EFEKTYWNA OCENA PRACOWNIKÓW, UDZIELANIE INFORMACJI ZWROTNEJ W KONTEKŚCIE REDUKCJI ETATÓW ORAZ ELEMENTY ZARZĄDZANIA EMOCJAMI Prowadzący - dr Sylwia Szymańska - trener FPL Każda sytuacja wywołuje emocje (czasami mniejsze lub większe, pozytywne lub negatywne). W różnych sytuacjach mogą być takie momenty, kiedy pojawia się sporo emocji pozytywnych i negatywnych. Niniejsze opracowanie dotyczy zarządzania emocji w relacjach z innymi ludźmi. Czasami powstają emocje niewspółmierne do sytuacji, po wyjściu z których ludzie zastanawiają się np. po ja się tak zdenerwowałam lub mogłam zareagować inaczej. Niektóre reakcje emocjonalne można porównać do reakcji alergika na alergeny. Może zdarzyć się tak, że z sytuacji, teoretycznie mało emocjogennej, dana osoba wychodzi bardzo rozżalona, sfrustrowana, rozgniewana etc.
Sytuacje, w których trzeba np. porozmawiać z pracownikiem o redukcji etatów, są trudne dla obu stron. Aczkolwiek nie każda osoba w danej sytuacji reaguje tak samo. Emocje powstają jako wynik interpretacji i postrzegania samej sytuacji. Emocje powstają nie bezpośrednio w związku z sytuacją, w której osoba się znalazła (chociaż ma ona wpływ), ale przez jej interpretację tej sytuacji. W relacji z drugą osobą można zrobić wiele rzeczy, żeby sytuacja trudna w sensie emocjonalnym, była postrzegana trochę lepiej. Można próbować stosować różne techniki, aby koszty emocjonalne danej sytuacji były mniejsze. Rozmowa oceniająca jest przykładem takiej trudnej sytuacji. Może wywoływać ona stres zarówno u osoby ocenianej i tej, która dokonuje oceny. Osoba oceniana interpretuje sobie tę sytuację, produkuje różne pomysły, które wpływają na to jak się czuje i zachowuje. To wszystko dotyczy zarządzania emocjami, czyli inteligencji emocjonalnej. Jeżeli ktoś w sposób świadomy próbuje wpływać na emocje swoje i drugiej strony, zwłaszcza w relacjach trudnych, to używa swoich kompetencji emocjonalnych.
Żeby radzić sobie z emocjami, ważne jest, aby uświadamiać sobie w jaki sposób interpretujemy daną sytuację. Jest to pierwszy krok do tego, żeby radzić sobie z własnymi emocjami. Przy interpretacji wykorzystujemy rożne elementy, które tworzą emocje: otoczenie np. temperatura, poziom hałasu, ładny krajobraz, sposób siedzenia podczas rozmowy oceniającej (za biurkiem tworzymy barierę, obok siebie atmosfera bardziej przyjazna); wyobrażenia ludzie myślą obrazami, które generują emocje; dialog wewnętrzny to co myślimy w danym momencie też wpływa mocno na emocje w trakcie relacji.
WYOBRAŻENIA Kiedy np. musimy zwolnić jakiegoś pracownika ze względu na krótki staż, małe doświadczenie, brak zaangażowania w pracę tworzymy sobie pewien obraz sytuacji. Sposoby przewidywania sytuacji, wyobrażania sobie jej przebiegu: pre-paid (przedpłata) przeżywanie emocji teraz, w danej chwili; przeżywanie tego, czego jeszcze nie ma, co ma dopiero nadejść; planowanie porażki układanie scenariusza z negatywnym zakończeniem, samospełniające się proroctwo ; Dyzio marzyciel marzenia oderwane od konkretów i rzeczywistości; planowanie sukcesu wychodzenie z sytuacji z poczuciem dobrze spełnionego obowiązku, dobrze wykonanej pracy.
DIALOG WEWNĘTRZNY, czyli myśli na temat danej sytuacji. Mogą być dwa rodzaje myśli: wspierające pomagają w danym momencie, dzięki nim można znaleźć różne sposoby na poradzenie sobie w sytuacji np. co mogę zrobić w danej sytuacji, jak się zachować?, jaki sposób rozmowy dobrać? ograniczające mogą hamować działanie i powodować emocje np. pewnie ma mnie za wstrętną osobę. Bardzo istotne jest, aby włączać do swojego wewnętrznego monologu myśli wspierające.
UDZIELANIE INFORMACJI ZWROTNEJ Emocje mają to do siebie, że łatwo jest je przenieść na innych i przejąć od innych ludzi. Przed każdą rozmową oceniającą należy: 1. Dać sobie czas na uspokojenie emocji. 2. Być świadomym wypowiadanych słów i swojego zachowania.
Aby zmniejszyć różnice w postrzeganiu sytuacji miedzy stronami interakcji, ważne jest opieranie się na konkretnych kryteriach oceny: kwalifikacjach (zasobach); efektywności (skuteczności działania) co pracownik zrobił dobrze; zachowaniu; osobowości (cechy charakteru) np. łatwość nawiązywania kontaktów, otwartość na ludzi, sumienność, systematyczność.
Podczas konkretnej rozmowy oceniającej z pracownikiem można wysyłac dwa rodzaje komunikatów: 1. Krytyka/pochwała zadaniowa np. podoba mi się sposób, w jaki zorganizowałaś wyjście dzieci do teatru (czas organizacji, dobra cena biletu); 2. Krytyka/pochwała osoby np. jesteś super organizatorem. Uwaga! Chwalić można zadaniowo i osobę, ale krytykować tylko zadaniowo.
Ludzie dzielą się na różne grupy pod względem preferencji otrzymywania informacji zwrotnej: wiadra duże zapotrzebowanie na informację zwrotną pozytywną i negatywną, stosunkowo łatwo jest im przekazać informację zwrotną kubki przyjmują umiarkowaną ilość informacji zwrotnych naparstki osoby bardzo wrażliwe, które każdą informację zwrotną, nawet neutralna przyjmują bardzo personalnie; udzielając informacji zwrotnej takim osobą można zastosować metodę kanapki informacja pozytywna/negatywna/pozytywna CZEGO NIE ROBIMY CHWALĄC LUDZI:
Ćwiczenie za zakończenie: Przypomnij sobie ostatnie 2 tygodnie, wypisz jak często udzieliłaś pochwały i krytyki. W odpowiednich polach wpisz imiona osób, które oceniałaś i za każdą krytykę osoby przyznaj sobie -10 pkt, za każdą krytykę zachowania -1 pkt, za każdą pochwałę osoby +10 pkt, a za każdą pochwałę zachowania +1 pkt. Suma punktów pokazuje twoją tendencję w relacjach z ludźmi.
INFORMACJA O FPL FPL jest firmą szkoleniowo-doradczą, będącą liderem w badaniu i rozwijaniu Inteligencji Emocjonalnej EQ oraz badaniu opinii pracowników w firmach. Szkolimy i prowadzimy coachingi, doskonaląc kompetencje pracowników, zwłaszcza menedżerów i handlowców. Będąc w Polsce wyłącznym przedstawicielem amerykańskiej firmy The Brooks Group, realizujemy licencjonowane projekty rozwojowe w zakresie sprzedaży doradczej. Zajmujemy się także kompleksową realizacją projektów w ramach EFS. Liczba firm, które wspieramy od 1994 roku, przekroczyła 700 są wśród nich największe polskie i międzynarodowe przedsiębiorstwa. KILKA SŁÓW O PROWADZĄCYM dr Sylwia Szymańska Konsultant i trener FPL. Psycholog, dr nauk humanistycznych. Specjalizuje się w obszarze szkoleń dotyczących Inteligencji Emocjonalnej EQ. Zajmuje się nadzorowaniem prac dotyczących tworzenia i weryfikacji narzędzi badawczo-diagnostycznych, głównie testów dynamicznych, związanych z kompetencjami EQ. Posiada bogate doświadczenie w pracy z grupą zdobyte podczas pracy wykładowczej oraz trenerskiej. Prowadzi badania potrzeb rozwojowych w zakresie kompetencji emocjonalnych w organizacjach, opracowuje treści szkoleń, prezentacji i innych materiałów propagujących korzyści wynikające z umiejętności zarządzania emocjami.