Szczecin, dn. października 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Delegatura w Szczecinie 71-420 Szczecin, ul. J. OdrowąŜa 1 tel. /91/ 423 17 76, fax /91/ 422 45 81 LSZ-41103-6-08 I/08/003 Pan Franciszek Lech Kwaśniewski Burmistrz Białego Boru WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie, na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, skontrolowała Urząd Miejski w Białym Borze (zwany dalej Urzędem) w zakresie realizacji gospodarki finansowej Gminy Biały Bór w 2007 r. obejmującej w szczególności: prowadzenie rachunkowości, przestrzeganie procedur kontroli finansowej w zakresie gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków, w tym udzielania dotacji z budŝetu gminy. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 15 września 2008 r. i w tym dniu omówione na naradzie pokontrolnej, NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy o NIK, przekazuje Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania Urzędu dotyczące gospodarki finansowej gminy w 2007 r. w kontrolowanym zakresie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. 1. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości 2 ustalił Pan w formie pisemnej zakładowy plan kont (ZPK) określając zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej. Kontrola wykazała, Ŝe obowiązujące w 2007 r. w Urzędzie zasady prowadzenia rachunkowości oraz prowadzona ewidencja księgowa nie spełniały wymogów określonych w 1, 3 i 1 Dz.U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701, zwanej dalej ustawą o NIK. 2 Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.
2 11 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. 3 W Urzędzie nie prowadzono ewidencji księgowej na kontach właściwych dla budŝetu Gminy: 140 Inne środki pienięŝne, 290 Odpisy aktualizujące naleŝności, 909 Rozliczenia międzyokresowe, 962 Wynik na pozostałych operacjach oraz na kontach właściwych dla jednostki budŝetowej: 222 Rozliczenie dochodów budŝetowych, 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budŝetowych, 226 Długoterminowe naleŝności budŝetowe, 290 Odpisy aktualizacyjne naleŝności, pomimo obowiązku prowadzenia takich kont, wynikającego z cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów. Prowadzono natomiast ewidencję na kontach 021 Wartości niematerialne i prawne, 401 Amortyzacja oraz 761 Pokrycie amortyzacji mimo, Ŝe nie były one uwzględnione w ZPK dla Urzędu (jako jednostki budŝetowej). Kontrola poprawności ewidencjonowania 36 dowodów księgowych wykazała, Ŝe dokonując dekretacji nie wskazywano miesiąca, do którego dowód miał być ujęty w księgach rachunkowych, co było niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Objęte badaniem dowody nie zawierały równieŝ adnotacji o poddaniu ich kontroli formalno-rachunkowej, czym naruszono 3 obowiązującej w Urzędzie instrukcji obiegu dokumentów finansowoksięgowych 4. Z naruszeniem zasad udzielania zaliczek, określonych w 4 instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych (pkt 5 część Wniosek o zaliczkę ) 5 zostały udzielone pracownikom Urzędu zaliczki gotówkowe na łączną kwotę 44.908,21 zł. Wnioski o te zaliczki były zaakceptowane do wypłaty przez zastępcę Skarbnika, który nie posiadał upowaŝnienia do ich zatwierdzania. Ponadto w jednym przypadku (z 12 badanych) zaliczka w kwocie 5.000 zł została rozliczona 7 dni po wyznaczonym terminie. NIK pozytywnie ocenia przestrzeganie objętych badaniem pozostałych zasad prowadzenia rachunkowości, w tym przeprowadzenie ostatniej inwentaryzacji majątku Urzędu, prowadzenie ewidencji księgowej: udzielanych zaliczek, odprowadzanych składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, wydatków dotyczących wynagrodzeń, kosztów (w szczegółowości klasyfikacji wydatków budŝetowych), środków trwałych i wyposaŝenia. 2. Stosownie do przepisów art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych 6 ustalił Pan Burmistrz w formie pisemnej procedury kontroli finansowej dotyczące przeprowa- 3 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). 4 Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie, stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia Burmistrza nr 12/98 z dnia 30.12.1998 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową. 5 Przepisy te stanowią, Ŝe wniosek o zaliczkę mógł być zatwierdzony przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub osoby upowaŝnione. 6 (Dz..U. Nr 249, poz. 2104, ze zm.).
3 dzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych 7, jednakŝe obowiązujące w 2007 r. procedury w zakresie gromadzenia dochodów nie określały zasad windykacji naleŝności budŝetowych, co stanowiło - w ocenie NIK - jedną z przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości w tym zakresie. Analiza trybu postępowania Urzędu w 2007 r. wobec 30 dłuŝników zalegających z płatnościami naleŝności (w kwocie powyŝej 100 zł wg stanu na dzień 31.12.2007 r.) z tytułu podatków: od nieruchomości i rolnego oraz z tytułu wieczystego uŝytkowania i sprzedaŝy mienia, stanowiących odpowiednio: 12,2% i 2,2% ogółu dochodów Gminy, z tego wobec 25 dłuŝników zalegających z tytułu ww. podatków (na łączną kwotę 16.021,23 zł) oraz wobec 5 dłuŝników posiadających zaległości z pozostałych tytułów objętych badaniem (18.647,01 zł) wykazała, Ŝe windykacja prowadzona była w sposób niesystematyczny. Podejmując czynności egzekucyjne nie przestrzegano trybu postępowania nakazanego rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22.11.2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 8. Urząd opieszale wysyłał upomnienia dłuŝnikom, którzy nie uiścili naleŝności podatkowych - od 5 do 268 dni po terminie płatności, przy czym w przypadku 18 dłuŝników, których łączna kwota zadłuŝenia wyniosła 13.880,03 zł (86,6% badanych zaległości) upomnienia wysyłane były w terminie powyŝej 30 dni. Nieterminowo wystawiano tytuły wykonawcze, tj. od 17 dni do 658 dni po wysłaniu upomnienia, przy czym w przypadku 13 dłuŝników, których łączna kwota zadłuŝenia wyniosła 6.926,13 zł (43,2% badanych zaległości) tytuły wykonawcze wystawiane były w terminie powyŝej 90 dni od dnia wysłania upomnienia. Do dnia 31.12.2007 r. Urząd nie wystąpił z upomnieniami w 4 przypadkach na łączną kwotę 1.683,8 zł (10,5% badanych zaległości) oraz nie wystawił tytułów wykonawczych w podatku od nieruchomości i w podatku rolnym na łączną kwotę 2.155,35 zł (13,5% badanych zaległości). Wbrew przepisom art. 491 1 ustawy z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny 9 oraz art. 25 ust. 2 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 5 i 8 ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami 10 równieŝ w sposób opieszały prowadzono windykację naleŝności z tytułu wieczystego uŝytkowania i sprzedaŝy mienia. Upomnienia wysyłano dłuŝnikom w terminie od 7 do 440 7 Zarządzenie nr 131/107 Burmistrza z dnia 31.12.2007 r. w sprawie ustalenia procedur związanych z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zwrotem środków publicznych oraz zasad wykonywania kontroli finansowej w zakresie gromadzenia środków w Gminie. 8 Dz.U. Nr 137, poz.1541 ze zm. 9 Dz.U. Nr 16, poz. 93, ze zm. 10 Dz.U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.
4 dni po terminie płatności naleŝności. Do dnia 31.12.2007 r. w jednym przypadku nie wysłano upomnienia w sprawie zaległości z 2005 r. na kwotę 7.040,0 zł (37,8% badanych zaległości). W pozostałych przypadkach występowano na drogę sądową i przekazano tytuły wykonawcze do właściwego Komornika Sądowego. Pomimo nieprawidłowości w prowadzeniu przez Urząd w 2007 r. działań windykacyjnych nie odnotowano wzrostu zaległości z tytułu dochodów objętych badaniem w stosunku do roku poprzedniego. Na koniec 2007 r. zaległości z tytułu opłat za sprzedaŝ i uŝytkowanie wieczyste nieruchomości wyniosły 18.742,2 zł, a z tytułu podatku od nieruchomości 231.634,09 zł, zaś z tytułu podatku rolnego 10.423,90 zł. W porównaniu do stanu na koniec 2006 r. zaległości te zmalały odpowiednio o: 15,2%, 41,9% i 33,4%. Zgodnie z art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych przeprowadzono kontrolę co najmniej 5% wydatków dokonanych przez jednostki podległe i nadzorowane przez Pana Burmistrza. Po ich przeprowadzeniu nie skierował Pan do kierowników 8 jednostek (z 10 objętych kontrolą) wystąpień pokontrolnych, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, w tym wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (nieterminowe odprowadzanie składek ZUS, zapłata odsetek od zobowiązań regulowanych nieterminowo). Takie działanie było niezgodne z 12 Regulaminu postępowania w zakresie wewnętrznej kontroli wydatków gminnych jednostek organizacyjnych. 11 3. NIK negatywnie ocenia działalność Urzędu w zakresie dokonywania wydatków na zadania własne Gminy związane z upowszechnianiem kultury fizycznej i sportu. Rada Miejska w Białym Borze nie ustaliła rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi na rok 2007, co było niezgodne z art. 5 ust. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24.04.2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie 12, w myśl którego organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego uchwala roczny program współpracy z organizacjami pozarządowymi. Przyczyną niuchwalenia tego programu - jak wynika z wyjaśnień Przewodniczącego Rady - był fakt, Ŝe nie wystąpił Pan do Rady Miejskiej z projektem takiej uchwały. Z naruszeniem art. 11 ust. 2 ustawy. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie w związku z art. 176 ustawy o finansach publicznych w 2007 r. (tj. bez przeprowadzenia konkursu) wydatkowano z budŝetu Gminy kwotę 13.632,47 zł na udział w rozgrywkach piłkarskich Klubów sportowych, działających w ramach Gminnego Zrzeszenia Ludowe Zespo- 11 Załącznik do zarządzenia nr 193/05 z dnia 18.11.2005 r. w sprawie procedur wewnętrznej kontroli finansowej wydatków ze środków publicznych w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych gminy Biały Bór. 12 Dz.U. Nr 96, poz. 873 ze zm.
5 ły Sportowe, będącego stowarzyszeniem kultury fizycznej. Przepisy te stanowią, Ŝe organy administracji publicznej m.in. w sferze upowszechniania kultury fizycznej i sportu wspierają lub powierzają realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe, prowadzące działalność statutową w ww. dziedzinie, po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert. RównieŜ bez przeprowadzenia procedury konkursowej, w wyniku złoŝonych do Urzędu ofert realizacji zadań przez Kluby sportowe, udzielił Pan Burmistrz w 2007 r. 4 dotacji na łączną kwotę 80.000 zł, z tego: 43.000 zł Klubowi Piłkarskiemu Hubertus 13, 17.000 zł Ludowemu Klubowi Kajakowemu Hubertus 14, 15.000 zł Klubowi Jeździeckiemu (KJ) Hubertus 15 oraz 5.000 zł Stowarzyszeniu Sportowemu Samuraj 16. Takie działanie było naruszeniem trybu określonego w art. 11 ust. 2 w związku z art. 12 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie. Stwierdzono takŝe, Ŝe oferta KJ Hubertus nie zawierała m. in. nazwy zadania, terminu i miejsca wykonania zadania, szczegółowego zakresu rzeczowego zadania, oraz informacji o doświadczeniu stowarzyszenia w realizacji podobnych zadań i posiadanych zasobach kadrowych, tym samym ta oferta nie spełniała wymogów określonych w art. 14 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie, który stanowi Ŝe oferta dotycząca realizacji zadań publicznych przez organizację pozarządową powinna zawierać m.in. ww. elementy. Nieprawidłowości dotyczyły równieŝ treści umów o udzielenie ww. dotacji, bowiem nie zawarto w nich wszystkich elementów ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego przez organizację pozarządową, stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27.12.2005 r. 17, tj.: nazwy zadania, zapisów dotyczących zlecenia zadania publicznego zgodnie ze złoŝoną ofertą, stanowiącą integralną część umowy, wskazania rachunku bankowego dotowanej organizacji pozarządowej oraz zobowiązania tej organizacji do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. Odpowiedzialność za przyjmowanie kompletnych wniosków o wsparcie oraz za prawidłowe udzielanie dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych ponosi Jolanta Barańska, pełniąca funkcję koordynatora współpracy z organizacjami pozarządowymi realizującymi zadania z zakresu turystyki, sportu, kultury i sztuki (zatrudniona w Urzędzie na 13 Stowarzyszenie Kultury Fizycznej Klub Piłkarski Hubertus w Białym Borze. 14 Ludowy Klub Kajakowy Hubertus w Białym Borze. 15 Klub Jeździecki Hubertus w Białym Borze. 16 Stowarzyszenia Sportowego Samuraj w Białym Borze. 17 w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. Nr 264, poz.2207 ze zm.).
6 stanowisku referenta ds. promocji, turystyki, sportu, kultury i sztuki), którą Pan Burmistrz zobowiązał do podejmowania działań w tym zakresie (zarządzeniem z dnia 14.05.2006 r.). 4. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w 2007 r. nie przestrzegał Pan Burmistrz zasad przyznawania nagród uznaniowych pracownikom Urzędu, określonych w 33-36 Regulaminu pracy 18. Zgodnie z przepisami 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich 19 w Urzędzie utworzono zakładowy fundusz nagród, z przeznaczeniem na nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, w wysokości 2% posiadanych środków na wynagrodzenia, pozostający w dyspozycji Pana Burmistrza. Wypłacone w 2007 r. pracownikom Urzędu nagrody w kwocie 42.930 zł stanowiły 3,36% zaplanowanych na ten rok wynagrodzeń (1.275.229 zł), tym samym nastąpiło przekroczenie zakładowego funduszu nagród o 1,36% (17.343,11 zł). NIK nie stwierdziła nieprawidłowości w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych z pracownikami Urzędu oraz przyznawania i wypłacania im dodatków specjalnych, jak równieŝ w zakresie terminowości odprowadzania przez Urząd w 2007 r. składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnioskuje o: 1. Wprowadzenie do ewidencji księgowej budŝetu Gminy kont: 140 Inne środki pienięŝne, 290 Odpisy aktualizujące naleŝności, 909 Rozliczenia międzyokresowe, 962 Wynik na pozostałych operacjach, a do ewidencji Urzędu brakujących kont: 222 Rozliczenie dochodów budŝetowych, 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budŝetowych, 226 Długoterminowe naleŝności budŝetowe, 290 Odpisy aktualizacyjne naleŝności oraz zaktualizowanie Zakładowego Planu Kont. 2. Określenie w procedurach kontroli finansowej zasad windykacji naleŝności budŝetowych oraz terminowe i skuteczne prowadzenie działań windykacyjnych wobec dłuŝników. 3. Wystosowanie do kierowników jednostek podległych wystąpień pokontrolnych zawierających zalecenia usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz w przypadku stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych zawiadomienie o tym fakcie właściwego Rzecznika dyscypliny finansów publicznych. 4. PrzedłoŜenie Radzie Miejskiej w Białym Borze projektu uchwały dotyczącej rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi. 18 zatwierdzony przez Burmistrza Miasta i Gminy Biały Bór w dniu 10.10.1996 r. 19 (Dz.U. Nr 146, poz. 1223, ze zm.).
7 5. Przeszkolenie pracowników w zakresie zlecania realizacji zadań własnych organizacjom pozarządowym, w tym zadań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu. 6. Przyznawanie nagród pracownikom Urzędu zgodnie z Regulaminem pracy. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje od Pana Burmistrza w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu ich realizacji lub o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, przysługuje Panu Burmistrzowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.