Katowice 2013 Zakład Projektowania i Wdrażania Systemów Informatyki GIGA Sp. z o.o. Dokumentacja użytkownika systemu GW-MAX Opis procedury zamknięcia roku w systemie GW-MAX ul. Kościuszki 229 40-600 Katowice tel. 32 257 01 34; 32 2514 036 www.giga.katowice.pl giga@giga.katowice.pl
WAŻNE: Zmiany opisane w procedurze zamknięcia roku należy przeprowadzić po wystawieniu wszystkich faktur dla aktualnego roku, odebraniu i zatwierdzeniu wszystkich paczek z terminali mobilnych i zamknięciu raportów kasowych. Procedura zamknięcia roku w systemie GW-MAX polega na: 1. Założeniu nowego okresu rozliczeń finansowych w module Administrator Słowniki Okresów rozliczeń finansowych Po naciśnięciu prawego klawisza myszki wyświetlone zostanie menu należy wybrać DOPISZ. Wyświetlone zostanie okno: GW-MAX ver.5.5.62 Strona 2
Należy uzupełnić pole Rok Finansowy np. 2014 i wskazać okres rozliczeniowy zakres dat (01.01.2014 31.12.2014). Po wprowadzeniu zatwierdzamy naciskając OK. Nowy okres zostanie wyświetlony w liście okresów. 2. Zmiana okresu finansowego w konfiguracji. Po wywołaniu konfiguracji (Administrator Konfiguracja) wybieramy opcję Operator systemu GW-MAX (23) Po wybraniu tej opcji należy przejść na zakładkę Finansowe i zmienić rok finansowy na aktualny (np. 2014). Zatwierdzamy zmianę OK. GW-MAX ver.5.5.62 Strona 3
3. Zmiana roku finansowego i numeracji w licznikach Należy uruchomić moduł Administrator Słowniki Liczniki numeracji GW-MAX ver.5.5.62 Strona 4
W wyświetlonym oknie podświetlić wybrany licznik numeracji i nacisnąć POPRAW. W wyświetlonym oknie (powyżej) należy zmienić rok finansowy (2011) i zmienić numerację - pole LP (1). Zmianę należy wprowadzić w następujących licznikach (oczywiście i ile są wykorzystywane) : licznikach numeracji faktur (wszystkich inkasentów oraz faktur wystawianych w biurze) licznikach numeracji zadań na terminalach mobilnych licznikach numeracji faktur korygujących licznikach numeracji dokumentów licznikach numeracji raportów kasowych licznikach numeracji kp. WAŻNE: W przypadku wystawiania faktur prognozowanych przez inkasentów (jeżeli wykorzystywane są dwa liczniki licznik faktur i licznik faktur prognozowanych na przełomie roku) należy w obu licznikach zmienić rok finansowy, zmienić lp licznika faktur prognozowanych ustawić wartość 1 oraz zmienić lp licznika faktur ustawić wartość, którą zawierał licznik faktur prognozowanych na przełomie roku. Po wykonaniu tych operacji możliwe jest rozpoczęcie fakturowania (rozliczania odbiorców ) w nowym okresie rozliczeniowym. GW-MAX ver.5.5.62 Strona 5
WAŻNE: W związku z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług obowiązującej od 01.01.2013 zmianie ulegają zasady ustalania momentu w którym powstaje obowiązek podatkowy. W przypadku współpracy systemu GW-MAX z Comarch Optima zmianę dokonuje się w konfiguracji modułu integracyjnego z Comarch Optima (pozycja 111). Po wybraniu tej opcji przechodzimy na zakładkę Eksport do Optima (górne zakładki) oraz zakładka Faktury Vat (boczne zakładki). W polu wybieraj do deklaracji VAT należy wskazać odpowiednią pozycję. GW-MAX ver.5.5.62 Strona 6
Operację tę należy wykonać po zakończeniu roku 2013 w GW-MAX i przesłaniu wszystkich danych do Comarch Optima. Faktury wystawane w nowym roku będą przesyłane do Optimy (do rejestrów VAT) zgodnie z wprowadzona zmianą. W przypadku współpracy systemu GW-MAX z COMARCH ERP XL aby zmienić moment powstania obowiązku podatkowego należy wykonać skrypt na bazie db_gwmax. W tym celu należy skontaktować się z partnerem. GW-MAX ver.5.5.62 Strona 7