie w wybraną kolumnę powoduje sortowanie produktów od najmniejszej do największej, ponowne kliknięcie odwraca kierunek sortowania. 5. Nazwa produktu kliknięcie w nazwę produktu przenosi do karty z jego szczegółami. 6. Mechanizm dodawania produktu do koszyka aby dodać produkt do koszyka należy wpisać w pole ilość potrzebnych produktów i kliknąć Do koszyka. Platforma w ramach ochrony przed przypadkowym kliknięciem wyświetla okienko potwierdzające dodanie produktu do koszyka. 2.4 Szczegółowa karta produktu Po kliknięciu na nazwę towaru będąc na liście produktów, platforma wyświetli szczegółową kartę danego produktu.

8 Strona8 1. Moduł zdjęć kliknięcie w wybrane zdjęcia powiększa je. 2. Moduł ceny oraz mechanizm dodawania do koszyka - aby dodać produkt do koszyka należy wpisać w pole ilość potrzebnych produktów i kliknąć Do koszyka. Platforma w ramach ochrony przed przypadkowym kliknięciem wyświetla okienko potwierdzające dodanie produktu do koszyka. 3. Szczegółowa karta produktu kliknięcie powoduje pogranie karty produktu w formacie PDF 4. Zakładki przełączanie się miedzy zakładką z specyfikacją techniczną, a listą propozycji produktów podobnych. 5. Specyfikacja techniczna produktu. 3. Koszyk i składanie zamówień 3.1 Dodawanie produktów do koszyka Będąc na liście produktów lub na karcie produktów, dostępny jest mechanizm dodawania towaru do kszyka: Po wprowadzeniu odpowiedniej ilości w białym polu oraz kliknięciu przycisku Do koszyka, platforma wyświetli okienko potwierdzające. Po kliknięciu Zamknij okno produkt jest dodany do aktualnie używanego koszyka.

9 Strona9 3.2 Koszyk Aby przejść do aktualnego koszyka należy kliknąć w przycisk aktualny koszy, w prawym górnym rogu platformy. Obok nazwy koszyka, wyświetlana jest aktualna liczba pozycji w niej zawartych. Kliknięcie przenosi użytkownika do koszyka: 1. Pasek etapu składania zamówienia ( więcej w pod rozdziale składanie zamówienia) 2. Wyczyść koszyk funkcja wykasowania wszystkich produktów z koszyka, po kliknięciu platforma wyświetla okno potwierdzenia. 3. Zapisz koszyk funkcja zapisywania zmian ilości zamawianych produktów.

10 Strona10 4. Stwórz ofertę po kliknięciu platforma zapisuje koszyk w postaci oferty, dostępnej w głównym pasku menu strony. 5. Przekaż koszyk możliwość przekazania koszyka innej osobie wchodzącej w skład działu/oddziału/sekcji. 6. Lista produktów w koszyku kliknięcie w nazwę przenosi użytkownika na kartę produktu 7. Cenna netto produktu cena brutto oraz obowiązująca stawka VAT dostępna po kliknięci w nazwę produktu 8. Pole ilość aktualnie wyświetlana ilość danego produktu, po zmianie ilości należy zapisać koszyk w celu utrwalenia zmian oraz przeliczenia sumy. 9. Usuń z koszyka wywołanie funkcji usuwania pojedynczego, wybranego produktu. Po usunięciu produktu wyświetla się potwierdzenie. 10. Podsumowanie wartości koszyka 11. Złóż zamówienie przycisk kierujący do dalszej części procesu zamawiania. 3.3 Wiele koszyków Platforma B2B.HELKRA.PL pozwala na prowadzenie równolegle wielu koszyków. Założenia: Produkty dodawane są do koszyka, który jest aktualnie oznaczony jako domyślny. Ilość koszyków jest nie ograniczona Koszyki nie kasują się po wylogowaniu. Kasowanie koszyka odbywa się tylko w momencie jego zamówienia lub wywołania odpowiedniej funkcji kasującej. Koszyk może mieć dowolną nazwę. Aby przejść do listy koszyków należy wybrać opcję Lista koszyków w prawym górnym rogu platformy.

11 Strona11 Lista koszyków: 1. Filtr listy koszyków standardowo jest on zminimalizowany 2. Kolumna z nazwą koszyków 3. Szczegóły kliknięcie przenosi do szczegółów danego koszyka 4. Funkcja Domyślny koszyk kliknięcie Ustaw jako domyślny powoduje, że dany koszyk staje się domyślnym co oznacza, że od tej pory wszystkie dodawane produkty zapisują się do tego koszyka. 5. Nowy koszy funkcja tworząca nowy koszyk. Utworzenie nowego koszyka powoduje, że staje się on automatycznie domyślny 6. Zamów zaznaczony funkcja zmawiania wybranego koszyka bez wchodzenia w jego szczegóły 7. Zmień nazwę funkcja zmiany nazwy koszyka 8. Usuń funkcja trwale usuwająca wybrany koszyk. Usuwanie następuje po potwierdzeniu.

12 Strona Zamawianie koszyka Aby złożyć zamówieni należy przejść do koszyka, klikając w przycisk Aktualny koszyk w prawym górnym rogu platformy: Następnie wyświetla się nam koszyk, w którym możemy dokonać ewentualnych zmian. Aby przejść do następnego etapu zamówienia, należy wybrać w prawym dolnym rogu koszyka, przycisk Złóż zamówienie Po kliknięci użytkownik przechodzi do drugiego etapu w, którym pozycje koszyka są zablokowane i należy wybrać: sposób dostawy, adres z listy oraz projekt (centrum kosztów).

13 Strona13 Do zamówienia można dodać dowolne uwagi dla osoby realizującej zamówieni ( dozwolone max 655 znaków). W przypadku gdy zamówienie ma być wysłane na inny adres niż dostępny w liście należy, zadeklarować nowy adres dostawy ( więcej informacji w rozdziale Moje konto -> Adresy dostaw). Po ustawieniu wszystkich pół należ kliknąć Złóż zamówienie, platforma przekaże zamówienie do akceptacji lub realizacji (w zależności od przypadku) i zostanie wyświetlone podsumowanie zamówienia. System wysyła wiadomość potwierdzającą zamówienie oraz w przypadku gdy zamówienie ma być dodatkowo akceptowane, wiadomość otrzymuje o tym właściwa osoba wskazana w konfiguracji.

14 Strona14 Wyświetlenie podsumowania zamówienia oznacza, że zamówienie zostało wysłane. Działania użytkownik w procesie zamawiania na tym etapie dobiegły końca. Mogą być nałożone ograniczenia w składaniu zamówień: Użytkownik może mieć ustaloną przez administratora kwotę maksymalną jednorazowego zamówienia Użytkownik może mieć ustalony budżet przez administratora, budżet ma dwa parametry : wartość oraz datę ważności Dział/Oddział/Sekcja może ustalony budżet przez administratora, budżet ma dwa parametry : wartość oraz datę ważności. Budżet oddziału jest nadrzędny w stosunku do budżetu użytkownika. Jeżeli aktualnie składane zamówienie przekroczy jeden z powyższych ograniczeń, platforma wyświetli odpowiedni komunikat w koszyku.

15 Strona15 4. Lista zamówień W Menu platformy, po wybraniu zakładki Zamówienia wyświetla się historia złożonych zamówień : 1. Filtr zamówień - standardowo jest on zminimalizowany. 2. Oraz 7 w przypadku gdy lista zamówień jest długa, jest możliwość sterowania ilością wyświetlonych na raz zamówień. 3. Nazwy kolumn listy zamówień - kliknięcie w wybraną kolumnę powoduje sortowanie zamówień od najmniejszej do największej wartości, ponowne kliknięcie odwraca kierunek sortowania.

16 Strona16 4. Status aktualny status zamówienia: Oczekuje na zatwierdzenie zamówienie zostało złożone przez użytkownika, lecz aby zostało oddane do realizacji musi zostać zaakceptowane przez odpowiednią osobę Odrzucone zamówienie nie zostało zaakceptowane przez osobę ackeptującą Nowe zamówienie przekazane do realizacji W Realizacji zamówienie częściowo zrealizowane, pozycje brakujące oczekują na dostawę Zakończone zamówienie zostało zrealizowane i opuściło magazyn 5. Eksport możliwość pobrania zamówienia w formacie CSV ( obsługiwany przez mi, Microsoft Excel) 6. Pokaż kliknięcie w przycisk przenosi do szczegółów wybranego zamówienia. 5. Oferty (Ulubione produkty) Platforma b2b.helkra.pl daje możliwość generowania ofert produktów oraz ich zapisywania. Dodatkowym atutem opisywanego moduł jest możliwość zastosowania ofert jako zbiorów produktów ulubionych lub często kupowanych. 5.1 Tworzenie oferty Aby stworzyć ofertę należy dodać do koszyka produkty, które mają wchodzić w skład oferty, po czym będąc w koszyku wybrać opcję Stwórz ofertę :

17 Strona17 Następnie platforma wyświetli okno, w którym należy podać nazwę oferty oraz czy ma być widoczna dla wszystkich użytkowników w dziale/oddziale/sekcji. Po wprowadzeniu danych należy kliknąć stwórz ofertę, platforma wyświetli komunikat potwierdzający utworzenie oferty oraz wyczyści koszyk z produktów. Aby przejrzeć stworzoną ofertę należy w menu platformy wybrać zakładkę Oferty 5.2 Lista ofert Lista ofert zawiera aktualnie zapisane i przechowywane oferty

18 Strona18 1. Filtr ofert - standardowo jest on zminimalizowany. 2. Zaznaczanie oferty kliknięcie w pole umieszczone w nagłówku kolumn zaznacza wszystkie oferty, kliknięcie w pole przy danej ofercie zaznacza tylko jedną wybraną. 3. Nazwy kolumn oferty - kliknięcie w wybraną kolumnę powoduje sortowanie ofert od najmniejszej do największej wartości, ponowne kliknięcie odwraca kierunek sortowania. 4. Zobacz kliknięcie przenosi do szczegółów oferty. 5. Usuń trwale usuwa ofertę, w przypadku wybrania należy dodatkowo potwierdzić usunięcie. 6. Przenieś zaznaczone oferty do koszyka zaznaczone oferty przenoszone są do koszyka, oferta nie zostaje usunięta. 7. Usuń zaznaczone oferty - trwale usuwa zaznaczone oferty, w przypadku wybrania należy dodatkowo potwierdzić usunięcie. 5.3 Szczegóły oferty Będąc na liście ofert i kliknięciu w przycisk Zobacz, wyświetlane są szczegóły oferty:

19 Strona19 1. Nazwy kolumn produktów - kliknięcie w wybraną kolumnę powoduje sortowanie produktów od najmniejszej do największej wartości, ponowne kliknięcie odwraca kierunek sortowania. 2. Zapisz zamiany zapisywanie zmian ilość produktów w ofercie 3. Dołącz kartę produktu jeżeli użytkownik zaznaczy produkt i pobierze PDF z ofertą to platforma automatycznie doda do oferty kartę produktu ze zdjęciami. 4. Pobierz PDF pobieranie oferty w formacie PDF 5. Pobierz CSV pobieranie oferty w formacie csv, obsługiwany przez między innymi Microsoft Excel 6. Usuń trwałe usuwanie pozycji z oferty, po kliknięci produkt jest od razu kasowany, platforma wyświetla potwierdzenie usunięcia. 7. Ilość pole do zmiany ilość produktu w ofercie, po zmianie należy wybrać Zapisz zmiany (2) w celu zapisania ilości oraz przeliczenia oferty. 8. Nazwa produktu kliknięcie w nazwę przenosi do karty wybranego produktu. 9. Powrót do listy powrót do listy ofert. 10. Suma wartości produktów w ofercie 11. Przenieś produkty do koszyka kliknięcie przenosi produkty wraz z ilościami do domyślnego koszyka. 12. Złóż zamówienie kliknięcie składa zamówienie i trwale kasuje ofertę.

20 Strona20 6. Reklamacje W celu zadeklarowania reklamacji należy w menu platformy wybrać zakładkę Reklamacje i wybrać odpowiedni typ reklamacji: Reklamacja ilościowa brak, nadwyżka w dostawie Reklamacja jakościowa w przypadku gdy towar dostarczony jest uszkodzony lub wymagana jest naprawa gwarancyjna Zwrot w przypadku gdy użytkownik chce dokonać zwrotu towaru 1. Podgląd historii wniosków reklamowych 2. Deklaracja reklamacji 6.1 Deklaracja reklamacji ilościowej Aby zadeklarować reklamację ilościową należy w menu reklamacji wybrać Złóż reklamacje ilościową, następnie:

21 Strona21 1. Wyszukać zamówienie numer zamówienia musi być pełny lub wyszukać za pomocą ram czasowych, po wypełnieniu pół wyszukiwarki należy wybrać szukaj, poniżej system wyświetli listę zamówień. 2. Wypełnić dane kontaktowe standardowo wypełnia je system z informacji o koncie, w przypadku braku lub niezgodności należy poprawić. 3. Na liście zamówień wybrać właściwe zamówienie i kliknąć Utwórz reklamację do zamówienia Po wybraniu powyższej opcji wyświetli się lista produktów w danym zamówieniu, gdzie należy wyszukać odpowiedni produktu (jeżeli reklamacja dotyczy kilku produktów z jednego zamówienia, to należy wypełniać ja razem na jednym formularzu), następnie:

22 Strona22 1. Wprowadzić reklamowaną ilość (obowiązkowe) 2. Wybrać z listy odpowiedni opis stanu opakowania produktu (obowiązkowe) 3. Podać powód reklamacji z listy (obowiązkowe) 4. Dodać ewentualne uwagi do produktu (nie obowiązkowe) 5. Dodać ewentualne uwagi do całości reklamacji (nie obowiązkowe) 6. Dodać dokument, zdjęcie itp. (nie obowiązkowe) Po wypełnieniu formularza należy wybrać opcję Złóż reklamację (7), system zapisuje protokół i przekazuje go do działu reklamacji i zwrotów. Dział reklamacji i zwrotów po przeanalizowaniu wniosku reklamowego zmieni status reklamacji oraz skontaktuje się z użytkownikiem, status reklamacji można w każdej chwili sprawdzić na liście reklamacji. 6.2 Deklaracja reklamacji jakościowej Aby zadeklarować reklamację jakościową należy w menu reklamacji wybrać Złóż reklamacje jakościową, następnie:

23 Strona23 1. Wyszukać zamówienie numer zamówienia musi być pełny lub wyszukać za pomocą ram czasowych, po wypełnieniu pół wyszukiwarki należy wybrać szukaj, poniżej system wyświetli listę zamówień. 2. Wypełnić dane kontaktowe standardowo wypełnia je system z informacji o koncie, w przypadku braku lub niezgodności należy poprawić. 3. Na liście zamówień wybrać właściwe zamówienie i kliknąć Utwórz reklamację do zamówienia Po wybraniu powyższej opcji wyświetli się lista produktów w danym zamówieniu, gdzie należy wyszukać odpowiedni produktu (jeżeli reklamacja dotyczy kilku produktów z jednego zamówienia, to należy wypełniać ja razem na jednym formularzu), następnie: 1. Wprowadzić reklamowaną ilość (obowiązkowe) 2. Wprowadzić opis uszkodzenia (obowiązkowe) 3. Dodać ewentualne uwagi do produktu (nie obowiązkowe) 4. Dodać ewentualne uwagi do całości reklamacji (nie obowiązkowe) 5. Dodać dokument, zdjęcie itp. (nie obowiązkowe) Po wypełnieniu formularza należy wybrać opcję Złóż reklamację (6), system zapisuje protokół i przekazuje go do działu reklamacji i zwrotów.

24 Strona24 Dział reklamacji i zwrotów po przeanalizowaniu wniosku reklamowego zmieni status reklamacji oraz skontaktuje się z użytkownikiem, status reklamacji można w każdej chwili sprawdzić na liście reklamacji. 6.3 Deklaracja zwrotu Aby zadeklarować zwrot należy w menu reklamacji wybrać Zadeklaruj zwrot, następnie: 1. Wyszukać zamówienie numer zamówienia musi być pełny lub wyszukać za pomocą ram czasowych, po wypełnieniu pół wyszukiwarki należy wybrać szukaj, poniżej system wyświetli listę zamówień. (Zwrot jest przyjmowany tylko do zamówień złożonych nie później niż 14 dni roboczych). 2. Wypełnić dane kontaktowe standardowo wypełnia je system z informacji o koncie, w przypadku braku lub niezgodności należy poprawić. 3. Na liście zamówień wybrać właściwe zamówienie i kliknąć Utwórz reklamację do zamówienia Po wybraniu powyższej opcji wyświetli się lista produktów w danym zamówieniu, gdzie należy wyszukać odpowiedni produktu (jeżeli reklamacja dotyczy kilku produktów z jednego zamówienia, to należy wypełniać ja razem na jednym formularzu), następnie:

25 Strona25 1. Wprowadzić reklamowaną ilość (obowiązkowe) 2. Wybrać z listy odpowiedni opis stanu opakowania produktu (obowiązkowe) 3. Wybrać powód zwrotu towaru z listy (obowiązkowe) 4. Dodać ewentualne uwagi do pozycji (nieobowiązkowe) 5. Dodać ewentualne uwagi do całości reklamacji (nie obowiązkowe) 6. Dodać dokument, zdjęcie itp. (nie obowiązkowe) Po wypełnieniu formularza należy wybrać opcję Złóż reklamację (7), system zapisuje protokół i przekazuje go do działu reklamacji i zwrotów. Dział reklamacji i zwrotów po przeanalizowaniu wniosku reklamowego zmieni status reklamacji oraz skontaktuje się z użytkownikiem, status reklamacji można w każdej chwili sprawdzić na liście reklamacji. 6.4 Szczegóły reklamacji Po zadeklarowaniu reklamacji zgłoszenie jest zawsze dostępna na listach reklamacji, aby podejrzeć wybrane zgłoszenie należy w zakładce Reklamacje wybrać przycisk Szczegóły reklamacji w odpowiedni typie reklamacji. Po wykonaniu tych czynności wyświetla się lista reklamacji:

26 Strona26 1. Filtr reklamacji standardowo jest on zminimalizowany 2. W przypadku gdy lista reklamacji jest długa, jest możliwość sterowania ilością wyświetlonych na raz zamówień. 3. Nazwy kolumn listy reklamacji - kliknięcie w wybraną kolumnę powoduje sortowanie zamówień od najmniejszej do największej wartości, ponowne kliknięcie odwraca kierunek sortowania. 4. Status reklamacji: Nowa reklamacja nie przeanalizowana przez dział reklamacji. Oczekuje na towar reklamacja zaakceptowana przez dział reklamacji i jest zgoda na wysłanie towaru do dostawcy. Odrzucona reklamacja odrzucona przez dział reklamacji. Zakończona - procedury reklamacji zakończone. 5. Szczegóły reklamacji kliknięcie przenosi do szczegółów reklamacji.

27 Strona27 7. Moje konto W zakładce Moje konto użytkownik ma dostęp do wszystkich informacji dotyczących jego konta, na samy początku wyświetla się podsumowanie ustawień oraz budżet: 1. Podstawowe dane użytkownika 2. Budżet przyznany użytkownikowi przez administratora oraz termin jego ważności i aktualnie wykorzystana pula. 3. Menu ustawień 7.1 Moje dane W zakładce moje dane użytkownik może zmienić takie dane jak imię, nazwisko, adres o oraz hasło do konta (hasło musi być co najmniej 8 znakowe w tym zawierać przynajmniej jedną cyfrę oraz dużą literę) 7.2 Adresy dostawy W zakładce adresy dostawy, użytkownik ma dostępną listę adresów dostaw. 7.3 Projekty (CK) W zakładce Projekty (CK) użytkownik ma dostęp do listy projektów / centrów kosztów.