Radom dnia 05.10.2010r. BK.0914-29/10 Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Szkolnym Schronisku MłodzieŜowym w Radomiu ul. Limanowskiego 34/40 Na podstawie Polecenia SłuŜbowego Nr 29 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 01 września 2010r. pracownik Biura Kontroli i Rewizji Urzędu Miejskiego w Radomiu przeprowadził w dniach 02.09.2010r. 20.09.2010r. kontrolę wybranych zagadnień finansowych za okres styczeń lipiec 2010r. w Szkolnym Schronisku MłodzieŜowym w Radomiu, ul. Limanowskiego 34/40. W wyniku kontroli stwierdzono: W zakresie procedury opracowania planu finansowego. Dyrektor schroniska, zarządzeniami z dnia 07.01.2010r. wprowadził do realizacji i stosowania plan dochodów i wydatków budŝetowych oraz plan dochodów i wydatków dochodów własnych, po uzyskaniu z Wydziału Edukacji Sportu i Turystyki UM w Radomiu Zestawienia planu budŝetu na dzień 01.01.2010r. i Planu pierwotnego rachunku dochodów własnych na 2010r. (uchwała Nr 656/2009 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 14.12.2009r.), a tym samym wykonał dyspozycje zawarte w 8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz.783 ze zm.), które określają, Ŝe kierownicy samorządowych jednostek budŝetowych w terminie nie dłuŝszym niŝ 14 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków budŝetowych, przyjętych w uchwale budŝetowej, sporządzają plany finansowe swoich jednostek. Szkolne Schronisko MłodzieŜowe prowadzi ewidencję planu finansowego wydatków budŝetowych na koncie 980 - "Plan finansowy wydatków budŝetowych". W zakresie sprawozdań finansowych. Na dzień 30 czerwca 2010r. Szkolne Schronisko MłodzieŜowe sporządziło następujące sprawozdania: 1. Sprawozdanie Rb - 27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 30.06.2010 roku. 1
2. Sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 30.06.2010 roku. 3. Sprawozdanie Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych za okres od początku roku do dnia 30.06.2010 roku. 4. Rb-Z sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń - na dzień 30.06.2010 roku kontrolowania jednostka nie posiadała zobowiązań wymagalnych, co zostało wykazane w sprawozdaniu. 5. Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie naleŝności - wykazano stan środków pieniężnych na rachunkach środków budżetowych i dochodów własnych na dzień 30.06.2010r. oraz należności dochodów własnych konto 201. Dane wykazane w sprawozdaniach wynikały z prowadzonej w SSM ewidencji księgowej. W zakresie dochodów budŝetowych. W okresie I półrocza 2010r. SSM uzyskało dochody budŝetowe w kwocie 48.496,72 zł w tym: - 092 62,16 zł odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu wynajmu pomieszczeń i usług noclegowych. Odsetki naliczano w wysokości 11,5% w stosunku rocznym. Od dnia 15 grudnia 2008r. wysokość odsetek ustawowych wynosi 13%, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz.U. Nr 220, poz. 1434). W trakcie trwania kontroli dokonano naliczenia prawidłowej wysokości odsetek tj. 13%, pobranych w okresie od 1 stycznia 2010r. do 17 września 2010r. i wyliczono róŝnicę pomiędzy wysokością prawidłowo naliczonych odsetek a kwotą pobranych w tym okresie. RóŜnica wyniosła 18,30 zł. PowyŜszą kwotę wpłacono do kasy Schroniska w dniu 27.09.2010r.- 13,09 zł KP Nr 405 i w dniu 28.09.2010r. 5,21 zł KP Nr 407, i odprowadzono na dochody budŝetowe. - 097 48.434,56 zł w tym: - 46.988,00 zł zwrot podatku VAT za m-c październik 2009r. Urząd Skarbowy dokonał zwrotu środków w dniu 05.01.2010r., które w dniu 06.01.2010r. odprowadzono na konto dochodów Wydziału BudŜetu i Podatków Urzędu Miejskiego w Radomiu. Nadpłata w kwocie 46.988,00 zł powstała z rozliczenia podatku VAT za okres 10/2009r. Zawiadomieniem Nr 1425/042/5/10 z dnia 04.01.2010 r. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Radomiu poinformował Schronisko o przysługującym zwrocie podatku. Zwrot podatku VAT został poprzedzony kontrolą dokonaną przez komisarzy skarbowych na podstawie upowaŝnienia Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Radomiu. - 1.406,65 zł zwrot wydatków z 2009r. w tym: - 820,26 zł zwrot za zuŝycie gazu, energii elektrycznej, wody i ścieków w XII. 2009r. przez najemcę pomieszczeń kuchni i stołówki 2
- 52,85 zł - zwrot za rozmowy telefoniczne w XII. 2009r. przez najemcę pomieszczeń kuchni i stołówki - 203,84 zł zwrot za zuŝycie energii elektrycznej w XII.2009r. przez Radpec, - 292,50 zł zwrot za centralne ogrzewanie za XII.2009r. przez najemcę pomieszczeń, - 37,11 zł zwrot za rozmowy telefoniczne prywatne w XII.2009r. PowyŜsze dochody zostały odprowadzone na konto dochodów Wydziału BudŜetu i Podatków UM w Radomiu. - 40,00 zł wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych dokonano prawidłowych naliczeń tj. 0,3% od kwot podatku wykazanego na listach płac w miesiącach grudzień 2009 maj 2010r. W zakresie wydatków budŝetowych. W planie wydatków budŝetowych na 2010r. Schronisko ma tylko zaplanowane wydatki związane z wynagrodzeniami i zgodnie z planem ze środków budŝetowych regulowano tylko zobowiązania z tytułu wynagrodzeń i pochodnych tj. składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Składki i zaliczka na podatek zostały odprowadzone w obowiązujących w tym zakresie terminach oraz w kwotach wynikających z naliczeń dokonanych w listach płac. Na podstawie list płac z miesiąca czerwca 2010r. i wyciągów bankowych stwierdzono, Ŝe - kwoty wynagrodzeń przekazanych na konta osobiste poszczególnych pracowników były zgodne z kwotami wynikającymi z list płac, - kwoty przekazanych potrąceń z tytułu ubezpieczeń, składek związkowych, składek i rat poŝyczek z PKZP i ZFŚS wynikały z kwotami wykazanych w listach płac. Listy płac były podpisywane przez osoby: sporządzającą, dokonującą kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej, zgodnie z upowaŝnieniem zawartym w przepisach wewnętrznych oraz przez głównego księgowego kontrola wstępna oraz zatwierdzane przez dyrektora. Oprócz wynagrodzeń, ze środków budŝetowych, zostały przekazane środki na ZFŚS w kwocie 13.020,00 zł w dniu 31.05.2010r. tj. 75% planowanego Funduszu, który na 2010r. wynosi 17.360,00 zł. W zakresie dochodów własnych. 1. Schronisko w 2010r. pokrywa z dochodów własnych wszystkie wydatki rzeczowe związane z działalnością schroniska. 3
W 2010r zaplanowano dochody w kwocie 352.664,00 zł, z czego w okresie I półrocza 2010r. zrealizowano dochody w wysokości 358.397,53 zł tj. 101,63% planu. Wydatki w 2010r. zostały zaplanowane w wysokości 831.624,00 zł, z czego w okresie I półrocza 2010r. wydatkowano kwotę 173.761,12 zł tj. zrealizowano 20,89 % planu. Na niskie wykonanie planu wydatków wpłynął głównie brak realizacji w I półroczu 2010r. wydatków w 4270 - Zakup usług remontowych, w którym zaplanowano wydatki w kwocie 345.000,00 zł i w I półroczu 2010r. nie wydatkowano środków z tego paragrafu. 2. Kontrolą objęto dochody własne uzyskane w czerwcu 2010r. oraz dokonane w tym miesiącu wydatki dochodów własnych. 1) Schronisko uzyskiwało dochody z tytułu opłat za wynajem pomieszczeń, w czerwcu 2010r. z tego tytułu wpłynęły wpłaty w kwocie 6.657,09 zł, - 075 Dochody z najmu i dzierŝawy składników majątkowych Wpłat dokonywano na podstawie faktur wystawianych przez Schronisko. Faktury za najem pomieszczeń zostały wystawione zgodnie z ustaleniami wynikającymi z zawartych umów najmu. W czerwcu 2010r., w dwóch przypadkach dokonano wpłat z tytułu najmu pomieszczeń po terminie płatności wskazanym w fakturach. Od nieterminowych wpłat zostały naliczone i pobrane odsetki, które odprowadzono na dochody budŝetowe. Pozostałe płatności wniesione w czerwcu 2010r. zostały uregulowane w terminach wynikających z faktur. Podstawowym źródłem dochodów są opłaty z tytułu usług noclegowych świadczonych przez Schronisko. Wysokość opłat została ustalona Zarządzeniem Nr 587/2007 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 sierpnia 2007r. w sprawie ustalenia opłat za usługi świadczone przez Szkolne Schronisko MłodzieŜowe w Radomiu przy ul. Limanowskiego 34/40, zmienionym Zarządzeniami: Nr 598/2007r. z dnia 11.09.2007r., Nr 1348/2008 z dnia 26.08.2008r, Nr 2236/2009 z dnia 16.07.2009r. W czerwcu 2010r. Schronisko z tytułu opłat za noclegi uzyskało dochody w wysokości 54.415,82 zł oraz 2.640,00 zł z tytułu opłat miesięcznych za korzystanie przez studentów z miejsc noclegowych ( 083 Wpływy z usług ). Opłaty za noclegi pobrane w czerwcu 2010r. były zgodnie z ustalonym cennikiem. Pozostałe dochody w 083 w kwocie 1.530,92 zł pochodziły z wpłat za zuŝycie wody, energii elektrycznej, gazu, centralne ogrzewanie w pomieszczeniach oddanych w najem oraz za prywatne rozmowy telefoniczne. 2) Wydatki dochodów własnych w czerwcu 2010r. poniesiono w wysokości 27.936,66 zł tj. 16,08% wydatków poniesionych w okresie 6 miesięcy 2010r. (173.761,12). Wydatki poniesione w czerwcu 2010r. tj. wynikające z wyciągów bankowych, były zgodne z dokumentacją stanowiącą podstawę ich dokonania, tj. danymi wynikającymi z faktur, deklaracji podatkowych, poleceń księgowania. 4
Faktury i rachunki były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do zapłaty przez upowaŝnione w przepisach wewnętrznych osoby. Dokumenty zawierały podpisy głównego księgowego potwierdzające dokonanie kontroli wstępnej, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych. Faktury i rachunki zawierały adnotacje dotyczące celowości zaciąganych zobowiązań i były związane z działalnością kontrolowanej jednostki oraz świadczonymi usługami. Dowody księgowe zostały opatrzone opisem wskazującym klasyfikację budŝetową. Na fakturach i rachunkach zamieszczano adnotacje dotyczące stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 3) W dniu 17.06.2010r. odprowadzono podatek VAT za maj 2010 w kwocie. Kwota odprowadzonego podatku wynikała z ewidencji na koncie 225 i rejestrów sprzedaŝy i zakupu oraz Deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT-7 za maj 2010r. 4) W dniu 06.01.2010r. Schronisko zapłaciło podatek od nieruchomości w wysokości 6.997,00 zł. ( 4480 Podatek od nieruchomości ) zgodnie z kwotą wykazaną w Deklaracji na podatek od nieruchomości rok 2010, która została w dniu 05.01.2010r. złoŝona w Wydziale BudŜetu i Podatków UM w Radomiu. W deklaracji opodatkowano powierzchnię wynajętą na prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z metraŝem wynikającym z umów najmu. W dniu 06.08.2010r. SSM w Radomiu złoŝyło korektę deklaracji rocznej, w związku z rozwiązaniem z dniem 01.04.2010r. umowy najmu pomieszczenia o powierzchni 20 m 2. W wyniku zmniejszenia powierzchni opodatkowanej, powstała nadpłata podatku od nieruchomości za 2010r., która została ujęta na koncie 225 Rozrachunki z budŝetem. 3. Wszystkie zobowiązania i naleŝności w 2010r. ujmowane są na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. W pozostałym zakresie. 1. Kontrola przeprowadzona we wrześniu 2009r. wykazała, Ŝe SSM dla pozostałych środków trwałych o wartości do 3.500,00 zł (wyposaŝenia) oraz programów komputerowych prowadzi tylko ewidencję ilościową i nie ewidencjonuje ich na kontach: 013 Pozostałe środki trwałe i 020 Wartości niematerialne i prawne. Ponadto brak było uregulowań wewnętrznych dotyczących oznakowania wyposaŝenia. W zaleceniach pokontrolnych znak BK.0914-27/09 z dnia 18.09.2010r. zobowiązano Schronisko do: - przeprowadzenia inwentaryzacji majątku schroniska i ustalenia na podstawie dokumentów źródłowych wartość środków nie ujętych w ewidencji ilościowo wartościowej, - ustalenia rodzajów pozostałych środków oraz kwoty wartości poniŝej, której środki te będą ujmowane w ewidencji ilościowej, 5
- określenia zasady prowadzenia ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych, oznakowania wyposaŝenia w niej ujętego oraz identyfikacji tego wyposaŝenia z zapisami w tej ewidencji, - wprowadzenia do ewidencji ilościowo wartościowej lub ewidencji ilościowej raz odpowiedniego oznakowania pozostałych środków trwałych będących w uŝytkowaniu Schroniska, w zaleŝności od ich wartości oraz rodzaju. Szkolne Schronisko MłodzieŜowe zrealizowało powyŝsze zalecenia poprzez przeprowadzenie inwentaryzacji metodą spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych w dniach 15.10. 30.10.2009r., na podstawie Zarządzenia Nr 9 Dyrektora SSM w Radomiu z dnia 12.10.2009r. Dyrektor Szkolnego Schroniska MłodzieŜowego Zarządzeniem Nr 10 z dnia 14.10.2009r. w sprawie uznania składników majątkowych za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, wprowadził zasady ewidencji i oznakowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Spisane w toku inwentaryzacji pozostałe środki trwałe, które zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora podlegają ewidencji ilościowo wartościowej zostały wycenione. Wartość środków trwałych uzgodniono z ewidencją księgową. Na podstawie inwentaryzacji wprowadzono na stan i zaewidencjonowano wartość pozostałych środków trwałych oraz ich umorzenia na konta 013 i 072 w dniu 23.12.2009r. Ujęte w inwentaryzacji składniki majątku trwałego zostały wprowadzone do ksiąŝek inwentarzowych, zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu Dyrektora. WyposaŜenie ujęte zarówno w ewidencji ilościowo wartościowej jak i tylko ilościowej zostało odpowiednio oznakowane. 2. Gospodarka kasowa. Kontrola zgodności stanu środków pienięŝnych wynikających z dokumentacji kasowej (raport kasowy z załączonymi dokumentami) z faktycznym stanem gotówki w kasie nie wykazała róŝnic. Stan druków ścisłego zarachowania (KP, KW, czeki gotówkowe,), był zgodny z ewidencją tych druków w ksiąŝce druków ścisłego zarachowania załoŝonej dnia 01 września 2001r. W aktach osobowych pracownika pełniącego o obowiązki kasjera znajduje się deklaracja o odpowiedzialności materialnej związanej z prowadzeniem kasy. Ponadto pracownicy recepcji upowaŝnieni są do obsługiwania kasy fiskalnej i przyjmowania wpłat poza godzinami pracy kasjera. Recepcjoniści posiadają deklaracje o odpowiedzialności materialnej związanej z przyjmowaniem wpłat i obsługą kasy fiskalnej. W raportach kasowych ujmowano wpłaty utargów z kasy fiskalnej do kasy jednostki pod datą wpływu gotówki do kasy fiskalnej, a nie w dniu rzeczywistego przychodu gotówki do kasy Schroniska. Utargi z niedzieli i soboty wpłacano do kasy w poniedziałki, natomiast w raporcie kasowym ujmowano je pod datą przyjęcia do kasy fiskalnej. 6
Jednostka prowadzi jedną numerację dowodów dla wszystkich rodzajów działalności tj. podstawowej, dochodów budŝetowych, dochodów własnych, ZFŚS, depozytów przy równoczesnym sporządzaniu oddzielnych raportów kasowych dla tych działalności. W instrukcji gospodarki kasowej nie określono zasad numeracji dowodów kasowych stanowiących podstawę przychodu i rozchodu gotówki z kasy tj. KP Kasa przyjmie i KW Kasa wypłaci. Dokumentacja kasowa stanowiąca podstawę dokonywanych wpłat oraz wypłat z kasy była sprawdzona, zatwierdzona do wypłaty, zawierała podpisy osób pobierających środki pienięŝne z kasy, oraz podpis kasjera potwierdzający dokonanie wypłaty. Wpłaty przyjęte do kasy były odprowadzane na bieŝąco do banku. Raporty kasowe były sporządzane z zachowania ciągłości okresów ujętych w kolejnych raportach. Zalecenia wydane po kontroli przeprowadzonej w Szkolnym Schronisku MłodzieŜowym w Radomiu. 1. Ujmować w raportach kasowych wpłaty gotówki do kasy pod datą jej rzeczywistego przychodu, w celu zapewnienia zgodności stanu gotówki w kasie z saldem wynikającym z raportu kasowego. 2. Określić w instrukcji gospodarki kasowej sposób numeracji dowodów kasowych KP Kasa przyjmie i KW Kasa wypłaci, dostosowując zapisy instrukcji do stosowanych w jednostce zasad w tym zakresie. 7