Dane Klienta: Staples Polska Sp. z o.o. Bysewska 18 80-298 Gdańsk www.staplesadvantage.pl Staples Polska Sp. z o.o. (dawniej Corporate Express Polska Sp. z o.o.) to jeden z największych na świecie dostawców materiałów biurowych. Działalność firmy polega na bezpośrednim zaopatrzeniu firm w artykuły potrzebne w biurze (papier, materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych, materiały biurowe, artykuły spożywcze oraz chemii gospodarczej). Firma jest częścią korporacji Buhrmann światowego lidera w zakresie usług oraz dystrybucji. Staples Polska osiągnęło pozycję lidera na rynku artykułów biurowych na trzech kontynentach: w Ameryce Północnej, Europie i Australii. Światowa sieć firmy to 100 centrów dystrybucyjnych oraz 300 punktów sprzedaży w ponad 15 krajach. Asortyment Staples Polska obejmuje ponad 8000 artykułów. W Polsce istnieje pięć oddziałów: w Gdańsku, Poznaniu, Warszawie, Krakowie, Szczecinie. Spółka zatrudnia ok. 80 osób, obsługuje ponad 1000 klientów i współpracuje z grupą kilkuset dostawców.
SYTUACJA BIZNESOWA W 2003 roku Staples Polska Sp. z o.o. (dawniej Corporate Express Polska Sp. z o.o.) stanał przed wyborem odpowiedniego systemu klasy ERP, który wspomógłby realizację ambitnych strategii związanych z rozwojem firmy. Pod koniec 2003 roku zdecydowaliśmy się na zakup nowoczesnego systemu informatycznego, który miał wspomóc nas w realizowaniu ambitnych zadań wzrostu sprzedaży poprawy kontrolingu finansowego oraz podwyższenia jakości usług oferowanych Klientom. - mówi Piotr Kiszkis, Dyrektor Staples Polska. Firma postawiła sobie za cel automatyzację procesów biznesowych poprzez wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania klasy ERP, mając na względzie: rozwiązanie dedykowane do obsługi firmy z branży dystrybucyjnej, płynną pracę w strukturze rozproszonej, dostępność narzędzi raportujących i analitycznych, prezentację kontrahentom wybranych danych z systemu poprzez stronę www. ROZWIĄZANIE Po dokonaniu gruntownej analizy potrzeb ustalono następujący zakres współpracy: dostawę licencji oprogramowania Comarch ERP XL, kompleksowe wdrożenie systemu Comarch ERP XL, migrację danych z poprzedniego systemu, szkolenia pracowników w zakresie systemu Comarch ERP XL, dostawę platformy serwerowej Microsoft, dostawę serwerów IBM, doradztwo w zakresie budowy infrastruktury komunikacyjnej. Uzgodniono, że zakres funkcjonalny wdrożenia obejmie następujące moduły: Zamówienia, Sprzedaż, CRM, Kadry i Płace, Środki Trwałe, Finanse i Księgowość, Controlling. Wdrożenie Comarch ERP XL w Staples Polska zostało przeprowadzone przez specjalistów Insoft Consulting, Partnera Comarch. Prace wdrożeniowe rozpoczęły się w lutym 2004 roku. Realizacja projektu była poprzedzona gruntowną analizą, która obejmowała wszystkie procesy oraz sposób ich odzwierciedlenia w systemie. W kolejnych etapach projektu przeprowadzono instalację, konfigurację Strona 3 z 6
oraz migrację danych z poprzedniego systemu zgodnie z potrzebami klienta. System został uruchomiony w czerwcu 2004 roku. Od tego momentu do chwili obecnej system jest cały czas rozwijany i dostosowywany do wymagań Staples Polska. Elastyczność Comarch ERP XL pozwoliła na wprowadzenie szeregu rozwiązań dodatkowych wspomagających pracę przedsiębiorstwa: wdrożenie dodatkowych rozwiązań wspierających zamówienia do dostawców, integrację systemu ze stroną internetową firmy (do wykonywania szybkich zamówień przez Klientów), w 2008 roku rozpoczęły się prace nad rozszerzeniem współpracy systemu z witryną, raportowanie w oparciu o widoki danych Comarch ERP XL z wykorzystaniem tabel przestawnych MS EXCEL, integracja Comarch ERP XL z systemem awizacji firmy kurierskiej, przygotowanie aplikacji wspierającej zaopatrzenie, co ułatwia optymalizację stanu zapasów i rotację towarów na magazynie, integrację w zakresie EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów) z SAP R/3. Zadowolenie Staples Polska z dokonanego wyboru przekłada się na inwestycje w ciągły rozwój oprogramowania. Od ponad roku firma jest użytkownikiem platformy do elektronicznej wymiany dokumentów EDI, zarówno dla dostawców jak i odbiorców. Wkrótce zakładane jest także uruchomienie modułu Import, który zmniejszy ilość potrzebnego czasu na przygotowywanie i wystawianie dokumentów importowych (będzie to teraz wspierane przez system) oraz liczbę błędów operatorskich. Ponadto firma zdecydowała się na zakup Definiowania Interfejsu i Modelowania Procesów, co znacznie ułatwia dostosowanie wyglądu, uprawnień i działania systemu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. UZYSKANE KORZYŚCI Wdrożenie systemu Comarch ERP XL usprawniło działanie firmy we wszystkich obszarach funkcjonowania: 1. Kontrola nad pracą oddziałów a. poprawiono przepływ informacji pomiędzy oddziałami a centralą poprzez bieżącą rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych, b. zapewniono dostęp do aktualnych danych o kontrahentach, rozliczeniach, towarach, stanach magazynowych i wielkości sprzedaży, Strona 4 z 6
c. scentralizowano zarządzanie cenami sprzedaży i promocjami we wszystkich oddziałach. 2. Logistyka a. odzwierciedlono w systemie cały proces logistyczny Spółki w zakresie zakupów i dystrybucji, b. usprawniono proces rejestrowania zamówień przez odbiorców (odbywa się głównie poprzez stronę www), c. umożliwiono elektroniczną wymianę dokumentów z dostawcami i odbiorcami. 3. Magazyn a. zredukowano koszty poprzez skrócenie okresu zalegania towarów na magazynach, b. zmniejszono prawdopodobieństwa utraconych przychodów w przypadku braku możliwości zrealizowania zamówienia od odbiorcy. 4. Księgowość a. uproszczono procesy księgowe, b. przyspieszono rejestrację dokumentów. 5. Administracja systemem a. scentralizowano administrację systemem (bez konieczności wizyt we wszystkich oddziałach firmy), b. umożliwiono zdalną pomoc użytkownikom systemu w odległych placówkach, co było szczególnie ważne w początkowym okresie pracy w systemie Comarch ERP XL. Ponadto w pełni wykorzystano możliwości, jakie daje integracja systemu do zarządzania z Internetem: umożliwiono elektroniczną wymianę dokumentów z kontrahentami, udostępniono klientom bezpośredni dostęp do informacji zapisanych w systemie (o stanie płatności i statusie złożonych zamówień). Dodatkowo Definiowanie Interfejsu i Modelowanie Procesów pozwalają Staples Polska dostosować wygląd systemu i obieg dokumentów do potrzeb firmy i użytkowników programu. ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE Współpraca Insoft Consulting z firmą Staples Polska w zakresie: dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP XL, kompleksowego wdrożenia systemu Comarch ERP XL (luty 2004 czerwiec 2004), migracji danych z poprzedniego systemu, szkoleń użytkowników, Strona 5 z 6
dostawy infrastruktury IT serwery IBM, platforma serwerowa Microsoft, doradztwa w zakresie budowy infrastruktry komunikacyjnej, usług asysty Insoft Consulting. Lokalizacje objęte wdrożeniem centrala i 5 odziałów, łącznie 38 stanowisk Wdrożone moduły COMARCH ERP XL: Administrator, Sprzedaż, Zamówienia, Księgowość, Środki Trwałe, Płace i Kadry, Definiowanie Interfejsu, Modelowanie Procesów, EDI platforma elektronicznej wymiany danych, CRM, Analizy i Controlling. Rozwiązania dodatkowe zaawansowana logistyka wsparcie w zakresie zamówień do dostawców, raportowanie w oparciu o widoki danych Comarch ERP XL tabele przestawne MS Excel, funkcje księgowe Comarch ERP XL dodatek MS Excel, integracja w zakresie EDI z SAP R/3. RELACJE Z KLIENTEM Comarch ERP XL jest dobrym produktem i stanowi właściwy wybór dla firm dystrybucyjnych. Polecić możemy również firmę Insoft Consulting jako rzetelnego partnera, na którym można polegać w każdej sytuacji. Piotr Kiszkis Dyrektor Staples Polska Sp. z o.o. Tekst został przygotowany w październiku 2007 roku. Strona 6 z 6